Aunque muchos conocemos PayPal como método de pago de nuestras compras en Internet, lo cierto es que autónomos y pymes también pueden utilizar esta plataforma para realizar y enviar sus facturas a sus clientes. En esta entrada vamos a explicar cómo funcionan las facturas en PayPal.
¿Cómo funciona la facturación a través de PayPal?
La mayoría conocemos PayPal como una plataforma para pagar de compras en Internet, pero esta plataforma, como decíamos más arriba, también permite realizar y emitir facturas y enviarlas a nuestros clientes de una manera bastante sencilla y rápida, tanto para nosotros como para que los clientes realicen el pago.
PayPal permite generar una factura a través de sus diferentes plantillas, lo único que necesitaremos para comenzar será estar registrados en su página web, es decir, tener una cuenta en PayPal. No será necesario que tengamos una página web para aprovechar las ventajas de la facturación con PayPal, pero sí necesitaremos un correo electrónico personal y vigente del cliente.
Como decíamos, generar y emitir nuestras facturas por PayPal es rápido y sencillo, pero debemos tener en cuenta que si lo usamos como empresa o profesional, PayPal se quedará con un porcentaje de la cantidad abonada a modo de comisión.
Comisiones
Raramente los servicios son gratuitos y en este caso realizar facturas con PayPal nos costará algo de dinero, que se “descontará” del total de la factura a modo de comisión para la plataforma. La comisión, de forma general, de cada transacción será del 3,4% del importe de venta más una tarifa fija de 0,35 €.
Ahora, si tenemos una Cuenta Business de PayPal, podremos acceder a dos tipos de Planes de tarifas para vendedores:
- Tarifa Combinada: Incluye una comisión variable de entre el 1,9% y el 3,4% por operación más 0,35 € fijos .
- Interchange Plus: En esta tarifa se aplica una tasa de intercambio (establecida por MasterCard y Visa) más los 0,35 € fijos para las transacciones que el cliente pague directamente con tarjeta.
En ambos casos, las comisiones con PayPal disminuirán a medida que aumenten nuestras ventas (siempre que estas superen los 2.500 euros al mes).
A continuación os dejamos una tabla con el resto de comisiones por ventas, dependiendo del tipo de transacción y volumen de negocio de nuestra empresa o negocio:
¿Cómo se calculan?
Con la tabla que os hemos dejado sobre estas líneas podréis calcular la comisión que aplicará PayPal sobre el precio de venta de vuestro producto o servicio, teniendo en cuenta que la comisión variará en función de vuestro volumen de negocio.
Lo vemos con un ejemplo. Supongamos que nuestro volumen de ventas está entre los 2.500,01 euros y los 10.000 euros mensuales y que la factura de lo que hemos vendido asciende a los 20 euros (IVA incluido).
De esos 20 euros, PayPal se llevará una comisión del 2,9% más los 0,35 euros de tarifa fija:
- 20 x 2,9% = 0,58 € + 0,35 € = 0,93 €
De manera que de esa venta, PayPal se lleva 0,93 € y tú 19,07 € menos el IVA correspondiente.
Vencimientos
Las facturas emitidas con PayPal tienen el mismo plazo de vencimiento que el de cualquier otra factura, es decir, 30 días naturales.
En cuanto a cuándo podemos recibir el dinero que cobremos mediante PayPal, podremos esperar que la plataforma nos envíe el cheque mensual a nuestro email, o retirarlo antes transfiriéndolo a la cuenta del banco que tengamos asociada.
En cualquier caso, transferir dinero de PayPal a nuestra cuenta bancaria no tiene coste alguno.
▷ Cómo crear factura PayPal
Crear una factura en PayPal es bastante sencillo, ya que la plataforma de pago nos irá guiando en todo el proceso. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Iniciar sesión con nuestra cuenta de PayPal.
- Ir a “Administrar facturas”.
- Pulsar en “Crear nueva factura”, la plantilla generará automáticamente el número de factura, manteniéndolos correlativos.
- A continuación rellenaremos los datos del cliente, como haríamos en una factura ordinaria, pero incluyendo su cuenta de correo electrónico de PayPal.
- Rellenamos el concepto (unidades, precio, descripción de los artículos, etc.).
- Si procede, incluimos términos y condiciones para el cliente.
- Aplicamos la tasa de IVA correspondiente a la base imponible.
- Al finalizar tendremos una vista previa de la factura en PayPal, que podremos guardar en borradores o enviar al cliente de manera inmediata.
Cómo declarar a Hacienda las facturas PayPal
Por un lado, las facturas que emitamos con PayPal para cobrar a nuestros clientes se declararán como el resto de facturas, a través de la declaración trimestral del IVA, el modelo 303, siempre y cuando estemos realizando una actividad económica sujeta a IVA.
Por otro lado, las comisiones que nos cobra PayPal por utilizar su pasarela de pago deberemos declararlas a Hacienda como un pago que hemos realizado a PayPal. Dado que esta empresa tiene su sede en Luxemburgo, las comisiones están exentas de IVA y, además, hay que tener en cuenta que PayPal no emite facturas de estas comisiones, por lo que a efectos documentales, tendremos que usar bien el desglose bancario de dichas operaciones o realizar pantallazos del cargo de las comisiones.
Para autónomos o profesionales, de cara al IRPF, las comisiones serán gastos deducibles siempre que cumplan la regla de ser considerados gastos necesarios para la obtención de ingresos. Lo mismo se aplica al Impuesto sobre Sociedades, pudiendo contabilizar las comisiones como gastos financieros para deducirlos en la declaración de Sociedades.
¿Cómo enviar una factura con PayPal?
Enviar una factura con PayPal es sencillo; una vez hayas revisado que todos los datos estén correctos en la vista previa de la factura, solo tendremos que pulsar en “Continuar” para que aparezca la factura definitiva, que volveremos a comprobar para asegurarnos de que todo está correcto, finalmente le daremos a “Enviar factura” y nos aparecerá un mensaje para confirmar la operación.
El cliente recibirá la factura directamente en su correo electrónico, donde podrá comprobar la factura y pulsar en el botón de “Pagar factura”, que le llevará al sitio web de PayPal, donde podrá revisar todos los datos y completar la transacción.
Debes tener en cuenta que si la cuenta PayPal es muy reciente, durante 14 o 21 días no podrás recibir dinero por motivos de seguridad (lucha contra el blanqueo de capitales), mientras se verifica tu cuenta. Una vez realizadas 10 facturas, la recepción del dinero de los cobros será inmediata.
Cómo imprimir factura PayPal
Como vendedor, podremos imprimir la factura cuando la hayamos terminado de crear, para guardar copia física de la misma (o en cualquier momento, accediendo a ella en la plataforma). Igualmente, como comprador, tendremos la opción de pulsar en “Imprimir” para realizar esta acción una vez hayamos accedido a la factura en la sitio web de PayPal.
Esperamos que esta entrada sobre las facturas en PayPal os haya resultado de utilidad. Si tenéis un comercio electrónico o queréis usar esta plataforma de pago para realizar vuestras facturas, os recomendamos que antes los consultéis con un buen asesor que os pueda ayudar a decidir cuál es la mejor solución de facturación para vuestro negocio.