Cómo montar una empresa de catering

Cuando nos enfrentamos a la idea de montar una empresa de catering, lo cierto es que se pueden abrir muchos caminos, ya que dependerá del enfoque que le queramos dar: podemos centrarnos en la especialización o diversificar ofreciendo más servicios a cualquier tipo de cliente. Decidirnos por una u otra forma va a determinar todos los aspectos de nuestra actividad, incluida la inversión inicial, la necesidad de instalaciones o la posibilidad de trabajar desde nuestra casa.

Y es que el catering actualmente se presta a ser un negocio rentable y crear una empresa de catering desde casa es una opción interesante a tener en cuenta, pero teniendo en mente que esto limitará al tipo de clientes que podremos atender e incluso el número de platos que podremos ofrecer.

En cualquier caso, vamos a necesitar cumplir con ciertos requisitos legales para poder operar como empresa de catering que veremos más adelante.

El primer paso para decidir qué rumbo seguir con nuestra empresa de catering será determinar el tipo de clientes a los que prestaremos nuestros servicios y que pueden dividirse en tres tipos:

• Colectividades: Hospitales, empresas, escuelas, residencias, etc. Exigen una infraestructura grande y una inversión elevada para empezar a funcionar. Si vamos a trabajar desde casa, este tipo de cliente nos viene grande.
• Empresas: Desayunos, descansos para el café, cócteles, cenas de directivos, muestras de productos…, las empresas son un tipo de clientes que pueden dar mucho juego y en algunos casos, podremos ofrecerles nuestros servicios incluso si trabajamos desde casa.
• Particulares: Aunque el producto estrella son las bodas, no es el único, actualmente cenas de amigos o familiares también utilizan los servicios de catering, por lo que quizás podemos aprender cómo montar una empresa de catering a domicilio para cubrir la demanda de este tipo de clientes.

Para encontrar el hueco a nuestra incipiente empresa de catering, lo mejor que podemos hacer es elaborar un completo plan de negocios con el que estudiemos la clientela potencial. Por ejemplo, si vamos a montar una empresa de catering en casa, deberíamos estudiar a la gente de nuestro entorno y la zona en sí; ¿hay una zona de oficinas cercana donde podamos ofrecer nuestras comidas? También debemos comprobar si existe competencia y en caso afirmativo, estudiarla para saber qué ofrecen y de qué carecen, que podamos usar a nuestro favor.

El plan de negocio debería incluir los objetivos que queremos alcanzar y los límites que tenemos; está claro que una empresa de catering desde casa no va poder servir a grandes colectividades, pero ese puede ser solo el punto de partida y el objetivo a largo plazo tener una empresa mayor, con unas instalaciones adecuadas y personal trabajando en ellas.

No debemos perder de vista los proveedores ni cómo vamos a conseguir la “materia prima” para nuestros menús. Ya que eso determinará costes futuros.

Todos los elementos que tratemos en el plan de negocios deberían conducirnos a un análisis DAFO con el que poder determinar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestra empresa de catering y cómo enfrentarlas o explotarlas, para lo que elaboraremos un análisis CAME complementario, que nos ayude a elaborar diferentes estrategias para corregir debilidades, afrontar amenazas, mantener fortalezas y explotar las oportunidades que se nos presenten en el mercado.

Pongamos por ejemplo una empresa de catering desde casa que sirve comida en una zona de oficinas a clientes que contactan con ella a través un folleto que contiene el menú que ofrece la empresa.

El plan de negocio y los análisis que hemos visto, nos ayudarán a nosotros o al asesor al que hayamos recurrido a elaborar un plan de viabilidad que determinará los costes y la rentabilidad de la empresa de catering y si debemos o no reconsiderar el tipo de clientes que queremos atender o los servicios que estamos capacitados para prestar.

Es importante saber qué tipo de inversión estamos en disposición de hacer, porque cómo montar una empresa de catering en casa no se diferencia mucho de cómo montar una empresa de catering más grande, al menos en el aspecto legal y sanitario, pero si en lo económico.

La elección de la forma jurídica va a determinar los trámites futuros y la fiscalidad a la que estará obligada el negocio en el futuro. Si vamos a empezar nuestra empresa de catering desde casa, quizás no resulte más atractivo comenzar como autónomos. Si por el contrario, vamos a abrir una empresa de catering con local propio, podremos optar por la sociedad limitada.

Para una empresa de catering, nos interesa crear un branding con diseño llamativo y fácil de recordar, además de que evoque comida de calidad. Donde el menú o menús y su presentación es tan importante como el nombre y el logotipo, porque van a ser nuestras cartas de presentación. El branding creará parte de nuestra imagen de marca y debe transmitir lo mejor posible quiénes somos y lo que hacemos.

A veces elegir el nombre para nuestra empresa puede ser uno de los pasos más complicados, ya que ser originales en un mercado con mucha competencia no resulta fácil, por ello debemos tener en cuenta estos consejos:

• Buscar un nombre original, que no exista o que, al menos, no sea parecido a otro ya existente.
• Jugar con las palabras y los conceptos de comida y los servicios que vamos a ofrecer.
• Fácilmente recordable.
• Que pueda combinarse con el logotipo.
• Que podamos usar como dominio en Internet.
• Que nos señale como únicos.
• Consultarlo con amigos y familiares o socios.

