Cómo crear una empresa de asesoría y consultoría

Índice de contenidos
  1. Cómo montar una asesoría desde cero
  2. ¿Asesoría, gestoría o consultoría?
  3. ¿Qué tipos de asesorías existen?
    1. Fiscal
    2. Contable
    3. Laboral
    4. Legal y jurídica
    5. Administrativa
    6. Mercantil
    7. Online
  4. Requisitos para montar una asesoría: trámites iniciales
    1. Creación de la sociedad: listado de trámites
      1. AUTÓNOMOS
    2. Certificado digital
    3. Local de actividad
    4. Captación de subvenciones
  5. ¿Qué formación hace falta para ser asesor?
  6. Alta con las administraciones
    1. Agencia tributaria (A.E.A.T.)
    2. SEGURIDAD SOCIAL (T.G.S.S.)
    3. Registro mercantil
    4. Convertirse en punto PAE
  7. Herramientas
    1. Equipos informáticos
    2. Sistema de alarma, vigilancia y registro de jornadas
    3. Personalizaciones
    4. Sistema E.R.P.: Software de gestión
    5. Copia de seguridad de los datos y antivirus
    6. Sistema de calidad
  8. Relaciones con los clientes
    1. Contrato de servicios
    2. Contacto
    3. Intercambio de documentación
    4. Archivo de documentación
  9. Servicios externos
    1. Mutuas de accidentes
    2. Aseguradoras
    3. Empresas de formación
    4. Sistema de prevención de riesgos laborales
    5. Sistema de protección de datos
    6. Peritajes: licencias
    7. Servicios jurídicos
    8. Notarías
  10. Personal
    1. Selección de personal
    2. Formalización del contrato de trabajo
    3. Procedimiento de contratación
    4. Limpieza
  11. Presupuesto: Estudio de costes
  12. Plan de marketing
    1. Producto
    2. Precio
    3. Distribución
    4. Comunicación
  13. ¿Cómo adaptar tu asesoría a la era digital?
    1. Internet y redes sociales
    2. Marketing online
    3. Servicios de asesoramiento online
  14. Métodos de promoción offline
    1. Participar en eventos
    2. Ofrecer patrocinios
    3. Aparecer en medios de comunicación tradicionales
    4. Adecuar las instalaciones
    5. Cuidar la apariencia física
    6. No te olvides del boca a boca

Cómo montar una asesoría desde cero

A la hora de abrir una asesoría surgen numerosas dudas: ¿qué tipo de formación se necesita? ¿Es obligatorio estar colegiado? ¿Qué forma jurídica es mejor elegir? A lo largo de esta guía te ayudaremos con los conceptos más básicos que necesitas saber para crear una asesoría desde cero. Empecemos por los tipos de asesorías que existen.

¿Asesoría, gestoría o consultoría?

Mucha gente cree que es lo mismo una asesoría que una gestoría o consultoría. Sin embargo, son tres tipos de negocios distintos. Veamos dónde radican las diferencias entre ellos:

  • Una asesoría, como su nombre indica, se encarga de asesorar al cliente en materia fiscal, económica o jurídica. Ofrece respaldo y consejo, es decir, realiza labores de asesoramiento.
  • En cambio, una gestoría se ocupa de realizar todos los trámites necesarios para que la empresa cumpla con los requisitos legales o fiscales. Para ser gestor y realizar estos trámites es necesario estar colegiado. Se podría equiparar a una asesoría administrativa.
  • Por su parte, la labor de una consultoría es analizar la situación actual de una empresa y ofrecer soluciones o alternativas para mejorar el negocio.

¿Qué tipos de asesorías existen?

Al crear una asesoría puedes optar por ofrecer diferentes servicios. Algunas se centran en materia tributaria, otras en temas laborales, y las hay que se especializan en aspectos legales o jurídicos.

También es frecuente que haya asesorías generales, que abarcan todos estos ámbitos y ofrecen casi todo tipo de servicios. Y sin olvidar a las asesorías online, una alternativa ideal para quienes no tienen presupuesto para abrir un local.

Volviendo al meollo de la cuestión, éstas son algunos de los tipos de asesorías que puedes montar.

Fiscal

Una asesoría fiscal es aquella que ayuda a los clientes con todos los trámites tributarios. Presentación de declaraciones y modelos, libros de cuentas, balances. Se suelen encargar de forma específica a resolver temas de pagos y documentación con la Agencia Tributaria y el resto de administraciones.

Contable

Una asesoría contable es la opción ideal para economistas. Estos asesores se encargan de velar por la buena marcha económica de una persona física o jurídica. No solo se trata de llevar las cuentas al día, sino de ofrecer alternativas y consejos para mejorar el estado contable del cliente..

