Cómo crear una cooperativa

Si los trabajadores de una empresa que va a cerrar sus puertas deciden convertirse en cooperativa para quedarse con la empresa o parte de ella, lo primero que deben hacer es crear la propia sociedad cooperativa, porque no podrán hacer ninguna oferta, sobre todo si la empresa se encuentra en concurso de acreedores. Si van a crear un negocio desde cero, igualmente tendrán que estar constituidos como sociedad cooperativa antes de comenzar su actividad (algo aplicable al resto de sociedades mercantiles).

Pero como ocurre con todos los tipos de negocio, antes de lanzarnos a crear una sociedad cooperativa, deberemos realizar un plan de negocio con el que realizar un análisis completo de las condiciones del entorno. Evidentemente, para esto ya tendremos que tener decidido qué tipo negocio vamos a crear o gestionar. ¿Un taller mecánico? ¿Un negocio sin ánimo de lucro como una ONG?

En la actualidad están surgiendo cada vez más cooperativas que apuestan por la tecnología, los nuevos modelos de organización y los productos de valor añadido. Así, dependiendo del negocio por el que optemos, procederemos a realizar un análisis de la competencia que podemos encontrar en la zona dónde vamos a situar nuestra actividad empresarial. El estudio del entorno también nos ayudará a delimitar el tipo de clientes que podemos esperar y qué tipo de bienes o servicios podemos ofrecerles.

Con este estudio podremos elaborar un análisis DAFO con el que ver las fortalezas, debilidades, peligros y oportunidades del negocio que tenemos en mente montar con el resto de nuestros socios.

Es importante saber que los socios de una cooperativa se asocian en régimen de libre adhesión y baja voluntaria, para la realización de actividades empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas y sociales, con estructura y funcionamiento democrático.

Dado que estamos creando la cooperativa para gestionar un negocio, tendremos que analizar también los costes y las posibilidades de que sea rentable. Especialmente, si estamos haciéndonos cargado de una empresa que ha entrado en concurso de acreedores o se ha disuelto por bajada en las ventas. Será necesario analizar las causas para no cometer los mismos errores que los propietarios anteriores, saber en qué se ha fallado o si es necesario recortar costes (como con el despido de parte de la plantilla, por ejemplo).

Para esto realizaremos un Plan de Viabilidad con el que determinaremos la inversión a afrontar, teniendo en cuenta que la inversión variará dependiendo del tipo de negocio para el que hemos creado nuestra cooperativa.

En ese sentido, saber cuánto cuesta crear una cooperativa es importante para establecer el tanto por ciento de capital que tendrán que abonar los socios en concepto de capital social mínimo. Como las competencias que rigen las cooperativas están transferidas a las comunidades autónomas, el mínimo de capital social para constituirlas varía de unas comunidades a otras.

Para cooperativas de primer grado, se necesitarán 3 socios como mínimo para constituirlas, mientras que en las de segundo frado será suficiente con 2 socios fundadores.

Las cooperativas deben tener los siguientes órganos de gobierno:

• Asamblea general: toma de decisiones, se forma con la reunión de todos los cooperativistas, que votan de manera individual las decisiones sometidas a votación. Equivale a la junta general de las S.A. y las S.L.
• Consejo rector: lleva la gestión y representación de la cooperativa, equivale al consejo de administración de una S.A. y es competente para establecer las directrices generales.
• Intervención: Vigilancia y revisión de las cuentas de la cooperativa.

El capital social mínimo acordado en los Estatutos deberá desembolsarse completamente en el momento de la constitución de la cooperativa.

El proceso de constitución de la cooperativa sigue estos pasos:

• Certificación negativa del nombre de la cooperativa en el Registro de Sociedades Cooperativas del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social (o de la comunidad autónoma).
• Obtención del NIF (número de identificación fiscal) en la AETA.
• Realizar la escritura pública de la cooperativa ante notario, que expresará:
  • La identidad de los otorgantes.
  • Manifestación de éstos de que reúnen los requisitos necesarios para ser socios.
  • La voluntad de constituir una sociedad cooperativa y clase de que se trate.
  • Acreditación por los otorgantes de haber suscrito la aportación obligatoria mínima al capital social para ser socio y de haberla desembolsado, al menos, en la proporción exigida estatutariamente.
  • Si las hubiere, valor asignado a las aportaciones no dinerarias.
  • Acreditación de los otorgantes de que el importe total de las aportaciones desembolsadas no es inferior al del capital social mínimo establecido estatutariamente.
  • Identificación de las personas han de ocupar los distintos cargos del primer Consejo Rector, el de interventor o interventores.
  • Se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los promotores juzguen conveniente establecer.
  • Los Estatutos.

