Cómo crear una empresa de wedding planner

La profesión de wedding planner o planificador de bodas se ha ido introduciendo en España en los últimos años, en parte por la influencia de series y películas norteamericanas, donde esta figura nació, y en parte por una sociedad en la que el trabajo y otras obligaciones dejan poco tiempo a una futura pareja para ocuparse de organizar todos los detalles de su boda.

Por ello, aunque ya existe cierta cantidad de competencia, el de wedding planner se presenta como una oportunidad de negocio rentable, que podemos empezar con una inversión mínima y desde casa; solo vamos a necesitar un ordenador, conexión a Internet, un móvil y una buena ración de buenos contactos con proveedores y dotes de gestión y organización de eventos. Y lo cierto es que el comienzo no se va a diferenciar mucho de cómo crear una empresa de entretenimiento, todo gira a saber organizar y gestionar todos los detalles de un evento, en este caso, de una boda.

Lo primero que deberíamos hacer si de verdad nos vamos a querer dedicar de manera profesional al negocio de la planificación de bodas, es realizar algún curso de formación al respecto; actualmente existen cursos online y presenciales de wedding planner, además de otras preparaciones en protocolo y organización de eventos que pueden resultarnos muy útiles.

Lo segundo, será realizar un análisis de mercado con el que podamos estudiar cada aspecto de este negocio y cómo le influye la situación socio-económica que vivimos; la gente se sigue casando, pero las estadísticas dicen que el gasto en celebrar sus bodas ha descendido en los últimos años. Por ello, debemos estudiar factores como la demografía de los clientes potenciales, su nivel adquisitivo, la presencia de competencia en el entorno en el que tenemos pensado operar, el tipo de proveedores al que vamos a tener acceso, la estrategia comercial que podemos idear en función de los servicios y precios que ofrecen la competencia y definir tanto al tipo de clientes que vamos a atender como nuestra zona de actuación.

El estudio de todos estos elementos nos llevará a la elaboración de un plan de empresa de wedding planner para el desarrollo de nuestra idea.

Nuestro proyecto de wedding planner comenzará a tomar forma con el plan de negocio, aquí será donde comenzaremos a definir los objetivos y límites que nos vamos a marcar para desarrollar la empresa. Con el análisis de mercado ya deberíamos haber dado con el tipo de clientes a los que vamos a dirigirnos, así que ahora podemos empezar a perfilar el tipo de servicios que vamos a venderles; podemos ofrecer diferentes paquetes en función de las necesidades que detectemos, desde asesoramiento para temas concretos como invitaciones, maquillaje y peluquería o flores, hasta paquetes completos que abarquen toda la organización y coordinación de la boda.

También tendremos que decidir cómo vamos a operar económicamente, es decir, si cerraremos un precio fijo con los clientes o actuaremos más como un intermediario entre ellos y los proveedores, con los que llegaremos a un acuerdo para cobrar un porcentaje a modo de comisión. El sueldo de un weeding planner va a depender de si trabaja por cuenta propia o ajena. En el primer caso, este equivaldrá a nuestro margen de beneficio o esas comisiones. En el segundo caso, de la empresa para la que trabajemos y de si existen o no comisiones. Así, el sueldo de wedding planner oscila entre 2.000 o 3.000 euros, pudiendo llegar hasta los 10.000 euros, dependiendo del tipo de cliente y los servicios que ofertemos.

En esta fase sería interesante ir perfilando nuestra propia guía para organizar bodas, una suerte de plantilla que podrá ir cambiando con el tiempo, pero que nos sirva para tener seguro un plan de actuación para cuando lleguen los primeros clientes.

Nuestro plan de negocio debería contemplar un análisis DAFO que nos sirva para visualizar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se presentarán ante nuestra empresa de wedding planner al comienzo y durante su desarrollo.

Veamos cómo podría quedar un análisis DAFO de una empresa de wedding planner recién abierta y que está dando sus primeros pasos.

