Cómo crear una empresa de excursiones

¿Te gusta la naturaleza y las actividades al aire libre? ¿Eres un entendido en historia o arquitectura y te gustaría enseñar tus conocimientos a los visitantes? Si quieres abrir tu propio negocio turístico no te preocupes, nosotros te mostramos cómo crear una empresa de excursiones.

Pasos previos para abrir una empresa de tours y excursiones

Cada año, millones de turistas visitan nuestro país en busca de nuevas experiencias. Algunos quieren conocer su gastronomía o historia; otros, descubrir el lado más aventurero y disfrutar de actividades al aire libre. Por ello, antes de crear una empresa de excursiones es importante saber qué tipo de negocio quieres ofrecer y a qué clientes.

Elaborar un Plan de Negocio

Existen múltiples opciones a la hora de crear un negocio de excursiones. Puedes organizar rutas gastronómicas, excursiones para niños, discapacitados o personas de la tercera edad, visitas culturales o históricas o incluso rutas nocturnas para descubrir la parte más divertida de la ciudad

Para decidir el tipo de empresa de excursiones que quieres abrir debes tener en cuenta una serie de factores:

Ubicación

Sobre todo, si vas a crear una empresa de excursiones locales, será muy importante la ubicación de tu local o del almacén del equipo. También será un factor fundamental a la hora de elegir las actividades o las características del tour.

  • *Por ejemplo, si tu empresa se va a ubicar en una zona montañosa donde hay un río caudaloso, podrías abrir un negocio de turismo activo ofreciendo actividades de escalada o descenso de aguas bravas.
  • *En cambio, si vives en una localidad con un gran patrimonio histórico, puede que te interese montar una empresa para organizar visitas culturales a los principales monumentos de la zona.

Mercado

¿Qué actividades son las más demandadas? ¿Qué monumentos tienen más éxito en las excursiones? ¿Qué precios medios tienen el resto de tours? Conocer el mercado es fundamental para detectar nuevas oportunidades, por ejemplo actividades que se ponen de moda.

Debes tener en cuenta que muchos de estos negocios tienen un marcado carácter estacional.

  • *Por ejemplo, un negocio de rutas de esquí con raquetas probablemente tendrá su apogeo en primavera, cuando las temperaturas se hayan suavizado pero todavía haya nieve.
  • *En rutas de senderismo, solo los más valientes se atreverán en los días de lluvia y mal tiempo del invierno.

Clientes

En función del tipo de negocio que vayas a abrir te puedes encontrar con diferentes perfiles de clientes. Los más habituales son:

  • Aventureros y viajeros por cuenta propia
  • Parejas
  • Asociaciones culturales
  • Turistas nacionales y extranjeros
  • Personas de la tercera edad y jubilados
  • Cientes provenientes de agencias de viajes, hoteles o centrales de reservas
  • Convenciones o viajes de empresa
  • Colegios
  • Otros grupos como amigos, estudiantes, universitarios u organismos públicos o privados

Competencia

El siguiente paso previo para saber cómo crear una empresa de excursiones es analizar a la competencia. Descubrir qué ofrecen ellos y cómo puedes mejorar sus servicios; ofrecer más y mejores actividades, guías con mayor experiencia o formación, precios más asequibles…

Ejemplo de Plan de Negocio para empresa de actividades turísticas

Imagina que quieres abrir una empresa de turismo activo en tu zona, en la que vas a permitir a los visitantes realizar actividades como senderismo, piragüismo, kayak o trekking. De momento, empiezas con una pequeña oficina en tu localidad y un almacén. Un plan de negocio básico podría ser el siguiente.

  • Forma jurídica: lo ideal sería optar por una Sociedad Limitada. En este tipo de sociedades la responsabilidad se limita al capital aportado.
  • Ubicación: oficina en el centro de la localidad. Almacén (local o nave) cerca del lugar de desarrollo de las actividades.
  • Instalaciones, equipo y maquinaria: lo vemos mejor en un epígrafe posterior. Sería las oficinas, a nave y todo el resto de materiales necesarios para realizar las actividades: vehículos todoterreno de apoyo, quads, piraguas y kayaks, equipo para trekking y barranquismo, material informático, equipos de seguridad, etc.
  • Equipo profesional: al menos un promotor y dos monitores. En caso de necesidad, en temporada alta se puede contratar promotores o monitores de forma temporal.
  • Competencia: bastante alta, centrada en actividades similares. Se ha descubierto alguna carencia a aprovechar, por ejemplo ausencia de actividades en kayak.
  • Clientes: generalmente perfil aventurero, entre 18 y 40 años, suelen venir en pequeños grupos.
  • Promoción: página web, redes sociales, boca a boca, etc.

