Es muy probable que vuestra empresa haya recibido alguna factura en la que figuren gastos suplidos, como pueden serlo, por ejemplo, las de notaría o las de gestoría. Para saber qué son los suplidos, cómo afectan al IVA y cómo contabilizaros os hemos preparado esta guía.

¿Qué son los Suplidos?

Antes de nada, lo primero es saber a qué nos referimos con suplido o gastos suplidos; son aquellos gastos que se realizan en nombre y por cuenta de un cliente y cuyo importe después se le cobrará.

Pero se deben cumplir tres requisitos para que podamos considerar un gasto como suplido:

  • Que se haya realizado en nombre y por cuenta del cliente, es decir, que la factura que lo justifique tiene que estar emitida a nombre de este (y no al nuestro).
  • Que el pago se haya efectuado por mandato expreso de ese cliente, tanto de manera verbal o por escrito.
  • Poder justiciar que efectivamente se ha pagado su importe, que debe coincidir con el importe que se recibe del cliente.

Distinguir si un gasto es realmente suplido o no es importante desde el punto de vista fiscal y contable, ya que tienen un tratamiento específico de cara al IVA y a los asientos contables que se deben consignar.

Ejemplo de lo que es un suplido y lo que no lo es

La mejor forma para saber distinguir si un gasto puede considerarse como gasto suplido es a través de un ejemplo.

La empresa Reformas Bonitas S.L. tiene un cliente que la contrata para realizar unas obras de reforma en su local. Pero además, para poder ofrecer un trabajo final mejor, Reformas Bonitas S.L. puede contratar los servicios de un decorador. Esa contratación puede producirse de dos maneras:

  1. Reformas Bonitas S.L. decide contratar al decorador para que, con las indicaciones del cliente, determine los acabados del local.
  2. Es el cliente quien quiere que un decorador de su confianza esté dentro del proyecto, para lo que pide a Reformas Bonitas S.L. que se encargue de pagar sus honorarios y que después se los cobre junto a los suyos.

La opción b es la que se corresponde con el gasto suplido y lo es porque es el propio cliente quien ha pedido de manera expresa a Reformas Bonitas S.L. que incluya al decorador en el proyecto, pero será ella quien pague de su bolsillo al decorador (más adelante recuperará este dinero, al cobrárselo al cliente), porque así lo ha solicitado el cliente. La factura del decorador deberá ir a nombre del cliente, porque es para quien está trabajando realmente, aunque sea Reformas Bonitas S.L. quien le entregue el dinero.

▷ Incidencia en el IVA repercutido y soportado

Visto lo que se considera realmente un gasto suplido, pasamos a ver ahora cómo incide este en el IVA de las facturas que vayamos a emitir con este concepto incluido en ellas.

De cara a la AEAT y el IVA, los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA, es decir, aunque el suplido queda dentro de la factura que emitiremos al cliente, la cantidad de este concepto no se debe sumar para calcular la base imponible del IVA. Haremos referencia al gasto suplido y lo sumaremos a la cantidad total a cobrar en la factura.

Deberemos adjuntar la factura del suplido (que recordamos debe estar a nombre del cliente) a la factura que lo contiene, entregando ambas al destinatario para que pueda contabilizarlas de manera adecuada y el pueda deducirse el IVA correspondiente a cada factura.

Ejemplos de la incidencia del IVA en los suplidos

Continuando con el ejemplo de Reformas Bonitas S.L., veamos como incide en el IVA un gasto suplido.

Para ello tenemos los siguientes datos:

  • Los honorarios de Reformas Bonitas S.L. son de 10.000 euros más el 21% de IVA, 2.100 euros.
  • Los honorarios del decorador son de 1.000 euros más el 21% de IVA, 210 euros
  • El importe total pagado al decorador es 1.210 euros.

Los importes que figurarán en la factura que Reformas Bonitas S.L. emitirá a su cliente serán los siguientes:

Honorarios por obra de reforma 10.000 euros (1)
Suplidos 1.210 euros (2)
Base imponible 10.000 euros (1)
21% de IVA 2.100 euros (3)
Total Factura (1+2+3) 13.310 euros

 

Como se puede apreciar, para el cálculo del IVA no se han tenido en cuenta los 1.210 euros, porque estos ya cuentan con el porcentaje de IVA incluido en ellos.