Si aún así se os resiste el tema del nombre, siempre podéis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

El diseño del logotipo debería transmitir la imagen que queremos dar de nuestra empresa y nuestro negocio. Además, debería combinarse bien con el nombre. Pero el diseño no es algo que esté al alcance de todos, por ello, siempre es recomendable contratar a un diseñador profesional para que realice un buen logo que marque la diferencia con nuestra competencia.

Pero si optáis por hacerlo vosotros, en Internet podéis encontrar plataformas online para ello, como Hachful, GraphicSprings o LogoMaake.

Con el nombre y el logotipo, así como los menús, tendréis parte de la identidad corporativa de vuestra empresa de catering, lo siguiente lo traerá el tiempo, vuestro trato con los clientes, vuestro servicio, la calidad de vuestros platos y vuestra responsabilidad social.

En cualquier caso, nombre y logo deberán aparecer en los menús, las facturas, vuestra página web, uniformes de empleados, tickets, envases, etc.

Las empresas de catering deben cumplir una serie de requisitos antes de poder comenzar su actividad, como la obtención de licencia de catering, así como los permisos correspondientes de Sanidad, ya que hablamos de servir alimentos y todos los riesgos y controles que ello conlleva, y que veremos con más detalle a continuación.

Parte de los trámites legales que tendremos que llevar a cabo van a depender de la forma jurídica escogida. Con carácter general, y para una sociedad limitada:

• Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Firma ante notario de la constitución de la empresario
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
• Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente

Pero también tenemos una serie de trámites específicos para las empresas de catering que son de obligado cumplimiento:

• Licencia municipal para actividad clasificada.
• Autorización sanitaria de funcionamiento e inscripción en el Registro General Sanitario de Alimentos, que se solicita en la Consejería autonómica competente para ello.
• Certificado de formación manipuladores de alimentos.
• Medios de transporte, en todas las comunidades autónomas hay que tener la autorización de transporte privado complementario de mercancías o tarjeta de transporte por cada vehículo que usemos para mover alimentos.
• Otras autorizaciones que dependen de las comunidades autónomas, como la inscripción en el registro general de actividades comerciales o en el registro de venta a distancia.
• Controles de las empresas. Deberemos aplicar sistemas permanentes de autocontrol para identificar peligros alimentarios, determinar los puntos de control críticos en la elaboración de los alimentos, establecer límites a dichos puntos, medidas correctores… También debemos disponer de comidas testigo para que las autoridades competentes puedan realizar estudios epidemiológicos.

Cumpliendo todos estos requisitos podremos obtener nuestra licencia para empresa de catering y empezar a desarrollar nuestra actividad económica.

Si nuestra empresa de catering va a operar desde nuestra casa, el equipo necesario ya lo tendremos: una cocina completamente equipada (fuegos, horno, microondas, robot de cocina…). Lo único que necesitaremos será un vehículo autorizado para repartir los pedidos.

Si por el contrario vamos a montar algo más grande, vamos necesitar para comenzar:

• Local de unos 400 metros cuadrados (divididos en cocina, oficina, almacén, zona de lavado, preparación y emplatado, cámaras y vestuarios)
• Cámaras frigoríficas
• Fuegos,
• Hornos
• Planchas
• Freidoras
• Sartenes basculantes
• Marmitas
• Abatidores de temperatura
• Línea de emplatado
• Envasadora
• Menaje de cocina
• Transporte autorizado

Aparte de contar con todas las licencias y permisos en orden y al día, nuestra empresa de catering también deberá hacer frente al papeleo más típico y cumplir con las obligaciones administrativas, fiscales y contables que cualquier otra empresa.

Para una empresa de catering será importante guardar muestras de las comidas preparadas y de los ingredientes usados de cara a posibles inspecciones. Además, deberá comunicar de forma clara los alérgenos presentes en sus platos.

Las obligaciones fiscales y contables de una empresa de catering vienen determinadas por la forma jurídica escogida, por ejemplo, si somos autónomos deberemos tener en cuenta las retenciones del IRPF en nuestras facturas. En cualquier caso, es un tema extenso y complejo que daría para toda una entrada en sí mismo, por ello os invitamos a leer nuestra guía sobre tipos de empresas según su forma jurídica, en la que tenéis toda la información al respecto.

De todas formas, dado lo complejo de este tema, siempre recomendamos contratar los servicios de un gestor contable y fiscal que os lleve la contabilidad y la presentación de los modelos correspondientes del IVA y el IRPF, así como del impuestos de Sociedades.

Para poder ofrecer un buen servicio de catering vamos a necesitar no solo saber cocinar, sino cocinar bien y saber emplatar, porque no solo se trata de ofrecer buena comida, sino también un buen servicio y una buena presentación. Se puede decir que aquí el acabado también importa, aunque sin olvidarnos del buen sabor.