Elegir forma jurídica

Entre los pasos para crear una empresa de tours y viajes, uno de los más importantes es decidir la forma jurídica. Existen diferentes opciones, la más básica es ejercer como empresario autónomo.

Nuestro consejos es que si la empresa va a ser de cierta envergadura, lo más recomendable es darse de alta como Sociedad Limitada. Algunas de las ventajas de esta forma jurídica son:

  • El capital mínimo a aportar es de solo 3.000 euros.
  • Los socios no responden con su patrimonio personal ante las deudas.
  • Ventajas fiscales a partir de cierto volumen de ingresos.

Si quieres INFO sobre este tema, te recomendamos visitar nuestra guía sobre cómo crear una Sociedad Limitada.

Branding e imagen de marca

La imagen de marca es fundamental en cualquier negocio. Debe representar los valores y razón de ser de la empresa. El branding es un factor transversal al negocio, en el que influye el logo, los colores, tipografías, diseño de web,cartelería, acondicionamiento de oficinas, comunicación corporativa, etc. Incluso la amabilidad de los monitores o guías contribuye a mejorar la imagen de marca.

Sin duda, uno de los elementos imprescindibles en el branding para una empresa de excursiones es logotipo. El diseño del logo debe seguir una serie de claves.

  • Simple, no más de tres colores y con una sola tipografía. Fácilmente legible y sencillo de recordar. Evitar el uso de degradados o de efectos ópticos extraños.
  • Atemporal, que sirva, si es necesario, para toda la vida de la empresa. No debe dejarse guiar por modas pasajeras.
  • Versátil, que funcione igual de bien con otros colores (incluso en blanco y negro) o en plataformas distintas (por ejemplo, en webs y prensa escrita).
  • Relacionado con tu actividad. Debe tener un nivel de identificación con la empresa, permitir que el usuario pueda asociar el logo con tu negocio.
    En definitiva, el logo debe ser reconocible por tus usuarios, inspirar el espíritu de tu negocio y llamar la atención sobre tus actividades:
  • *Por ejemplo, si te dedicas a ofrecer a los turistas excursiones de senderismo, podría ser interesante que tu logo tuviera un icono con unas huellas de pisadas.
  • *En cambio, si te dedicas a organizar excursiones en ferry podrías incorporar al logo algún grafismo, por ejemplo unas olas o la silueta de un barco (son simples ideas).

Evidentemente, este proceso de creación lleva tiempo y esfuerzo. Lo más recomendable para diseñar la mejor imagen de marca para tu negocio de excursiones es contratar a una empresa de diseño profesional.

  • *Empresas de diseño de branding: Inkieto, Neozink, LLLU.

Si crees que eres lo suficientemente creativo para diseñar tu logo o la imagen de marca de tu empresa al completo, en internet tienes herramientas para ello.

  • *Herramientas gratuitas para el diseño de logos: Canva, Tailorbrands.

Requisitos para crear un negocio de excursiones

Además de todos estos pasos previos, hay otra serie de requisitos para saber cómo crear una empresa de excursiones de éxito. Entre estos factores se encuentran la obtención de permisos especiales o contar con las instalaciones y equipos adecuados.

Licencias y permisos especiales

Aparte de los trámites necesarios para darse de alta como autónomo o sociedad mercantil, para abrir una empresa de excursiones es habitual que se requieran otros permisos o licencias. Esto varía en función del tipo de negocio.

Por ejemplo, las agencias que realizan labores de intermediación turística tienen unos requisito especiales con cada Comunidad Autónoma y deben estar inscritas en las delegaciones de turismo. Además, incluso las agencias de viajes más pequeñas deben aportar un capital mínimo de 60.000 euros.

Sin embargo, estos requisitos no son necesario para ejercer como guía turístico de forma autónoma.

Por otra parte, cuando hablamos de empresas de excursiones seguro que estás pensando en un negocio de turismo activo o turismo de aventura. En este caso, los requisitos pueden variar en función de la normativa de cada C.A. Normalmente, lo que se suele pedir es:

  • Registro en Turismo de la Comunidad Autónoma.
  • Licencia municipal.
  • Seguro de responsabilidad civil.
  • Seguro individual por accidente u otros contratiempos.

