Cómo crear una empresa logística

Entre la necesidad de las empresas de contratar a terceros para ocuparse de la distribución de sus mercancías y el crecimiento del comercio electrónico, hay cada vez una mayor demanda de servicios logísticos. Y aunque si bien es un sector con una competencia conocida y bien establecida ya, todavía hay hueco en el mercado para la llegada de nuevos actores. Por ello, en esta guía os vamos a dar las claves a tener en cuenta para saber cómo crear una empresa de logística.

Pasos previos para crear una empresa logística

Vamos a empezar por definir un poco qué es eso de la logística. Las empresas de logística son aquellas que se especializan en la organización almacenamiento, transporte y entrega de los productos a sus clientes, sean estos grandes, medianas, pequeñas empresas o particulares. Es decir, se ocupan de todos los pasos que hay que dar para llevar la mercancía del punto A al punto B.

Estas empresas pueden ser de ámbito nacional o internacional y actualmente existen gigantes de la logística que a todos nos suenan (y que de hecho, es muy probable que hayamos usado sus servicios alguna vez): DHL, FedEx, UPS, Seur o MRW, por poner algunos ejemplos. Pero también podemos encontrar empresas más modestas. Por lo que estamos ante un sector donde la competencia es elevada.

Pero hay un punto positivo en esto, y es que también es un sector que se brinda a la especialización (por ejemplo, transporte de alimentos, transporte refrigerado, de mercancías peligrosas, de animales vivos o a cliente final), por lo que haciendo un buen estudio previo, podemos dar con un nicho de mercado que nos asegure unos cuantos clientes. Eso por no mencionar todas las oportunidades que ofrece el comercio electrónico, tanto de grandes empresas como Amazon, que contratan a empresas de logística externas para enviar sus pedidos, como de minoristas que buscan servicios un poco más económicos, en los que quizás podamos encontrar una oportunidad de negocio.

Sin embargo, debéis tener en cuenta que si queréis crear una empresa logística con cierto volumen de clientes, vais a necesitar disponer del capital necesario para poder adquirir las instalaciones, vehículos, equipamiento y personal para poder llevarlo acabo, y no se trata de una inversión pequeña.

Sí, podéis comenzar de forma modesta con un solo vehículo y vosotros mismos haciendo recogida y reparto de puerta a puerta, pero de esta manera os costará mucho llegar lejos. Si de verdad queréis dedicaros a este sector, necesitáis empezar con un equipo mínimo con el que podáis aseguraros atender a varios clientes en unos tiempos que cada vez se acortan más.

Por todo ello, lo primero que deberéis hacer es perfilar un plan de negocio con el que defináis el tipo de empresa logística que queréis montar.

Elaborar un plan de negocio

Un buen plan de negocio debería darnos ideas para proyectos de transporte y logística viables en función de un completo estudio de mercado en el que determinemos las necesidades de los clientes potenciales, la competencia presente y las particularidades de nuestro entorno (vías de comunicación, precio de los combustibles, legislación vigente…).

Entre otros aspectos, el plan de negocio nos ayudará a determinar cómo montar un operador logístico, desde el ámbito territorial que vamos a abarcar, pasando por el tipo de mercancías que vamos a almacenar y transportar, hasta el tipo de vehículos, equipo, personal y permisos que vamos a necesitar. Lo que también nos dará una idea de la financiación inicial que vamos a necesitar y cómo planeamos conseguirla. En este punto, puede resultar interesante realizar un primer modelo canvas que nos permita visualizar el posible desarrollo de nuestra empresa de logística, sus clientes potenciales, los retos que plantea, las fuentes de ingreso y los gastos que debemos tener en cuenta no solo para su puesta en marcha, sino también para su funcionamiento a corto y medio plazo.

Antes o después de crear el modelo canvas, deberíamos realizar un análisis DAFO con el que podamos determinar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se presentarán ante y en contra de nuestra empresa de logística, que habrá de enfrentar una serie de retos importantes para lograr despegar y destacar entre sus competidores.

Ejemplo de análisis DAFO para una empresa logística

Podemos ver como ejemplo el análisis DAFO de una empresa de logística que acaba de empezar en la distribución de pescado fresco, con recogida en la lonja del puerto y entrega en Mercamadrid y que se ocupa de varios clientes, con una flota de 3 vehículos frigoríficos.

cómo crear una empresa logística

Para completar los datos recogidos en el DAFO, utilizaremos un análisis CAME con el que podremos idear estrategias futuras que ayuden a nuestra empresa de logística a corregir sus debilidades, afrontar las posibles amenazas que puedan ir surgiendo, mantener nuestras fortalezas y explotar las oportunidades que surjan del mercado.

