Cómo montar una casa rural

Una casa rural es un modelo de negocio en auge. Es la elección de alojamiento de las familias y los grupos de amigos que viajan juntos y quieren hacer turismo rural, es decir, pasar sus vacaciones en un entorno campestre, lo que convierte a la casa rural en un negocio muy rentable que se puede montar en un pueblo.

Cómo montar una casa rural: pasos previos

Antes de ponerse manos a la obra con una casa rural, es necesario tener en cuenta una serie de requisitos. Hay que informarse sobre las condiciones de apertura, y estudiar la viabilidad del  negocio para decidir si realizar la inversión o no.

Conocer los requisitos o permisos necesarios

Para montar una casa rural es necesario prestar atención a diversos trámites. Hay que tener en cuenta que la normativa de los alojamientos rurales viene determinada por las comunidades autónomas y por lo tanto, puede cambiar según lo que se dicte en cada una.

Por ejemplo, en Extremadura se consideran alojamientos rurales las casas ubicadas en poblaciones con menos de 10.000 habitantes mientras que en la Comunidad de Madrid, la cifra se eleva a 15.000 habitantes para poder abrir un establecimiento rural.

Elaborar un Plan de viabilidad

El Plan de negocio o viabilidad es imprescindible para abrir una casa rural. A través de este estudio se pueden conocer las fortalezas o debilidades del negocio y desarrollar la estrategia comercial.

El primer paso es realizar un estudio de mercado, que refleje las condiciones en las que va a competir la casa rural. En este estudio de mercado se estudian aspectos como:

  • Ubicación del local: ¿Está en una zona atractiva? ¿Tiene fácil acceso? ¿Hay cobertura?
  • Instalaciones: ¿Qué tipo de establecimiento puedo montar? ¿Está equipada con todo el mobiliario? ¿Hay acceso para minusválidos? ¿Necesita rehabilitación?
  • Competencia: ¿hay muchas casas, hostales y hoteles rurales por la zona?
  • Perfiles de consumidores: edad, nivel adquisitivo, preferencias, etc.

Con estos datos puedes realizar un análisis DAFO que permita ver las fortalezas y debilidades del proyecto. Sin embargo, en este plan de viabilidad o modelo de negocio también deben incluir otros conceptos: Uno de los más importantes es definir la estrategia comercial:

  • Qué tipo de casa: dependiendo de la zona, hay una estructura de casa típica. Por ejemplo, es común en Asturias, por su historia, un hórreo, una estructura que se destinaba a almacenar alimentos antiguamente y que hoy día es un elemento de atracción turística.
  • ¿Qué servicios puede ofrecer una casa rural? Aunque la principal línea de negocio es el alojamiento, una casa rural abre otras vías como ofrecer excursiones, vender productos típicos de la zona o llegar a un acuerdo con restaurantes, por ejemplo, para derivar clientes.
  • Medios de pago aceptados.
  • Comunicación y marketing: una casa rural suele estar posicionada en lugares recónditos y necesitará una estrategia publicitaria para ofrecerse al mundo.
  • Personal necesario si no te dedicas a todas las tareas que conlleva la gestión, necesitarás personal de limpieza y de mantenimiento.

¿Qué necesito para montar una casa rural?

Es probable que, tras adquirir una casa rural, hay que reformarla para adaptarla a la normativa y poder obtener la licencia de apertura. Por lo tanto, si se van a hacer obras, hay que solicitar los permisos al ayuntamiento, pudiendo ser:

  • Obra mayor: para solicitar la licencia de obra hay que presentar un proyecto firmado por un arquitecto.
  • Obra menor: si la reforma es sencilla, se puede presentar un proyecto básico para obtener la licencia de obra menor.

Realizada la obra, es momento de solicitar al Ayuntamiento una licencia de apertura, que será concedida si los técnicos municipales comprueban que la casa rural se adapta a la normativa vigente y se pagan las correspondientes tasas.

Llega el turno para el alta fiscal en Hacienda, que también requerirá una inspección de los técnicos para designar la categoría de Alojamiento Rural.

A continuación se inscribirá el alojamiento en el Registro Provincial de Alojamientos Turísticos.