Además, cada Comunidad Autónoma puede tener normas especiales. Por ejemplo, a la circulación de vehículos por zonas protegidas o parques naturales. En la mayoría de casos será necesario informar al Seprona o a Medio Ambiente sobre las actividades a realizar, el número de vehículos y sus matrículas, las rutas o el nombre y DNI de los participantes.

Por otro lado, en el caso de actividades que requieran el uso de instalaciones de carácter público será necesario obtener el permiso del ayuntamiento en cuestión:

  • *Por ejemplo, para un servicio de excursiones por mar, será necesario obtener permiso del ayuntamiento (si es el propietario) para usar el puerto deportivo de la localidad con fines comerciales. Asimismo, en el contrato se definirán otras cuestiones como el precio, duración de contrato, el responsables del servicio o el número de atraque de los barcos.

Instalaciones

El local es el lugar en el que recibirás a tus clientes. Debe llamar inmediatamente la atención sobre los servicios que ofreces.

  • *Si ofreces excursiones por el casco histórico, el local u oficina debe ser para el usuario como una especie de punto de información. Otra opción es abrir una empresa de excursiones online, en cuyo caso te ahorrarás el alquiler del local.

Otra parte fundamental en las instalaciones es una nave que funcione como almacén. Esto es especialmente importante en empresas que realizan excursiones de turismo activo. Es un lugar donde guardar el material o donde los clientes puede dejar sus pertenencias durante las actividades.

¿Y sabías que también puedes ofrecer actividades en tus propias instalaciones? Además de organizar excursiones, hay negocios que ofrecen actividades de tirolina, escalada, paintball o incluso pruebas tipo humor amarillo. Deberías valorarlo si quieres acoger excursiones de campamentos o viajes de estudios.

Equipo

El equipo que necesitan las empresas de excursiones varía en función de las actividades que realice o del público al que vaya dirigido.

  • Bicicletas, piraguas, kayaks, quads u otros medios de transporte para rutas.
  • Equipos de escalada, barranquismo o trekking, como arneses, piolets, mosquetones, etc, etc.
  • Accesorios imprescindibles para otras actividades: cascos, botas, remos, etc.
  • Guías turísticas, planos de la ciudad, información sobre museos y otros lugares de interés, etc.
  • Mobiliario para acondicionamiento del local o el almacén: armarios, mesas, sillas, estanterías, mostrador, elementos de decoración, etc.
  • Equipos y software informático.

Cómo administrar y gestionar tu empresa de excursiones

Después de estos consejos sobre cómo crear tu empresa de excursiones, pasamos al siguiente nivel. Es momento de que el proyecto crezca y se asiente. Lo primero es cumplir con las exigencias en materia de impuestos.

Obligaciones fiscales y contables

Para saber las obligacione que tendrás al crear una empresa de excursiones te recomendamos leer la siguiente guía:

En este artículo puedes encontrar los tipos de sociedades más comunes y conocer los requisitos básicos de cada una en materia tributaria.

Formación necesaria para ejercer

Para montar una empresa de excursiones no se requiere una formación específica, salvo en algunos casos. Sin embargo, existen estudios recomendables para este sector laboral. Algunos son:

  • Titulación en Turismo
  • Titulación en Medio Ambiente
  • Titulación en Historia o Historia del Arte
  • Formación como monitor de tiempo libre

Además, para la realización de actividades de turismo de aventura, la mayoría de CC.AA obligan a que la empresa cuenta con un director y monitores con formación o experiencia específica en las actividades que va a desarrollar la empresa. Normalmente, la misma persona puede ejercer de director y monitor, salvo que la actividad entrañe tal riesgo que se necesiten varios monitores.

Prevención de riesgos laborales

No queremos parecer trágicos, pero a veces lo que iba a ser una excursión para disfrutar con la familia o amigos se puede convertir en una pesadilla. Incluso en determinadas actividades, tanto monitores como excursionistas están expuestos a los mismos riesgos.

Por ello, es imprescindible seguir una serie de normas de seguridad. La primera, hacer caso a la normativa de cada Comunidad Autónoma en materia de prevención de riesgos laborales en actividades de ocio.

La Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores establece que en aquellas empresas con un máximo de 10 trabajadores, el empresario podrá decidir los métodos de prevención a aplicar. Podrá ejercer este derecho siempre y cuando tenga la capacidad necesaria para afrontar los riesgos derivados de la peligrosidad de las actividades desarrolladas.

Algunos de los requisitos deseables en materia de prevención de riesgos en cualquier empresa de excursiones son:

  • Monitores o guías turísticos con formación actualizada en prevención de riesgos.
  • Informar a los usuarios de las medidas de seguridad
  • Contar con unos equipos de protección individual (EPI’s) adecuados.
  • Suscribir seguros de responsabilidad civil o seguros individuales en caso de actividades de riesgo.
  • En caso de actividades como rutas en quads con bastantes participantes, se puede solicitar a la subdelegación del gobierno la ayuda de fuerzas de orden público. También se puede solicitar la presencia de asistencia sanitaria.

Y sobre todo, nunca, nunca, jamás perder de vista a los excursionistas. Especialmente si son niños, pero mucho cuidado también con los adultos. Muchos accidentes o contratiempos se producen por simples despistes. Hay que estar siempre atento.

Seguridad e higiene

Además de las medidas de prevención de riesgos ya citadas, también es necesario adoptar otra serie de actitudes para mejorar la seguridad, salud e higiene.

Es lógico pensar que las instalaciones deben estar limpias y que los equipos o accesorios se deben mantener en buen estado. Si posees local, también has de cumplir otros requisitos, como disponer de baño para empleados y clientes, al menos uno para minusválidos

Pero además, hay algo que en este negocio es fundamental cuidar: el entorno.

Ya sean visitas por la ciudad, monumentos o rutas por el monte,hay que seguir las normas pertinentes en cada caso. El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, en asociación con el gobierno de tu Comunidad Autónoma, puede ofrecerte asesoramiento al respecto.

Protección de Datos

El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a todas las empresas a llevar un control de la información personal que manejan. Esto incluye información de clientes, proveedores o servicios de terceros.

Asimismo, al establecer una comunicación con el cliente la empresa está obligada a identificarse. También es necesario identificar a los responsables del tratamiento o sus representantes y citar el motivo por el cual se recaban los datos.

La empresa debe guardar esta información en sus bases de datos durante 4 años. Además, no puede ceder la información a terceros sin el consentimiento del usuario.

Por otro lado, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derecho Digitales (LOPDGDD) adapta a la normativa europea las leyes sobre protección de datos en internet. A partir de ahora, si operas on tu web en internet debes ofrecer toda la INFO sobre tu negocio y sus políticas de privacidad. Debes hacerlo en apartados claramente diferenciados y visibles:

  • Política de privacidad
  • Política de cookies
  • Aviso Legal
  • Quiénes somos

Si vas a utilizar cookies o enviar ofertas comerciales, debes obtener el consentimiento explícito del usuario. Para ello es necesario mostrar un formulario donde se incluyan todos los datos de la empresa y del producto o servicio que se ofrece. En dicho formulario se debe incluir una casilla de verificación para que el usuario acepte la oferta de forma activa y explícita.

Además, la nueva ley establece que el usuario puede solicitar en cualquier momento que se elimine su información de la base de datos. Esto va en relación con el ejercicio de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición).

Cómo mejorar tu empresa de excursiones turísticas

Ya sabes cómo montar tu empresa de excursiones y tienes las claves para gestionarla. Ahora, has de ir mejorando tus servicios para convertirte en el negocio líder en el sector.

Perfeccionar la atención al viajero

Los visitantes, viajeros o excursionistas son el público del que depende el éxito de tu empresa. ¿Cómo mejorar la atención a tus clientes?

  • Informar sobre las rutas o itinerarios. Ofrecer información de interés, curiosidades, datos útiles.
  • Asistir a los excursionistas durante los recorridos, ayudando en los problemas técnicos o humanos que pudieran surgir.
  • Promover actividades que puedan gustar al grupo.
  • Evitar los tiempos muertos y parones que pueden dar lugar al aburrimiento.
  • Gestionar el tiempo de forma adecuada, permitiendo a los visitantes realizar todas las visitas planificadas.
  • Ofrecer información de otra índole: lugares donde ir a comer, paradas de tren o autobús, hoteles donde dormir, zonas de copas, etc.
  • Despedir a los viajeros, desearles que la experiencia haya sido buena e invitarles a dejar su opinión sobre la empresa en internet.

