Cómo abrir una empresa importadora

Para crear una empresa importadora hay una serie de pasos previos que debemos tener en cuenta si no queremos acabar perdiendo una inversión que suele ser importante, en el caso de que no vayamos a dedicarnos a la venta online desde casa. Además, es necesario cumplimentar algunos requisitos legales que ya veremos más adelante, pero el primero y principal es estar dado de alta en la Agencia Tributaria, ya sea como autónomo o empresario, puesto que vamos a desarrollar una actividad económica sujeta a IVA.

Es muy importante tener una idea clara de cómo funciona el mercado de importaciones, saber las necesidades o demandas del público objetivo que pretendemos alcanzar con los productos que importemos.

Si sabemos que producto o productos demanda el mercado, sabremos cuál nos puede interesar más importar, pero no hay que perder de vista a la competencia y si esta ya está cubriendo todas el abastecimiento.

Aquí entra en juego el realizar estudios de mercado para aquellos productos que puede resultar más interesante importar por los beneficios que nos puedan reportar, sobre todo si no hay muchas más empresas dedicadas a su importación.

Otra recomendación es elegir un solo producto o unos pocos, resultará más sencilla la gestión administrativa derivada y nos ayudará a especializarnos en un área determinada.

Muy en línea con lo anterior, si vamos a correr el riesgo económico que supone este tipo de negocios, lo mejor es estar bien preparados y conocer lo mejor posible las necesidades de los posibles clientes, conocer las modas, ¿qué se está vendiendo?, ¿qué producto es muy demandado pero tiene poco abastecimiento en España? Conocer la respuesta estas preguntas nos puede encaminar a dar con el producto que haga despegar nuestra empresa importadora.

Importar productos tiene costes asociados que no serán baratos, por ello una buena planificación logística será primordial si queremos no perder dinero. ¿Necesitamos un almacén? ¿Necesitamos alquilar un contenedor para importar la mercancía? ¿Cómo la vamos a mover una vez llega a España?

En ese sentido, quizás podamos apostar por negocios más pequeños, como aquellos de venta online, donde nosotros vendemos el producto importado, pero no tenemos que almacenarlo ni enviarlo directamente al cliente.

Como con cualquier otro tipo de negocio, para una empresa de importación de productos a España deberemos realizar un completo plan de negocios, que además en esta ocasión, nos sirva para encontrar el producto adecuado.

Este plan de negocios deberá analizar los costes de la importación, las tasas aduaneras, la gestión de envíos, la logística, qué hace y cómo lo hace la competencia con más éxito, cómo vamos a vender los productos que importemos, ¿les pondremos nuestra propia marca?, ¿o nos vamos a enfocar a la venta online? ¿Vamos a hacer venta minorista o mayorista de esos productos importados?

El plan de negocio deberá incluir o concluir con un análisis DAFO y un análisis CAME, con los que podremos no solo conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestra empresa importadora, sino elaborar estrategias para corregir las carencias, hacer frente a los peligros de este tipo de negocios y explotar aquello que nos hace competitivos y diferentes.

Imaginemos que queremos montar una empresa importadora dedicada a las fundas de smartphones y tablets con diseños “frikis” (cómics, películas, videojuegos…). El análisis DAFO que podríamos elaborar con esta idea sería así:

Todo estos estudios de mercado y producto, así como los análisis nos deberían facilitar la creación de un plan de viabilidad con el que poder estudiar la rentabilidad a corto, medio y largo plazo de la empresa importadora. Este plan es la mejor forma de determinar los costes e ingresos del negocio y su viabilidad y pervivencia en el tiempo.

De cara a los costes iniciales para comenzar una empresa importadora tendremos que tener en cuenta:

• Las tasas aduaneras
• Coste de otros trámites relacionados
• Coste de envío y recepción de las mercancías
• Coste de un posible almacén
• Coste de un servicio de gestoría que se encargue de los trámites en aduanas
• Impuestos

Si ya hemos decidido qué vamos a importar, es el momento de constituir y crear la empresa importadora, para ellos deberemos elegir bajo qué forma jurídica operar, lo que determinará otros trámites en el futuro.