Esto nos ayudará con la elaboración del plan de viabilidad, con el que deberíamos poder juzgar la rentabilidad de la empresa y sus posibilidades no solo de supervivencia en el tiempo, sino su capacidad de generar beneficios a medio y largo plazo, así como sus posibilidades de crecimiento, teniendo en cuenta que es un tipo de negocio donde se produce un desgaste de parte del equipo (los vehículos) y que está muy sujeto a normativas y trámites legales que contemplar, sobre todo para el transporte de determinadas mercancías y el transporte internacional.

Define el tipo de operador logístico que vas a ser, las 4PL

El plan de negocio debería ayudarte a determinar qué tipo de operador logístico vas a ser en función de los servicios que vas a ofrecer. Existen varios tipos de operadores logísticos según las áreas que se encargan de ejecutar, lo que se conoce como 1PL, 2PL, 3PL y 4PL, donde PL hace referencia a Party Logistics, proveedor de logística. Cada uno se ocupara de unos servicios logísticos determinados.

Firts Party Logistics (1PL)

Se trata del transporte de mercancías, engloba a las agencias de transportes que se ocupan de distribuir los productos de las empresas contratantes. No se ocupa de comprar y mantener la flota de vehículos, ni de la gestión de conductores, pero sí de las tareas de operaciones, además contar con sus propias instalaciones de almacenamiento.

Second Party Logistics (2PL)

En este segundo tipo ya encontramos empresas consideradas operadores logísticos. Se ocupan del transporte, el almacenamiento de las mercancías y de su propia flota de vehículos. Suelen ser de ámbito nacional. Es la empresa contratante la que coordina la organización de la flota de transporte y la preparación de los pedidos en el almacén.

Third Party Logistics (3PL)

Este tipo de operadores logísticos van un paso más allá integrando varios servicios; proveen de flota de transporte, lugar de almacenamiento y se ocupan de la organización de operaciones de transporte y gestión de almacén.

Esto hace que puedan ofrecer una servicios más personalizados y adaptados a las necesidades de sus clientes, de manera que lo normal es que los contratos sean de mayor duración en el tiempo.

Fourth Party Logistics (4PL)

Los operadores 4PL actúan como supervisores del funcionamiento de la logística, por lo que no cuentan con almacenes o vehículos, pero sí tienen la experiencia y el conocimiento, además de la capacidad tecnológica que les permite optimizar al máximo la eficiencia de la cadena de suministro. Se encargarían, en resumen, de supervisar el trabajo de los 3PL.

El contrato entre operadores 4PL y clientes suele ser a largo plazo y acaba por crear cierta dependencia por el tiempo dedicado y los conocimientos en profundidad de los procesos de sus clientes y del operador 3PL.

Fifth Party Logistics (5PL)

Existe un quinto tipo de operador logístico; el 5PL sería aquel operador que integrara la ejecución de los servicios de los 3PL y la especialización en optimización y supervisión de los 4PL. Básicamente, integra todo el proceso logístico.

Elegir forma jurídica

Una vez tengas claro qué tipo de operador logístico vas a ser y cómo crearás la empresa, deberás decidir bajo qué forma jurídica vas a desarrollar tu actividad comercial. Esto determinará en el futuro el tipo de trámites legales, administrativos, fiscales y contables que tendrás que afrontar y dar cumplimiento.

Para una empresa de logística, quizás lo más lógico sería empezar como sociedad limitada, dado que el capital social a desembolsar es menor que el de una sociedad anónima, y nos bastará con encontrar dos socios más que quieran emprender en este tipo de negocio.

Diseño de branding para nuestra empresa logística

Con el diseño de branding comenzaremos a dotar a nuestra empresa de entidad propia. Comenzaremos con crear el nombre y el logotipo por el que se nos conocerá y que con los que empezaremos a crear una imagen de marca que nos haga reconocibles en todo el ámbito en el que desempeñemos nuestra actividad.

Nombre

El nombre es un pilar importante del diseño de marca de una empresa. Por eso, dar con uno adecuado a veces puede convertirse en una tarea complicada, sobre todo en un sector donde existe tanta competencia. Por ello, debemos intentar ser lo más originales posibles, eso no quiere decir que no nos podamos inspirar en otras compañías, pero lo mejor es buscar un nombre que no recuerde a ninguna de ellas para no crear confusiones. Queremos que nos recuerden a nosotros, no a nuestra competencia.

