Si tu empresa va a operar u opera ya en el extranjero, necesitarás emitir facturas multidivisa a tus clientes fuera de la zona euro. En esta entrada vamos a explicar en qué consiste la factura multidivisa, cómo hacerla y dejaros un modelo para que podáis descargarlo.
¿Qué es una factura multidivisa?
La factura multidivisa es un documento mercantil en el que se detalla la compraventa de un bien o servicio en una moneda extranjera. Es decir, que si realizamos compras o ventas a proveedores o clientes que no utilizan la misma divisa que nosotros, deberemos recurrir a este tipo de factura.
Pero antes de seguir, puede que os estéis preguntando a qué nos referimos con divisa. Es habitual identificar este concepto con una moneda extranjera utilizada en el comercio internacional, pero se trata de un concepto mucho más amplio, puesto que puede ser cualquier medio pago y posiciones en moneda extranjera. En consecuencia, una divisa es una medida que aceptan dos partes para realizar una transacción en equilibrio, es decir, que se acuerda previamente entre cliente y proveedor.
Las principales divisas son:
- Dólar estadounidense
- Euro
- Yen
- Libra esterlina
- Franco suizo
Debéis tener en cuenta que el valor de estas monedas fluctúa cada día, lo que influirá en la factura que elaboremos y deberemos determinar el tipo de cambio a aplicar.
▷ Modelo factura multidivisa
Os dejamos aquí un modelo de factura multidivisa en Word para que podáis descargarlo y editarlo según vuestras necesidades (tened en cuenta que el código de divisa que debéis poner dependerá de la que hayáis acordado usar con vuestro cliente, e incluye la nota respecto al IVA).
¿Qué requisitos debo cumplir para elaborar una factura multidivisa?
Estos son los requisitos que una factura multidivisa debe cumplir para poder emitirse de manera correcta:
- El importe de la factura debe señalarse claramente en la divisa acordada para realizar la transacción entre cliente y proveedor.
- Debe constar el código ISO de dicha divisa; por ejemplo, EUR para el euro, GBP para la libra esterlina o USD para el dólar estadounidense.
- Debe aparecer el cambio del día a fecha de emisión de la factura. El tipo de cambio lo fija el Banco Centra Europeo, pero podéis consultarlo en la página web del Banco de España.
Cómo realizar una factura multidivisa
Para facturar en divisas diferentes a la de nuestro país debemos primero acordar con nuestros clientes extranjeros (en nuestro caso, fuera de la zona euro) qué moneda se va a utilizar en la transacción, por ejemplo, si vamos a facturar a un cliente que reside en Reino Unido, debemos acordar con él si emitiremos la factura en euros o libras esterlinas, además debemos incluir el código de la divisa acordada.
También debemos fijar el tipo de cambio, normalmente se utiliza como referencia la moneda de nuestro país y, como ya dijimos, se usa el valor que marcará el cambio en día de emisión de la factura.
Datos que incluir
El contenido que debe tener una factura multidivisa no se diferencia mucho del de una factura ordinaria, aunque sí tiene algunas particularidades que debemos reflejar en ella:
- Fecha, nombre o razón social de comprador y vendedor.
- Número de factura (no es necesario crear una serie diferente)
- Detalle del producto o servicio objeto de la transacción.
- Moneda o divisa que se va a utilizar.
- Código ISO de la moneda. Siempre son tres letras, podéis consultarlas en está página web de la UE.
- Precio por unidad y total de la mercancía en la divisa acordada.
- Tipo de cambio aplicado.
- Forma y condiciones de pago.
- Referencia al pedido o factura proforma (si procede).
Cuándo y cómo registrar un ingreso como divisa
Todo movimiento de capital de nuestra empresa debe quedar registrado en nuestra contabilidad y de eso no se libran los ingresos en moneda extranjera De acuerdo al Plan General Contable, podemos emitir facturas en moneda extranjera, pero la contabilidad debe registrarse en la divisa en la que tributamos.
Así, cobraremos el importe de la factura calculado en euros, teniendo en cuenta el tipo de cambio que la divisa utilizada tenga en el momento de la transacción (recordamos, en la fecha de emisión de la factura), ese será el ingreso que registraremos. Para este cálculo podéis usar un conversor de moneda online (puesto que suelen tener el valor actual de cada divisa).
Por ejemplo, para contabilizar una factura emitida en dólares estadounidenses con fecha 08/05/2020, tendremos en cuenta el siguiente valor de cambio 1 € = 1,23 $.
Hay que tener en cuenta que se pueden producir cambios desde el momento que declaramos el ingreso de la factura hasta que el banco realiza la transacción, esto se debe a esas fluctuaciones que sufren las divisas que comentábamos más arriba. Por ello, a la hora de hacer la conciliación bancaria, se establecen dos categorías contables para poder hacer los ajustes correspondientes en el importe:
- Diferencias positivas de cambio
- Diferencias negativas de cambio
¿Qué pasa con la diferencia entre ambos importes?
Si se produce una diferencia entre el importe que hemos registrado y el del banco a la hora de realizar la transacción, pueden darse dos casos:
- Que nos devuelvan la diferencia cuando esta es superior.
- Que debamos abonar la diferencia cuando esta es menor.
¿Se aplica o no IVA en la factura multidivisa?
Como la factura multidivisa la estamos emitiendo a un cliente extranjero, es decir, no intracomunitario, se trata de una exportación y por tanto no debemos aplicar IVA a la base imponible de la factura multidivisa. Recordad que al esta exenta de IVA, este dato debemos reflejarlo en la factura citando la normativa correspondiente.
Programas de facturación que me pueden ayudar
A la hora de hacer una factura en moneda extranjera, podemos recurrir a alguno de los programas de facturación, tanto en la nube como para instalarlos en nuestro equipo, para ayudarnos a crear nuestra factura multidivisa. Aquí os dejamos algunas recomendaciones: