Cómo crear una empresa de organización de eventos en 2020

Si se desea emprender, crear una empresa de organización de eventos es una estupenda opción, debido al abanico de posibilidades que ofrece la gran cantidad de tipos de eventos que existen. Sin embargo, debemos tener en cuenta que fundar una empresa de este tipo, no se hace únicamente para ser un organizador de fiestas.

Dedicarse a la organización de eventos implica mucho más. Según Wikipedia, es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones y otro tipo de reuniones con diferentes finalidades.

Vamos a ver cómo crear una empresa de organización de eventos en esta guía:

Crear una empresa de organización de eventos: pasos previos

Para montar una empresa de organización de eventos es importante determinar a cual se quiere especializar o a cuántos se quiere abarcar.

Hay muchas variables que influyen en su consecución y un buen organizador de eventos debe tener todas ellas bajo control.

Existen muchos eventos de diferente naturaleza y objetivo, por lo que si decides montar una empresa de eventos es importante determinar a cual se quiere especializar o a cuántos se quiere abarcar.

Un evento puede ser de carácter personal si contrata un particular, o de interés financiero si es una empresa el cliente en cuestión.

Tipos de eventos

Empresariales

Las empresas son el nicho de mercado más potente para captar clientes. Tienen el poder monetario y el plan de inversión para crecer, donde suele haber una partida para eventos de empresa. Con un evento, una empresa tiene como objetivo, conseguir:

  • Aumento de beneficios de la empresa
  • Crear imagen institucional
  • Mejorar posición en el mercado
  • Consumo de bienes y servicios
  • Captar nuevos clientes o aumentar negocio con los actuales

 

Sociales

A nivel particular también hay interés en contratar eventos. Estos son de índole muy diferentes a los empresariales. Un cliente particular suele buscar tener un cumpleaños, una boda, un aniversario o una reunión familiar perfecta. El principal objetivo es que las personas puedan relacionarse y sobre todo, divertirse.

Cócteles

Tienen una duración media de dos horas aproximadamente. Estas reuniones breves en comparación con otros eventos, suelen ser contratadas por un grupo de amigos para tener un rato agradable o, en el caso de empresas, preparar un acontecimiento más cercano con un buen cliente a modo de agradecimiento por su confianza.

Cenas

Aunque pueda sonar como algo sencillo, hay cenas que representan un momento especial. El cliente particular es quien suele contratar este tipo de evento con motivo de unas bodas de plata o de oro o aniversarios.

Deportivos

Los acontecimientos deportivos tienen un alto poder de convocatoria y su popularidad no pasa desapercibida a las empresas y autoridades. Por norma general, son organizados por una compañía que actúa como patrocinadora del deporte. Estamos hablando de un evento de gran dimensión que implica tener preparadas medidas de seguridad, lista de asistentes y el lugar donde se celebre.

Culturales

Al igual que los eventos deportivos, los culturales despiertan el interés de multitud de personas. En este caso el propósito es la difusión de temas culturales, ya sea de pintura, fotografía, musicales, etc. En muy común celebrar festivales sobre una temática en particular.

CONSEJO DE ASESORIAS.COM

“Hay muchos tipos de eventos. Antes de empezar, decide de cuáles te vas a especializar y cuántos vas a abarcar”

Plan de Viabilidad

Como ya se ha comentado, una empresa de eventos se encarga de prestar servicios a sus clientes planificando y organizando eventos tanto corporativos como festivos. Para tener éxito, hay analizar la situación del mercado y de la localización donde se va a desarrollar la actividad.

Para empezar, tras tener clara la idea de qué tipo de empresa de eventos se quiere emprender, realizar un análisis DAFO dará una idea de la situación, dificultades y ventajas a las que se va a enfrentar el proyecto.

Puedes descargar una plantilla de análisis DAFO que en asesorias.com ofrecemos totalmente gratis.

A continuación se elabora el plan de operaciones. En él se contempla si hay que contratar personal, la maquinaria, herramientas y servicios necesarios para poner la empresa en funcionamiento.

Otro estudio indispensable es el plan de marketing. Aquí hay que reflejar cuánto cuesta organizar un evento, el precio de la competencia y contemplar los márgenes de beneficio para finalmente fijar el precio al cliente.

Seguimos con el plan financiero donde se analizará el dinero necesario para la versión inicial, si se cuenta con él o hay que solicitar financiación.

Por último los trámites, ¿qué personalidad jurídica tendrá el negocio? Para comenzar una actividad, puedes darte de alta como autónomo o crear una sociedad.

¿Aun te quedan dudas? Un buen asesor te puede ayudar con todos los procesos para lanzar tu empresa de organización de eventos en 2020. Solicita en asesorias.com hasta 4 presupuestos gratis y sin compromiso.

¿Qué forma jurídica es más apropiada para una empresa de organización de eventos?

Dependiendo del volumen de facturación, conviene más tener un tipo de sociedad o darse de alta como autónomo. Pocos negocios comienzan con gran facturación por lo que ser autónomo o una sociedad que no requiera una gran inversión para su constitución.

En asesorias.com puedes consultar como:

Imagen corporativa

  • La imagen corporativa es la portada de la empresa de organización de eventos. Será necesario el diseño de muchos elementos como el logotipo, que irá en concordancia con el color o colores corporativos que se elijan.Hay que destacar que una empresa de organización de eventos necesita dar una buena imagen, limpia y organizada que se transmita a través de servicio prestado.Dada su relevancia, se recomienda acudir a un profesional o empresa de diseño gráfico. Pero si el presupuesto inicial es escaso, hay recursos gratuitos que solo necesitarán de nuestra destreza y buen gusto en diseño:

Instalaciones y equipo

Una agencia de organización de eventos es un negocio que bien podría realizarse desde casa. Empezar desde el propio domicilio facilita el comienzo y reduce la inversión inicial. No obstante, si se hace un buen trabajo, el negocio crecerá y habrá que ir pensando en qué instalaciones se necesitarán para el desarrollo de la actividad.