Tanto si llevamos la empresa de catering por nuestra cuenta desde casa, como si lo hacemos en un local con personal a cargo, tanto nosotros como nuestros empleados deberán tener la formación necesaria para desempeñar sus tareas. Cursos de cocina, formación profesional en cocina, etc. Para las instalaciones que vimos antes, lo recomendable es contar con:

• 1 gerente
• 1 técnico de calidad
• 1 jefe de cocina
• 2 cocineros
• 3 ayudantes
• 2 mozos de almacén
• 2 auxiliares de limpieza
• 1 administrativo
• 1 comercial

Si nuestra empresa de catering tiene menos de 6 trabajadores, podremos elaborar nosotros mismos el Plan de Prevención de Riesgos Laborales, siempre de acuerdo a la normativa vigente, y cuya implementación es obligatoria por ley. En empresas de más de 6 trabajadores, será necesario contratar un servicio de prevención ajeno que elabore la evaluación y el plan de prevención para nuestras instalaciones y según nuestra actividad.

Trabajar desde casa no nos librará de tener en consideración el Plan de Prevención de Riesgos Laborales, aunque seamos nosotros la única víctima potencial, hay que cuidarse.

Estos son los riesgos propios que podemos encontrar en una empresa de catering y cualquier plan deberá contemplar:

• Caídas al mismo nivel
• Caídas a distinto nivel
• Golpes y choques contra objetos
• Incendio/Explosión
• Ruido
• Estrés térmico
• Sobreesfuerzos
• Estrés

La empresa de catering maneja datos sensibles de sus clientes y también de sus proveedores, por ello deberá contemplar el cumplimiento de la RGPD y aplicar la protección de datos, cumpliendo una serie de obligaciones:

• Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos
• Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
• Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
• Advertir si los datos se cederán a terceros
• Obtener consentimiento expreso
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
• Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
• Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

La mejor promoción para una empresa de catering es la calidad de sus productos y sus servicios, pero no solo deberíamos quedarnos ahí y esperar a que el boca a boca haga su trabajo, ya que nunca está de más darle un pequeño empujoncito a nuestro negocio. Para ello, una buena opción a tener en cuenta es el uso de Internet y la transformación digital para llegar a más clientes potenciales a un coste bajo.

Podemos apostar por una herramienta o varias que combinar para lograr llegar a más gente. Desde una página web en la que nos demos a conocer, a un blog donde hablemos de nosotros y nuestros servicios, los lugares a los que llegamos, los productos que ofrecemos, la calidad de nuestros ingredientes, etc. Que se puede completar con el uso de redes sociales para tener un contacto más directo con clientes y usuarios.

La página web será nuestro portal al mundo, podremos usarla tanto para darnos a conocer como para los clientes realicen sus pedidos y nosotros nuestras ventas. En cualquier caso, deberá contener estos apartados, al menos:

• Quién somos
• Dónde estamos
• Menú
• Plato del día
• A dónde te lo llevamos
• Alérgenos
• Contacto
• Precios
• Ofertas y descuentos
• Opiniones de los clientes

Las redes sociales son una herramienta complementaria que podemos emplear para tener un contacto más directo con nuestros clientes, resolver dudas o recibir feedback sobre nuestros menús y productos.

Las técnicas de SEO y SEM nos ayudarán a aparecer en lo alto de los buscadores de Internet cuando la gente busque servicios de catering. Sin embargo, son técnicas que exigen cierto nivel de conocimiento para poder usarlas adecuadamente y con efectividad, por ello, lo mejor es recurrir a un agencia dedicada a este área, como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com.

La promoción offline no se puede descartar en este tipo de negocio. Más que anuncios, lo ideal sería repartir folletos con nuestro menú o platos en zonas de oficinas, si trabajamos a pequeña escala. Para empresas mayores, anuncios en revistas de bodas o presencia en las ferias del sector es también una buena idea a tener en cuenta.

Vistos los pasos más importantes a tener en cuenta a la hora de crear una empresa de catering, os dejamos unos consejos para que vuestro negocio crezca:

• A veces menos es más, es decir, que quizás os interese comenzar por un servicio más especializado en un área en concreto (comidas familiares, por ejemplo), para luego ir ampliando vuestra oferta cuando el negocio vaya creciendo y mostrando rentabilidad.
• Ofrece menús completos, de salado y dulce, de manera que tengas acceso a más clientes.
• Especialízate en un tipo de platos que tengan demanda pero no esté realmente cubierta.
• Utiliza ingredientes de calidad para ofrecer comidas de calidad. Puede que tus precios sean un poco más caros, pero los clientes volverán seguro.

Os dejamos algunas aplicaciones que os pueden ayudar con la gestión de vuestra empresa de catering:

• Mi Catering App: es un sistema ERP que cubre toda la gestión de la empresa.
• Tripleseat: es una aplicación web para llevar la gestión de tus eventos.
• Better Cater: es un software de catering con el que calcular costes de recetas y menús, además contar con calendario de eventos y facturación.

Esperamos que esta guía sobre cómo crear una empresa de catering os haya resultado útil, al menos para conocer los principales requisitos que necesitaréis tener en cuenta de cara a la creación de este tipo de empresa.