¿Cuánto tiempo llevan los trámites?

Dependiendo de cada ayuntamiento y de la normativa local, el plazo variará. Como tiempo medio, los trámites llevarán:

  • Permiso de obras: entre 15 días y 3 meses.
  • Licencia de apertura: depende de la saturación del Ayuntamiento, puede demorarse hasta un año.
  • Trámites de Hacienda: dos semanas aproximadamente.
  • Registro provincial: en el día.

Ayudas y subvenciones

Es importante resaltar que para el negocio de las casas rurales hay muchas ayudas y subvenciones. Cada Comunidad Autónoma gestiona estas partidas así que lo mejor es consultar en cada una si ofrecen:

  • Subvenciones a pymes turísticas para la transformación digital.
  • Subvenciones para inversión empresarial.
  • Subvenciones para mejora o gestión de la empresa.
  • Préstamos bonificados.
  • Ayudas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Decidir la forma jurídica para tu casa rural

Hay que diferenciar entre «casa rural» y «vivienda turística de alojamiento rural» (VTAR). Ambas figuras, al llevar el concepto «rural», son alojamientos que se encuentran en zonas rurales, es decir, en aquellas en las que hay un desarrollo ganadero, pesquero, agrícola y/o forestal y  tienen poca población.

Casa rural

La casa rural es una actividad empresarial, un negocio que no está registrado como unidad residencial. Por esta índole, para explotar una casa rural, habrá que darse de alta como autónomo o crear una sociedad.

Además, una casa rural deberá estar dada de alta fiscal en Hacienda en la categoría de Alojamiento Rural y en el Registro Provincial de Alojamientos turísticos.

Al ser un negocio, ya sea a través de sociedad o de autónomo, debe emitir facturas, tributan, y pueden ser promocionadas por las administraciones públicas así como acceder a sus ayudas.

Otro aspecto que diferencia una casa rural de una VTAR es que tienen un sistema de categorización dependiendo de sus servicios, la calidad de sus instalaciones y el equipamiento a disposición de sus huéspedes.

Vivienda turística de alojamiento rural (VTAR)

La vivienda turística de alojamiento rural es una explotación de un inmueble de propiedad privada que además de ser una propiedad individual, está registrado como unidad residencial.

Las VTAR no son empresas, por lo que no emiten facturas, no tributan por rendimientos de patrimonio, no pueden ser promocionadas por las entidades públicas y por lo tanto, no tienen accesos a sus ayudas.

Elegir el nombre

La elección del nombre o denominación social es otro de los primeros pasos para empezar a dar personalidad a tu casa rural. Es común echar un vistazo al pasado y basar el nombre en su antigua actividad.

Por ejemplo, en la Sierra de Gata, en Cáceres el emprendedor  José Ignacio Delgado decidió convertir la vivienda que heredó en casa rural. La casa perteneció a la abuela de José Ignacio, que era la boticaria del pueblo, así que paso a llamarse La Boticaria.

Otra forma sería escoger el tipo de casa y la zona, «El Hórreo de Cangas de Onís» si estuviera en Asturias, o «La Masía de Cadaqués» si está en Cataluña.

Hay que tener en cuenta que el nombre debe ser fácil de pronunciar y de recordar para que los huéspedes se acuerden de recomendar su experiencia en la casa rural a la gente de su entorno.

Diseñar un logotipo

Diseñar un logotipo para la casa rural forma parte de la construcción de la imagen de marca. Debe ser una imagen sencilla y asociada, dentro de lo posible, al nombre de la casa rural.

En otras palabras, el logo debe captar la esencia de la casa rural, y no va a ser lo mismo que la vivienda sea una masía, un caserío o una cabaña.

El camino más fácil y profesional a su vez, es acudir a una empresa de diseño gráfico que diseñe el logotipo. El logotipo no solo irá impreso en tarjetas de visita, sobres y demás documentos corporativos, también puede ser esculpido o recreado para que luzca en la fachada de la casa rural.

En caso de no contar con mucho presupuesto para el diseño gráfico, atreverse a diseñarlo uno mismo es una alternativa. En Internet hay herramientas gratuitas e intuitivas de manejar para crear logos, como free logo design que además tiene una sección muy interesante para este caso denominada «Travel & Hotel».

