Cómo montar un Escape Room

Los juegos de escape son uno de los negocios más al alza en nuestro país. Una tendencia que apasiona a cada vez más jugadores y que hace las delicias de los más ávidos de misterios. Pero, ¿sabes cómo montar un escape room? A continuación te contamos todas las claves y requisitos para poner en marcha tu propio negocio.

Pasos previos para abrir un escape room

En España existen ya casi 1.000 empresas dedicadas al escape room. Más de 2.000 juegos de escape que ofrecen todo tipo de misterios, desde aventuras en cárceles hasta mansiones terroríficas, pasando por la resolución de secretos ancestrales.

También hay salas de escape que se basan en juegos tipo cluedo o quién es el asesino, u otras en la que los intrépidos clientes pueden formar parte de obras de teatro.

Si todo esto ha encendido esa bombilla en tu cerebro y has visto un negocio en el horizonte, en este artículo decimos cómo abrir tu escape room. Además, te damos algunas ideas para gestionar el negocio y llevarlo al éxito.

Recuerda que en nuestra web también tenemos información sobre otros negocios relacionados con escape rooms, por ejemplo sobre cómo montar una ludoteca o una empresa de organización de eventos.

Elaborar Plan de Negocio

El primer paso para abrir salas de escape es tener un proyecto definido. Para ello es imprescindible elaborar un plan de negocio y de viabilidad, en el que deberás tener en cuenta:

  • Ubicación del local: lo ideal es que esté en un lugar céntrico, en una zona con afluencia de gente joven. No es imprescindible, pero ayuda. Tampoco hace falta que sea visible desde la calle, pero no hay duda que eso llamaría más la atención de la gente. Además, es recomendable que tenga buenas conexiones en transporte público o aparcamiento cerca.
  • Clientes: la mayor parte de los aficionados a las escape rooms son gente joven, de una edad comprendida entre los 18 y 35 años. Será mucho más difícil atraer los clientes a tus salas en un lugar donde la población esté envejecida.
  • Competencia: no tiene mucho sentido abrir un escape room en una zona donde ya existan varios funcionando desde hace tiempo. Sobre todo si no ofreces algo distinto (y mejor).
  • Plan de viabilidad: cual es el presupuesto que vas a invertir, cuáles son los ingresos esperados y a partir de qué ganancias empieza a ser rentable el negocio. Normalmente, un escape room empieza a ser rentable a partir de la segunda sala. varios factores.

¿Cuánto cuesta abrir un escape room?

El presupuesto para abrir un escape room puede variar dependiendo de varios factores:

  • Trámites administrativos: dependen de las tasa de cada comunidad, pero entre permisos de apertura y licencias de obras puede rondar los 3.000 euros.
  • Asesorías: para poner en marcha la empresa necesitarás ayuda de una asesoría. Te puede costar alrededor de 300-500 euros.
  • Acondicionamiento del local: se llevará gran parte del presupuesto, entre 10.000 y 20.000 euros entre mobiliario, atrezzo, cámaras o equipos informáticos.

Otra de las partidas más importantes es el propio local. Existen varias posibilidades. Por un lado, alquilar un local en bruto, con el gasto que conlleva acondicionarlo. Además, el dueño podría beneficiarse de las obras y arreglos que hayas hecho si te mudas del lugar. Si calculamos la inversión inicial en base a dos meses de fianza del alquiler, el gasto podría irse a 1500 euros, en función de la localidad..

Otra opción es acondicionar un local propio. No tendrás que pagar alquiler y nadie salvo tú (y tus clientes) se aprovecharán de las reformas que hayas realizado. 

Por último, una de las opciones más comunes actualmente es abrir una franquicia. Pagas por un local ya acondicionado para determinados juegos creados por la propia empresa franquiciadora. Lo positivo es que tienes tu escape room funcionando desde el minuto uno. Lo negativo, que requiere mayor inversión y tienes menos libertad para diseñar e implementar tus propios juegos de escape.