Laboral

La función de una asesoría laboral es velar por el cumplimiento de la normativa en materia laboral. Altas y bajas de empleados, gestión de contratos, finiquitos, excedencias, períodos de vacaciones, nóminas… son solo algunos de los aspectos que debe gestionar un asesor laboral

Una asesoría legal es aquella que se encarga de que el cliente cumpla con las leyes y normativas vigentes. Además, también debe representarle en procedimientos judiciales y encargarse de toda la documentación legal.

Administrativa

Se podría definir como una asesoría administrativa aquella que realiza tareas de administración general. Es una especie de combinación de las anteriores. Recuerda que para abrir una gestoría administrativa es necesario tener, al menos, un gestor principal titulado y adscrito a un Colegio Profesional.

Mercantil

Cuando se monta una empresa se tiene que llevar a cabo un número papeleo y por ello es necesario contratar los servicios de una asesoría mercantil. Deja todo en manos profesionales.

Online

Una asesoría online puede ser de cualquiera de los tipos anteriores, con la diferencia de que ofrece sus servicios a través de internet. Sus puntos a favor son la inmediatez, la continua disponibilidad o la reducción de costes (al no necesitar un local).

Bien, pues ya sabes los requisitos y pasos para montar abrir una asesoría y has decidido el tipo de gestoría que vas a montar. Ahora vamos a por lo siguiente: tu imagen de marca y la promoción de la asesoría.

Requisitos para montar una asesoría: trámites iniciales

Una de las mejores noticias que te podemos dar antes de montar una asesoría legal, contable o fiscal es que no hace falta que esté adscrito a ningún Colegio Profesional. Esto solo es necesario en caso de las asesorías administrativas, en caso de que realicen trámites en la Agencia Tributaria para sus clientes (por ejemplo, en caso de querer establecerse como Punto PAE).

Como asesor puedes crear algún tipo de sociedad, preferentemente una Sociedad Limitada, o ejercer como autónomo. Si te vas a constituir como Sociedad:

Creación de la sociedad: listado de trámites

Denominación: Consulta de disponibilidad de denominaciones sociales en el registro mercantil central.

http://www.rmc.es

Solicitud de certificación de denominación: en la misma página. (15 €)

Cuenta bancaria: Abrir cuenta bancaria para la constitución de la sociedad con el dinero oportuno para recibir el certificado bancario de que está ingresado el dinero que constará en la escritura de constitución: recibimos certificado bancario con nombre de los socios a nombre de la sociedad. Firma de todos los socios.

Escrituras: Con todo esto (certificados bancario y de denominación) ir a la notaría para que se firme la escritura. Los socios deben llevar DNI, escritura pública de capitulaciones en caso de régimen de separación de bienes y firmar. Firma de todos los socios. (450€). Recoger esta escritura de constitución y abonarla.

NIF Provisional: Solicitud de NIF provisional y dar de alta a la sociedad (aún no es necesario el alta de inicio de la actividad); ambos en Hacienda (036). Firma de todos los socios y el socio administrador ha de firmar in situ en Hacienda.

Certificado Digital: Fundamental para operar de forma telemática con los distintos organismos. Podremos validarlo también en este mismo momento ante la AEAT. Necesaria  la presencia del administrador. (Detallamos los pasos en un punto posterior).

ITP/AJD: Ir a los Servicios Tributarios autonómicos para liquidar el impuesto (Exención RD 13/2010). Se necesitará Modelo 600 cumplimentado, original y copia simple de la escritura  de constitución y NIF provisional. Plazo 30 días.

Registro Mercantil: Finalmente,  llevamos el original de la escritura de constitución,  junto con la liquidación del impuesto (pegatina) al Registro Mercantil.  Rellenar impreso de datos del presentador. (Provisión de fondos 150€)

Recoger en el Registro Mercantil la documentación aportada (1 – 2 semanas) y abonar la diferencia en el importe respecto a la provisión de fondos.

NIF Definitivo: Solicitud de NIF definitivo (036). Para hacer el envío telemático se necesita copia escaneada de: Escritura de constitución, NIF del administrador de la sociedad, certificado de presentación en el RM y justificante del apoderamiento (Enviar en formato ZIP).

Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo: en el Registro de la Consejería de Industria y Empleo. Plazo de 30 días siguientes a inicio actividad. Tanto si tiene trabajadores como si no, y también si se traslada el centro.

Hojas de Reclamaciones: Descarga o recogida presencial.

AUTÓNOMOS

En caso de que se opte por una empresa bajo la forma jurídica de persona física (autónomo), podremos obviar todo este punto 4.1, que está dedicado a la creación de personalidades jurídicas (sociedades).

Únicamente deberemos realizar, una vez estemos constituidos, la Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo y la adquisición de Hojas de Reclamaciones.

También podremos ignorar en el futuro las referencias a las Escrituras y al Registro Mercantil dado que, con carácter general, no son necesarias para autónomos.

Certificado digital

Solicitud Certificado

  1. FNMT
  2. Ciudadano – Identif y Certif – Certif Digital – Obtener Certif Usuario
  3. Solicitud vía internet del Certificado – NIF Empresa – Enviar
  4. Respuesta – Código de Solicitud – Imprimir

4.2.2.- Solicitud datos Registro Mercantil

  1. Certificado relativo a datos constitución y personalidad jurídica de la
  2. Certificado relativo al representante/administrador (expedido 10 días antes a la personación) + DNI admin.
  3. Adjuntar datos para la factura. (40 €)

Acreditación en Hacienda

  1. Personarse el representante/administrador con:
  • DNI
  • NIF Eª

– Escritura Constitución: que acredite su representación (original y copia).

  1. Certificados del Registro Mercantil anteriores.
  2. Fotocopia Solicitud Certificado.

Descarga del Certificado – Web FNMT

Realizar copia de seguridad.

Local de actividad

Ten en cuenta que, en función de cómo y dónde vaya a desarrollar su actividad tu asesoría, puedes necesitar de unos requisitos especiales. Por ejemplo, si vas a abrir un local vas a necesitar una licencia de actividad (expedida en el ayuntamiento) y la elaboración de un proyecto técnico por un experto. Si quieres remodelar el local, también necesitarás un permiso de obras. Y si vas a contratar trabajadores, no te olvides darlos de alta en la Seguridad Social.

Contrato de arrendamiento: seguro de responsabilidad civil.

Licencia de apertura: obras de adecuación, estudio de seguridad…

Alta de suministros: agua, electricidad, teléfono, internet…

Mobiliario: mesas, sillas ergonómicas, estantes, armarios, percheros, decoración,, papeleras …

Reduciremos las estanterías, armarios y demás mobiliario de archivo de documentaciónal mínimo, dado que maximizaremos la utilización de las herramientas y funcionalidades de almacenamiento e intercambio de datos por medios digitales.

Instalaciones: calefacción, aire acondicionado, máquinas de agua, pantallas de TV, pizarras…

Captación de subvenciones

Búsqueda y tramitación de las posibles subvenciones  a las que nos podamos acoger.

Existen multiples ayudas según  diversas clasificaciones:

  1. A nivel estatal, autonómico o local.
  2. En apoyo  a la contratación de trabajadores o de inscripción como trabajador autónomo en la Seguridad Social.
  3. De inicio, expansión o internalización de actividad.
  4. Para sectores TIC
  5. A fondo perdido o a devolver en condiciones ventajosas.
  6. Créditos ICO

Es muy importante para la financiación de nuestra nueva empresa estudiar detenidamente las posibles subvenciones a las que nos podamos acoger. Aunque fijándonos muy bien en las condiciones para su obtención y en los requisitos a cumplir, actuales y futuros, para no llevarnos al cabo de un tiempo la sorpresa de tener que reintegrarlas.

Ejemplos de buscadores: Idepa, Circe, SEPE

¿Qué formación hace falta para ser asesor?

Si bien no existen barreras de entrada para ejercer de asesor fiscal, es evidente que son profesionales que requieren de un amplio conocimiento en materia tributaria o legal.

Por tanto, es aconsejable (mejor dicho, imprescindible) que un asesor cuenta con formación universitaria. Por ejemplo, una titulación en Economía o Administración y Dirección de empresas y un Master en Asesoría Fiscal.

Dependiendo de la especialidad de la asesoría, puede ser preferible otro tipo de formación, por ejemplo en una asesoría legal o jurídica es preferible que los profesionales sean titulados en derecho.

Destacar que para ser asesor económico y administrativo es necesario formar parte de un Colegio Profesional, pero para ejercer de asesor fiscal no. Esta es una de las principales razones para las quejas por intrusismo laboral en el sector.

Para colegiarse y ejercer como asesor administrativo es necesario tener titulación relacionada y pasar un examen específico.

Alta con las administraciones

Actualmente, la mayoría de las empresas están obligadas a realizar todos sus trámites con la Administración de forma telemática.

Agencia tributaria (A.E.A.T.)

Alta de inicio de la actividad (036): de forma telemática a través de la SEDE Electrónica de la AEAT.

SEGURIDAD SOCIAL (T.G.S.S.)

RETA: Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

Inscripción de Eª en la S.S.: de forma telemática a través de la SEDE Electrónica de la S.S.

Modelo TA6: Inscripción de Eª en S.S. Nos requerirán:

  • 036 de alta de actividad
  • Firmado por socio administrador.
  • Declaración jurada si un socio mayoritario no ejerce actividad.
  • DNI de quien firma (vale fotocopia).
  • Escrituras y copia (hasta donde figura el nombramiento del administrador que firma)

Modelo TA7 – FR104: Asignación de CCC.

Modelo FR101:  Solicitud de autorización para el Sistema RED.