Es evidente que uno de los principales problemas cuando comenzamos este tipo de negocio es la promoción del mismo, para ello vamos a necesitar invertir en publicidad, tanto online como offline, que nos de a conocer, ya que nuestro portfolio, que es nuestra principal baza de cara a convencer a los clientes de nuestro saber hacer, comenzará siendo muy fino.

Para poder aprovechar más las conclusiones que saquemos del análisis DAFO, podemos elaborar un análisis CAME con el que podamos crear estrategias de cara a corregir esas debilidades detectadas, a afrontar las amenazas que surjan en el sector, a mantener nuestras fortalezas y aquello que nos hace especialmente únicos y a explotar las oportunidades que se puedan presentar en el mercado.

Tanto el análisis DAFO como el análisis CAME pueden guiarnos hacia qué tipo de servicios podemos ofrecer a nuestros futuros clientes. Los servicios más habituales que ofrece una empresa de wedding planner son:

• Diseño, organización y coordinación de la boda
• Búsqueda de la ubicación para el convite
• Creación del logotipo
• Creación del menú
• Decoración y flores
• Luces
• Diseño gráfico de invitaciones y regalos
• Búsqueda de fotógrafos
• Búsqueda de animadores
• Música
• Asistencia en la elección de ropa de los cónyuges (también de testigos y otros invitados)
• Asistencia en la elección de los accesorios
• Ceremonia religiosa
• Ceremonia civil
• Diseño de la tarta o dulce de boda
• Búsqueda de hoteles para huéspedes
• Transporte de novios e invitados
• Y otras necesidades de los cónyuges

El abanico de posibilidades es bastante amplio y, como ya comentamos en el plan de negocio, deberemos decidir cómo vamos a vender estos servicios y cómo vamos a cobrarlos.

Sin duda alguna, la relación y contacto que logremos establecer con nuestros posibles proveedores será un eje fundamental de nuestra empresa de wedding planner. ¿Por qué? Porque de ellos va a depender que ofrezcamos un buen servicio final. Por ello, lo mejor que podemos hacer es buscar los proveedores con una buena relación calidad-precio si nuestro presupuesto o el de los novios es algo ajustado, o si disponemos de una mayor cantidad de dinero para gastar, encontrar aquellos proveedores con la mejor reputación, aunque sus precios sean más elevados.

De esto podemos colegir que lo mejor será contar con varios proveedores para cada aspecto que debamos organizar de la boda, divididos en rangos de precio, para poder elegir entre ellos en función de los presupuestos con los que vayamos a contar.

Dependiendo del modelo que hayamos escogido para cobrar nuestros servicios, también es posible que debamos negociar la comisión que nos vamos a llevar con cada proveedor a cambio de conseguirles clientes.

Con todos estos elementos, ya deberíamos ser capaces de desarrollar un plan de viabilidad para nuestra empresa de wedding planner, con el que podremos estimar la rentabilidad real del negocio, ya que también incluirá un completo análisis de costes, y ver a qué áreas debemos prestar atención si queremos que nuestra empresa medre y crezca.

Si quieres plasmar de una manera más visual tu idea de negocio, siempre puedes recurrir al modelo canvas, en el que podrás desarrollar en una sola hoja tu idea para la empresa de wedding planner, teniendo ya en cuenta todos los datos y conclusiones recogidas de tus análisis, estudios y planes previos.

Con nuestra idea de negocio ya perfilada, tenemos que decidir bajo que forma jurídica vamos a operar. Quizás nos interese darnos de alta como autónomos, ya que el de wedding planner es un tipo de negocio que se presta a ello, incluso si vamos a contratar a alguien más, como un asistente, para que nos ayude. También podemos optar por crear una sociedad limitada si contamos con al menos dos personas más que quieran embarcarse en esta aventura.

Optemos por la gorma jurídica que optemos, esta determinará los trámites legales que deberemos afrontar en el futuro.