Crear una identidad corporativa

Partiendo del logotipo diseñado para la casa rural, se continua desarrollando la imagen de marca plasmándolo en medio o producto relacionado con tu casa rural: la web, redes sociales, entrada de la casa, sábanas, cartas, tarjetas de visita, etc. Lo importante es que todo el mundo relacione el logo con la casa rural.

También hay que escoger una tipografía y colores acordes al logo para que todo el diseño de la imagen de marca esté en armonía.

A la hora de elegir una imagen, al ser un negocio rural, el estilo más habitual es el tradicional o clásico, aunque se puede apostar por la fusión y adoptar una imagen innovadora y atrevida en un mundo rural.

Todas las decisiones de estilo conforman la imagen de marca, que se verá acompañada de otros recursos como las fotografías de la vivienda rural, los servicios extra (excursiones, descuentos en restaurantes) o la o la calidad del servicio.

Porque tener una «buena imagen» no depende solo de tener una atractiva marca corporativa (branding), también hay que labrarse una reputación a lo largo del tiempo y eso se consigue prestando un buen servicio.

Trámites para abrir una casa rural

Tras el estudio de mercado y las obras de adaptación, toca tramitar los permisos de la casa rural y registrar su actividad. Este proceso va a variar dependiendo de si se ha escogido la forma jurídica de casa rural o de VTAR.

Una vivienda turística de alojamiento rural o VTAR no es una empresa y no hay que registrarla como tal, sin embargo, hay que dar de alta la vivienda para fines turísticos. Las comunidades autónomas gestionan este proceso y habrá que acudir a su oficina virtual o física para realizar el trámite.

Si eliges la opción VTAR, tal vez te interese este modelo de contrato de alquiler vacacional que asesorias.com ofrece totalmente gratis.

Una casa rural, al ser un negocio, requiere más pasos además de el alta del propietario como autónomo o como sociedad:

  • Licencia de apertura del Ayuntamiento
  • Alta fiscal en Hacienda en la categoría de Alojamiento Rural
  • Registro Provincial de Alojamientos turísticos

Elegir la denominación social

La denominación social se solicita en el Registro Mercantil y debe ser única, no puede haber dos casas rurales con el mismo nombre y cuesta unos 16 euros reservar la denominación durante 6 meses.

Hay que evitar confundir la denominación social con la marca comercial. La marca comercial se solicita en la Oficina de Patentes y marcas.

Estos trámites no son necesarios en el caso de una vivienda turística de alojamiento rural.

Apertura de cuenta bancaria

Si la forma jurídica escogida para abrir la casar rural es una sociedad, será obligatorio abrir una cuenta en una entidad bancaria a nombre de la denominación social. En caso de establecer una Sociedad Limitada, en esta cuenta se debe depositar 3.000 euros como mínimo de capital inicial.

Redacción de estatutos y firma de escritura pública

Todos estos procesos se realizan ante notario, aunque se recomienda la ayuda de un buen asesor, sobre todo en caso de que haya varios socios con distintos niveles de participación. Realizado este paso, si se ha creado una S.L. ya se puede obtener el NIF provisional.

Alta en Hacienda

En Hacienda una casa rural debe de darse de alta fiscal en la categoría de Alojamiento Rural.

Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez realizados todos los pasos anteriores se puede ir al Registro Mercantil a solicitar el alta y obtener el NIF definitivo.

Instalaciones

Según la directriz que marque cada comunidad autónoma, hay criterios que deben cumplir las instalaciones de una casa rural. Es por ello que frecuentemente sea necesaria realizar obras de adaptación.

Por norma general, además de permisos y licencias, las casas rurales deben contar con habitaciones de una superficie mínima de 6 m2 en las individuales y de 12 m2 en las dobles. No obstante, lo mejor es consultar los requisitos de cada comunidad autónoma:

Licencia de actividad

Se solicita en el Ayuntamiento y es indispensable tener su aprobación para tener la casa rural en actividad. Si no se consiguiera, convendría valorar la opción de una VTAR.