  • Recibiremos un Código de Autorización con el que podremos operar en nombre de nuestras futuras empresas clientes ante la TGSS.
  • Necesitaremos : fotocopia del DNI y documentación que acredite la representación de la sociedad.

Sistema RED: Actualmente, pueden realizarse la mayoría de los trámites de la empresa con la TGSS; especialmente los de los trabajadores. (Desarrollaremos esto posteriormente).

SILTRA: Descarga e instalación de la aplicación para el envío y recepción de Seguros Sociales, situaciones de IT, afiliaciones a la S.S, etc…

Contrat@: Configuración del acceso web.

Delt@: Configuración del acceso web.

Registro mercantil

Configuración del acceso web (con certificado digital).

Cuenta Bancaria: informar la cuenta a la que nos cargarán el coste de los envíos y descargas.

Convertirse en punto PAE

Acabas de crear tu asesoría. A partir de ahora, puedes ayudar a muchas más personas a montar su propio negocio. Para ello debes estar reconocido como Punto PAE (Punto de Atención al Emprendedor).

Al registrarse como Punto PAE, la asesoría puede realizar en nombre del cliente los trámites de constitución de la empresa, además de otros procesos fiscales (presentación de modelos, declaraciones, etc).

Para ser Punto PAE debes:

  • Apuntarte al convenio de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa.
  • Enviar formulario de solicitud de el portal de CIRCE,
  • Esperar a que la solicitud sea aprobada y tu asesoría sea dada de alta en el CIRCE y en el mapa de Puntos PAE.

Herramientas

Equipos informáticos

  • Ordenador: PC, portátil, pantallas.
  • Teléfono: fijo, móvil
  • Impresora: láser, color, fax, escaneo, impresión en red.

Sistema de alarma, vigilancia y registro de jornadas

Por un lado, se podría contar con alertas de irrupciones no permitidas en el establecimiento.

Por otro lado, sería conveniente instalar algún sistema de video vigilancia para control interno.

Además, actualmente existe la obligación de registrar las entradas y salidas de los empleados, con el fin de no sobrepasar la jornada estipulada o de retribuir las horas extras, en su caso. Para ello, sería recomendable implantar algún sistema de registro automático (tarjeta, llave, huella…) que agilice el proceso.

Personalizaciones

Correo corporativo: La adquisición de un dominio propio mejorará la imagen de marca.

Logotipo: Se incluirá tanto en las facturas emitidas como en los correos electrónicos y diversas herramientas de marketing.

Modelo de factura emitida: Aparecerá nuestro logo y correo, además de todos los requisitos formales contenidos en el Reglamento de Facturación.

Sistema E.R.P.: Software de gestión

Constituirá una de las decisiones clave para nuestra pervivencia a medio y largo plazo. La elección de una herramienta que nos ayude de la manera más óptima posible a la gestión fiscal, laboral y contable de los clientes de nuestro despacho se antoja imprescindible en estos tiempos.

Puede que también deba ayudarnos a llevar nuestra propia facturación, dado que según se incremente nuestro volumen de negocio, puede resultar realmente complicado de organizar.

Por poner algún ejemplo, algunas de las aplicaciones más comunes son: Sage, A3, Geyce, Contasol, Aplifisa…

Cada una con sus peculiaridades.

Copia de seguridad de los datos y antivirus

Deberemos dar máxima prioridad a la protección de nuestros datos. De no mantener nuestro servidor seguro de ataques informáticos y con un sistema eficiente de backup, un día nos podremos encontrar con nuestros datos cifrados o destruidos… y al día siguiente tendremos que cerrar el negocio.

Es por esto que, además de un buen antivirus, deberemos de mantener copias de seguridad periódicas. Lo óptimo sería hacerlas diariamente de forma automática pero, al menos, es imprescindible mantener una copia semanal, mensual y anual de todos los datos relevantes. Y en discos separados de forma que la pérdida de uno pueda compensarse con los demás.

Hoy en día, con las posibilidades que presentan las nuevas tecnologías, sería recomendable que algunos de esos backups se realizaran en la Nube (One Drive, Google Drive…) de forma que pudiéramos acceder desde cualquier punto y estuvieran a salvo de siniestros físicos, como extravíos, incendios o inundaciones.

Sistema de calidad

Una vez que nuestra actividad eche a rodar, o incluso en el momento en que se expanda significativamente nuestro volumen de negocio, podría resultar muy recomendable el implantar un sistema de calidad en nuestra empresa. Un mecanismo que analice la manera en que desempeñamos nuestro trabajo y, en base a nuestras necesidades, desarrolle un protocolo de actuación que maximice nuestra eficiencia y minimice los errores que puedan producirse.

Ello conllevará una mejora en la calidad de los servicios prestados, al tiempo que un ahorro en costes. De esta manera, también, conseguiremos seguir siendo eficientes frente a nuestra competencia.