Una empresa de wedding planner debería tener un cuidado diseño de imagen de marca, ¿por qué? Porque se supone que tenemos un gusto exquisito para poder elegir cosas como decoración, flores, luces, diseños de tarjetas… Así que nuestra propia imagen ya debería hablar por nosotros y nuestro talento y buen gusto.

Escoger un buen nombre no es tarea fácil, debemos tener en mente a la competencia para no acabar teniendo uno parecido al de ellos y que pueda dar lugar a confusiones, y además debemos buscar la mayor originalidad posible. Aquí van algunos consejos:

• Podemos usar juegos de palabras con los conceptos relacionados con las bodas.
• Deberíamos crear un nombre que sea fácil de recordar y memorable.
• Que se preste a combinarse con el logotipo.
• Que se pueda usar como dominio en Internet para crear nuestra página web.
• Que logre transmitir cierta idea de lo que hacemos.
• Siempre podemos consultarlo con amigos y familiares o socios.

Si aún así se os resiste el tema del nombre, siempre podéis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Para crear nuestro logotipo deberemos seguir los mismos pasos que con el nombre. Debemos buscar una imagen que hable por sí sola de lo que hacemos y cómo lo hacemos. Aunque puede que tengamos las habilidades necesarias en diseño gráfico para crear el logo nosotros mismos, también puede ser necesario que tengamos que recurrir a la contratación de un profesional del diseño gráfico para que, bajo nuestras directrices, cree varias opciones de logo entre las que elegir.

Aún así, si optáis por hacerlo vosotros, en Internet podéis encontrar plataformas online para ello, como Hachful, GraphicSprings o LogoMaake.

Un buen portfolio debe recoger las mejores bodas que hayamos organizado, con fotos y detalles sobre las mismas, para poder mostrarlas a futuros clientes. El portfolio debe servir como nuestra carta de presentación y, aunque al principio no tendremos material para crearlo, en cuanto tengamos hechas unas pocas bodas, deberíamos ir creando esta herramienta de promoción, que además, será lo primero que verán nuestros clientes.

Junto al portfolio también deberíamos elaborar un completo catálogo de los servicios que ofrecemos, de manera que resulte más sencillo negociar con los clientes.

Estos elementos irán creando nuestra identidad corporativa, a la que se asociará nuestra marca, de manera que nombre y logotipo estarán presentes en todos los elementos de la empresa, como el propio portfolio y el catálogo, las facturas, las tarjetas de visita, la web, el e-mail… Junto a estos detalles más tangibles, también entrarán en juego otros menos visibles, pero igual o más importantes a la hora de crear marca; el trato con los clientes, la profesionalidad, la calidad de nuestros servicios, nuestra atención al detalle, el cuidado de todos los elementos de la boda, nuestra capacidad de organización y coordinación, etc.

La cuestión es que la gente conozca el nombre de nuestra empresa de wedding planner y asocie nuestra marca con un servicio de calidad.

Como ya comentamos más arriba, podremos abrir nuestra empresa de wedding planner desde nuestra casa, por lo que ni siquiera será necesario que contemos con un local previamente, aunque es recomendable para dar una mayor sensación de profesionalidad a la hora de atender a los clientes cara a cara.

Realmente no hay una gran cantidad de requisitos previos a la apertura de una empresa de wedding planner, no necesitamos permisos o licencias, más allá de las propias que necesita cualquier empresa o autónomo para comenzar a desarrollar su actividad económica. Tened en cuenta que aunque en una boda entran en juego muchos elementos, como alimentación, música, ropa, camareros, etc., serán los proveedores con los que trabajemos quienes deberán tener al día sus obligaciones administrativas, de la Seguridad Social, fiscales y contables.

Lo que sí es importante para un wedding planner es la elaboración del contrato que presentará a sus clientes. Este debería desglosar todos los servicios que se van a prestar, bien detallados, para que luego no haya lugar a dudas o malentendidos.