Cabe señalar que las cooperativas tienen algunos beneficios fiscales, como estar exentas de pagar el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados de las Consejerías de Hacienda de las comunidades autónomas

La escritura pública quedará inscrita en el Registro de Sociedades Cooperativas del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social (o comunidades autónomas).

Con nuestro negocio decidido y la cooperativa constituida y en marcha, ya podemos dedicarnos a crear el branding o imagen de marca de nuestro negocio. Para ello tendremos en cuenta el tipo de negocio, hacia quién está orientado y los valores que queremos trasmitir, tanto para crear el nombre como para crear el logo por el que nuestra empresa será identificada.

El logo y el nombre nos ayudarán a ir cimentando nuestra identidad corporativa, que en el caso de las cooperativas de carácter más social es un punto importante. Crear una buena imagen de marca con la que nos asocien nuestros clientes, potenciales y habituales, ayudará a mantener el negocio a flote.

Ya tenemos nuestra cooperativa en marcha, con nuestro negocio operativo. Ahora debemos administrar esta empresa cooperativa entre todos los socios. Así que antes de pasar a hablar de las obligaciones normativas que se aplican a este tipo de sociedades, veamos los dos tipos de socios que puede haber.

Socios colaboradores: Podrán ser tanto personas físicas como jurídicas, públicas o privadas, así como comunidades de bienes. No participan de la actividad principal de la empresa. Su aportación de capital no suele exceder del 45% y en su conjunto no pueden superar el 30% total de votos.

Socios de trabajo: Solo pueden ser personas físicas. No pueden percibir un salario inferior al establecido como salario mínimo interprofesional. Este tipo de socio tendrá que decidir si cotiza como autónomo, si es algo establecido así en los estatutos. Para pasar de socio de trabajo a socio colaborador, tendrá que cesar la actividad que desarrolla en la Cooperativa.

Las sociedades cooperativas están sujetas a las siguientes obligaciones fiscales:

• Impuesto de Sociedades (régimen especial), modelos 200 y 202
• Declaración del IVA mensual o trimestral dependiendo de si es una gran empresa y resumen anual, modelos 303 y 390
• Retenciones a cuenta del IRPF mensual o trimestral y resumen anual si hay trabajadores o profesionales, modelo 111 y 190
• Retenciones a cuenta del IRPF de inmueble si los hay y resumen anual, modelos 115 y 180
• Comunicación anual de las operaciones con terceros si superan los 3.005, 06 euros, modelo 390

Las obligaciones contables de las cooperativas son la llevanza y presentación de los siguientes libros en el Registro de Cooperativas:

• Libro de inventarios y cuentas anuales
• Libro diario
• Los libros de IVA que se deben llevar en el caso de ser sujeto pasivo del IVA:
• Libro de registro de facturas emitidas
• Libro de registro de facturas recibidas
• Libros de registro de bienes de inversión
• Libros de registro de determinadas operaciones intracomunitarias
• Libro de registro especial de recibos emitidos por los adquirientes de bienes o servicios a los sujetos pasivos en el régimen especial de agricultura

No podemos hablar de una formación específica para crear una cooperativa, dependerá del tipo de negocio que se lleve a cabo. Pero dado que en muchos casos son los propios trabajadores los que crean este tipo de sociedades, contarán con la formación necesaria para desempeñar su actividad profesional.

Tampoco es necesario que tengan una formación concreta para gestión y administración de la cooperativa, aunque contar con asesores profesionales puede resultar una ayuda indispensable para llevar el negocio de acuerdo a las leyes y de forma adecuada.

Si la cooperativa no excede de los 6 trabajadores, el plan de prevención podremos hacerlo nosotros mismos. En el caso de que sean más, habrá que contratar una empresa externa para que se ocupe de la evaluación y prevención de los riesgos laborales.

El Plan de Prevención resultante de la visita de la empresa externa dependerá del tipo de negocio que estemos desempeñando, ya que las medidas a aplicar varían de un sector a otro y respecto a la peligrosidad de las actividades que se deban llevar a cabo en el centro de trabajo o en los lugares donde se realicen actividades comerciales.