Aparte de estos gastos iniciales, una vez que hayas abierto tu escape room deberás hacer frente a gastos periódicos mensuales, como el alquiler del local o los sueldos de los empleados y game masters.

Elegir forma jurídica

Hay tres formas jurídicas idóneas para montar un escape room:

  • Autónomo: ideal si quieres abrir un pequeño negocio en solitario, por ejemplo en un piso propio. 
  • Sociedad Limitada: perfecto si quieres abrir un negocio con varios socios. Solo se requieren 3.000 euros de capital inicial y, en caso de que la empresa sufra pérdidas, solo responderás con el capital aportado a la empresa. 
  • Franquiciado: una modalidad que es tendencia. La empresa franquiciadora te pone el local, los juegos de escape y todo lo necesario para funcionar desde el primer día. A cambio, hay que realizar una inversión inicial y pagar un canon de entrada. También se paga a la central un canon mensual por publicidad y unos royalties.

La imagen de marca de tu escape room

Los escape room son negocio que evocan misterios, aventura, ingenio, resolución de puzzles y acertijos, etc. Y esa es precisamente la imagen de marca que te interesa transmitir. 

 

Nombre

¿Qué nombre elegir para un escape room? Te mostramos algunos consejos:

  • Una tónica habitual es incluir la palabra “escape”, para que el usuario pueda saber de primera que se trata de un negocio de este tipo.
  • Normalmente, la palabra “escape” se combina con otros términos que dan sensación de misterio o aventura.
  • No pasa nada por usar términos en inglés. Aportan modernidad y, además, la mayoría de clientes son gente joven que está familiarizado con ellos.
  • Haz referencia a series, películas o libros de misterio. ¡Seguro que Sherlock Holmes estaría orgulloso!
  • Ten en cuenta los tipos de juegos que ofreces. Por ejemplo, no es lo mismo en escape room para niños que para adultos.
  • Elige un nombre que tenga un dominio libre, para poder utilizar la misma denominación online que offline.

Te dejamos con algunas ideas de nombres para tu sala de escape que te pueden servir de inspiración.

  • Mystery Escape
  • The Boom! Room
  • Infinite Escape
  • Escape Kidz
  • Encerra2
  • LockedIn
  • El Laberinto
  • SalSiPuedes
  • SOS Escape

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Logotipo

El logo es el elemento visual más importante de tu escape room. Es el símbolo que identifica tu negocio ante cualquier cliente. Debe cumplir una serie de requisitos:

  • Fácil de recordar. Que los clientes identifiquen rápidamente el logo con tu empresa.
  • Original. No puede ser copiado de otro, ya que podrías infringir el derecho de propiedad industrial.
  • Tener elementos identificativos. Un escape room es misterio, investigación, indagación, etc. Por ello, es interesante que el logo contenga símbolos como engranajes, laberintos, candados o similares.
  • Colores y tipografía. No utilices más de dos tipografías ni dos o tres colores. Se suelen emplear mucho colores como el amarillo, negro o rojo, que representan peligro, riesgo, etc.
  • Debe funcionar en cualquier soporte: redes sociales, página web, medios offline, etc. Incluso en blanco y negro.

Nuestro consejo es que encargues el diseño del logotipo a una empresa de diseño gráfico. Podrás indicarle tu idea y ellos se encargarán de hacer un diseño adaptado a tus necesidades.

  • Agencias de diseño de logotipos: LiderLogo, CincoAes, Ahdis.

Otra opción es diseñar el logotipo tú mismo. Hoy en día es más fácil gracias a la cantidad de herramientas que tienes en internet:

  • Diseño de logotipos gratis online: Logaster, Wix, GraphicSprings.