Os dejamos unos consejos para la creación del nombre:

  • Juega con las palabras y el concepto de logística, con el tipo de servicio que vas a ofrecer y trata de darle un nombre que transmita esos aspectos.
  • Procura que resulte fácil de recordar.
  • Que se pueda combinar con el logotipo.
  • Que podamos usarlo como dominio para una futura página web.
  • Que consiga diferenciarnos entre la competencia.
  • Recurre a las sugerencias de amigos, familiares o socios.

Aunque si se te sigue resistiendo el nombre, siempre podéis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Logotipo

El logotipo será la imagen de nuestra marca, nuestro nombre y entidad resumido en un “dibujo”, con el que querremos transmitir lo que somos y lo que hacemos. Podemos encargarnos nosotros mismos del diseño del logo, pero es preferible que encomendemos esta tarea a un diseñador profesional que, bajo nuestras instrucciones de lo que queremos, podrá presentarnos varias opciones entre las que elegir la que será la imagen de nuestra empresa de logística.

Pero si optáis por hacerlo vosotros, en Internet podéis encontrar plataformas online para ello, como Hachful, GraphicSprings o LogoMaake.

Identidad corporativa

Con el nombre y el logotipo ya habremos empezado a construir nuestra identidad corporativa, así que procuraremos que esté presente en nuestras facturas, albaranes, presupuestos, página web, e-mails, vehículos, embalajes, el uniforme de nuestros empleados, etc. El resto lo construiremos con el tiempo, con nuestro trato al cliente, la calidad de nuestros servicios, nuestra puntualidad y compromiso, con entregas de mercancías en perfectas condiciones, y con aquellos valores que como empresa queramos transmitir (por ejemplo, si queremos dar una imagen eco-friendly, procuremos que nuestro vehículos sean eléctrico o híbridos).

CONSEJO DE ASESORIAS.COM

“Lo primero que deberemos definir es que tipo de servicios vamos a ofrecer con nuestra empresa de logística, para poder determinar qué tipo de operador logístico vamos a ser y qué instalaciones, equipo, vehículos y personal vamos a necesitar”

Requisitos para abrir una empresa logística

Las empresas de logística deben tener en cuenta toda una serie de requisitos materiales y legales para poder llevar a cabo su actividad económica, así como la obtención de los correspondientes permisos para el transporte de mercancías por carretera (y en su caso, mar y aire), teniendo en cuenta el tipo de mercancías, las condiciones en que debe ser transportada y su posible peligrosidad. Para ello es necesario consultar las legislaciones y normativas vigentes de cada Estado por el que nuestras flotas vayan a transitar.

En España, por ejemplo, para el transporte por carretera existe el Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero, que modifica la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres 16/1987.

También deberíamos tener asegurada la financiación que vamos a necesitar para comenzar operar con nuestra empresa de logística, ya que, como comentamos al comienzo, se trata de una inversión considerable y un tipo de negocio cuya rentabilidad se obtiene a medio y largo plazo.

Trámites legales

La forma jurídica escogida va a determinar los trámites legales que vamos a necesitar cumplimentar no solo para constituir la empresa de logística, sino también para conseguir las autorizaciones correspondientes para el transporte de mercancías, por carretera e intermodal.

Con carácter general, y para una sociedad limitada:

  • Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
  • Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
  • Redactar los estatutos de la sociedad
  • Firma ante notario de la constitución de la empresario
  • Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
  • Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
  • Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente
  • Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
  • Alta de trabajadores
  • Licencia de apertura en ayuntamiento
  • Comunicación de apertura del centro de trabajo
  • Obtención y legalización de libros

Autorización de transportes

Es una autorización que solicitaremos a la Administración de Transportes y que es necesaria para poder acceder al mercado. Se puede solicitar en la Comunidad Autónoma donde tengamos el domicilio fiscal o centro de trabajo de nuestra empresa logística, antes de comenzar el ejercicio de la actividad. Y se deben entregar los siguientes documentos:

  • Solicitud normalizada
  • Justificante de haber ingresado la tasa
  • C.I.F.
  • Escritura de constitución debidamente registrada
  • Certificado de capacitación profesional
  • Declaración de honorabilidad
  • Acreditación de capacidad económica. 9.000 €, primer vehículo y 5.000 € cada uno de los siguientes
  • Certificación acreditativa de la inexistencia de deudas referidas a I. Sociedades e IVA, y de haber presentado las declaraciones correspondientes a dichos impuestos en los últimos doce meses
  • Certificación acreditativa de la inexistencia de deudas con la Seguridad Social, de estar en alta y de haber cotizado durante los doce últimos meses
  • Documento de cotización a Seguridad Social correspondiente al último mes en el que conste un número de conductores equivalente, al menos, al 80% del número de autorizaciones de transporte
  • Permiso de conducción de los conductores
  • Permiso de circulación de los vehículos
  • Fichas técnicas de los vehículos con ITV en vigor

Podréis encontrar más información sobre los trámites y normativas vigentes para todos los tipos de transportes en la página web del Ministerio de Fomento.

