Cómo crear una empresa de seguridad

Lo primero que debéis saber para crear una empresa de seguridad privada es que no es un negocio que vaya a ser sencillo montar desde cero, pero tampoco es imposible, ya que a poco que os mováis por una ciudad, zona residencial o polígono industrial, veréis un buen puñado de placas de diferentes empresas dedicadas a la vigilancia y protección de esas zonas, empresas o casas.

Lo segundo, es que tendréis que constituir una empresa para ello, ya que no es posible que un trabajador autónomo se dedique de manera individual a esta actividad (salvo para guardias rurales, que sí pueden serlo). Por lo que deberéis consultar el capital social necesario para una empresa de seguridad privada.

En tercer lugar, debéis tener claro a qué servicios y actividad o actividades se va a dedicar vuestra empresa de seguridad, porque en función de ello, tendréis que cumplir con una serie de requisitos u otros, además, determinarán el tipo de personal humano y equipo que vais a necesitar, así como los correspondientes permisos y licencias que vais a tener que tramitar. Para ello hay que tener en cuenta que las empresas de seguridad solo pueden dedicarse a unas actividades determinadas.

De acuerdo con el Ministerio del Interior, las empresas de seguridad privada podrán prestar servicios sobre estas actividades:

• Vigilancia y protección de bienes, establecimientos, lugares y eventos, públicos o privados, así como de las personas que pudieran encontrarse en ellos.
• El acompañamiento, defensa y protección de personas físicas determinadas, incluidas autoridades.
• El depósito, custodia, recuento y clasificación de monedas y billetes, títulos-valores, joyas, metales preciosos, antigüedades, obras de arte u otros objetos que, por su valor económico, histórico o cultural, y expectativas que generen, puedan requerir vigilancia y protección especial.
• Depósito y custodio de explosivos, armas, cartuchería metálica, sustancias, materias, mercancías y cualquier otro objeto que por su peligrosidad precisen vigilancia y protección especial.
• El transporte de los objetos a los que se refieren los párrafos anteriores.
• Instalación y mantenimiento de aparatos, equipos, dispositivos y sistemas de seguridad conectados a centrales receptoras de alarmas o a centros de control o de videovigilancia.
• La explotación de centrales para la conexión, recepción, verificación y, en su caso, respuesta y transmisión de las señales de alarma, así como la monitorización de cualesquiera señales de dispositivos auxiliares para la seguridad de personas, de bienes muebles o inmuebles o de cumplimiento de medidas impuestas, y la comunicación a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad competentes en estos casos.
• Formación, actualización y especialización del personal de seguridad privada, tanto en su plantilla como no, para lo que deberán crear centros de formación.

Para decidir qué servicios ofrecerá nuestra futura empresa de seguridad privada, lo más adecuado es elaborar un plan de negocio que nos ayude a ver qué tipo de servicios son más necesarios o tienen más posibilidades en la zona en la que estemos pensando abrir nuestras puertas.

El plan de negocio para la empresa de seguridad deberá analizar entre otros aspectos la zona en la que vamos a prestar nuestros servicios; ¿es una zona con presencia de polígonos industriales?, ¿o una zona residencial de viviendas unifamiliares?, ¿qué nivel adquisitivo tienen nuestro potenciales clientes?, ¿o vamos a establecernos en una ciudad desde la que operar y ofrecer diferentes servicios a diferentes tipos de clientes? Y también debería estudiar el nivel de delincuencia presente en la zona, porque un nivel elevado puede significar que tenemos un hueco en ese mercado en concreto.

El plan de negocios debería llevarnos a ver las necesidades de la zona y sus habitantes e indicarnos si nos conviene un servicio más especializado o, por el contrario, deberíamos ofrecer varios tipos de servicios de seguridad. Por ejemplo, podemos dedicarnos exclusivamente a la videovigilancia, de manera que no necesitaremos personal cualificado a pie de calle.

También debería estudiar a la competencia, ya que en este sector vamos a encontrar desde competidores pequeños a grandes empresas muy conocidas (seguro que os suenan nombre como Prosegur o Securitas Direct). Saber qué hacen bien y qué hacen mal nos ayudará a evitar errores en nuestro propio negocio.

El plan de negocio nos llevará a crear un análisis DAFO con el que podremos conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se presentarán ante nuestra empresa de seguridad.

Para ilustrar este tipo de análisis, veamos un ejemplo. Hemos montado una empresa se seguridad privada que se dedica a la vigilancia de un polígono industrial a través de videovigilancia y que cuenta con un par de patrullas de dos guardas cada una, en coche. La zona ha sufrido un incremento en los allanamientos de naves para robo y la Guardia Civil solo pasa de vez en cuando durante la noche.