Junto a la factura que Reformas Bonitas S.L. entregue a su cliente, deberá aportar la factura del decorador (donde si vendrá desglosado el IVA). El cliente podrá deducir las dos facturas, ya que ambas están a su nombre. Y al cobrar la factura que Reformas Bonitas S.L. presenta al cliente, recuperará el importe que ya pagó al decorador.

Si no fuese un gasto suplido, es decir, que Reformas Bonitas S.L. hubiese contratado ella misma al decorador, la factura quedaría así:

Honorarios por obra de reforma 11.000 euros (1)
Base imponible 11.000 euros (1)
21% de IVA 2.310 euros (3)
Total Factura (1+3) 13.310 euros

 

Si bien la cantidad total cobrada al cliente es la misma en ambos casos, las partidas y su tributación cambian.

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▷ Cómo contabilizar suplidos

Para saber cómo contabilizar los suplidos, lo vamos a ver tanto desde el punto de vista de quien recibe la factura como desde el punto de vista de quien la emite, además lo acompañaremos de ejemplos para que se vea con mayor claridad.

Contabilizar suplidos en factura emitida

Para contabilizar una factura emitida tendremos que hacer varios asientos, uno por el pago del suplido y otro por la factura que lo contiene. El pago se contabilizará en uno o más apuntes en función de si se ha producido solo una salida de dinero o varias.

Su estructura será la siguiente:

Importe pagado (552) Cuenta corriente con otras personas a Tesorería (572) Importe pagado

 

Por la factura emitida que contiene el suplido:

Importe total de factura (430) Clientes a Cuenta de ingreso que corresponda (7XX) Base imponible
a H.P. IVA repercutido (477) Importe IVA
a Cuenta corriente con otras personas (552) Importe suplido

 

Ejemplo de cómo contabilizar un suplido en una factura emitida

Seguimos con el ejemplo anterior de Reformas Bonitas S.L.

Por el pago que Reformas Bonitas S.L. hace al decorador mediante transferencia bancaria:

1.210 (552) Cuenta corriente con otras personas a Banco (572) 1.210

 

Por la factura emitida que contiene el suplido:

13.310 (430) Clientes a Ventas (700) 10.000
a H.P. IVA repercutido (477) 2.100
a Cuenta corriente con otras personas (552) 1.210

Contabilizar un suplido en una factura recibida

Para contabilizar un suplido de una factura recibida se deben hacer dos asientos independientes, uno por la factura que contiene el suplido y otro por la factura del suplido en sí.

Quedaría de la siguiente manera:

Por la factura que contiene el suplido:

Base Imponible IVA (6XX) Cuenta de gasto correcta
Importe IVA (472) H.P. IVA soportado
Importe suplido (552) Cuenta corriente con otras personas a Acreedor o Proveedor (400 o  410) Importe total factura

 

Por la factura del suplido propiamente dicho:

Base Imponible IVA (6XX) Cuenta de gasto correcta
Importe IVA (472) H.P. IVA soportado a Cuenta corriente con otras personas (552) Importe total factura

 

Ejemplo de cómo contabilizar un suplido en factura recibida

Continuando con nuestro ejemplo de Reformas Bonitas S.L. y su cliente, este último tendrá que hacer los siguientes asientos contables:

Por la factura de Reformas Bonitas S.L.:

10.000 (622) Reparación y conservación
2.100 (472) H.P. IVA soportado
1.210 (552) Cuenta corriente con otras personas a Acreedores (400) 13.310

 

Por la factura del decorador:

1.000 (623) Servicio profesional independiente
210 (472) H.P. IVA soportado a Cuenta corriente con otras personas (552) 1.210

Contabilizar suplidos en la notaría

Como ya comentamos a modo de ejemplo al comienzo de esta guía, las facturas que siempre suelen contar con algún suplido entre sus conceptos son las de notaría. Los suplidos en sí se contabilizarán según sea su naturaleza, es decir, deberán ir en la cuenta de gasto que corresponda y con su IVA y retención de IRPF si procede. Pero dado que en la factura de la notaria solo aparecerá el importe que esta ha pagado por nuestra cuenta, necesitaremos tener también la factura del suplido para poder contabilizarlo debidamente (y como ya dijimos, las facturas con suplido deben ir acompañadas de la factura a la que hace referencia el suplido en sí). Por lo que mientras tanto se usa la cuenta 552 a modo de “cuenta puente”.

