Cómo montar una ludoteca

Las ludotecas se presentan como una alternativa a las guarderías privadas en zonas donde estas escaseen o no puedan absorber toda la demanda. Así que una de las primeras cosas que deberemos hacer será ver en qué lugares puede ser necesario un tipo de negocio como este. En todo caso, en nuestra web también puedes consultar cómo abrir una guardería.

Otro aspecto a tener en cuenta es que vamos a tratar con niños pequeños y por lo tanto debemos tener la capacidad para ello o la capacidad para contratar personas que tengan la formación adecuada para trabajar con niños.

Estos aspectos, entre otros, serán los que deberemos tener en cuenta a la hora de elaborar nuestro plan de negocio.

La elaboración del plan de negocio nos permitirá estudiar la situación del mercado y la competencia a la que tendremos que hacer frente, además podremos determinar si la ubicación que hemos elegido es la adecuada para la ludoteca, es decir, si el barrio tiene una presencia notable de familias con hijos que pueden necesitar de nuestros servicios.

El estudio de la competencia nos permitirá enfocar nuestro negocio de manera que podamos distinguirlo del resto de guarderías privadas y de los propios parques infantiles, con el diseño de actividades y ofertas que nos hagan destacar y ser una opción atractiva para nuestros futuros clientes.

Una vez tengamos hecho el plan de mercado, podremos elaborar a partir de él un análisis DAFO para determinar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestra futura ludoteca.

El DAFO dará paso al Plan de Viabilidad, con el que podremos determinar la rentabilidad de la ludoteca y la inversión inicial que vamos a tener que afrontar, así como los gastos mensuales que el mantenimiento de este tipo de negocio exige.

A modo orientativo (y recalcando que estos costes pueden variar dependiendo de diferentes factores, como por ejemplo, el precio de las licencias según ayuntamientos), esto es lo que nos puede costar montar una ludoteca:

• Alquiler del o local (2 meses de fianza): 1.500 euros (para un local de unos 130 metros cuadrados)
• Proyecto de obra y apertura para ludoteca: 1.500 euros
• Obras de adecuación: 2.500 euros
• Licencia actividad de ludoteca: 1.350 euros
• Mobiliario: 3.500 euros
• Material informático: 1.500 euros

En total 11.850 euros.

Montar una ludoteca puede ser complicado, ya no solo es adquirir el local adecuado o los profesionales formados para trabajar con niños, también vamos a necesitar materiales y mobiliario específico para este tipo de actividad. Por ello, asociarnos con una franquicia puede ser una de nuestras mejores opciones para poner en marcha, de manera más rápida y sencilla, nuestra ludoteca.

Las franquicias, además, nos ofrecen ventajas que de otra forma tardaríamos un tiempo en conseguir, como la imagen de marca, los valores, el acceso a publicidad y proveedores de materiales que nos puedan hacer falta, material didáctico propio y posible formación y ayuda. Todo ello a un coste inicial que será menor que si lo hacemos todo nosotros por nuestra cuenta.

Además, en cuento a ludotecas, podemos buscar aquella franquicia que más se ajuste a la edad de los niños que queremos como usuarios, o que ofrezcan determinadas actividades que nos interesen.

Estas son algunas de las principales franquicias que podemos encontrar en España:

• Ludotecas infantiles Pompitas
• Nenoos
• Ludiland

El siguiente paso a dar a la hora de montar nuestra ludoteca es elegir la forma jurídica. Esta elección va a determinar los trámites que deberemos realizar para constituir la empresa y después las obligaciones fiscales, contables y laborales a las que deberemos hacer frente como empresarios. Además, dependiendo de si optamos por crear una sociedad limitada o por crear una sociedad anónima o darnos de alta como autónomos, a los costes de la inversión inicial deberemos añadir el capital social si constituimos una empresa o la cuota de autónomos (que durante el primer año será de 50 euros).

El branding o a la imagen de marca son también aspectos fundamentales para construir nuestra ludoteca, serán la seña de identidad de la misma y con la que los clientes asocien nuestra empresa y nuestros valores. Por ello poner especial interés a los elementos que lo conforman no es un tiempo perdido.

El nombre es algo por lo que nos va a recordar siempre, así que es importan crear uno que evoque el espíritu de nuestro negocio, los valores que queremos que se asocien a nosotros y nuestro apoyo de la infancia y el aprendizaje lúdico. Ahí van unos consejos:

• Procurar que sea original (igual “Ludoteca X” es poco llamativo)
• Que sea fácil de recordar
• Podemos hacer juegos de palabras basados en las actividades que ofrecemos para los niños
• Inspirarnos en los nombres de la competencia, pero sin copiarlos y tratando de diferenciarnos de ellos
• Si tenemos intención de crear una página web, comprobar que el dominio está disponible
• Consultar con amigos, familiares y socios

Si no das con tu nombre, siempre puedes recurrir a Vibranding o Baud, dos agencia de naming.