Podremos crear una sociedad limitada (o incluso anónima) o daremos de alta como autónomo si queremos empezar por algo más pequeño. En cualquier caso, este paso es obligatorio si vamos a operar con terceros países, porque hay normativas que así lo exigen.

Para una empresa importadora el branding es un aspecto muy importante, sobre todo si quiere diferenciar sus productos importados del resto. Estampar nombre y logo en aquello que vendamos hará que la gente nos vaya asociando con ese producto determinado, además, si queremos transmitir algún tipo de valor asociado, podrá ayudarnos a crear imagen de marca y hacernos más diferentes respecto a la competencia.

Como en otras empresas, poner un nombre original y que resuene con nuestros clientes es un punto clave del branding. Un buen nombre que se asocie al producto o productos que importamos. Os dejamos varios consejos para ello:

• Sed originales, no pongáis nombres parecidos a aquellos que ya existen
• Que sea fácil de recordar
• Si vamos a usar Internet para la promoción y venta, estaría bien que pudiese usarse como dominio
• Que se pueda combinar con el logo
• Consultar con nuestros amigos, familiares o socios

En caso de que la imaginación se os quede corta, siempre podréis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Con el logotipo pasa como con el nombre, es importante que sea original, que transmita la idea que tenemos de nuestro negocio y de aquello que vendemos. Podemos diseñarlo nosotros, pero si es algo que no se nos da bien, lo mejor será recurrir a un diseñador que nos haga el logo que tenemos en mente, siguiendo las instrucciones y detalles que le facilitemos.

El nombre y el logotipo serán dos elementos más de nuestra identidad corporativa, así que los haremos imprimir en facturas, albaranes, e-mails, en las etiquetas que pongamos a los productos importados, embalajes, etc. Esto junto a nuestra forma de tratar a clientes y proveedores, la formar en que hacemos negocios o qué tipo de productos importamos, su calidad, ira configurando nuestra identidad corporativa con el tiempo.

Hay una serie de requisitos para abrir una empresa de importación que debemos tener en cuenta si queremos operar dentro de la legalidad.

Para empezar bien como empresa, bien como autónomo debemos estar dados de alta en la Agencia Tributaria. Si operamos con otros Estados miembros de la UE, deberemos estar dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). También debemos conocer las normativas aplicables según los productos que estemos importando, algo que podremos consultar tanto en Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social como en el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

También es necesario que controlemos la documentación fundamental para poder operar con el exterior:

• Documentos comerciales: factura comercial, factura proforma, certificado de origen y lista de contenido (la descripción de la mercancía).
• Aduaneros: Cuadernos ATA y CPD, DUA e Intrastat.
• De transporte: Carta de porte por carretera, ferrocarril, marítimo y aéreo.
• Certificados: Seguros, certificados sanitarios…
• Trámites aduaneros: ROI y el IVA.

Encontrar el proveedor adecuado es un factor clave para nuestra empresa importadora, porque será dónde adquiramos los productos que tenemos intención de importar. Para dar con el proveedor adecuado, lo mejor es investigar y estudiar los disponibles. Una buena forma de hacerlo es acudiendo a ferias. Pero debemos ser cautos y no firmar ningún acuerdo o contrato hasta que nos hayamos informado sobre el proveedor.

Para elegir de manera acertada debemos tener en cuenta su capacidad para cumplir con los plazos de entrega, la red contactos con la que cuenta, su estabilidad financiera, la calidad de los productos, etc. Y una vez elegido, crear una relación de confianza y conocimiento mutuo.