Licencia de obras

Cada comunidad autónoma marca los requisitos de espacios y construcciones que deben cumplir las casas rurales. Dependiendo de la envergadura de la obra, si fuera necesaria, para adaptar la casa a la normativa, hará falta un proyecto de arquitecto para la licencia de obra mayor, o un proyecto base si se necesita una licencia de obra menor.

Trámites en la Seguridad Social

Si fuera necesario contratar personal para prestar el servicio de alojamiento en la casa rural (mantenimiento, entrega de llaves, limpieza), habría que añadir la gestión de los siguientes trámites:

  • Alta en la Seguridad Social del personal contratado
  • Alta del de la casa rural
  • Calendario laboral
  • Libro de visitas
  • Seguro

Protección de datos de empleados y clientes

Con el nuevo RGPD se debe cumplir una serie de requisitos en materia de protección de datos:

  • Datos de empleados: hay que informar a los empleados en el momento de la firma del contrato de la existencia de un fichero con sus datos personales. Esto se aplica también a todas aquellas personas que envíen su currículum. En caso de que los datos de los empleados puedan ser tratados por terceros, se debe informar sobre su finalidad y obtener  previamente el consentimiento del trabajador.
  • Datos de clientes y proveedores: se debe guardar y declarar los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Datos del TPV: las facturas emitidas con una TPV incluyen datos sensibles (número de tarjeta, fecha y hora de la operación, etc). Por ello es necesario guardar o alojar estas facturas en lugares accesibles solo a personal autorizado. La factura debe informar sobre el tratamiento de datos de clientes.

En cuanto al tratamiento de datos en Internet. El RGPD y la LOPDGDD han actualizado la normativa de protección de datos en el ámbito digital, estableciendo nuevas obligaciones, como el consentimiento explícito en vez de tácito del internauta, para poder enviarle información u ofertas comerciales.

Otra de las novedades es la obligación de informar sobre la política de privacidad y la política de cookies.

Instalaciones de una casa rural

Cualquier vivienda no puede denominarse casa rural. En apartados anteriores se ha comentado que cada comunidad marca los requisitos, pero lo que está claro es que para ser «rural» debe estar en una zona con un máximo de población y que desarrolle las actividades económicas de sectores primarios como agricultura, ganadería, etc.

La casa

Lo ideal es que la casa disponga de una estructura y fachada típica de las viviendas de la zona. El turismo rural no tendría encanto si el alojamiento fuera en una casa ordinaria.

También es importante que esté bien ubicada, que sea fácilmente accesible a través de medios de locomoción y andando.

Conseguir la mejor ubicación

Suerte que ya se ha realizado un estudio de mercado previo, ¿no? Cuanto más bonita sea la zona, accesible, que tenga naturaleza viva a su alrededor y sea tranquila, más posibilidades de que tenga alta demanda en reservas.

Una casa rural es un retiro para desconectar, para practicar un turismo que nada tiene que ver con el de camping y playa.

También hay que contemplar si hay competencia en la zona. En caso de haber mucha casas rurales, será difícil destacar en caso de que el Ayuntamiento otorgue la licencia.

Mobiliario

Como toda casa, debe contar con mesas, sillas, lámparas, armarios, etc. Todos los elementos deben estar en buenas condiciones, de manera que no perjudique el confort de los huéspedes.

Tanto la cocina como el baño, deben estar equipados y contar con los utensilios necesarios para su uso (menaje de cocina, toallas, etc).

Para elegir el estilo de los muebles, lo mejor es adoptar el de la propia casa (un estilo tradicional de la zona) o pensar en una fusión de estilos, algo más arriesgado pero que puede dar a lugar un resultado chocante y atractivo.

¿Cómo administrar y gestionar una casa rural?

A partir de tener todas las licencias y la casa rural preparada, ya se puede empezar con la actividad y buscar clientes. A partir de ahora, hay que preocuparse de cómo gestionar la casa rural.

Obligaciones fiscales y contables

Ya se ha visto que las VTAR no cuentan como negocio por lo que su obligación fiscal será la pertinente reflejada en el contrato.