Con el nombre llega también el logotipo, la imagen que deberemos asociar a nuestro negocio y a ese nombre que tanto nos ha costado (o no) crear. Si no poseemos conocimientos de diseño e ilustración, lo mejor será dejarlo en manos de profesionales para obtener un resultado de calidad, quienes, con la ayuda de los datos y descripción que les facilitemos, podrán crear un logo que se acerque lo más posible a aquello que tenemos en mente, quizás combinándolo con nuestro nombre y juguetes o juegos.

Pero si al final os decantáis por hacer vuestro propio logo, en Internet tenéis algunas plataformas gratuitas para ello, como Hatchful, GraphicSprings o LogoMaker.

Nuestro nombre y nuestro logo aparecerán en nuestras facturas, en el rótulo o cartel de nuestro negocio, en los documentos que publiquemos, en el uniforme de los empleados, etc., siendo dos aspectos más que formarán parte de nuestra identidad corporativa, pero no serán los únicos. Ya que la imagen corporativa la iremos desarrollando y creando en el día a día, en el trato que dispensamos a los niños y sus padres. En ofrecer un servicio de calidad que satisfaga a nuestros clientes y cumpla con sus expectativas.

Dado que nos ubicaremos en barrios con la necesidad de espacios como el que nosotros vamos a ofrecer, implicarnos en la vida de la comunidad será otra forma de desarrollar nuestra imagen corporativa como empresa preocupada con el aspecto social del barrio.

Los requisitos necesarios para montar una ludoteca van a depender de las diferentes Comunidades Autónomas, por lo que habrá que revisar la legislación vigente que haya sobre las mismas. Normalmente, estos requisitos son menos exigentes que los que se piden para abrir una escuela infantil. El primer paso será pedir una licencia de apertura en el ayuntamiento de la localidad donde vamos a abrir la ludoteca.

Hay que tener en cuenta que la actividad de ludoteca es una actividad calificada, así que el ayuntamiento nos va a pedir presentar un proyecto técnico firmado por un técnico competente para ludoteca. Para ello al final tendremos que presentar una declaración responsable para verificar el cumplimiento de la normativa. Además de esa licencia, se nos puede pedir una valoración de calificación ambiental, disponer de seguro de accidentes y un seguro de responsabilidad civil.

Pero antes de abrir las puertas de nuestra ludoteca, es indispensable y fundamental tener la empresa dada de alta en los Registros correspondientes.

Ya hemos visto algunos de los requisitos previos de cara a abrir la ludoteca, pero también debemos tener en cuenta otros trámites legales que dependerán de la forma jurídica que hayamos elegido adoptar, pero como la forma más habitual en nuestro país para negocios pequeños suele ser la sociedad limitada y como en este caso es muy posible que tengamos que contratar varios empleados, será la que utilizaremos para esta guía.

• Elegir una denominación social que no exista y darla de alta en el Registro Mercantil.
• Abrir una cuenta a nombre de la empresa en una entidad bancaria en la que depositar el capital social.
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Acudir a un notario para la firma de la escritura pública de constitución.
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil.
• Tramitar el alta censal y en el IAE en Hacienda.
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente.
• Solicitar la licencia de actividad y permiso de obras.

Todos estos puntos podéis leerlos de una manera más extensa en la guía sobre cómo crear una Sociedad Limitada.

Estamos ya muy cerca de abrir las puertas de nuestra ludoteca, pero para tener puertas que abrir hay que escoger un local que cumpla con las necesidades que queremos cubrir en nuestro establecimiento. También necesitaremos mobiliario y otra serie de objetos con los que completar la disposición y el contenido de nuestro negocio.

Instalaciones:

Nos interesa hacernos con un local de dimensiones adecuadas para acoger la cantidad de niños que hayamos plasmado en nuestro plan de negocio. Antes comentamos que un local de 130 metros cuadrado podría servirnos. Tendremos que organizar su interior con:

• Espacio para la espera y recogida de niños
• Zona de secretaría
• Área dedicada al juego
• Zona reservada para la lectura
• Aseos

Mobiliario:

• Mesas
• Sillas
• Colchonetas
• Pequeños columpios
• Juguetes
• Juegos
• Material de oficina
• Equipo informático
• Libros y revistas infantiles

Ya tenemos el local, los empleados y los materiales que nos hacen falta para echar andar y por fin abrimos nuestras puertas. Después de toda esa preparación y trabajo, llega algo mucho más tedioso, pero igual de necesario que lo demás, llevar al día el papeleo necesario para mantenernos dentro de la legalidad vigente.