Identidad visual

Además del logotipo, la identidad visual de tu escape room debe estar representada en prácticamente todos los rincones del negocio:

  • Escaparate y fachada del local
  • Cartelería
  • Decoración interior y mobiliario
  • Página web
  • Redes sociales
  • Emaila y comunicaciones comerciales
  • Tarjetas de visita
  • Etc.

La identidad visual ha de estar representada con el logotipo, pero también con las tipografías, colores corporativos y estilo general de decoración.

Trámites para abrir un escape room

Los trámites para montar un escape room comienzan con la visita al ayuntamiento para solicitar información sobre los requisitos del local. Estos pueden variar según cada región.

Una vez tengas esta información, hay que hacer un proyecto de obra civil con un técnico especializado, para entregar en el ayuntamiento y conseguir el permiso de apertura y la licencia de obras.

Después, los pasos para abrir un escape room depende de la forma jurídica que vayas a elegir:

Otra posibilidad es abrir un escape room como franquiciado. En ese caso los pasos a seguir son los siguientes:

  • Ponte en contacto con la empresa franquiciadora.
  • Cuéntales tu proyecto
  • Ellos te dirán las condiciones: ubicación del local, años de contrato, inversión a realizar, canon de entrada, canon publicitario o royalties.
  • Implementa el juego o juegos de escape en el local y realiza la formación o know how que imparte la empresa franquiciadora.
  • *Franquicias de escape rooms: Enigma Express, Password, The Rombo Code.

“En España existen ya casi 1.000 empresas dedicadas al escape room y 2.000 juegos que ofrecen todo tipo de misterios, desde aventuras en cárceles hasta mansiones terroríficas, pasando por la resolución de secretos ancestrales.”

Instalaciones y equipamiento imprescindible en una escape room

¿Qué instalaciones se necesitan en un escape room? Básicamente, lo importante es contar con los elementos para poder desarrollar los juegos. Pero también hay otros requisitos.

Local

Ya hemos hablado sobre la ubicación del local. A ser posible, debe estar en un lugar céntrico, visible, con tránsito de gente joven.

Además de las salas de juegos, debe contar con recepción, una oficina para el game master, baños o taquillas para que los clientes puedan dejar sus cosas.

También es interesante tener otras salas o elementos, por ejemplo un photocall para que los jugadores puedan hacerse unas fotos de recuerdo.

Las salas de juegos deben tener una distribución lo más amplia y diáfana posible, a poder ser libres de columnas, escaleras o tabiques que entorpezcan la implementación del juego.

Por supuesto, debes consultar en tu ayuntamiento los requisitos sobre baños, elementos de prevención de incendios, o accesos para minusválidos.

Mobiliario y accesorios

Las salas de escape deben contar con todos los elementos necesarios para poder desarrollar los juegos. 

Las salas estarán llenas de elementos de atrezzo para los juegos. Sin embargo, también puede haber mobiliario normal, el cual deberá estar marcado para que los participantes en la aventura sepan que no deben manipularlos.

Tampoco pueden faltar cámaras e interfonos. Son imprescindibles para que el game master pueda seguir la evolución de los participantes y comunicarse con ellos para darles pistas.

Otro elemento que no puede faltar es un contador de tiempo. Generalmente los participantes de los juegos de escape tienen 60 minutos para resolver el misterio, y el contador les ayuda a saber cuánto tiempo les queda.

Por supuesto, el atrezzo de cada sala dependerá el juego que se vaya a desarrollar. Puede ser de temática de misterio, terror, aventuras, etc. Puede haber trampillas secretas, paredes falsas, armarios ocultos y, en definitiva, numerosas pistas y enigmas por resolver.

Asimismo, la sala del game master debe tener cámaras y un micrófono conectado a las salas para poder comunicarse con los participantes en los juegos.

También es recomendable tener una sala de espera, con mostrador, estanterías, sofás, perchero o taquillas, etc.