Con el análisis DAFO podemos pasar a elaborar el análisis CAME, que nos servirá para elaborar estrategias en función de lo visto en el DAFO, de manera que corrijamos las debilidades, podamos afrontar las amenazas, mantengamos nuestras fortalezas y explotemos las oportunidades que presente el mercado.

Estos análisis servirán para desarrollar un completo plan de viabilidad, en el que podremos determinar los costes de la empresa a corto, medio y largo plazo, viendo así su posible rentabilidad en función de la actividad a la que vayamos a dedicarnos y las necesidades específicas que debamos cubrir en cuanto a personal, permisos, almacenamiento, instalaciones, etc.

Entre los costes que debéis tener en cuenta a la hora de crear una empresa de seguridad privada, tenéis:

• Capital social para la creación de la empresa
• Instalaciones
• Equipo
• Personal
• Tasas de inscripción y registro
• Aval de caución
• Seguro de Responsabilidad Civil

Si ya tenemos claro qué servicios queremos prestar, el siguiente paso, y obligatorio en este caso, es elegir la forma jurídica bajo la que va a operar nuestra empresa y que determinará otros trámites legales y fiscales en el futuro.

Podéis daros de alta como sociedad limitada o sociedad anónima o también como una sociedad cooperativa. En cualquier caso, ni siquiera la nueva ley de seguridad privada aprobada en 2014 recoge la figura de vigilantes autónomos.

Como ocurre con cualquier otro tipo de empresa, el branding es un aspecto importante a tener en cuenta, porque un buen nombre y un buen logotipo harán que la gente nos recuerde con más facilidad. Evidentemente, en un mercado donde existen ya otras empresas de seguridad, encontrar algo nuevo y original puede ser complicado, pero no dejéis de intentarlo, porque pueden marcar la diferencia entre que pasemos o no desapercibidos durante los primeros meses de vida de la empresa.

Para crear el nombre de vuestra empresa de seguridad podéis jugar con la palabra en sí y sus sinónimos, así como con el propio concepto de “seguridad”, para dar con una fórmula que os convezca y que sea original (pensad en mitología, literatura, imaginaria popular). También podéis optar por el uso de nombres o apellidos de los socios. En cualquier caso, aquí unos consejos:

• Procurad ser originales y no crear un nombre parecido a uno ya existente (ojo, además, porque igual si es parecido a otro que ya existe, os lo pueden tirar en el Registro Mercantil para no crear confusión)
• Que sea fácil de recordar
• Si tenemos pensado servirnos de Internet para promocionarnos, asegurarnos de que podemos usarlo como dominio
• Que se pueda combinar con el logo
• Nunca está de más consultar con amigos y familiares

Podéis consultar el registro nacional de empresas de seguridad privada inscritas para que descartéis unos cuantos nombres.

Pero si esto de nombrar a la empresa se os atraganta un poco, siempre podéis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Tan importante como el nombre será el logotipo, que si además se combinan bien, será un plus. Seguro que muchos asociáis la imagen de seguridad con placas y escudos. Pues tratad de ser algo originales y crear un logo menos habitual, que haga que la gente os recuerde. Eso sí, que no se aleje mucho del concepto del negocio.

El diseño no es una habilidad que todos poseemos, por lo que esta tarea es una de esas que recomendamos que contratéis a un servicio externo, un diseñador que os haga un logotipo profesional.

Pero si aún así queréis realizar vuestro propio logo, podéis recurrir a plataformas online como Hachful, GraphicSprings o LogoMake.

Aunque el nombre y el logotipo son elementos importantes de la identidad corporativa, no serán los únicos, pero para que la gente comience a asociar a vuestra empresa con vuestros servicios, valores y saber hacer, deberéis plasmarlos en documentos como facturas, presupuestos, uniformes, e-mails y cartas, vehículos…, en definitiva, en todo elemento que sea factible hacerlo. El tiempo, vuestro trato a los clientes, vuestra eficiencia y la calidad de vuestros servicios serán los que terminen de construir vuestra imagen corporativa.

Hay una serie de requisitos para crear una empresa de seguridad privada que debemos tener en cuenta antes de poder operar. El primero, como ya comentamos más arriba, es que debe constituirse como una empresa y se vamos a prestar servicio con personal de seguridad, deberemos contar con la nacionalidad de un Estado miembro de la UE o de uno de los estados que son parte del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo.