Local

Debe estar situado en la localidad donde se desempeña la actividad del negocio. Con el estudio de mercado realizado previamente, se habrá valorado la competencia, cuánto de transitada es la calle, si tiene cerca empresas potenciales de ser clientes, etcétera.

Por otro lado, ya sea un local en alquiler o en propiedad, lo más seguro es que haya que realizar obras para renovarlo y reformarlo acorde a la imagen corporativa. Las reformas de renovación podrían ser:

  • Renovación del baño
  • Adaptación de la instalación eléctrica
  • Sistema de climatización
  • Iluminación
  • Aislamiento de muros
  • Renovación de ventanas
  • Pintar todo el local

Mobiliario

Como en toda oficina, harán falta escritorios con sus respectivas sillas y cajoneras, un armario de oficina, conexión a Internet, papeleras y material de oficina que comprende; grapadoras; archivadores; folios, bolígrafos; etcétera.

Equipo

El equipo estará formado principalmente por material informático. El material audiovisual necesario para los eventos, puede ser alquilado por jornadas, evitando así que la inversión inicial sea mayor.

Dentro del material informático estarían los siguientes elementos:

  • Impresora
  • Escáner
  • Ordenadores de sobremesa
  • Ordenadores portátiles
  • Proyector

¡No esperes más!

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Administración, gestión y normativa de una empresa de organización de eventos

Como toda empresa, y dependiendo de su naturaleza, hay obligaciones con el fisco y una normativa que cumplir.

Obligaciones fiscales y contables

Las obligaciones fiscales y contables dependen de la forma jurídica que se escoja para la actividad de la empresa. Si aún tienes dudas sobre qué personalidad jurídica tener, aquí tienes una comparativa de empresas según su forma jurídica que te informa sobre las peculiaridades de cada una.

Formación necesaria

La formación es muy importante aunque en este caso no sea necesaria una licencia de profesión específica. Lo ideal es tener una formación específica del negocio. Como título universitario existe el Grado en Protocolo y Organización de Eventos. También existen cursos que requieren dedicarles menos tiempo para obtener un título.

Seguridad y Prevención de Riesgos Laborales

Toda empresa tiene sus riesgos y debe contar con ellos para prevenirlos, o estar preparados para afrontarlos en caso de que se dé una incidencia. Como una agencia de organización de eventos, subcontrata muchos de los servicios, es importante, además del seguro de responsabilidad civil propio de la agencia, contratar los seguros pertinentes de cada servicio que presta un proveedor.

Infórmate sobre la normativa de Prevención de Riesgos Laborales para decidir sobre los métodos de prevención a aplicar.

Protección de Datos

Con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todas las empresas están obligadas a llevar un mayor control de la información personal de la que son responsables. Esta información es la relacionada con clientes y proveedores.

Si se utiliza Internet para el desempeño de la actividad del negocio, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) obliga a ofrecer en la web del negocio toda la información sobre el mismo y las políticas de privacidad.

Puedes informarte de todo lo que conlleva la normativa de Protección de Datos para adaptar tu negocio a ella.

Seguridad e higiene

También hay que prestar atención a la seguridad, salud e higiene. Como es lógico, las instalaciones deben estar limpias, así como los equipos y mobiliario del local, de los que además, hay que cuidar su mantenimiento y vigilar que estén en buen estado.

Recuerda que, además de por seguridad y normativa, la limpieza da sensación de seriedad confiabilidad a los clientes.

Cómo mejorar tu negocio

El éxito de tu negocio dependerá de iniciarlo y de ir mejorando a medida que se va teniendo experiencia y se estudian las necesidades del mercado para ofrecer la mejor variedad de servicios y calidad.

Transformación digital

Mediante este proceso, es conveniente organizar los métodos de trabajo y las estrategias a seguir, con el objetivo de obtener más beneficios, gracias a la implementación de nuevas tecnologías.

Promoción offline

Aunque parezca que si no estás en Internet, no existes, los canales tradicionales siguen siendo efectivos para publicitar tu negocio y llegan a un nicho que no se encuentra en Internet o está demasiado ocupado para verlo. Si hay empresas susceptibles de ser tus clientes en los alrededores de tu local o en tu zona de acción, puedes buzonear flyers y folletos, fijar carteles y anunciarte en prensa escrita y radio local.

Ideas brillantes para que te inspires

¿Cómo destacar sobre tu competencia? Vamos a ver algunas ideas para que te inspires:

Estudia tu público objetivo local: ¿Te has enterado que alguien se casa? ¿Es el aniversario de alguna empresa? ¿Algún equipo deportivo ha conseguido un título? Hay momentos dulces que son la oportunidad ideal para dar a conocer tu agencia de organización de eventos.

Ten buena relación con tus proveedores. Entérate bien de sus novedades y ofertas de servicios, al fin y al cabo, forman parte del catálogo que le ofreces a tus clientes.

Busca eventos originales, algo que no se haya hecho hasta el momento. Hay infinidad de posibilidades cuando se trata de ocio y de tematizar.

Cuando algo se pone de moda, no dejes pasar la oportunidad de subirte a ese carro. Ya está en boca de todos y el cliente relacionará rápidamente tu empresa con el fenómeno.

Hasta aquí cómo montar tu empresa de organización de eventos en 2020, si te ha quedado alguna duda o necesitas ayuda para todos los trámites, recuerda que en asesorias.com te ponemos en contacto con los mejores profesionales.