Administrar y gestionar un escape room

Has elaborado tu plan de negocio. También has decidido la forma jurídica y tienes todos los trámites en regla. Por último, has elegido y acondicionado el local. Entonces, se puede decir que tu escape room está en marcha.

Ahora queda lo más importante. Cumplir con las obligaciones legales, fiscales y laborales. Y, por supuesto, llevar a tu escape room al éxito.

Obligaciones contables y fiscales

Las obligaciones fiscales dependen de la forma jurídica que hayas elegido para tu escape room:

  • Como autónomo debes declarar el IVA y el IRPF de las facturas.
  • Como Sociedad Limitada debes hacer frente al Impuesto de Sociedades, dar de alta a los empleados en la Seguridad Social y pagar su IRPF.

Por otro lado, si tu escape room funciona como una Sociedad Limitada, tendrás que hacer frente a complejas obligaciones contables:

  • Libros diarios de contabilidad
  • Memoria del ejercicio
  • Balance de ingresos y gastos
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Informe sobre ingresos patrimoniales
  • Movimientos y saldos de efectivo

Lo mejor en este caso es que contrates los servicio de una asesoría contable. En Asesorias.com tenemos a los mejores profesionales, siempre dispuestos a ayudarte y hacerte más fáciles las cosas.

 

Formación necesaria para ejercer

No existe ninguna formación específica obligatoria para montar o gestionar escape rooms. Sin embargo, sí se necesitan ciertas aptitudes y cualidades.

Básicamente, se trata de un trabajo en el que hay que hacer que los demás se lo pasen bien. Hacer que los participantes en el juego tengan una experiencia satisfactoria, guiándoles a lo largo del misterio y ayudándoles en los momentos en los que se quedan atascados.

Por otro lado, es importante que el game master sea capaz de lograr una gran inmersión de los participantes. Es como cuando jugabas a juegos de rol. ¿No se disfruta más con un máster capaz de “actuar” y guiar la historia con eficacia?

El game master debe ser también un poco actor. Además de estar pendiente de las cámaras puede interactuar con los jugadores y formar parte activa de la aventura.

En la actualidad ya existen cursos de game master, como el que imparte Master Your Game. Esta formación se divide en cuatro módulos de cuatro horas cada uno: inmersión, gestión del juego, feedback y manejo de redes sociales.

Seguridad 

Un escape room no es una actividad peligrosa, pero para evitar riesgos se deben seguir ciertas normas de seguridad:

  • Las salas cuentan con sistemas de videovigilancia para que el master pueda seguir en todo momento el desarrollo del juego.
  • Las puertas estarán abiertas por si ocurre algún imprevisto. En todo caso, si los participantes salen de la sala voluntariamente, el juego se dará por terminado.
  • No se deben manipular elementos de las instalaciones eléctricas o de fontanería. Son reales.
  • No se deben manipular aquellos elementos marcados como atrezzo, ni mucho menos golpearlos o subirse a ellos. No sirven para la resolución del misterio.
  • Está prohibido golpear o forzar los elementos del juego. No funcionan por la fuerza. La manera de abrir una puerta, un cajón o cualquier otra cosa que forme parte del juego, es mediante el ingenio y la resolución de puzzles.
  • Está restringida la entrada de elementos del exterior como móviles o mecheros. Todo lo que se necesita para resolver el misterio está dentro de la sala.

Protección de datos

Con la entrada en vigor de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), los negocios tienen que hacer frente a nuevos obligaciones para tratar la información de los usuarios:

  • Registrar las actividades del tratamiento.
  • Identificar a los responsables del tratamiento o, en su caso, de los encargados del mismo.
  • Recabar los datos solo si existe consentimiento explícito por parte de clientes o proveedores.
  • Indicar la finalidad con la que se recogen los datos y cuánto tiempo se guardarán en las bases de datos.
  • Notificar si los datos van a ser cedidos a terceros.
  • Informar a los usuarios cómo pueden ejercer sus derechos ARCO (acceso a sus datos, rectificación de una información errónea, cancelación del consentimiento u oposición al tratamiento de sus datos).
  • Firmar acuerdos de confidencialidad con empleados.
  • Incluir en la página web el aviso legal, política de privacidad y política de cookies.