Relaciones con los clientes

Contrato de servicios

Ficha de datos de clientes: Lo utilizaremos para recabar los datos mínimos que necesitaremos para elaborar un presupuesto de nuestros servicios.

Presupuesto: Plantilla predefinida en la que detallaremos los costes de nuestros servicios para proporcionárselo a los clientes.

Contrato de servicios:

Plantilla predefinida en la que detallaremos las condiciones del servicio de asesoramiento contratado.

Contacto

Correo electrónico, teléfono, Whatsapp: Serán los métodos telemáticos más comunes.

Skype, acceso remoto: En caso de requerir una conversación más profunda y no poder reunirnos presencialmente.

Citas presenciales: En nuestro despacho, con cita previa.

Intercambio de documentación

Protocolo:

  1. Escaneo de documentación: Google Drive (Movil o PC)
[Nube: Google Drive]
  1. Nube: Subida a una carpeta en la Nube a la que también nosotros tengamos
  2. Ordenada por: años y meses
  3. Nosotros creamos la estructura de la carpeta y los clientes distribuyen las facturas por meses al subirlas.
  4. Contabilización: Accedemos para liquidar los trimestres.
  5. Lector óptico de facturas (contabilizador automático).

Correo electrónico, fax, Whatsapp.

Archivo de documentación

Nube: Google Drive.

Estructura carpeta en la Nube:

  1. Laboral: Nóminas, Seguros Sociales.
    • Trabajadores: Altas, bajas, contratos, IT…
  2. Fiscal: Impuestos.
    • Facturas
    • Registro
  3. Documentación
    • Notificaciones (060): AEAT, SS.
    • Escrituras

protocolo escaneo google drive

* Protocolo de escaneo publicado por Google Drive.

 

Servicios externos

Mutuas de accidentes

Concertar convenios de colaboración con las Mutualidades de Accidentes que atenderán a nuestras empresas y sus trabajadores.

Ejemplos: Mutua Universal, Ibermutuamur, Fraternidad, Umivale, Fremap, Asepeyo…

Aseguradoras

Seguro de responsabilidad civil del local.

Seguro de responsabilidad civil profesional.

Seguro de convenio de los empleados.

Ejemplos: Axa, Mapfre, Verti, Direct Seguros, Génesis, Santa Lucía, Mutua Madrileña…

Empresas de formación

Cursos formativos bonificados:

Dado que cada empresa con algún empleado contratado por cuenta ajena posee un crédito mínimo de 420 € anuales a cargo de la Seguridad Social para dedicarlo a la formación de sus trabajadores, es conveniente no perder esta oportunidad de mejorar la cualificación de los empleados.

Contratos de formación:

Este tipo de contratación, en la que un joven combina sus estudios con el trabajo,   presenta condiciones enormemente ventajosas para ciertos sectores, tanto en salario como en cotización, siempre que no necesitemos que el empleado posea gran cualificación ni experiencia.

Ejemplos: Colabora, Forem…

Sistema de prevención de riesgos laborales

En el momento en que se contraten empleados por cuenta ajena, deberá implantarse en el centro de trabajo un Sistema de Prevención de Riesgos Laborales que minimice la posibilidad de daño de los trabajadores.

Ejemplos: Quirón Prevención, Ramazzini…

Sistema de protección de datos

Tras la entrada del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, se requiere que las empresas cumplan con este sistema imponiendo sanciones aún más cuantiosas.

Peritajes: licencias

Necesarios para la elaboración de informes de seguridad en licencias de apertura, obra y otros trabajos similares.

Servicios jurídicos

Colaboradores de garantía que podamos recomendar a nuestros clientes en los distintos ámbitos en los que los puedan requerir, como: el laboral, civil, mercantil…

Notarías

Deberemos utilizar sus servicios en multitud de trámites: especialmente en la elaboración de escrituras de constitución de sociedades, ampliaciones o reducciones de capital, disoluciones…

Es aconsejable encontrar al menos un par de notarías de confianza que nos garanticen la calidad en esos trámites, además de resolver las consultas habituales que puedan dársenos.

Ejemplos: Los Nogales, Lamadrid Barriada…

Personal

A modo de introducción, decir que partimos de la premisa de que las áreas de actividad básicas de un negocio de asesoramiento de empresas giran, principalmente, sobre el asesoramiento laboral, fiscal y contable.

No obstante, sabemos que tanto el ámbito fiscal como el laboral pueden separarse y especializarnos únicamente en una de esas materias. De igual manera que también puede ocurrir que, debido a las sinergias que se vayan produciendo, se incorporen otras nuevas ramas de actividad a la nuestra: como pueden ser el negocio inmobiliario o los servicios jurídicos.

