Factura proforma – ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo hacerla fácilmente?

Ya seas autónomo o empresario, es muy posible que te hayas encontrado alguna vez con una factura proforma o que algún cliente te haya solicitado alguna. A continuación vamos a ver en qué cosiste este modelo de factura y cómo crearla.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es una “factura borrador” con la que proveedores o vendedores, podemos facilitar a nuestro cliente toda la información relativa a la operación comercial a realizar de manera inminente. Aunque no son equivalentes, se puede decir que la factura proforma y el presupuesto comparten la misma tarea informativa de cara al comprador.

El formato de la factura proforma comparte básicamente el mismo que el de la factura ordinaria, pero precisando en su cabecera que es una “factura proforma”. Su principal diferencia radica en que la proforma no tiene ninguna validez contable, fiscal o de pago y se envía antes que la factura definitiva (generalmente para ser aprobada por el cliente), que reflejará el mismo contenido especificado en la proforma. De hecho, es una factura provisional (siempre teniendo en cuenta que su valor solo está en proporcionar información).

¿Para qué sirve?

La factura proforma sirve como documento informativo de una futura de venta de bienes o servicios, con la que el proveedor informa al cliente de todos los detalles de la operación comercial a punto de cerrarse; productos o servicios a vender, precios unitarios y totales, costes de envío, importe final, con la finalidad de que el cliente disponga de toda la información antes de concluir la operación de compra. Podríamos decir que tiene la consideración de una especie de compromiso de que la transacción ocurrirá en los términos que vienen especificados en la proforma.

Habitualmente, las facturas proforma se utilizan en el comercio internacional para obtener licencias de importación, para enviar muestras comerciales a clientes o declarar el valor de las mercancías en las aduanas.

  • Si eres empresa/autónomo

Como profesional, tanto si tienes una sociedad como si eres autónomo, aunque no tienen validez contable ni fiscal ni sirven como justificantes de pago, realizar facturas proforma te servirá como justificante comercial de que una operación se ha pactado con el cliente final, es decir, si el cliente no te paga, la proforma es un documento que acredita legalmente que ha habido algún indicio de actividad y, por tanto, podremos usarla para reclamar créditos debidos.

  • Si eres particular

Aparte de lo ya mencionado más arriba respecto a la utilidad de solicitar este tipo de factura , como particular y dado su valor informativo de que una compra se va a realizar, las facturas proforma también se pueden utilizar para solicitar ayudas, subvenciones o financiación para la puesta en marcha de una determinada actividad. Ya que podrán mostrarse ante el organismo ante el que se haga la solicitud para demostrar que se va a realizar una inversión concreta y presupuestada.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Para hacer nuestras facturas proforma utilizaremos una plantilla muy similar a la que utilizaremos para realizar la factura definitiva, con la salvedad de que indicaremos en el encabezado bien visible que se trata de una “proforma”, para evitar posibles confusiones en el futuro.

Respecto al contenido de la factura proforma, esta incluirá:

  • Fecha de emisión
  • Identificación del vendedor/proveedor y del comprador/cliente con nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección, así como IVA intracomunitario si procede
  • Descripción de los productos o servicios, incluyendo precio unitario y total
  • Tipos impositivos que apliquen (IVA o IRPF)
  • Cualquier otra información que consideremos pertinente, como las condiciones de pago, o la fecha de validez, si la proforma nos sirve como oferta de un bien o servicio en concreto o queremos darle un carácter temporal

Dado que la factura proforma no se declara a Hacienda, normalmente no se numera, pero se le puede dar una serie numérica diferente a la de nuestras facturas oficiales para llevar un mejor control sobre ellas si lo preferimos.

Plantillas de factura proforma

Actualmente, muchos programas de facturación incluyen la opción de poder generar facturas proforma, que más tarde podremos convertir de manera sencilla en una factura definitiva. Dada la semejanza con la factura ordinaria, lo más sencillo es aprovechar la plantilla que tengamos hecha para este tipo de factura y utilizarla también para la proforma, recordando que debemos especificar en el encabezado que es una “factura proforma” y que la serie numérica será distinta o simplemente no irá numerada.

A continuación os dejamos unas plantillas de factura proforma tanto en PDF como en Excel, para que podáis descargarlas:

¿Cómo hacer una factura proforma online?

Actualmente existen diferentes programas online de facturación, con los que crear nuestras facturas proforma, nos resultará muy sencillo y rápido, además, sin la necesidad de tener que descargarnos un programa que instalar en el ordenador y con la posibilidad de transformar la proforma en una factura definitiva.

A continuación os dejamos cuatro programas de facturación en la nube en castellano, con los que podréis realizar facturas proforma online, además de contar con otros servicios de facturación e incluso de gestión contable.

Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto

Al comienzo de esta guía dijimos que la factura proforma y el presupuesto comparten una misma finalidad informativa de cara al cliente respecto a los bienes o servicios a adquirir. Cabe preguntarse entonces ¿qué diferencia hay entre la factura proforma y el presupuesto?

Podemos decir que la principal diferencia entre uno y otro es la intencionalidad. El presupuesto es una propuesta de venta, que sirve para orientar al cliente sobre el precio de los bienes o servicios que desea adquirir. Y, a no ser que se firme, no compromete a nada entre cliente y proveedor. Sin embargo, la factura proforma, como ya hemos visto, sí que implica la realización de una futura compra-venta entre cliente y proveedor, de cuyo contenido y detalles se está informando en el documento.

Otra diferencia la podemos ver en que los precios de los bienes o servicios especificados en el presupuesto son susceptibles de sufrir cambios, mientras que los de la proforma son ya definitivos, ya que existe un compromiso por parte del proveedor para mantener dichos precios, al menos, hasta la fecha de validez que se indique en el documento.

También podemos decir que el presupuesto es un documento que presentaremos al cliente al comienzo de nuestra relación comercial, ya que nos está pidiendo una valoración de los bienes o servicios que desea adquirir. Mientras que la factura proforma es algo que presentaremos más adelante, bien por iniciativa propia o por petición del cliente, y que los importes aquí ya no serán orientativos, sino definitivos.

Ejemplo: La proforma del coche de empresa

Un ejemplo de para qué se puede usar la factura proforma lo encontramos a la hora de solicitar un préstamo para adquirir un coche de empresa. Antes de concedernos la financiación, el banco podrá solicitarnos que presentemos una factura proforma del vehículo que vamos a adquirir, como prueba de la cantidad y condiciones acordadas entre nosotros y el concesionario, condiciones que no variarán más adelante, ya que la proforma tiene la finalidad de dar esa garantía a ambas partes.

Este ejemplo lo podemos extrapolar para cualquier bien que necesitemos adquirir para nuestro negocio y para el que necesitemos financiación (como maquinaria, herramientas o un nuevo local).

En ese sentido, los renting también nos ofrecen un buen ejemplo de dónde utilizar este tipo de facturas. Volviendo con el ejemplo del coche de empresa; para poder determinar la cuota mensual a pagar por un vehículo de alquiler, se solicitará una proforma en la que se detallarán el precio base y el de todos los extras. Con este documento se podrán determinar las cuotas mensuales en base al importe total, además de quedar recogido el importe completo, que no sufrirá cambios mientras dure el contrato de renting.

Ejemplo de proforma de renting de vehículo:

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar la proforma como factura oficial?

No. La proforma no tiene ninguna validez fiscal o contable, su valor es meramente informativo. La factura oficial la elaboraremos a partir de ella.

¿Se considera la proforma un compromiso comercial?

Sí, la factura proforma se considera un compromiso entre proveedor y comprador en el que ambos respetarán lo acordado en ella respecto a precios, impuestos, plazos de entrega, forma de pago, etc., cuando se hayan puesto de acuerdo sobre los mismos.

¿La proforma tiene fecha de caducidad?

Obligatoriamente no, pero podemos ponérsela si queremos hacer constar que los términos de la factura proforma tienen una duración determinada.

¿Qué ventaja tiene hacer una factura proforma?

La ventaja que podemos señalar de la proforma es que, aunque no sirve como justificante de pago, sí que nos puede resultar útil para reclamar facturas impagadas, ya que funciona como indicio de actividad comercial entre el proveedor y el comprador.

¿Puedo usar la proforma en lugar del presupuesto?

Podríamos usar la factura proforma como presupuesto, pero no es recomendable para aquellas acciones comerciales que puedan variar sus precios o cambiar sus condiciones con el tiempo (como por ejemplo trabajos relacionados con la construcción). Dado que el carácter del presupuesto es  más bien orientativo y el de la proforma es más definitivo de cara a mantener las condiciones de venta acordadas iguales en la factura final.

¿Puedo usar la factura proforma para cobrar un adelanto?

No. De nuevo insistimos en que la factura proforma no tiene carácter fiscal, por lo que de cara a Hacienda no tiene ningún valor. Sí que podríamos especificar en ella la posibilidad de pagar un adelanto (o descuentos aplicables), pero si vamos a recibir un adelanto por los trabajos a realizar o los bienes a vender, tendremos que elaborar una factura oficial con el concepto de «adelanto» y después descontarlo en la factura final.

Esperamos que esta pequeña guía sobre la factura proforma os haya sido de utilidad. Si tenéis dudas con cualquier otro tipo de factura, recordad que un buen asesor podrá solucionároslas.

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