Deberemos contar con los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros y de formación que vienen determinados por el ámbito geográfico en el que vamos a operar. También deberemos contar con las medidas de seguridad requeridas, suscribir un contrato de seguro de responsabilidad civil o establecer otras garantías financieras, cuyas condiciones y cuantías vienen determinadas por normativa estatal o de las comunidades autónomas donde estén transferidas las competencias. Así mismo, deberá constituirse el seguro o aval de caución.

Ni la empresa ni el personal que trabaje en ella podrán tener antecedentes penales, especialmente para la empresa o los empresarios por delitos contra la Hacienda Pública, la Seguridad Social, los derechos de los trabajadores, insolvencia punible o violación de derechos fundamentales, así como la vulneración del secreto de las comunicaciones.

Parte de los trámites legales que tendremos que llevar a cabo van a depender de la forma jurídica escogida. Con carácter general, y para una sociedad limitada:

• Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Firma ante notario de la constitución de la empresario
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
• Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente

Y con carácter particular para una empresa de seguridad privada:

• Iniciar el proceso de autorización de la concesión, que consta de tres fases:

1. 1. Presentación de una copia de la escritura de constitución de la empresa, declaración del ámbito territorial de actuación y del tipo de actividades que pretendemos llevar a cabo.
   2. Entrega de un inventario de los medios materiales, un documento que acredite la titularidad de los inmuebles y la composición personal de los órganos de dirección y administración.
   3. Entrega del certificado de inscripción en el registro que corresponda, el certificado que acredita la instalación del sistema de seguridad, el alta en el IAE, la relación del personal, la memoria explicativa de los planes de operaciones, una copia de la póliza del seguro de responsabilidad civil y la documentación que acredite haber constituido la garantía obligatoria.

Además, debéis tener en cuenta que existen requisitos específicos según determinadas actividades, que podéis consultar en sección de Servicios al Ciudadano del Ministerio del Interior. Mientras que en la Ley 5/2014, de 4 de abril, podéis ver toda la normativa vigente respecto a las empresas se seguridad privada.

Todo estos trámites resultarán en la homologación de la empresa de seguridad y su inscripción en los registros correspondientes.

Para una empresa de seguridad privada vamos a necesitar ciertas instalaciones y equipamiento imprescindible, aunque algunas de ellas dependerán del tipo de servicios que ofrezcamos. Algunos imprescindibles serían:

• Oficinas (para la gestión administrativa, la centralita, zona de monitores para la videovigalancia e instalaciones para el personal, etc.)
• Equipos informáticos
• Equipos de vigilancia
• Armero
• Equipos de protección personal
• Vehículos
• Mobiliario de oficina
• Teléfonos
• Equipos de radio

Si hay un tipo de empresa que no se va a librar de papeleo, esa es la empresa de seguridad privada, que deberá llevar al día sus obligaciones fiscales y contables, además de las operaciones que lleven a cabo según los servicios que preste, ya que estamos ante un tipo de negocio sensible.

Con carácter obligatorio, deberemos llevar los siguientes libros-registro:

• Libro-catálogo de medidas de seguridad
• Libro-registro de comunicaciones a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad

Estos libros deberán siempre estar a disposición de los miembros del Cuerpo Nacional de Policía y de la Policía Autónoma correspondiente.

Las obligaciones fiscales y contables de la empresa de seguridad vienen determinadas por la forma jurídica escogida para su gestión, y dado que es un tema extenso y complejo.

En cualquier caso, para llevar el tema fiscal y contable sin cometer ningún tipo de error y estar dentro de la legalidad, lo más recomendable es contar con un gestor contable y fiscal que se ocupe de estos aspectos.

Como empresario, será necesario que tengas los conocimientos necesarios para llevar adelante este tipo de negocio; leyes, normativas y reglamentos. El personal contratado deberá contar con la formación necesaria, homologada y licencia correspondiente para poder ejercer como vigilante de seguridad o escolta.

Para saber más detalles sobre este aspecto, os remitimos tanto a la Ley 5/2014, como a la página web del Ministerio del Interior.

Si la empresa de seguridad tiene menos de 6 trabajadores, podremos elaborar nosotros mismos el plan de prevención de Riesgos Laborales, cuya implementación es obligatoria por ley. En empresas de más de 6 trabajadores, será necesario contratar un servicio de prevención ajeno que elabora la evaluación y el plan de prevención para nuestras instalaciones y según nuestra actividad.