Equipamiento e instalaciones necesarios para una empresa logística

El equipo e instalaciones que nuestra empresa de logística va a necesitar dependerán del tipo de operador logístico que seamos y los servicios que vayamos a ofrecer. Así, por ejemplo, para un operador 1PL bastará con tener vehículos, sin embargo, para un 2PL será necesario contar con un almacén.

Con carácter general, para una empresa logística que se encargue del almacenamiento y distribución de mercancías, necesitaremos:

  • Instalaciones dedicadas al almacenamiento y distribución que dividiremos así:
    • Área de recepción
    • Área de almacenaje
    • Área de preparación
    • Área de expedición
  • Vehículos para el transporte (por ley mínimo son tres que sumen una capacidad de 60 toneladas)
  • Estantes
  • En su caso, cámaras refrigeradas
  • Oficina
  • Material de oficina
  • Equipos informáticos
  • Equipos de radiofrecuencia para la localización y gestión de las mercancías

¡No esperes más!

Encuentra ya un buen asesor cerca de ti.

Cómo administrar y gestionar la empresa logística

La mejor forma de gestionar una empresa de logística es contar con un sistema ERP, un tipo de software integrador que nos ayudará con la organización y gestión de nuestro almacén, de manera que esta sea la más óptima de cara a reducir tiempos y costes durante los procesos.

En cuanto al papeleo al que deberemos hacer frente derivado de las obligaciones administrativas, fiscales y contables, este dependerá de la forma jurídica por la que hayamos optado para nuestra empresa. Sin olvidar la necesidad de llevar al día nuestro conocimiento de la legislación vigente respecto al transporte, importación y exportación de mercancías.

Obligaciones fiscales y contables

Detenernos en las obligaciones fiscales y contables que una empresa de logística tendrá que afrontar nos llevaría más tiempo y espacio del que disponemos en esta entrada, además es un tema complejo que nos vuelve a remitir a la forma jurídica escogida para desarrollar nuestra actividad económica.

En cualquier caso, este área deberías considerar dejarla a un experto y contratar para ello a un gestor contable y fiscal que se ocupe de llevar al día estas obligaciones, para que sigamos operando dentro de la legalidad, cumpliendo con las presentaciones trimestrales del IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades.

Formación necesaria para ejercer

Para poder convertirnos en operador logístico al menos va ser necesario que contemos con el Bachillerato o un Ciclo Formativo de Grado Medio con los que poder sacar un Ciclo de Grado Superior en Transporte y Logística. No es que no se pueda conseguir sin este tipo de titulación, pero resultará más “sencillo” sacar adelante la empresa si contamos con al menos los conocimientos mínimos sobre el sector. A los que deberíamos sumar conocimientos sobre comercio y gestión de almacenes.

Por otro lado, nuestros trabajadores deberán contar con el mismo tipo de formación, además de los permisos de conducir correspondientes para el tipo de vehículo que manejarán y el CAP.

Seguridad y Prevención de Riesgos Laborales

Una empresa de logística deberá contemplar las misma obligaciones respecto a la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales que cualquier otra empresa, pero además, con especial atención a los peligros que presenta este tipo de actividad, sobre todo para los conductores. Para ello, recomendamos contratar un servicio de prevención ajena, que se ocupará de evaluar los peligros en los puestos de trabajo y elaborar el Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

Si tenemos menos de 6 trabajadores, podríamos encargarnos nosotros mismos de crear este Plan, pero dada la naturaleza de este tipo de empresas, insistimos en que lo mejor es contratar un servicio externo.

Estos son los riesgos propios que podemos encontrar en una empresa de logística y cualquier plan deberá contemplar:

  • Caídas al mismo nivel
  • Caídas a distinto nivel
  • Golpes y choques contra objetos
  • Incendio/Explosión
  • Ruido
  • Estrés térmico
  • Sobreesfuerzos
  • Estrés
  • Accidentes de coche
  • Riesgo químico
  • Fatiga

Protección de Datos

Una empresa logística va a manejar una gran cantidad de datos sensibles y privados de sus clientes, por ello, deberá implementar la protección de datos tal y como se recoger en la RGPD, cumpliendo las siguientes obligaciones:

  • Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos
  • Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
  • Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
  • Advertir si los datos se cederán a terceros
  • Obtener consentimiento expreso
  • Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
  • Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
  • Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

Cómo impulsar y promocionar tu empresa logística

Actualmente, la mejor forma de impulsar nuestra empresa de logística es haciendo uso de las herramientas y oportunidades que nos ofrece Internet, aunque sin dejar de lado la promoción tradicional.

