Factura negativa ¿Qué es? ¿Cuándo es útil?

Tanto si has cometido un error en una factura emitida como si te han devuelto algún producto, te verás en la necesidad de emitir una factura negativa o rectificativa, en esta guía os vamos a detallar en qué consisten este tipo de facturas e indicaros cuándo deben de usarse, además de dejaros una plantilla para su descarga.

Factura negativa o de abono ¿Qué es?

La factura negativa o de abono es un tipo de factura que se utiliza para rectificar una factura ordinaria en la que se haya cometido algún error, ya sea en los datos del cliente, por incumplir la normativa de facturación, equivocarnos en alguna de las cantidades de las partidas, en los descuentos aplicados, o cuando se produce la devolución de una mercancía, envases o embalajes, o incluso cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación recogida en la factura ordinaria.

Al comienzo de esta guía hemos mencionado la palabra “rectificativa”, esto es porque tras el último cambio en el Reglamento de Facturación, la factura abono o negativa ha quedado englobada dentro de las denominadas facturas rectificativas, por lo que actualmente, este tipo de factura recibe dicho nombre, ya que estamos rectificando algún error.

Como todos los tipos de factura que existen, la factura abono o rectificativa tiene unas particularidades que vamos a ver en los siguientes epígrafes.

¿Cuándo emitir una factura negativa?

Siempre que cometamos un error en una factura ordinaria o cuando nos devuelvan un producto, debemos emitir la correspondiente factura abono o rectificativa, porque la factura errónea no se puede romper simplemente, está numerada de forma correlativa (y es posible que ya hayamos generado facturas posteriores) y queda registrada en la contabilidad de nuestro negocio.

Así puede parecer que la factura negativa o abono lo que hace es anular la factura emitida en la que se cometió el error, pero no es exactamente así. La factura rectificativa lo que hace es, como ya dijimos, corregir un error de la factura ordinaria, pero está sigue estando registrada en las cuentas y de cara a Hacienda no deja de existir. Evidentemente, si lo que se corrige es el importe completo o parte de él, será como si se anulase la cantidad, de manera que las cuentas cuadren al final del ejercicio, pero ambas facturas, la ordinaria y la rectificativa, seguirán constando en la contabilidad.

Por ello, el momento de emitir la factura rectificativa es cuando se produzca la devolución de una mercancía o tengamos constancia de los errores cometidos en la factura ordinaria que debemos anular, pero teniendo en cuenta que solo podremos hacerlo siempre que no hayan pasado más de 4 años desde que se emitió la factura a rectificar.

Es importante que tengáis en cuenta que no se puede anular una factura para emitir otra por la misma operación. Y es que para que Hacienda nos admita una factura rectificativa negativa que compense totalmente a la original, debe existir un motivo de peso que lo justifique, como una devolución del producto o la cancelación de un servicio contratado y pagado por adelantado que finalmente no se llegó a realizar.

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¿Cómo hacer una factura en negativo?

Hacer una factura en negativo o rectificativa es muy sencillo y no se diferencia mucho de la elaboración de una factura ordinaria, solo que en este caso y, como ya comentamos antes, en este tipo de factura lo normal es tener valores negativos que anulen los importes de la factura errónea ya emitida con anterioridad, resultando así en una factura de abono.

Así, seguiremos estos pasos:

  • Crearemos la factura negativa siguiendo una numeración y serie diferente a las de las facturas ordinarias.
  • En esta factura negativa restaremos el importe erróneo (que puede ser la cantidad total, una o varias partidas descritas en la factura o el porcentaje de IVA).
  • Y emitiremos la factura rectificativa, que ya contempla el importe correcto e incluye el importe o importes erróneos en negativo.

Existe la posibilidad de que hayamos emitido más de una factura errónea al mismo cliente; si se han producido dentro del mismo año, podremos recopilarlas todas en una única factura de abono y emitir una única factura rectificativa que anule todas las facturas ordinarias erróneas, eso sí, hay que identificar todas y cada una de las facturas que se están rectificando.

Es posible que lo que se deba corregir sean los datos fiscales del cliente; aquí los importes no variarán, pero aún así debemos emitir una factura que rectifique los datos con los correctos.