Para nuestro caso de asesoría laboral, fiscal y contable, lo más importante con lo que debemos contar será con un asesor fiscal y un asesor laboral. Sabemos que es perfectamente posible que, dado que nos hemos decidido por este tipo de negocio, nosotros seamos expertos en alguna de esas materias y que asumamos esa parte de la actividad o todas. Es decir, que además de ser socios, también trabajemos como asesores en nuestra empresa.

Vamos a considerar, en cualquier caso, que alguna de las materias las va a llevar algún empleado por cuenta ajena. Es decir: que contrataremos trabajadores asalariados. De este modo,  aprovecharemos para señalar los aspectos a tener en cuenta en este caso.

Selección de personal

En acertar en este aspecto radicará gran parte de nuestro éxito. Necesitaremos al menos a un experto laboral, un experto fiscal y un experto contable. Dado que será difícil reunir todos esos requisitos en una única persona, deberemos meditar detenidamente cuántos necesitaremos y con qué cualidades. La dirección de RRHH será clave en este punto.

Formalización del contrato de trabajo

Sopesaremos las alternativas tratando de aprovechar los posibles incentivos a los que nos podamos acoger.

En él señalaremos el Convenio Colectivo que sea de aplicación en nuestra empresa: posiblemente el de Empresas de Consultoría y Estudios de Mercado, u otro autonómico que pueda ser más preciso. Sin olvidar incluir tanto sus cláusulas como otras que puedan pactarse.

Sería también conveniente aprovechar para adjuntar un anexo con los requisitos a los que hace mención el Reglamento General de Protección de Datos.

Algunos datos que necesitaremos:

  1. DNI: Nombre, número, edad, domicilio.
  2. Número de Afiliación a la Seguridad Social.
  3. Tarjeta de Desempleo.
  4. Nivel formativo máximo alcanzado por el trabajador.
  5. Puesto que va a desempeñar.
  6. Tipo de Contrato: duración/horas jornada/horario/vacaciones; fecha inicio/fin.
  7. Modelo 145.
  8. Subvenciones/Bonificaciones.
  9. Teléfono/Correo electrónico.

Procedimiento de contratación

Alta en la TGSS: La comunicación del alta previa a la Seguridad Social de los empleados deberá realizarse a través del sistema RED o SILTRA.

Comunicación al SEPE: En los 10 días siguientes a la concertación del contrato de trabajo, deberá informarse al Servicio Público de Empleo a través de la web Contrata@.

Sistema PRL: Como ya hemos visto, en el momento en que se contraten empleados por cuenta ajena, deberá implantarse en el centro de trabajo un Sistema de Prevención de Riesgos Laborales que minimice la posibilidad de daño de los trabajadores.

Seguros Convenio: La mayoría de los convenios obligan a asegurar a los trabajadores en caso de accidente, muerte u otros siniestros que puedan suceder.

Limpieza

No hay que olvidar este necesario aspecto del mantenimiento y conservación del establecimiento.

Presupuesto: Estudio de costes

Para una buena gestión, antes de nada deberemos de conocer el coste de arranque de nuestra asesoría, así como a los costes periódicos (en este caso mensuales) a los que nos enfrentaremos en el futuro. Nos servirá, entre otras cosas, para ajustar nuestra política de precios o de personal.

estudio de costes asesoria mensualestudio de costes asesoria

Plan de marketing

Uno de los aspectos más importantes para la puesta en marcha de nuestro negocio: el Plan de Marketing Mix.

Así, a través del desarrollo de sus cuatro variables principales (las 4 P´s), implementaremos los aspectos internos más básicos del negocio para conseguir ganar en competitividad.

Producto

El producto, en nuestro caso, vendrá marcado por la calidad de nuestro servicio. Para ello, será básico el trabajo de nuestros profesionales, tal y como veíamos en el apartado de Personal.

Precio

Tendremos que sopesar muy bien las tarifas que cobraremos por nuestros servicios a los clientes. Esta suele ser una variable clave en el éxito de nuestro negocio.

En primer lugar, deberemos realizar una investigación de mercados para conocer a nuestro público objetivo, definir nuestros clientes potenciales y los posibles nichos de mercado. En segundo lugar, realizar un análisis de la competencia, con la finalidad de conocer qué están ofreciendo las otras empresas del sector y a qué precio, de manera que evitemos estar fuera de mercado.

Una vez que tengamos un mayor conocimiento sobre estos aspectos, decidiremos si nuestra estrategia de precios será de diferenciación, manteniendo un margen alto apoyados en la mayor calidad del producto, o de competencia en costes. Observando también el denominado Ciclo de Vida del Producto, que acostumbra a penetrar en el mercado a un precio más competitivo para luego ir incrementándolo a medida que aumenta la cuota de mercado y la calidad del producto.

Distribución

En nuestra actividad, la distribución irá referida a la manera en que se produce el flujo de información con nuestro cliente: tanto en cuanto a la comunicación como a la documentación.

