Cómo montar una academia en 2021

Lo primero de todo, ¿sabes qué academia quieres montar? En base a esta decisión, tanto el estudio de mercado como las instalaciones y material necesario variarán. Si tienes claro qué materias vas a impartir, el estudio de la viabilidad de tu academia estará más enfocado a las necesidades de la zona respecto a tu negocio. 

Por otro lado, dependiendo de lo que vayas a enseñar, las instalaciones y material de enseñanza, así como sus profesores, si necesitas contratar, tendrán determinadas características.

En una academia se puede impartir todo tipo de clases y salvo que se disponga de un local muy grande, lo más recomendable es especializarse. Éstas son algunas de las opciones:

• Idiomas: este tipo de academias separa sus grupos de alumnos por nivel. Si se posee la titulación correspondiente, cualquier persona puede dar clases de idiomas pero por norma general, los alumnos prefieren profesores nativos.
• Refuerzo de las materias regulares (matemáticas, lengua, física, etc): cuando a los pequeños del colegio y los adolescentes del instituto se les atragantan las materias, necesitan un refuerzo para aprobar. Estas academias necesitan separar aulas o grupos de alumnos por materia y nivel.
• Música: las especificación principal de una academia de música es adaptar el local a la normativa sobre sonido.
• Baile: las aulas para impartir clases de baile tienen que ser amplias y los alumnos separados por tipo de disciplina. También deben contar con espejo, barras y pisos de madera que cumplan las especificaciones técnicas apropiadas.
• Informática: para dar clases de informática las aulas tienen que estar dotadas de equipos informáticos y contar con la licencia educativa del software a enseñar.
• Diseño gráfico: prácticamente tiene las mismas necesidades que las academias de informática, debe estar dotada de ordenadores con el software específico y tener la licencia de éste.
• De gestión y dirección de empresas: son muchas las empresas de formación que están apostando por enseñar a directores y propietarios como gestionar y dirigir su negocio, a través de un máster, un mba o un postgrado enfocado a un sector concreto. Un buen ejemplo de esto es el Mba dental, un modelo de formación especializada en un sector muy competido, que se vuelca en dar los conocimientos necesarios a directores y gestores de clínicas odontológicas, para que puedan mejorar su facturación y la gestión de su equipo de trabajo.
• De oposiciones: una de las academias más exitosas son las que te preparan para aprobar una oposición. Requieren aulas y grupos de alumnos separados por tipo de oposición a preparar.

Hay muchas más posibilidades, es importante que decidas según tu conocimiento, las necesidades y competencia de la zona donde quieras montar la academia. En nuestra web también puedes encontrar guías para abrir otros tipos de negocios, por ejemplo sobre cómo montar una editorial.

El plan de viabilidad de una academia es un estudio del mercado y la perspectiva que tiene tu academia de cara a ser un negocio rentable. Hay varias fases para realizar este análisis:

Análisis DAFO es el estudio de las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades que tendrá tu academia. En asesorias.com te dejamos una plantilla del análisis DAFO que puedes imprimir y cumplimentar muy fácilmente:

Es el momento de elaborar el plan de operaciones, que consiste en listar el personal necesario, herramientas, maquinaria y los servicios que se necesitan para que una academia funcione.

Ahora le toca el turno al plan de marketing, que recoge lo que cuesta dar clases, qué recursos y cuáles son las tarifas de la competencia. Con estos datos, puedes fijar los precios de tus clases, dejando el precio más atractivo para tus clientes con un margen de beneficio para asumir costes e inversión.

Seguimos con el plan financiero, que con los datos ya recogidos en el plan de operaciones, calcula el dinero necesario para comenzar la actividad y si es necesario pedir un préstamo o no.

Para hacer el análisis de negocio o el plan de viabilidad de recomendamos consultar a una empresa de asesoría y consultoría.