Previo a la creación de este contrato podemos realizar una reunión con los futuros novios, en las que nos planteen sus necesidades y nosotros podamos elaborar un presupuesto a partir de ellas, que más tarde configurará el contrato que firmaremos ambas partes. Debemos asegurarnos de dejar claro que el contrato es cerrado y que no podrán hacerse añadidos fuera del mismo. Además de especificar la forma de pago si vamos a cobrar nosotros a los clientes en vez de utilizar el método de comisiones con los proveedores.

La mayoría de trámites legales que vamos a tener que llevar a cabo cuando creemos nuestra empresa de wedding planner van a depender de la forma jurídica escogida. En Asesorias.com siempre solemos decantarnos por la forma jurídica más habitual, la sociedad limitada, de manera que para constituir y poner en marcha a empresa necesitaremos:

• Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Firma ante notario de la constitución de la empresario
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
• Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente
• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
• Alta de trabajadores (si los tenemos)
• Licencia de apertura en ayuntamiento
• Comunicación de apertura del centro de trabajo
• Obtención y legalización de libros

Si vamos a tener nuestra oficina en casa, será imprescindible que contemos con:

• Ordenador
• Teléfono móvil o fijo donde se nos pueda contactar
• Agenda (física o digital) para llevar una adecuada planificación y organización
• Material de oficina

Si queremos ir un paso más allá y disponemos del presupuesto para ello, podremos alquilar un local para montar una oficina en la que atender personalmente a nuestros clientes. Esta debería al menos contar con:

• Ordenador/es
• Teléfonos donde contactarnos
• Mesas y sillas
• Material de oficina
• Estanterías y archivos
• Calendario y agenda
• Una zona en la que atender a los clientes, con sofá o sillones y una mesa (si es posible)

Lo más importante que debemos tener en cuenta a la hora de administrar y gestionar una empresa de wedding planner es llevar una organización y planificación muy cuidada, estamos hablando de eventos en los que deben de funcionar las cosas hasta el más mínimo detalle, ya que se trata de un día muy importante para nuestros clientes.

Y luego debemos llevar la gestión responsable y dentro de la normativa de todo el papeleo que la ley nos va a exigir.

Las obligaciones fiscales y contables que vamos a tener que llevar a cabo dependerán de la forma jurídica que hayamos escogido para el desarrollo de nuestra actividad económica. Como este es un tema extenso y complejo, entran en juego conceptos como las presentaciones de modelos del IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades, entre otras obligaciones como la presentación de las cuentas anuales o la llevanza de los libros, os invitamos a leer nuestra guía sobre tipos de empresas según su forma jurídica, para que podáis informaros de una manera más concreta.

Lo comentamos al comienzo, pero lo volvemos a decir aquí, si tenéis intención de dedicaros seriamente al negocio de los wedding planner, deberéis buscar formación específica si todavía no la tenéis.

Aparte de estos conocimientos sobre organización de eventos y protocolo, para los que existen desde cursos hasta masters, es recomendable tener nociones de administración de empresas, diseño, moda y estar al día de las últimas tendencias en el mundo de las bodas.

Aunque en cierto sentido, nuestro trabajo como wedding planner es más como un intermediario, eso no nos va a librar de tener que implementar un Plan de Prevención de Riesgos Laborales, de acuerdo con la normativa vigente. Si nuestra empresa no supera los 6 trabajadores, podremos elaborar el plan nosotros mismos. En el caso en que sean más de 6 trabajadores, tendremos que contratar un servicio de prevención ajeno, que se ocupe tanto de la evaluación de riesgos como de la creación del plan.

Estos son los riesgos propios que podemos encontrar en una empresa de wedding planner y cualquier plan deberá contemplar:

• Caídas al mismo nivel
• Estrés
• Accidentes in itinere y cuando se visitan proveedores y localizaciones

Nuestra empresa de wedding planner va a manejar una gran cantidad de datos personales de clientes y proveedores, por ello tendrá la obligación legal de contemplar y cumplir con la RGPD y aplicar una protección de datos siguiendo las directrices que marca la norma y teniendo en cuenta estas obligaciones:

• Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos
• Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
• Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
• Advertir si los datos se cederán a terceros
• Obtener consentimiento expreso
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
• Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
• Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

Si queremos que se nos conozca y que empiecen a llegar más y más clientes a nuestra empresa de wedding planner, vamos a tener que promocionarnos y publicitarnos todo lo que nos permita nuestro presupuesto. Para ello podremos recurrir tanto a Internet como a formas más tradicionales de publicidad.