En nuestro caso, la idea es aprovechar al máximo las nuevas tecnologías para realizar todo ese intercambio de información de forma telemática, de la manera que hemos descrito en el punto 4:  Relaciones con los Clientes.

No obstante, en el momento más inicial y para adaptarnos al público local, desarrollaremos principalmente un canal clásico de comunicación (presencial) y almacenamiento físico (facturas físicas y Az´s). Ofreciendo siempre, también, la vía telemática, que será nuestra estrategia principal para en el futuro conseguir ampliar nuestro mercado potencial de manera exponencial.

Comunicación

Nuestra estrategia de comunicación o promoción girará, principalmente, en torno a dos pilares:

Adquisición de Imagen de Marca

Cuando uno piensa en los valores que debe transmitir una asesoría se le vienen a la mente conceptos como seriedad, responsabilidad, eficacia, cercanía o experiencia. Pues esos son precisamente los valores que has de transmitir en tu imagen de marca.

Adquirir cierta reputación te va a llevar tiempo. Pero para empezar a configurar tu imagen de marca debes empezar por unos pasos básicos: elegir un nombre, crear un logotipo y definir una estrategia para expandirte.

Nombre

Lo cierto es que la mayoría de asesorías no se rompen mucho la cabeza a la hora de elegir un nombre.

Gran parte de ellas se deciden por el nombre o apellido del socio fundador, o una combinación de nombre si se trata de dos socios. Ejemplos como “Asesoría Hernández” están a la orden de día.

Otra opción cuando hay varios socios es optar por sus apellidos compuestos, separados del símbolo &. Por ejemplo, “Asesorías Hernández & Perez”. Parece que la conjunción “&” le otorga al nombre mayor peso y autoridad.

Si quieres ser un poco más original, puedes optar por nombres para asesorías que no incluyan nombres o apellidos. Es una opción, siempre y cuando el cliente pueda identificarla como asesoría.

Otra posibilidad es elegir el nombre en base al tipo de servicio que vas a ofrecer. Las asesorías jurídicas suelen conocerse por los nombres de sus asesores. Sin embargo, si ofreces servicios de asesoría para páginas web o seguridad online puedes jugar mucho más con los nombres, e incluso elegir términos en inglés en plan “Your Security Center – YSC”.

Logotipo

El logotipo es la imagen más reconocible del negocio. Numerosas marcas se pueden identificar al instante solo viendo su logo.

Sin embargo, conseguir ese grado de identificación no es fácil. El logotipo debe transmitir todos los valores sobre los que se cimenta tu asesoría: seriedad, rigurosidad, eficacia, seguridad, etc. Y todo eso debe reflejarse en el diseño, colores o tipografía elegida para el logo.

Lo más aconsejable a la hora de crear el logotipo para tu asesoría es acudir a un experto en diseño gráfico o a un equipo creativo profesional como Blue Factory. En función de tus indicaciones, seguro que sabrán diseñar el logo que mejor se adapte a tu empresa.

  • *Opciones online para diseñar e imprimir el logo de tu asesoría: Wix, Logo Genie, Canvas, Logaster.

Identidad social corporativa

El diseño del logotipo es solo el primer paso para la confección de la imagen corporativa. Hay muchos más emplazamientos donde ese logo debe figurar. Recuerda que es la primera asociación visual que el cliente hace con tu asesoría.

¿Dónde se puede seguir expandiendo la identidad corporativa? A través de notas de prensa y medios especializados (o publicaciones propias), folletos, tarjetas de visita, placas identificativas, etc.

¿Cómo adaptar tu asesoría a la era digital?

Los servicios de asesoría también evolucionan y tienen que adaptarse al mercado digital. El asesor tradicional que recibía a los clientes en su despacho va dejando paso a profesionales online más versátiles que se apoyan en las ventajas de las nuevas tecnologías.

Internet y redes sociales

Sobra decir que tener una página web para tu asesoría es imprescindible. En ella debes informar a los potenciales clientes sobre los aspectos básicos de tu notaría: quién eres, dónde estás, cuáles son tus servicios y tarifas, etc.

  • *¿Dónde crear una web para mi asesoría?: Puedes utilizar plataformas como Hubspot o WordPress. También puedes contratar servicios de hosting en empresas españolas como Webempresa o Arsys.
  • *¿Necesito conocimientos de programación?: Con la mayoría de herramientas actuales no es imprescindible. Si quieres una web más exigente, sí.
  • *¿Qué empresas de diseño y programación web me pueden ayudar?: En internet hay muchísimas: algunas de las más conocidas son BlackBeast o Intelligenia.
  • *¿Dónde contratar programadores web freelance?: Prueba en webs como Workana, Freelancer o Trabajo Freelance.