La casa rural, al tener que haber un alta de autónomo o creación de una sociedad de por medio, debe  hacer frente a otras obligaciones fiscales:

  • IVA
  • IRPF (en caso de contratar personal)
  • Impuesto de Sociedades (en caso de no ser autónomo)
  • Retenciones sobre el alquiler
  • Contribución anual sobre los bienes inmuebles
  • Tasas por las licencias

Las obligaciones contables supone la elaboración de libros de inventarios y cuentas anuales. Todo ello debe estar registrado en los siguientes documentos:

  • Balance de situación
  • Balance de sumas y saldos
  • Cuentas de pérdidas y ganancias
  • Memoria
  • Flujos de efectivo
  • Cambios en el patrimonio

Prevención de riesgos

La casa rural debe estar adaptada a todas las medidas de seguridad y protección. Es de obligado cumplimiento diseñar un plan de prevención y cumplir con las normas de la comunidad.

Elementos de protección son los extintores, para en caso de incendio, que deben estar bien señalizado y accesible. Lo mismo para el botiquín. En algunas zonas, pueden exigir un plan de control de plagas.

Si la casa cuenta con piscina, hay que añadir el control sobre la calidad del agua, seguridad y salvamento. Si quieres más información, puedes consultar la legislación publicada en el BOE a continuación:

Cómo adaptar la casa rural a la era digital

Es improbable que una casa rural se encuentre en una zona transitada. Las localidades de turismo rural tienen la menor concentración de población por m2. Por ello, es importante tener presencia en los medios digitales. No solo para atraer clientes, también para la gestión del negocio.

Presencia online

Tener una página web es casi materia obligada para cualquier negocio y una casa rural no es menos. Además, sería conveniente tener un perfil en las principales redes sociales.

Para crear una web se necesita:

  • Hosting: donde alojar todo el contenido.
  • Dominio: es la dirección web de la casa rural. Se puede contratar a través del proveedor de hosting.
  • Correo electrónico: también se puede contratar a través del hosting. Es una cuenta propia del dominio contratado y remarca profesionalidad al diferenciarse de gmail, outlook, etc.

De entre los proveedores de hosting, están las plataformas como WordPress, con las que se puede crear webs sin necesidad de tener conocimientos de html. La web de una casa rural no debería necesitar funciones avanzadas, pero encaso de hacerlo, sería recomendable acudir a un diseñador web.

Hay páginas web que se dedican en exclusiva al mundo rural y su negocio es ayudar a los turistas a encontrar y reservar una casa rural. A través de estas páginas se puede conseguir clientes a cambio de una comisión o el acuerdo de negocio al que se llegue. Algunos ejemplos de estas páginas son casasrurales.net, escapadarural.com y toprural.com.

No hay que olvidarse de las redes sociales:

  • Facebook y Twitter están dedicadas a comunicar noticias, anunciar sorteos, etc.
  • Instagram o Pinterest son las redes sociales de las fotos.
  • Otras redes sociales interesantes pero más dedicadas a profesionales son Tripadvisor, o Linkedin.

Software de gestión de reservas

Se puede integrar un software de reservas en la página web o aprovechar un perfil de la casa rural en las web especializadas. Una sola casa rural no supone un gran volumen de gestiones así que la opción manual no es descartable.

No obstante, hoy día es importante que cualquier empresa se haya subido al tren de la transformación digital. Una aplicación como AvaiBook ofrece planes de suscripción para gestionar 5 alojamientos por 10 € al mes.

Alianzas con web de reservas populares

Los portales especializados en turismo rural como los citados casasrurales.net, escapadarural.com y toprural.com, ofrecen poder publicar un alojamiento. De esta manera, se puede aprovechar de la visibilidad que proporciona el medio y de los seguros asociados como el de Responsabilidad Civil.

Nuevas alternativas de pago

Muchos clientes buscan la inmediatez para tener la seguridad de que lo que desean para sus vacaciones, está garantizado. Los medios de pago tienen un protagonismo especial en la transformación digital. El dinero en metálico y el TPV ya no es suficiente.