Datos que debe incluir una factura en negativo

A los datos básicos que deben figurar en toda factura (número de factura, datos fiscales propios y del cliente, fecha de expedición, descripción del bien o servicio, precios unitarios y precios antes de impuestos, base imponible, porcentaje de IVA / retención del IRPF, el importe total), en la factura negativa o rectificativa deben figurar los siguientes campos:

  • Datos que identifican a la factura rectificada
  • La rectificación que se lleva a cabo
  • La condición de factura rectificativa
  • Los motivos por los que se produce la rectificación
  • El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada, bien indicando el importe de la rectificación (tanto si es positivo como si es negativo) o bien consignándola como quedan al rectificarlas, sin dejar de especificar el importe de la rectificación

Desde 2013, cuando la modificación de la base imponible se produce por la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no es necesario emitir una factura rectificativa (aunque puede hacerse). En ese caso, la modificación se puede realizar en la factura que se emita en un suministro posterior, de manera que se restará el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

Plantilla de factura negativa

Os dejamos aquí una plantilla de factura negativa o rectificativa a modo de ejemplo:

En esta plantilla la “R” que aparece junto a “Nº FACTURA” es para distinguir la serie de la de las facturas ordinarias, además de hacer referencia a “rectificativa”.

Y aquí la plantilla en blanco para que podáis descargarla.

¿Qué casos requieren una factura en negativo?

Durante el desarrollo de nuestro negocio es posible que nos encontremos con varios supuestos que harán necesario que emitamos una factura negativa o rectificativa. Entre ellos, los casos más habituales son:

  • Error en la aplicación del porcentaje de IVA. Como ya sabréis si habéis leído nuestra guía sobre el impuesto del valor añadido (IVA), no siempre se aplica el 21% sobre la base imponible, sino que dependiendo del tipo de producto o servicio, deberemos aplicar otros porcentajes o, incluso, tendremos facturas exentas de IVA cuando así lo indique la Ley del IVA.
  • Aplicar una retención de IRPF errónea. Como en el caso del IVA, no todos los bienes y servicios están gravados con el mismo porcentaje de este impuesto.
  • Recuperar el IVA de una factura que no hemos cobrado.
  • Subsanar un error por la falta de aplicación de una oferta o promoción que hubiéramos acordado con el cliente previamente.
  • Devolución de un producto.
  • Subsanación de un error en los precios de las partidas de una factura ordinaria.
  • Cuando la factura original incumpla alguno de los requisitos legales contemplados en la normativa de facturación vigente.

En algunos de estos casos tendremos que emitir una factura de abono o rectificativa que, generalmente, tendrá los valores en negativo.

Caso particular: recuperar el IVA de una factura no cobrada

Para que Hacienda nos permita utilizar una factura rectificativa para recuperar el IVA de aquellas facturas que hayamos emitido, pero que no hayamos cobrado (muchas veces se produce el devengo del impuesto antes de que el cliente nos haya abonado la factura), se deben dar alguno de estos dos requisitos:

  • Que el cliente esté declarado en concurso, de acuerdo con el art. 80.3 de la Ley del IVA.
  • Que haya transcurrido un año desde el devengo del IVA o 6 meses para las pymes, siempre que hayamos instado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial, de acuerdo al art. 80.4 de la Ley del IVA.

EN RESUMEN:

“La factura negativa o de abono, actualmente denominada factura rectificativa, la emitiremos cuando detectemos algún error en una factura ordinaria emitida o se produzca la devolución de una mercancía. Tendrá valores negativos y corregirá los errores cometidos en la factura original”

Caso práctico

Para ilustrar todo lo que hemos visto a lo largo de esta guía sobre las facturas negativas o de abono, vamos a desarrollar un caso práctico que nos sirva ejemplo.

Nuestra empresa, Persianas Sombrías ha emitido una factura al cliente Pedro Pérez Pérez por el suministro y colocación de dos persianas (por una cantidad de 500 euros) y dos mosquiteras (por una cantidad de 100 euros). Sin embargo, al recibir la factura, Pedro Pérez Pérez nos informa de que él no solicitó las dos mosquiteras. Al comprobar tanto en el presupuesto como en el albarán de entrega que esto es cierto, nos disponemos a emitir una factura rectificativa que contendrá valores negativos, es decir, – 100.00 euros, el valor de las mosquiteras.

Así, en la factura negativa figurarán las dos mosquiteras, con sus precios unitarios y totales en negativo y la referencia a la factura que se está rectificando. De tal manera, que la factura quedaría así:

Esperamos que esta guía para saber cuándo y cómo emitir una factura negativa o rectificativa os haya resultado de utilidad. En cualquier caso, para solucionar cualquier tipo de duda sobre facturación, os recomendamos recurrir a un buen asesor fiscal.