Transformación digital

Son muy pocas las empresas que no cuentan con algún tipo de presencia en la Red, ya que es una forma sencilla para poder llegar a más clientes potenciales, sobre todo si se usan las herramientas y técnicas adecuadas para ello. Además, si disponemos de presupuesto para ello, podremos contratar agencias de marketing y publicidad que se encarguen de crear y desarrollar toda nuestra presencia digital.

Además, gracias a las nuevas tecnologías y el desarrollo de softwares de gestión e integración, como el mencionado ERP, ahora es más “fácil” lograr un optimización del funcionamiento de nuestro almacén de distribución.

Página web

Crear una página web es casi el primer paso que deberíais dar para afrontar esa transformación digital. Podéis hacerlo vosotros mismos, contratando un servicio de hosting que os provea de las plantillas, aplicaciones y espacio para ello, o podéis contratar a un diseñador web que lo haga por vosotros. En cualquier caso, como mínimo, vuestra página debería contener las siguientes áreas:

  • Quién somos
  • Dónde estamos
  • Tarifas
  • Planes para empresas
  • A dónde llevamos tus mercancías
  • Contacto
  • Ofertas y descuentos
  • Opiniones de los clientes
  • FAQ

Redes Sociales

Podemos complementar nuestra presencia en Internet con el uso de las redes sociales, que podremos usar tanto para promocionar nuestros servicios y ofertas especiales, como para tener un trato más directo con los clientes, solucionarles dudas y atender incidencias.

SEO/SEM

Para que nuestra web no se pierda en el océano que es Internet, deberemos procurar que aparezca de las primeras en los buscadores, para ello utilizaremos técnicas SEO y SEM que logren ese objetivo. Dado que son necesarios conocimientos específicos para poder usarlas con cierto nivel de éxito, lo ideal es que recurráis a una agencia que cuenten con estas especialidades y servicios, como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com.

Promoción offline

Para la promoción offline de nuestra empresa logística podremos recurrir a la impresión de publicidad en papel para repartir entre nuestros clientes potenciales (por ejemplo, si nos dedicamos al transporte de materias primas, repartiremos nuestra publicidad en polígonos industriales), anuncios en prensa, radio y televisión. Incluso si podemos permitírnoslo, podríamos pensar en patrocinios. Así como llegar a acuerdos con otras empresas en las que podamos publicitar nuestra marca y servicios.

Ideas brillantes para que te inspires

Ya hemos visto los pasos clave que debes tener en cuenta para saber cómo crear una empresa logística, pero no queremos cerrar esta guía sin daros antes algunos consejos para que llevéis vuestro negocio al próximo nivel:

  • Comienza especializándote en el transporte y distribución de un tipo de mercancías, que te permita crecer de manera regular y en el tiempo.
  • Asociate con comerciantes electrónicos para ocuparte de la distribución de sus pedidos.
  • Valora trabajar con Amazon.
  • Dota a tu servicio de algún valor añadido, como entregas seguras en menos de 24 horas.
  • Ten en cuenta que el negocio de la logística es una carrera de resistencia y que los beneficios pueden tardar en llegar.

Aplicaciones útiles para tu empresa logística

Os dejamos aquí una serie de aplicaciones que pueden resultar útiles para la gestión de algunos aspectos de vuestra empresa logística:

  • FlotasNet Mobile: permite gestionar la flota de la empresa en tiempo real, para abaratar costes y optimizar el servicio.
  • Fieldeas: esta compañía crea software para empresas de logística como la propia DHL, abarcando toda la cadena de suministro.
  • SmartMonkey: es una aplicación pensada para que pymes y autónomos puedan optimizar las rutas.
  • Exact: es un software completo para la gestión de inventario y pedidos, de contabilidad y CRM.
  • Controla+: es un software cuya misión es registrar la hora de llegada, espera y salida de una entrega, de manera que podamos evitar sanciones por supuestas entregas fueras de tiempo.

Esperamos que esta guía sobre cómo crear una empresa de logística os haya resultado útil, ahora conocéis los principales pasos que debéis seguir para poder llevar a cabo esta aventura que supone emprender en el sector logístico.