Elaborar de forma adecuado y de acuerdo a la ley las facturas es sumamente importante para autónomos y empresas y uno de los elementos clave de cualquier factura es su número; en esta entrada vamos a explicar cómo llevar una numeración de facturas correcta.

Normativa numeración facturas emitidas

Numerar facturas para autónomos y pymes puede ser una fuente de dudas, ¿qué tipo de numeración seguir?, ¿hay normas especificas que tener en cuenta?, ¿qué serie escoger?, ¿puedo tener más de una serie de facturación? Pero lo cierto es que la numeración de facturas es algo bastante sencillo, con unas directrices fáciles de seguir y que podemos resumir en: numeración correlativa, consecutiva y única.

Es cierto que el número de factura es uno de los elementos obligatorios de cualquier factura y que no puede faltar. Sobre ello, la Agencia Tributaria dice que la numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa y que el número asignado será único, es decir, que los números serán consecutivos y no podrán repetirse. Esto es lo básico y esencial respecto a cómo numerar las facturas.

En cuánto a qué numeración seguir, lo cierto es que podrás elegir aquella serie numérica o alfanumérica que mejor se adapte a tus necesidades, siempre y cuando los números sean correlativos, secuenciales (es decir, la factura número 5 no puede tener fecha anterior a la factura número 4) y además no puede haber salto en la numeración de las facturas (no puedes tener una factura número 10 y luego saltar a las factura número 13).

Además, si cometes un error de numeración, por ejemplo, asignas el mismo número a dos facturas diferentes, tendrás que corregir una de ellas, para lo que deberás recurrir a una factura rectificativa, de cuya numeración hablaremos un poco más adelante. Nunca puede haber dos o más facturas con el mismo número.

▷ Series de facturación y numeración: ¿Qué diferencia hay y cómo utilizarla?

Aunque puedan parecer conceptos intercambiables, series y numeración no son lo mismo, aunque ambos se usan para numerar facturas. Una forma sencilla de definirlos sería que la serie es el conjunto y la numeración las partes individuales que lo forman, es decir, la numeración estaría dentro de la serie. Por ejemplo: A2020/0001, donde A2020 es la serie y 0001 el número de la factura.

En principio, podéis elegir cualquier tipo de serie, siempre teniendo en cuenta que os debe ayudar a identificar y separar las facturas y, como recomendación, que tenga cierta lógica (por ejemplo, puedes escoger el año como hemos hecho en el ejemplo antes y escribirlo de esta otra forma: 20/0001 o F2020/02/0025).

Una vez optéis por una serie y una numeración no podréis cambiarla durante el ejercicio y tendréis que mantenerla durante todo el año, aunque la numeración de facturas de un año a otro sí puede cambiar (es el único momento en que Hacienda permite hacer este cambio de numeración), pudiendo comenzar una serie diferente (A2021) y reiniciar el conteo otra vez desde la factura número 1 o, por el contrario, mantener serie y numeración y seguir añadiendo facturas (F/00200015).

Sin embargo, hay que tener en cuenta ciertas reglas respecto al uso de las series. Lo vemos a continuación.

¿Cuándo debes numerar facturas con diferente serie?

De acuerdo al Reglamento de Facturación, hay varios supuestos que obligan a utilizar un serie distinta:

  • Si es una factura rectificativa
  • Facturas sobre entrega de bienes y prestaciones de servicios en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa
  • Facturas emitidas por el destinatario de la operación o por terceros
  • Si desarrollas más de una actividad profesional (no obligatorio pero recomendable)
  • Si tienes dos o más locales diferentes (no obligatorio pero recomendable)

Las facturas de cada serie deben ser siempre correlativas y emitidas en orden cronológico. Por ejemplo, una posible numeración de facturas rectificativas podría ser R2020/0001.

¿Cuándo puedes tener en tu contabilidad diferentes series de facturas?

Como hemos visto en el epígrafe anterior, podremos tener diferentes series de facturas en nuestra contabilidad si son facturas rectificativas, son facturas que documenten entrega de bienes y prestaciones de servicios en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa y en aquellas facturas emitidas por el destinatario o por terceros.

Además, también podremos llevar series diferentes si desempeñamos más de una actividad económica o profesional (por ejemplo, un fotógrafo que venda reportajes fotográficos y que de clases de fotografía podrá tener dos series distintas de facturas, una para cada actividad) o si tenemos más de un local comercial.

Tener series distintas en estos casos, nos ayudará a llevar una mejor contabilidad de nuestras actividades o de los locales en los que desarrollemos nuestra actividad.

5 recomendaciones para numerar las facturas y las series. Puntos a tener en cuenta

  1. Utiliza números y letras en cualquier tipo de combinación que te parezca adecuada, pero las letras en mayúsculas.
  2. Si vas a usar espacios en blanco, ten en cuenta que no debe haber uno al comienzo del número y que si van entre caracteres, solo puede haber un espacio en blanco (ejemplo: A20 0001).
  3. Si vas a separar los números de las letras, utiliza estos caracteres especiales:
    • Guion medio: –
    • Guion bajo: _
    • Barra inclinada: /
    • Punto: .
  1. Si estás usando una serie para tu numeración, esta debe figurar por delante del número, seguida bien de un espacio en blanco (A2020 0001) o de un carácter especial (A2020/0001).
  2. Aunque no es obligatorio, es recomendable cambiar la serie y la numeración cada vez que comienza un nuevo año, ya que ayudará a facilitar la identificación de las facturas y su archivo.

Truco: Numerar facturas automáticamente en Excel

Con Excel existe la posibilidad de numerar las facturas de forma automática, de manera que cada vez que abras el documento, aparezca el siguiente número consecutivo (siempre y cuando hayas guardado la factura anterior).

El proceso para autonumerar las facturas en Excel es un poco más complejo y deberéis usar la programación VBA (usando el editor de Visual Basic). Para abrir VBA en Excel, con el documento abierto, tendréis que presionar las teclas Alt+F11. Una vez tengáis abierta la ventana correspondiente, tendréis que localizar la entrada ThisWorkbook que cuelga directamente del libro que hayáis abierto al principio (la propia plantilla de factura que uséis en Excel).

Tendréis que hacer doble click sobre ThisWorkBook, lo que abrirá un panel en blanco a la derecha denominado módulo. En ese panel debéis desplegar sus dos listas superiores y escoger los valores Workbook y Open correspondiente a la factura. Debajo de eso os aparecerán dos líneas de código VBA, entre ellas tendréis que escribir:

  • Range (“F4”) .Value = Range (“F4”) .Value +1
  • Quedaría así:
    • Private Sub Workbook_Open ()

    Range (“F4”) .Value = Range (“F4”) .Value +1

End Sub

Tened en cuenta que “F4” es la celda que nosotros hemos escogido para el ejemplo, así que deberéis sustituir ese valor por el de la celda en que tengáis puesto “número de factura”.

Cuando terminéis, cerrad el editor y guardar la hoja de cálculo. Después volved a abrirla para comprobar que el número de factura ha comenzado a iniciarse y registrarse.

Esto os ahorrará tener que meter el número de manera manual, pero, como os hemos dicho, debéis guardar siempre la factura para que al cerrar y volver a abrir el documento, siga realizando la numeración automática (si no guardéis, la factura no se archivará y el número con cambiará desde la última vez).

Esperamos que esta entrada sobre cómo numerar facturas os haya resultado de utilidad. Recordad que la numeración de la factura es uno de los elementos que no puede faltar en estos documentos para que tengan vigencia legal.

 

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