Ahora han surgido los medios de pago con el móvil (Google Pay, Apple Pay, etc) y aplicaciones para traspasar dinero como Paypal o Twyp que además, cubren los riesgos de fraude en la compra o protegen al vendedor del impago.

Cómo promocionar tu casa rural fuera de Internet

Internet es clave para el plan de marketing de la empresa pero no hay que olvidar el mundo analógico. Promocionar una casa rural no se limita al mundo online, hay mucho nicho que captar a través de medios tradicionales y otros tipos de publicidad.

Anuncios en medios convencionales

Los anuncios en prensa, radio y televisión pueden sonar a que va a ser una inversión cara, peo no tiene por qué ser así. Una casa rural se encuentra en una zona de pocos habitantes, por lo que las tarifas de la radio local, por ejemplo, son mucho más reducidos que las de un medio generalista, que sería un precio desorbitado.

Que en la zona se conozca la casa rural es importante porque siempre puede aparecer un turista preguntando dónde se puede alojar.

Regalos y obsequios

La palabra merchandising ha sido traída de nuevas por la transformación digital y las nuevas tendencias de marketing. Sin embargo, de toda la vida que muchos negocios han hecho obsequios, sobre todo a sus mejores clientes.

Regalar un obsequio a un buen cliente, deja a éste satisfecho e inconscientemente, hará publicidad de la casa rural. Si el obsequio es algo útil, como un abridor, un power balance o un porta abonos, la publicidad aportada puede muy a largo plazo. Además, si el cliente está contento, aportará a que el boca a boca sobre la casa rural sea muy beneficioso.

¿Qué regalo hacer? Debe ser un detalle, pero como se ha comentado, cuanto más útil o atractivo, más tiempo quedará en manos de los clientes y recordará la experiencia en la casa rural y de transmitirlo a su entorno.

Promoción de ofertas y días especiales

Un antiguo huésped puede ser atraído de nuevo si se le ofrece un descuento por repetir reserva en la casa rural. O descuentos especiales a la gente de la zona durante la temporada baja, para que puedan aprovechar precios competentes y que la casa no quede vacía en determinadas épocas del año.

La posibilidades para las ofertas son infinitas, así como organizar eventos en días especiales como la noche de brujas (conocida ahora como halloween), las fiestas del pueblo, el día de la región, etcétera.

En los días especiales se puede tematizar con decoración la casa rural para llamar más la atención y hacer jornada de puertas abiertas (siempre y cuando la casa no esté alquilada), para conquistar más clientes.

Patrocinio de eventos

Por muy pequeña que sea una localidad, siempre hay un equipo de fútbol o grupo de bailes regionales, etc. Ayudar a estos colectivos culturales y deportivos, dan buena imagen al negocio y es otra forma de publicitarse. El logotipo de la casa rural puede aparecer en camisetas, accesorios, o carteles de eventos.

Emplazamiento de carteles publicitarios

También se pueden colocar carteles publicitarios propios de la casa rural por las zonas más concentradas o en la carretera que comunique con la casa rural y que a la vez, sea transitada. En este caso tal vez, por visibilidad, convendría más una valla publicitaria.

Los costes pueden ser muy variados dependiendo del lugar de emplazamiento, los tamaños y diseño del cartel o valla. Además, hay que tener en cuenta que la colocación de los mismos a restricciones municipales.

Sobre el diseño, sería recomendable contratar los servicios de una empresa de impresión, ya que debe tener mucha calidad y durabilidad para aguantar el máximo tiempo posible a la intemperie soportando diferentes condiciones climáticas.

Colaboración con negocios de la zona

Otra fórmula de éxito es la relación win-to-win con otros negocios y empresas de la zona. Por ejemplo, si hay un restaurante cerca, puede tener a la vista las tarjetas de visita de la casa rural y viceversa. O que cada negocio ofrezca un descuento al cliente por ir «de su parte».

De esta manera, el conseguir clientes es recíproco y al ser negocios de índole distinta, no hay competencia, si no apoyo y colaboración.

Hasta aquí la guía sobre cómo montar una casa rural. Te animamos a que te lances a la aventura de emprender. Y recuerda, si necesitas un buen asesor, en asesorias.com podrás encontrar los mejores profesionales más cerca de ti.