La forma jurídica que hayamos escogido determinará algunos de los trámites legales que deberemos cumplimentar, pero si nos hemos decantado por crear una Sociedad Limitada, estos son los más importantes:

• Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Firma ante notario de la constitución de la empresario
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
• Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente
• Darse de alta en el ROI

Dependiendo del tipo de empresa de importación que hayamos creado, es posible que necesitemos algún tipo de instalación para almacenamiento y oficinas. También necesitaremos equipos informáticos, mobiliario de oficina o vehículos adecuados si nos vamos a encargar de transportar la mercancía.

Si vamos a dedicarnos a la importación para vender productos importados a través de Internet, nos bastará con un ordenador y una conexión decente a la Red, ya que podremos operar desde nuestras casas. Sobre todo si operamos con un proveedor que se encargue del almacenamiento y envío de los pedidos al cliente final.

Tanto si vamos a operar a gran escala como a vender desde nuestra casa, vamos a tener que cumplir con las obligaciones fiscales y contables de cualquier otro tipo de negocio, y en este caso deberemos tener en cuenta ciertos aspectos del tratamiento de IVA para operaciones con terceros países como puede ser la inversión del sujeto pasivo.

Como en otros aspectos, las obligaciones fiscales y contables de una empresa importadora dependen mucho del tipo de forma jurídica escogida para desarrollar la actividad. Dado que es un tema extenso y complejo, os invitamos a leer nuestra guía sobre tipos de empresas según su forma jurídica, donde vais a poder encontrar la información necesaria.

Si esta parte os resulta complicada, recordad que podéis solicitar la ayuda de un buen asesor o, incluso contratar a un gestor contable y fiscal.

No es obligatorio tener una formación específica para dedicarnos a la importación de productos, pero es muy recomendable contar con los conocimientos sobre el mercado y las normativas aplicables para no incurrir en ilegalidades o tener algún problema en el futuro.

Igualmente, es necesario conocer a nuestro proveedor para no encontrarnos con sorpresas al recibir los productos importados.

Dependiendo de el tipo de empresa importadora que hayamos montado, puede que necesitemos implementar un Plan de Prevención de Riesgos Laborales, que podremos elaborar nosotros mismos, siempre de acuerdo con la normativa vigente, si tenemos menos de 6 trabajadores. O recurrir a la contratación de un servicio externo para que lleven a cabo las visitas, la evaluación y la prevención de riesgos en nuestras instalaciones, si tenemos más trabajadores.

Si vamos a vender desde casa, este es un aspecto que no tendrá tanta importancia.

Como vamos a operar con datos sensibles de proveedores y clientes, tendremos que cumplir con las exigencias de la RGPD y aplicar la protección de datos, cumpliendo una serie de obligaciones:

• Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos (seremos nosotros mismos si trabajamos desde casa)
• Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
• Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
• Advertir si los datos se cederán a terceros
• Obtener consentimiento expreso
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
• Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
• Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

Una empresa importadora se presta al uso de las nuevas tecnologías para impulsar su crecimiento, especialmente al uso de Internet y las redes sociales, desde la que podrá promocionarse con más facilidad y con un coste menor, pero también realizar sus ventas.

Actualmente, la mejor forma de llegar a un gran número de clientes potenciales es usando las capacidades que nos brinda Internet, sobre todo de cara a la promoción y venta de nuestros productos importados. Para ello, lo primero que vamos a necesitar crear será una página web.

Página web

Para una empresa importadora o alguien que se dedique a ello de forma autónoma, la página web será su “ventana al mundo”, a través de ella podrá mostrar su catálogo, realizar promociones, ventas e incluso contactar con los clientes a través de cuestionarios o e-mail. Entre los elementos que deberían estar presentes en nuestra web tenemos:

• Quién somos
• Qué vendemos (un catálogo bien elaborado y fácil de navegar)
• Buscador
• Contacto
• Precios de los productos y precio de los envíos
• Galería de imágenes
• Opiniones de los clientes
• Sistema para puntuar nuestro productos y nuestro servicio

Redes Sociales

Las redes sociales podrán servirnos para promocionar nuestros productos de manera gratuita y hasta para contactar con nuestros clientes potenciales y recibir feedback de los mismos. A través de las redes sociales podemos dar una sensación de cercanía con la gente y desarrollar cierta imagen de marca.

