¿Cómo crear una empresa de organización de eventos en 2021?

Para montar una empresa de organización de eventos es importante determinar a cual se quiere especializar o a cuántos se quiere abarcar.

Hay muchas variables que influyen en su consecución y un buen organizador de eventos debe tener todas ellas bajo control.

Existen muchos eventos de diferente naturaleza y objetivo, por lo que si decides crear una empresa de eventos es importante determinar a cual se quiere especializar o a cuántos se quiere abarcar.

Un evento puede ser de carácter personal si contrata un particular, o de interés financiero si es una empresa el cliente en cuestión.

Las empresas son el nicho de mercado más potente para captar clientes. Tienen el poder monetario y el plan de inversión para crecer, donde suele haber una partida para eventos de empresa. Con un evento, una empresa tiene como objetivo, conseguir:

• Aumento de beneficios de la empresa
• Crear imagen institucional
• Mejorar posición en el mercado
• Consumo de bienes y servicios
• Captar nuevos clientes o aumentar negocio con los actuales

Sociales

A nivel particular también hay interés en contratar eventos. Estos son de índole muy diferentes a los empresariales. Un cliente particular suele buscar tener un cumpleaños, una boda, un aniversario o una reunión familiar perfecta. El principal objetivo es que las personas puedan relacionarse y sobre todo, divertirse.

Cócteles

Tienen una duración media de dos horas aproximadamente. Estas reuniones breves en comparación con otros eventos, suelen ser contratadas por un grupo de amigos para tener un rato agradable o, en el caso de empresas, preparar un acontecimiento más cercano con un buen cliente a modo de agradecimiento por su confianza.

Cenas

Aunque pueda sonar como algo sencillo, hay cenas que representan un momento especial. El cliente particular es quien suele contratar este tipo de evento con motivo de unas bodas de plata o de oro o aniversarios.

Deportivos

Los acontecimientos deportivos tienen un alto poder de convocatoria y su popularidad no pasa desapercibida a las empresas y autoridades. Por norma general, son organizados por una compañía que actúa como patrocinadora del deporte. Estamos hablando de un evento de gran dimensión que implica tener preparadas medidas de seguridad, lista de asistentes y el lugar donde se celebre.

Culturales

Al igual que los eventos deportivos, los culturales despiertan el interés de multitud de personas. En este caso el propósito es la difusión de temas culturales, ya sea de pintura, fotografía, musicales, etc. En muy común celebrar festivales sobre una temática en particular.

Como ya se ha comentado, una empresa de eventos se encarga de prestar servicios a sus clientes planificando y organizando eventos tanto corporativos como festivos. Para tener éxito, hay analizar la situación del mercado y de la localización donde se va a desarrollar la actividad.

Para empezar, tras tener clara la idea de qué tipo de empresa de eventos se quiere emprender, realizar un análisis DAFO dará una idea de la situación, dificultades y ventajas a las que se va a enfrentar el proyecto.

Puedes descargar una plantilla de análisis DAFO que en asesorias.com ofrecemos totalmente gratis.

A continuación se elabora el plan de operaciones. En él se contempla si hay que contratar personal, la maquinaria, herramientas y servicios necesarios para poner la empresa en funcionamiento.

Otro estudio indispensable es el plan de marketing. Aquí hay que reflejar cuánto cuesta organizar un evento, el precio de la competencia y contemplar los márgenes de beneficio para finalmente fijar el precio al cliente.

Seguimos con el plan financiero donde se analizará el dinero necesario para la versión inicial, si se cuenta con él o hay que solicitar financiación.

Por último los trámites, ¿qué personalidad jurídica tendrá el negocio? Para comenzar una actividad, puedes darte de alta como autónomo o crear una sociedad.

¿Aun te quedan dudas? Un buen asesor te puede ayudar con todos los procesos para lanzar tu empresa de organización de eventos en 2021. Solicita en asesorias.com hasta 4 presupuestos gratis y sin compromiso.

Dependiendo del volumen de facturación, conviene más tener un tipo de sociedad o darse de alta como autónomo. Pocos negocios comienzan con gran facturación por lo que ser autónomo o una sociedad que no requiera una gran inversión para su constitución.

En asesorias.com puedes consultar como:

• Darte de alta como autónomo
• Crear una sociedad limitada
• Crear una sociedad anónima

Una agencia de organización de eventos es un negocio que bien podría realizarse desde casa. Empezar desde el propio domicilio facilita el comienzo y reduce la inversión inicial. No obstante, si se hace un buen trabajo, el negocio crecerá y habrá que ir pensando en qué instalaciones se necesitarán para el desarrollo de la actividad.

Debe estar situado en la localidad donde se desempeña la actividad del negocio. Con el estudio de mercado realizado previamente, se habrá valorado la competencia, cuánto de transitada es la calle, si tiene cerca empresas potenciales de ser clientes, etcétera.