Para ver y entender mejor cómo se contabilizan estos suplidos en facturas de notaría, veremos unos ejemplos.

Ejemplos contabilizar factura de notario con suplidos

Ejemplo 1:

Factura de notaria con los siguientes importes:

  • Honorarios: 10.000 euros
  • IVA: 2.100 euros
  • Suplidos (impuestos municipales): 1.000 euros

Este es el asiento contable a realizar para esta factura:

10.000 (623) Servicios Profesionales Independientes
2.100 (472) H.P. IVA soportado
1.000 (552) Cuenta corriente con otras personas a Acreedores por prestación de servicios (410) 13.100

 

Cuando se reciba la liquidación del impuesto municipal habrá que hacer el siguiente apunte:

1.000 (631) Otros tributos a Cuenta corriente con otras personas (552) 1.000

 

Ejemplo 2:

Factura de notaria con los siguientes importes:

  • Honorarios: 8.000
  • IVA: 1.680
  • Suplidos (registro de la propiedad): 847

El apunte contable quedaría así:

8.000 (623) Servicios Profesionales Independientes
1.680 (472) H.P. IVA soportado
847 (552) Cuenta corriente con otras personas a Acreedores por prestación de servicios (410) 10.527

 

Recibimos la factura del registro de la propiedad que asciende a 700 euros más IVA (847):

700 (623) Servicios Profesionales Independientes
147 (472) H.P. IVA soportado a Cuenta corriente con otras personas (552) 847

EN RESUMEN:

“Los gastos suplidos son aquellos que se hacen en nombre y por cuenta del cliente ante una petición expresa del mismo. Más tarde se les cobrarán mediante factura en la que constarán, a la que se debe adjuntar la factura a nombre del cliente que hace referencia al suplido”

▷ Modelo de factura con suplidos

Sin abandonar nuestro ejemplo de Reformas Bonitas S.L., aquí tenéis un modelos de una factura con suplido:

Y aquí os dejamos el modelo de factura con suplidos para rellenar y que podéis descargarlo. De nuevo, recordad que a esta factura debéis adjuntar la factura a la que hace referencia el suplido para entregársela al cliente.

Libro de suplidos

El libro de suplidos y de provisiones de fondos es un documento contable que deberán llevar aquellas empresas o profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos de sus clientes.

En este libro se registrarán:

  • El número de anotación
  • El tipo de operación (provisión o suplido)
  • La fecha
  • El importe
  • El nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido
  • Número de factura o documento equivalente en que se refleje la operación

Se anotarán como provisiones de fondos las cantidades entregadas a cuenta por los clientes por el pago de los servicios contratados a empresas o profesionales.

Se anotarán como gastos suplidos los gastos que empresas o profesionales autónomos realizan o pagan por cuenta o en nombre de sus clientes.

No existe un modelo oficial de libro de provisiones y suplidos y nos puede bastar con utilizar una sencilla hoja de Excel para llevar estos apuntes. En el caso de tener muchas operaciones de este tipo, se recomienda llevar dos libros por separado, uno para las provisiones de fondo y otro para los suplidos.

Ejemplo libro de provisiones de fondo y suplidos

 

 

Esperamos que esta guía sobre cómo inciden en el IVA y se contabilizan las facturas con suplidos os haya resultado de utilidad. Y si os quedan dudas o preferís contar con ayuda profesional para gestionar esta parte de la contabilidad de la empresa, siempre podéis recurrir a un asesor contable para que os guíe.

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