SEO/SEM

Para que vuestra página web y vuestras redes sociales logren tener el alcance necesario, vais a necesitar implantar técnicas SEO y SEM que os ayuden a posicionar vuestros productos en lo más alto de los buscadores, de manera que seáis de las primeras opciones que la gente encuentre cuando esté buscando un determinado producto. En España, el comercio electrónico se ha extendido bastante, por lo que es importante tratar de destacar lo más posible y estas técnicas pueden ayudarnos a que el nombre de nuestra empresa no se pierda entre el de muchos otros.

Es posible que esto del SEO y el SEM os suene a chino, por lo que si no tenéis ni idea de cómo aplicarlo, siempre podréis recurrir a empresas especializadas, como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com.

A no ser que vuestra empresa importadora se dedique a la venta al por mayor, la promoción offline no os va a resultar realmente útil, ya que vais a vender por Internet. En el caso de que vayáis a poner una tienda física y vender vosotros mismos a través de ella, quizás sea interesante el uso de folletos y catálogos en papel para repartir a través del buzoneo e incluso algún anuncio en prensa.

Ya hemos visto los pasos clave que necesitáis dar para crear vuestra empresa importadora, desde la elección de la forma jurídica, la importancia de elegir qué importar y los proveedores, hasta cómo darse de alta como importador en España. Ahora os dejamos algunos consejos que os puedan ayudar a crecer:

• Importa productos que tengan cierta demandan, pero que no esté cubierta del todo, productos de nicho que te asegurarán una clientela, aunque vendas un poco más caro. Para ello es probable que tengas que realizar un estudio de mercado o estar muy pendiente de las tendencias de consumo.
• Vendas al por mayor o al por menor, imprime tu marca en los productos que importes, que la gente conozca tu nombre y tu logotipo y lo relacionen con productos de cierta calidad, puede asegurar fidelidad de los clientes.
• La mayoría de productos importados vienen de China, pero eso no quiere decir que deban ser de mala calidad, como siempre, podemos encontrar de todo. Por ello, quizás te interese importar productos de mejores calidades. Sí, serán un poco más caros y tendrás que subir el precio de venta, pero atraerás a un tipo de cliente interesado en la calidad, que asociará tu tienda a ella.
• Prueba a hacer promociones y descuentos de vez en cuando para atraer a más futuros clientes. También puedes descontar los gastos de envío al superar determinadas cantidades.
• Estudia a la competencia para ver qué hacen bien y qué les funciona para poder aplicarlo en tu propio negocio.

Si vas a vender productos importados, quizás te resulten útil conocer estas aplicaciones:

• Shopify: Es una plataforma en la que podrán crear tu tienda de venta online, cuenta con cientos de aplicaciones, gratuitas y de pago, que podrás usar para mejorar tu tienda y darte a conocer.
• Pixelz: En esta página web podréis retocar las fotos de vuestro productos, para que luzcan algo más profesionales si no os podéis permitir los servicios de un profesional.
• Smartsupp: Esta aplicación “graba” el comportamiento de navegación de los usuarios en tu web, de manera que te servirá para ver qué partes de la tienda son más visitas y cuáles no, para elaborar estrategias y cambios.
• MailRelay: Con esta aplicación podrás crear tus campañas de emailing de forma sencilla, además contar con estadísticas para saber cómo están funcionando, y opciones para crear boletines newsletter si tienes un servicio de suscripción.
• Hootsuite: Finalmente, si usáis redes sociales, con esta aplicación podréis gestionarlas de forma conjunta, compartir en ellas a la vez el mismo contenido que queráis publicar y programar a largo plazo publicaciones.