La forma jurídica puede ser como empresa o como profesional. Dependiendo del volumen de facturación que consigas, te será más beneficioso tener un tipo de forma jurídica u otra. Aquí tienes una guía para comparar empresas según su forma jurídica, aunque también puedes contemplar el darte de alta como autónomo.

Iniciarse en el mundo de los negocios requiere grandes cantidades de dinero de inversión inicial, y si no se tiene suficiente para empezar, o no se quiere endeudar en demasía, una posibilidad que reduce los gastos iniciales es montar una franquicia.

En el mundo de las academias, hay varias franquicias a las que te puedes unir:

• The Brain Factory
• My English House
• Escuela de negocios
• Educo
• Escuela Europea de Imagen y Moda

La imagen corporativa es la primera impresión que se llevarán tus posibles clientes cuando acudan a informarse sobre tu academia. Lo ideal es contratar a un profesional o empresa especializada en diseño gráfico, pero si no alcanza presupuesto hay soluciones gratuitas por Internet con las que puedes diseñar tú mismo la imagen de tu academia.

El nombre es uno de los elementos clave de la imagen de marca de tu academia. Se recomienda a la hora de elegir el nombre, tener en cuenta:

• Corto y fácil de recordar.
• Que tenga relación con el sector al que se dedique el negocio, en el caso de la academia, si es de idiomas, de baile, etcétera.
• Piensa en la disponibilidad del dominio web del nombre de tu academia.

Para que puedas inspirarte, te sugerimos algunos nombres:

• Academia teclas (cursos para tocar el piano)
• let’s talk academy
• Ensayo y arte
• Taconeos

El logotipo es el icono que acompañará a todos los elementos de diseño de tu academia. Es como si fuera su firma y carta de presentación. Aparece en las tarjetas de visita, en las hojas de las cartas y folletos informativos, entre otros elementos.

Si no puedes contratar un diseñador profesional, puedes recurrir a esta web para diseñar logotipos.

Todo lo que hemos comentado sobre el nombre y logotipo, forma parte de la identidad visual de tu academia. Falta añadir el tipo de fuente que escojas y los colores corporativos, que irán en consonancia con el logotipo, nombre y servirán como referencia para el diseño del mobiliario, decoración, fachada de la academia, la página web, y la cartelería.

Para montar una academia en España, hay que contar con un local, ya sea en propiedad o alquiler, que habrá que dotar de todo el equipo necesario para impartir clase y que los alumnos puedan recibir el conocimiento con comodidad.

En el Código Técnico de la Edificación (CTE) encontrarás la normativa para las academias de enseñanza en la parte de documentos básicos, que indican la normativa sobre seguridad estructural, en caso de incendio, y de uso y accesibilidad.

Dependiendo de qué tipo de clases se van a impartir en tu academia, hará falta un tipo de mobiliario o simplemente, dejar la zona diáfana, como podría ser en el caso de las academias de baile. Entre el mobiliario usual que podemos encontrar en una academia hay:

• Mesas
• Sillas
• Estanterías
• Pizarras
• Pantalla de proyección
• Taquillas
• Sistema de sonido

El equipo al igual que el mobiliario, dependerá también del tipo de academia que montes, aunque suele ser habitual encontrar:

• Proyector
• Ordenadores
• Cuadernos 
• Bolígrafos y lápices
• Libros (biblioteca)

Una vez que se pone en marcha la actividad de una empresa, en este caso, tu academia, que hacerse con la rutina de su gestión y todos los papeleos que haya que tener al día y en regla.

La primera de las obligaciones son las fiscales y contables. Si la forma jurídica de tu academia es una Sociedad Limitada, tendrás las siguientes:

• Obligaciones fiscales: Impuesto de Sociedades e IRPF de empleados en caso de tener personal contratado.
• Obligaciones contables: que son la memoria del ejercicio, cuentas de ingresos y gastos, balance de pérdidas y ganancias, informe sobre ingresos patrimoniales, movimientos y saldos de efectivo y libros diarios de contabilidad.