Estos son los riesgos propios del vigilante de seguridad (dependiendo del puesto de trabajo y la actividad que desarrollen) y cualquier plan deberá contemplar:

• Caídas al mismo nivel
• Caídas a distinto nivel
• Golpes y choques contra objetos
• Atrapamientos
• Disparos accidentales
• Eléctrico
• Incendio/Explosión
• Ruido
• Estrés térmico
• Radiaciones
• Sobreesfuerzos
• Estrés
• Violencia en el trabajo
• Acoso laboral

Una empresa de seguridad trata una gran cantidad de datos sensibles, por no hablar de las imágenes y vídeos que recogen sus equipos de vigilancia, por ello es muy importante cumplir con las exigencias de la RGPD y aplicar la protección de datos, cumpliendo una serie de obligaciones:

• Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos
• Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
• Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
• Advertir si los datos se cederán a terceros
• Obtener consentimiento expreso
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
• Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
• Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

Para que puedas impulsar tu empresa y llevarla al siguiente nivel, debes pensar en promocionarla y publicitarla haciendo uso de las tecnologías de la información, concretamente de las posibilidades que nos brinda Internet, con la capacidad de llegar a más gente con un coste menor. Pero sin olvidar el uso de métodos más tradicionales, como las visitas de comerciales a empresas que puedan beneficiarse de nuestros servicios.

Como decíamos, la presencia en Internet hoy en día es muy importante, no solo nos puede ayudar a realizar una promoción con un menor gasto, sino que, aplicando las técnicas y herramientas adecuadas, nos puede servir para llegar más clientes potenciales.

Una página web es una buena forma de darnos a conocer como empresa y dar a conocer los servicios que ofrecemos. Además, podemos colgar opiniones de clientes satisfechos, realizar promociones y construir nuestra imagen corporativa. En cualquier caso, lo que no puede faltar en nuestra página web es:

• Quién somos
• Dónde estamos
• Qué servicios ofrecemos
• Buscador
• Contacto
• Precios de los servicios ofertados
• Descripción de nuestros servicios y equipos
• Opiniones de los clientes
• Responsabilidad social corporativa

Tener presencia en redes sociales puede ser útil para una empresa de seguridad privada, a través de los principales portales puede hacer promociones de sus servicios, ofertas, contestar preguntas de sus clientes y resolver problemas o, al menos, indicar qué camino se ha de seguir para solucionarlos.

Para que funcione bien, es vital que la persona o personas encargadas de la gestión de redes sociales tengan un buen trato con el público.

Actualmente, si no usamos técnicas SEO y SEM para poder posicionarnos bien en los motores de búsqueda, es muy posible que pasemos desapercibidos, por ello lo mejor es recurrir a agencias profesionales que nos cubran este aspecto de la comunicación de nuestra empresa, como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com, que se encargarán de generar los contenidos que nos lleven a lo alto de la listas en los buscadores.

Para una empresa de seguridad, recurrir a métodos más tradicionales de promoción también resulta una buena idea. Aparte del comercial que comentamos más arriba, también se puede recurrir a anuncios en prensa y radio, incluso en televisión si disponemos del presupuesto para ello. Acudir a ferias del sector es otra forma de darse a conocer. El uso de folletos y tarjetas de visita, aunque cada vez tiene menos uso, también puede resultar de utilidad según la zona y el tipo de clientes que estemos buscando.

Después de mostrarte todos los pasos clave para crear tu empresa de seguridad, te dejamos algunos consejos extra:

• Tus empleados van a ser la cara y la imagen de la empresa, por lo que querrás contratar a la gente adecuada no solo por sus credenciales, sino también por su profesionalidad y trato con los clientes.
• Formar y capacitar a tu personal puede ir abriéndote las puertas a nuevas oportunidades de negocio.
• Empieza poco a poco. Quizás una empresa con vigilantes de seguridad sea algo que ahora no puedas afrontar, pero puedes plantearte empezar con una empresa de videovigilancia.
• Busca la zona más adecuada para los servicios que tienes pensado ofrecer o, si ya sabes dónde vas a operar, asegurate de que hay una necesidad real de esos servicios.

Os dejamos algunas aplicaciones que pueden resultaros de utilidad para la gestión de vuestra empresa de seguridad:

• Efectivus: Es una aplicación que funciona por web y busca automatizar varios procesos de la empresa para mejorar la gestión del tiempo del personal de manera más eficiente.
• CityTroops: Es una herramienta para la supervisión en tiempo real de los vigilantes de seguridad.
• Partes de Trabajo: Es una aplicación para móviles con la que los vigilantes podrán crear y rellenar los partes de incidencias que deben presentar de sus actuaciones.

Esperamos que esta guía sobre cómo crear un empresa de seguridad os haya resultado útil, al menos para conocer los principales y requisitos que necesitaréis tener en cuenta de cara a la creación de este tipo de empresa.