Transformación digital

Aprovechar el entorno digital ya es imprescindible para empresas de cualquier sector. Y el turismo no iba a ser una excepción.

Página web

Es el portal de entrada a tu empresa en internet. Debe mostrar tu logo, colores corporativos, misión, equipo profesional, etc. También debes mostrar las rutas o excursiones que ofreces, sus tarifas y un método para contactar con el empresa. Si vas a ofrecer excursiones para turistas extranjeros, te recomendamos crear una web multiidioma.

  • *Para crear una web profesional de forma sencilla y económica te recomendamos usar la plataforma WordPress. Si quieres un hosting barato y de calidad te recomendamos SiteGround, Raiola Networks o Webempresa.

Ah, y no dudes pedir referencias a tus clientes satisfechos para poder mostrar en tu web.

Agencias de viajes online (OTA)

Las agencias de viajes online u Online Travel Agencies son una manera perfecta de expandir el negocio. Funcionan como un intermediario entre tu negocio y los clientes.

Redes sociales

En los perfiles de las redes sociales puedes compartir novedades sobre tus servicios o mostrar fotos de tus últimas excursiones. Algunas redes sociales en las que tienes que estar son Facebook, Twitter o Instagram.

Blog sobre viajes y experiencias

Una forma ideal de dar mayor fuerza a tu página web es contar con un blog de apoyo. En él puedes contar experiencias con viajes o actividades que animen al público a sentir las mismas sensaciones y emociones. Además, son una gran manera de llevar público a tu web principal.

  • *Si tienes una empresa que organiza excursiones por Madrid, puedes escribir en tu blog un artículo sobre las 10 mejores rutas para hacer en Madrid, incluyendo algunas de las que tú organizas (con enlaces a tu web). Puedes darle más alcance todavía promocionándolo en redes sociales.

Aplicaciones móviles

Los usuarios agradecen mucho las aplicaciones que pueden consultar desde su dispositivo móvil. Por ejemplo, tener tu propia app de reservas online, o una que permita consultar el tiempo meteorológico para las excursiones.

Servicios de mensajería instantánea

Herramientas como WhatsApp, Viber, WeChat o Telegram son usadas a diario por millones de personas para comunicarse. En ellas es posible establecer grupos y canales de comunicación directos con el usuario. Por ejemplo,puedes abrir un grupo con los participantes en una excursión para confirmar la fecha y hora de salida, además de otros datos de interés (qué calzado poner, llevar chubasquero o no, etc):

Promoción offline

También puedes promocionar tu empresa de excursiones de forma offline. En ese caso tienes diversas opciones:

  • Carteles, folletos y flyers
  • Prensa escrita, radio, televisión local
  • Oficinas de turismo
  • Agencias de viajes
  • Organización o patrocinio de eventos
  • Boca a boca

Ideas brillantes para que te inspires

  • Ofrece a tus clientes una descripción de la excursión lo más atractiva posible. Debe sentir que la excursión es una oportunidad única. La descripción debe contener fotografías que llamen la atención, un título atractivo y una descripción de las actividades a realizar.
  • No olvides que puedes darte de alta en marketplaces donde los usuarios pueden escribir reseñas. Algunos son Tripadvisor, Civitatis o Expedia Local Expert.
  • Organiza tours de prueba y analiza las opiniones de los clientes.
  • Diversifica el negocio. Establece alianzas con agentes de viajes o empresas de actividades locales para expandir tu empresa..

Para terminar, te ofrecemos algunas ideas para crear tu empresa de excursiones, con algunas de las tendencias que más triunfan en el sector en los últimos tiempo. Algunos son negocios novedosos en turismo, pero pueden merecer la pena.

  • *Excursiones o tours nocturnos por la ciudad. Una nueva manera de conocer los bares de copas o las calles con más animación. En definitiva, disfrutar de la noche y la cara divertida de la ciudad, pero con un guía.
  • *Rutas en la naturaleza para la tercera edad con bicicletas eléctricas.
  • *Visitas a monumentos o lugares históricos exclusivas para minusválidos o personas con discapacidad.

Ya sabes cómo crear tu empresa de excursiones. No olvides que para ofrecer la combinación de excursión, comida o alojamiento debes ser una agencia de viajes. En todo caso, haz que tus clientes disfruten al máximo.