Crear una empresa no requiere de una titulación específica, sin embargo, si vas a impartir clases, aunque una academia es un centro de enseñanza no reglada, no se puede enseñar de lo que no se tiene conocimiento. Además, disponer de una titulación oficial o certificado que acredite a tus profesores o a ti mismo que estás capacitado para enseñar la materia en cuestión, aportará caché y confianza a los alumnos para decidirse a matricularse.

El local deberá estar adaptado y cumplir la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.

Todo negocio supone unos riesgos para los trabajadores y es obligación del empresario tener un plan para prevenir que dichos riesgos se conviertan en un accidente o, que en caso de que hubiera incidencia, hay un protocolo de actuación.

Además, hay que contratar un seguro de responsabilidad civil.

Las empresas también deben adaptarse y cumplir la normativa de Protección de datos. Cuando un alumno se matricula o se contrata a un profesor, se recogen una serie de datos personales de los que la empresa es responsable y debe dar el tratamiento adecuado.

Además de por demostrar una buena imagen a los posibles clientes, la seguridad, salud e higiene son aspectos que deberán estar cuidados en la academia. Para ello, hay que realizar mantenimientos y sesiones de limpieza periódicos.

Una vez que la academia ha abierto sus puertas, hay que poner en marcha una estrategia para que los alumnos se decidan a matricularse para aprender o mejorar sus estudios.

La tecnología ha mejorado mucho la forma de aprender. Desde las pizarras digitales hasta las aulas virtuales han hecho posible un mayor alcance y la conciliación con las clases.

No te olvides de tener una web que destaque las ventajas tecnológicas con las que dotes a tu academia.

Con tener una página web “chula” y redes sociales activas no es suficiente para llegar a todo el público. La promoción a través de medios de comunicación tradicionales conviven con los digitales y entre los dos, se abarca todo el espectro de clientes potenciales.

Carteles por la zona o cerca de los institutos y colegios, anuncios en la radio local o el buzoneo de toda la vida, siguen siendo canales publicitarios muy efectivos.

La academia está en marcha pero quieres destacar aún más su presencia, ¿cómo hacerlo? Vamos a ver algunas ideas:

• Intenta conectar con tu público objetivo: si son estudiantes de instituto, de colegio, bailarines, o aspirantes a diseñadores gráficos, se mueven en ambientes diferentes y les atraen cosas diferentes.
• Exprime las redes sociales: te permitirán segmentar el alcance a la gente de localidad e intereses determinados, si no tienes presupuesto para invertir en campañas, usa los hashtag y los trending topics para ser más visible.
• Saca partido de las temporadas clave: si se acercan los exámenes o convocan un concurso de baile, son momentos para darle un empujón de visibilidad a la academia.
• Mantén tu web actualizada: y úsala para anunciar actividades de tu academia, para que puedan contactarte y destacar los logros que consigan tus alumnos.

Te recomendamos algunas herramientas muy útiles para la gestión de tu academia:

• Atenea: gestiona los horarios de tu centro de estudios, controla la asistencia de los alumnos, envía mensajes a padres o alumnos, califica a los alumnos y observa su progreso, etc
• Academity: app similar a la anterior, con recursos de apoyo al aprendizaje, boletines de evaluación, herramientas de informes y gestión administrativa.
• Clasendo: te permite gestionar tu academia desde la nube. Tienes funciones de facturación automatizada, gestión de cobros o control de morosidad.
• Agora: software ERP y CRM para la gestión integral de academias y centros de estudios. Es escalable y muy fácil de implantar.

¿Qué te ha parecido? ¿Te interesa montar una academia? Si aún tienes dudas, puedes recurrir a un buen asesor que te ayude con todos los pasos y trámites para que abras tu academia. A través de asesorias.com puedes encontrar los mejores profesionales de tu zona, y recibir hasta 4 presupuestos gratis y sin compromiso.