Cómo impulsar tu escape room

Los escape rooms son un negocio al alza, una tendencia de actualidad. Cada vez hay más aficionados a estas actividades e incluso hay roomers profesionales que han resuelto alrededor de 1.000 salas. Pero el éxito no viene de la nada, has de impulsar el negocio.

Marketing online

En el actual mundo digitalizado es imprescindible contar con una estrategia de marketing online. Esta se basa, sobre todo, en dos pilares principales: la página web y las redes sociales. Pero hay más formas de dar a conocer tu escape room en la red.

Página web

La página web es imprescindible. Ha de tener un diseño que esté en consonancia con la identidad visual, además de tener bien visibles el nombre y el logo.

La información que ha de aparecer en la web de tu escape room va a tu elección, pero hay algunos apartados imprescindibles:

  • Localización y cómo llegar
  • Descripción de los juegos de escape que ofreces
  • Horarios y reservas.
  • Precio
  • Contacto.

Además de esto, puedes tener otras secciones, como una en la que aparecen fotos de clientes satisfechos.

También es indispensable tener un Blog en el que cuentes experiencias, consejos, etc. La finalidad de esto, al final, es atraer más gente a tu escape room.

¿Cómo montar la página web de tu escape room

  • Contrata un hosting y dominio: Hostalia o Webempresa son muy fiables, por menos de 100 euros/año.
  • Descarga un CMS o plataforma de creación de contenidos: la más conocida es WordPress (gratis).
  • Elige una plantilla que te guste. Una vez que instales WordPress en el propio programa tienes plantillas gratuitas para elegir.
  • Diseña la web. Crea las secciones, sube las imágenes y crea el contenido.

Si no sabes manejarte con esto del diseño web, también puedes contratar a una agencia profesional:

  • Agencias de diseño web: Prisma, PSWService, La Teva Web, Idento.

Redes sociales

Los escape rooms son frecuentados sobre todo por gente joven que son muy activos también en redes sociales. 

  • No puede faltar tu perfil en Facebook, Instagram, Twitter o Pinterest.

Debes compartir contenido interesante para tus seguidores o usuarios potenciales: fotos de tu nuevo juego de escape, nuevas ofertas y descuentos para grupos, sorteos de entradas gratis, etc.

En general, hay una serie de consejos que debes seguir para tener éxito en las redes:

  • Actualizar habitualmente. Que tu perfil no parezca abandonado.
  • Publica cosas que interesen a tu target objetivo.
  • No compartas cualquier cosa, solo contenidos interesantes.
  • Interactúa con tus seguidores. Contesta sus preguntas y resuelve sus dudas.
  • Utiliza los mensajes privados solo en casos muy puntuales
  • Evita realizar spam y otras malas prácticas que no gustan a los usuarios
  • No caigas en el “sígueme y te sigo”. Qué tus seguidores sean reales.

Posicionamiento SEO

Si tienes un escape room en Gijón, seguro que te interesa que aparezca en las primeras posiciones de Google cuando alguien busca “escape room en Asturias” o “escape rooms en Gijón”. Para eso está precisamente el SEO.

El SEO o posicionamiento en buscadores es una técnica que permite posicionar determinados términos en las primeras posiciones de los buscadores. Claro, para ello se requieren conocimientos de SEO y también un poco de paciencia.

Si no eres experto en la materia, te recomendamos que contrates a un profesional SEO o a una agencia de posicionamiento web. Te aseguramos que conseguirás recuperar tu inversión, siempre y cuando la agencia sea fiable:

  • Agencias SEO en España: NeoAttack, Softalia, PZT, Sidn.