Desde la entrada en vigor del RGPD, la protección de datos es un elemento clave para aquellos negocios que manejas datos personales de los clientes, por lo que si en el desarrollo de la actividad de nuestra sociedad cooperativa vamos a manejar datos sensibles, deberemos cumplir una serie de obligaciones al tratar la información personal de clientes, empleados o proveedores:

• Identificar a los responsables del tratamiento. O lo que es lo mismo, la propia empresa, sus representantes o encargados del tratamiento.
• Registrar todas las actividades de tratamiento en diferentes ficheros, según la procedencia de los datos.
• Informar acerca de la finalidad de la recogida de los datos personales y sobre el tiempo que van a permanecer en los ficheros.
• Advertir si los datos se van a ceder a terceros.
• Obtener consentimiento expreso. Solo se pueden tratar datos de otros si ter han dado previamente su consentimiento, que además ahora ha de ser explícito.
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes o proveedores para evitar que traspasan información sensible de la empresa o de sus miembros.
• Incluir en la página web apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal.
• Comunicar al interesado los canales por los que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

• Cooperativas agroalimentarias para la comercialización de productos de la actividad agrícola y ganadera (Zen Noh).
• Cooperativas del mar para explotaciones dedicadas a actividades pesqueras para la producción o venta de sus productos (UNACOMAR).
• Cooperativas de enseñanza para desarrollar actividades docentes (Arizmendi).
• Cooperativas de trabajo asociado para la venta de bienes y servicios a terceros.

Ya sabemos cómo crear una cooperativa. ahora nos toca promoverla para atraer más clientes y conseguir crecer, para ello podremos usar diferentes técnicas de marketing online y offline, así como apostar por la transformación digital de nuestra entidad.

El marketing online es actualmente una muy buena herramienta para dar a conocer una cooperativa del tipo que sea. A través de Internet podremos llegar a un gran número de potenciales clientes.

Podemos comenzar por crear una página web en la que demos toda la información necesaria sobre nuestro negocio y lo que ofrecemos. En ella deberían figurar datos de interés para los clientes y la forma de contactarnos:

• Quiénes somos
• Dónde estamos
• Servicios
• Tarifas
• Contacto

Estos contenidos se pueden ampliar con otros apartados para enriquecer la página y que estén relacionados con nuestra actividad y hasta con los valores de nuestra cooperativa.

• Galería de imágenes o vídeos
• Responsabilidad social corporativa
• Bolsa de empleo
• Blog
• Tienda

Si no nuestros conocimientos son limitados a la hora de crear una página web, siempre podremos acudir a una agencia o profesional que se ocupe del diseño web.

Las redes sociales son otra plataforma que podemos usar para promocionarnos y alcanzar a nuevos usuarios, pudiendo usarlas también para construir nuestra imagen corporativa a través de las publicaciones que compartamos en ellas. Puedes utilizar las principales, como:

• Facebook
• Twitter
• Linkendin
• Istagram

Tenemos web, tenemos redes sociales, pero no atraemos mucha atención. Quizás deberíamos tener en cuenta cómo posicionamos en los motores de búsqueda; aparecer en las primeras posiciones de los buscadores nos ayudará a captar usuarios y potenciales clientes. Es aquí donde entra en juego el SEO.

Para aparecer en las primeras posiciones de los motores de búsqueda, tendremos que optimizar el SEO de nuestro sitio web y de todo lo relacionado con nuestra cooperativa en la red y el negocio al que nos dedicamos. Lo mejor en este caso, a no ser que seáis un experto en ello, es contar con una agencia SEO que nos ayude en ello. En España tenéis Neoattack, Elogia o Webpositer.

Relacionado con el SEO tenemos la publicidad en buscadores; a través de campañas basadas en keywords, podremos aumentar la visibilidad online de nuestra cooperativa y el negocio que depende de ella mediante anuncios destacados en los buscadores. De nuevo, para ello, si no tenemos conocimientos sobre el tema, podemos contratar a una agencia de publicidad como Innova Publicidad u Optimizaclick.

Tampoco está de más olvidar la promoción y publicidad tradicional para promover nuestra cooperativa, para ello podemos recurrir a:

• Realización de eventos sociales
• Colaboraciones con otros negocios relacionados con el nuestro
• Patrocinio de eventos o entidades deportivas
• Anuncios en prensa, radio y televisión

Como ya adelantamos antes, las nuevas tecnologías están abriendo nuevos ámbitos para el desarrollo de cooperativas y quizás sea el lugar donde mirar si estamos pensando en desarrollar un negocio con este modelo de administración.

Por ejemplo, para recién licenciados en carreras tecnológicas con pocos medios puede resultar interesante asociarse como cooperativa para crear  una starup con la que desarrollar software, ya que pueden beneficiarse del menos gasto que genera este tipo de asociaciones mercantiles.

Otro ejemplo es destacar a través del modo de gestión, como en el caso de Campo de Miel, que creó un museo y un comedor para dar a conocer la apicultura y la alimentación saludable, consiguiendo un flujo de visitantes que aporta ingresos complementarios a su empresa y que además ayuda a crear imagen corporativa.

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