Por otro lado, ya sea un local en alquiler o en propiedad, lo más seguro es que haya que realizar obras para renovarlo y reformarlo acorde a la imagen corporativa. Las reformas de renovación podrían ser:

• Renovación del baño
• Adaptación de la instalación eléctrica
• Sistema de climatización
• Iluminación
• Aislamiento de muros
• Renovación de ventanas
• Pintar todo el local

Como en toda oficina, harán falta escritorios con sus respectivas sillas y cajoneras, un armario de oficina, conexión a Internet, papeleras y material de oficina que comprende; grapadoras; archivadores; folios, bolígrafos; etcétera.

Como toda empresa, y dependiendo de su naturaleza, hay obligaciones con el fisco y una normativa que cumplir.

Las obligaciones fiscales y contables dependen de la forma jurídica que se escoja para la actividad de la empresa. Si aún tienes dudas sobre qué personalidad jurídica tener, aquí tienes una comparativa de empresas según su forma jurídica que te informa sobre las peculiaridades de cada una.

La formación es muy importante aunque en este caso no sea necesaria una licencia de profesión específica. Lo ideal es tener una formación específica del negocio. Como título universitario existe el Grado en Protocolo y Organización de Eventos. También existen cursos que requieren dedicarles menos tiempo para obtener un título.

Toda empresa tiene sus riesgos y debe contar con ellos para prevenirlos, o estar preparados para afrontarlos en caso de que se dé una incidencia. Como una agencia de organización de eventos, subcontrata muchos de los servicios, es importante, además del seguro de responsabilidad civil propio de la agencia, contratar los seguros pertinentes de cada servicio que presta un proveedor.

Infórmate sobre la normativa de Prevención de Riesgos Laborales para decidir sobre los métodos de prevención a aplicar.

Con el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todas las empresas están obligadas a llevar un mayor control de la información personal de la que son responsables. Esta información es la relacionada con clientes y proveedores.

Si se utiliza Internet para el desempeño de la actividad del negocio, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) obliga a ofrecer en la web del negocio toda la información sobre el mismo y las políticas de privacidad.

Puedes informarte de todo lo que conlleva la normativa de Protección de Datos para adaptar tu negocio a ella.

También hay que prestar atención a la seguridad, salud e higiene. Como es lógico, las instalaciones deben estar limpias, así como los equipos y mobiliario del local, de los que además, hay que cuidar su mantenimiento y vigilar que estén en buen estado.

Recuerda que, además de por seguridad y normativa, la limpieza da sensación de seriedad confiabilidad a los clientes.

El éxito de tu negocio dependerá de iniciarlo y de ir mejorando a medida que se va teniendo experiencia y se estudian las necesidades del mercado para ofrecer la mejor variedad de servicios y calidad.

Mediante este proceso, es conveniente organizar los métodos de trabajo y las estrategias a seguir, con el objetivo de obtener más beneficios, gracias a la implementación de nuevas tecnologías.

Aunque parezca que si no estás en Internet, no existes, los canales tradicionales siguen siendo efectivos para publicitar tu negocio y llegan a un nicho que no se encuentra en Internet o está demasiado ocupado para verlo. Si hay empresas susceptibles de ser tus clientes en los alrededores de tu local o en tu zona de acción, puedes buzonear flyers y folletos, fijar carteles y anunciarte en prensa escrita y radio local.

¿Cómo destacar sobre tu competencia? Vamos a ver algunas ideas para que te inspires:

Estudia tu público objetivo local: ¿Te has enterado que alguien se casa? ¿Es el aniversario de alguna empresa? ¿Algún equipo deportivo ha conseguido un título? Hay momentos dulces que son la oportunidad ideal para dar a conocer tu agencia de organización de eventos.

Ten buena relación con tus proveedores. Entérate bien de sus novedades y ofertas de servicios, al fin y al cabo, forman parte del catálogo que le ofreces a tus clientes.

Busca eventos originales, algo que no se haya hecho hasta el momento. Hay infinidad de posibilidades cuando se trata de ocio y de tematizar.

Cuando algo se pone de moda, no dejes pasar la oportunidad de subirte a ese carro. Ya está en boca de todos y el cliente relacionará rápidamente tu empresa con el fenómeno.

Hasta aquí cómo montar tu empresa de organización de eventos en 2021, si te ha quedado alguna duda o necesitas ayuda para todos los trámites, recuerda que en asesorias.com te ponemos en contacto con los mejores profesionales.

Descubre las mejores aplicaciones de organización de eventos:

• Pro Party Planner: una de las aplicaciones más conocidas para organizar fiestas, eventos, celebraciones de cumpleaños, despedidas de soltero/a, etc.
• Doddle: es una gran opción para organizar reuniones corporativas. Una de sus grandes ventajas es que se puede sincronizar con Yahoo, Google Calendar, etc.
• Wonderlist: elabora una lista de tareas para un evento y compártela con los invitados. Ve añadiendo nuevos deseos de los participantes o eliminando aquellas tareas que ya se hayan realizado.
• Meets: se trata de una app que te permite compartir con los invitados la ubicación del evento. Se pueden enviar fotos o mapas en tiempo real para que nadie se pierda la reunión.

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