La asistencia a eventos del sector es algo que no podemos descartar, tanto para darnos a conocer como para ampliar nuestra red de contactos, como el salón 1001 Bodas que se celebra en el IFEMA de Madrid.

Tener presencia en la Red debe ser una de tus prioridades. Actualmente son muy pocas las empresas que no cuentan con alguna clase de presencia en el mundo digital. Ya sea con una página web, un blog o hasta un perfil en Instagram, tu presencia digital puede acercarte un poco más a tus clientes potenciales, además de suponer una forma de promoción bastante asequible, si bien es cierto que para no quedar perdidos en un mar de opciones y competidores, vamos a necesitar usar algunas técnicas que nos aseguren un buen posicionamiento en buscadores.

La página web es un elemento bastante esencial, nos puede servir desde escaparate para promocionar y mostrar el tipo de servicios que ofrecemos, pasando por nuestro portfolio virtual, hasta la forma de entrar en contacto con nuestros futuros clientes.

Dada la importancia del diseño y la imagen para una empresa de wedding planner, os recomendamos que contratéis a un diseñador web para que os cree una página de aspecto profesional y con un diseño cuidado.

En cualquier caso, esta página web debería contener:

• Quién somos
• Dónde estamos
• Portfolio
• Plantilla de contacto
• Servicios que ofrecemos
• Principales proveedores
• Fotos
• Vídeos
• Opiniones de los clientes
• FAQ

Podremos usar las redes sociales como otra forma complementaria de promoción. Ellas nos permitirán tener un contacto más directo con nuestros clientes o personas interesadas, y además podremos compartir experiencias y anécdotas, así como las mejores fotos de los eventos que hayamos organizado.

Como comentamos unas pocas líneas más arriba, un posicionamiento en los buscadores de Internet puede marcar la diferencia a la hora de captar nuevos clientes. Para asegurarnos de que somos realmente visibles, deberemos emplear técnicas de SEO y SEM que nos lleven a la primera página de motores como Google.

Dado que estamos ante unas herramientas que exigen ciertos niveles de conocimiento para aplicarlas con éxito, recomendamos recurrir a agencias especializadas en ellas para poder sacar el mayor partido a este apartado. Empresas como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com son opciones a tener en cuenta.

No debemos descartar la promoción tradicional, por ejemplo, contratando anuncios en revistas del sector o dejando nuestra tarjeta de visitas en tiendas de novias o restaurantes especializados en bodas.

Después de hacer este repaso a las claves para saber cómo crear una empresa de wedding planner, os dejamos unos consejos que os puedan ayudar a seguir creciendo:

• Planteate la idea de contratar un asistente que te ayude en todo el proceso, podrás dividir las tareas y no perder de vista detalles importantes porque tu atención esté muy dispersa.
• Ofrece servicios que de un valor extra a tu empresa, como por ejemplo la contratación de animadores infantiles para esas bodas en las que hay muchos niños.
• Asiste a salones y eventos de networking con los que puedas ampliar tu red de contactos.
• Mantente al día de las últimas tendencias en moda y bodas.

• Google Calendar: te permitirá llevar una planificación ordenada de tus citas y eventos.
• Instagram: esta red social te servirá para mostrar a potenciales clientes tus mejores trabajos.
• CoSchedule: es una herramienta con la que podrás gestionar varios tipos de contenidos, redes sociales y programación de publicaciones, entre otros, para tu página web.

Esperamos que esta guía sobre cómo crear una empresa de wedding planner os haya resultado útil y os acerque un poco más a la creación de vuestra propia empresa.