Por otro lado, hasta hace unos años la captación de clientes de asesorías se hacía en base a listados de empresas, lo que hacía el trabajo tedioso. Además, muchas empresas ya tienen el correo electrónico saturado y no reparan en el ofrecimiento de una asesoría.

Sin embargo, las redes sociales como Facebook, LinkedIn o Twitter han transformado la forma de llegar a los clientes.Ahora lo que importa es promocionar contenido de calidad e INFO de interés. Es lo que se denomina social selling.

Marketing online

El marketing online es otro factor básico para cualquier asesoría. Sobre todo el posicionamiento SEO (incluso más a nivel local).

Hay que tener en cuenta que el posicionamiento SEO dentro de este sector puede llegar a ser complicado debido a la gran competitividad.

Por eso, para poder posicionar tu asesoría en Google para los términos que te interesen (por ejemplo, asesoría legal madrid, o asesoría online barata) necesitarás la ayuda de profesionales SEO.

Por supuesto, si quieres llegar todavía a más público deberás realizar campañas SEM y de Google Adwords. Y no olvides la promoción en redes sociales.

  • *¿Dónde puede encontrar profesionales SEO/SEM con buena relación calidad/precio?: Una opción que nunca falla es Neoattack.

Por otro lado, el email marketing permite enviar correos comerciales a usuarios o clientes que hayan dado su consentimiento previo. Es otra manera de crear y mantener leads cualificados.

  • *Existen programas como MailChimp o Mailrelay que permiten automatizar la gestión de usuarios o en envío de correos electrónicos. También garantiza que cumplas con el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

Servicios de asesoramiento online

Las asesorías online permiten ofrecer el mismo servicio al cliente, pero con algunas ventajas a remarcar.

  • Por un lado, permiten recortar gastos de local y ofrecer a los clientes precios más competitivos.
  • A su vez, el cliente puede estar siempre conectado con su asesoría. Aumentan la rapidez y la inmediatez en la comunicación.

Los servicios de asesoramiento 100% a distancia son una realidad. Para destacar es necesario ofrecer alicientes como acceso a aplicaciones móviles, conectividad desde cualquier dispositivo, etc.

Otra ayuda que los usuarios agradecen mucho y que debes valorar incluir en tu web es un chat en directo mediante el cual puedan hablar en tiempo real con un asesor. Además, es un gran método de captación de clientes potenciales.

Métodos de promoción offline

Si bien internet es el canal de promoción más potente que existe hoy en día, no puedes dejar de lado otros métodos de promoción online que también pueden ser eficaces.

Participar en eventos

Puedes dar a conocer tu asesoría en eventos relacionados con el sector. No dudes en acudir a conferencias o encuentros de empresarios, donde puede conocer clientes o profesionales con los que entablar comunicación. Un ejemplo es el evento anfixConnect 2019, que se celebra el día 9 de mayo.

Ofrecer patrocinios

Seguro que hay alguna asociación o club deportivo en tu zona a la que puedes ayudar a cambio de promoción. No te será difícil encontrarlos poniendo un anuncio: las entidades deportivas a nivel local están muy necesitadas de financiación.

Aparecer en medios de comunicación tradicionales

Prensa local, radio o televisión siguen siendo una opción. Te en cuenta que los anuncios en estos medios de comunicación pueden llegar a tener un gran alcance. El punto negativo es que son caros y de duración limitada.

Adecuar las instalaciones

No todas las asesorías están en bajos de edificios. Si es tu caso, sería importante que el cliente se sienta a gusto en el local desde el primer momento. Es fundamental que ofrezca una imagen limpia, ordenada y, por qué no decirlo, de cierta clase y nivel. Como asesor te interesa ofrecer una imagen seria, responsable y que ofrezca seguridad a tus clientes.

  • *Por ejemplo, siempre va a ofrecer mejor imagen un asesor que tiene su propio despacho con los títulos a la vista y mobiliario de calidad, que uno que ejerce en el salón de su casa.

Cuidar la apariencia física

Aunque te pueda parecer una tontería, la imagen física es muy importante en un asesor. No estamos diciendo que tengas que ser guapo o machacarte en el gimnasio. Pero sí es importante ofrecer una apariencia seria y formal, ir bien vestido y aseado.

  • *Por poner un ejemplo burdo, nadie te tomará muy en serio como asesor si recibes a tus clientes por el verano en bañador y chanclas.

No te olvides del boca a boca

Por último, pero no menos importante, cuida la relación con los clientes. Ofrece siempre tu mejor disposición. El boca a boca sigue siendo un potente elemento de marketing y promoción, tanto para bien como para mal. Se vuelve especialmente importante si tu asesoría es de ámbito local.

Con esta puntualización llegamos al final de esta guía. Te deseamos toda la suerte del mundo para crear tu asesoría. Y no desesperes, los trámites burocráticos pueden ser tediosos; ten paciencia.