Publicidad online

¿Te has fijado que cuando haces una búsqueda en Google, en los primeros resultados casi siempre salen anuncios? Eso es porque esas empresas o páginas webs han pagado por publicidad online.

Google tiene su propio sistema de publicidad online denominado Google Adwords. Permite colocar anuncios de tu escape room para determinados términos de búsqueda, por ejemplo “escape room en Valencia”.

Cada término tiene un determinado coste de impresión, y en función del presupuesto que asignes aparecerá más o menos veces.

Dominar Google Adwords requiere dedicación para saber cuáles son los términos más rentables o cuáles te interesa más posicionar. Si necesitas ayuda, puedes encontrar numerosas empresas expertas en el tema:

  • Agencias para diseño de campañas en Google Adwords: Wanatop, Nivel de Calidad, Acuabit.

Email marketing

Otra de las estrategias de marketing online que más se usan en la actualidad es el email marketing. Consiste en enviar emails con ofertas o publicidad comercial a aquellos usuarios que hayan dado su consentimiento precio. Es una gran táctica de atracción y retención de clientes.

Una estrategia de email marketing tiene varias fases:

  • Primero se crea el formulario, donde el usuario introduce sus datos y otorga su consentimiento.
  • La información de los usuarios se guarda en una base de datos.
  • Dicha información se usa para el envío de correos comerciales relacionados con la INFO del formulario.

Existen diversos programas que permiten desarrollar todo el proceso íntegramente. Incluso muchos incluyen la opción de incluir la política de protección de datos:

  • Programas para campañas de email marketing: Mailrelay, MailerLite, SendInBlue.

Promoción offline

  • Cartelería
  • Diseño de flyers, folletos
  • Tarjetas de socio
  • Anuncios en prensa local, radio o televisión
  • Publicidad de revistas destinadas agente joven
  • Patrocinio de eventos
  • Colaboración con iniciativas de la comunidad
  • Sistema de afiliados (descuentos por traer nuevos clientes)

Ideas brillantes para que te inspires

Para terminar, te damos algunas ideas brillantes que te pueden servir para darle ese último impulso a tu escape room:

  • Organiza actividades especiales. Por ejemplo, salas de escape de fin de semana especiales, o para el día de Halloween.
  • Ofrece retos a los participantes. Por ejemplo, puedes tener una lista de los participantes que hayan resuelto el enigma en menos tiempo e invitar a otros usuarios a que intenten batir los récords.
  • Presenta tus juegos a premios de escape, como los Escape Room Awards. Es una gran manera de que muchos más aficionados los conozcan.
  • Pon en marcha escape rooms educativos para niños. Les encantan los retos y misterios. Por supuesto, con supervisión especial.
  • Apuestas por escape rooms para empresas y team building. Muchos equipos de trabajo acuden a este tipo de actividades para conocerse mejor, hacer equipo y liberar tensiones.

Apps para la gestión de escape rooms

Descubre programas y aplicaciones que te pueden ayudar a llevar tu escape room al éxito:

  • Bookitit: una plataforma en la que los clientes pueden hacer reservas. A su vez, la empresa recibe una notificación con el día, hora y nombre del usuario que hizo la reserva.
  • Turitop: otra app para gestionar reservas en tu escape room. Se puede sincronizar con herramientas como Google Calendar. Se puede probar durante 14 días de forma gratuita.
  • EscapeGes: una aplicación diseñada para ser usada en una tablet tanto por el game master como por los participantes en el juego. Se puede dirigir la experiencia ofreciendo pistas en imágenes, texto o vídeo, comunicarse con los jugadores, etc.
  • Escape Radar: una de las apps para buscar escape rooms en la que tiene que figurar tu sala.

Las escape rooms son un pasatiempo que cada vez atrae a más gente. ¿Te has convencido de abrir tus propias salas? Si te queda alguna duda, puedes contactar con nosotros. Te brindaremos todo el asesoramiento que necesites.