Obligaciones fiscales

Como ocurría con los trámites legales para constituir la empresa, las obligaciones tributarias pueden variar en función del tipo de empresa:

• Impuesto de Sociedades, modelo 200 y 202 (si no se es autónomo)
• Declaraciones de IVA
• Retenciones a cuenta del IRPF de los trabajadores si tenemos, modelos 111 y 190
• Retenciones a cuenta del IRPF inmueble, modelos 115 y 180
• Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
• IBI

Obligaciones contables:

• Libro de inventarios y cuentas anuales
• Libro diario
• Los libros de IVA que se deben llevar en el caso de ser sujeto pasivo del IVA:
• Libro de registro de facturas emitidas
• Libro de registro de facturas recibidas
• Libros de registro de bienes de inversión

Ya lo hemos comentado de pasada en esta guía, pero dado que las ludotecas están pensadas para atender a niños de entre 4 y 12 años, tener la capacidad y habilidad para ello será esencial. Dependiendo de la normativa aplicable, puede que sea obligatorio o no tener personal cualificado para trabajar con niños, como gente con formación del ciclo superior de Técnico en Educación Infantil. De no ser obligatorio, también podremos contratar a monitores de tiempo libre y ocio infantil. La cantidad de empleados que contratemos dependerá de la cantidad de niños que tengamos intención de atender.

Aparte de tener un botiquín bien surtido con el atender cualquier accidente menor que puedan tener los niños a nuestro cargo, la ludoteca también tiene que cumplir con las leyes de seguridad e higiene en el trabajo y para ello deben de contar con un adecuado Plan de Prevención de Riesgos Laborales, cuya elaboración y gestión va a depender del número de trabajadores que tengamos a nuestro cargo.

Así, si tenemos menos de 6 trabajadores contratado, nosotros mismos podremos realizar la evaluación de riesgos y la elaboración del plan de prevención. Pero si superamos ese número, deberemos contratar un servicio de externo para que se ocupe de realizar las visitas, la evaluación de los riesgos y la elaboración del consecuente plan de prevención que deberemos implementar en el centro de trabajo.

Aunque tengamos menos de 6 trabajadores, quizás sea recomendable contratar a un servicio de prevención ajeno que se ocupe de la gestión y control de los riesgos laborales, es un coste más, pero ellos se encargarán de todo lo referente a estos aspectos.

Al tratarse de una ludoteca, deberemos tener en cuenta los riesgos más comunes en las mismas:

• Caídas al mismo nivel
• Caídas a diferente nivel
• Golpes y cortes por objetos o herramientas
• Sobreesfuerzos

Con la entrada en vigor del RGPD, llevar una gestión de la protección de datos es algo esencial y obligatorio para las empresas. En  la ludoteca vamos a tratar con datos de padres y niños, además de los de aquellos proveedores que nos suministren materiales, por lo que deberemos llevar a cabo la protección de esos datos, que debe gestionarse teniendo en cuenta las siguientes obligaciones:

• Identificar a los responsables del tratamiento. O lo que es lo mismo, la propia empresa, sus representantes o encargados del tratamiento.
• Registrar todas las actividades de tratamiento en diferentes ficheros, según la procedencia de los datos.
• Informar acerca de la finalidad de la recogida de los datos personales y sobre el tiempo que van a permanecer en los ficheros.
• Advertir si los datos se van a ceder a terceros.
• Obtener consentimiento expreso. Solo se pueden tratar datos de otros si ter han dado previamente su consentimiento, que además ahora ha de ser explícito.
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes o proveedores para evitar que traspasan información sensible de la empresa o de sus miembros.
• Incluir en la página web apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal.
• Comunicar al interesado los canales por los que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Ya sabemos cómo abrir, gestionar y llevar el día a día de nuestra ludoteca, ahora veamos cómo promocionarla entre nuestros clientes potenciales. Podremos publicitarnos a través de formas tradicionales, entre las que no debéis descartar el boca a boca, nada mejor como que te recomienden tus “pequeños clientes”, así como técnica de marketing online y presencia en Internet, que nos pueden ayudar a llegar a mucho más público.

A día de hoy se puede decir que son pocos los negocios que no tienen presencia en la Red; ya sea a través de una página web, un blog o una cuenta en alguna red social, quien más quien menos cuenta con presencia digital. Para una ludoteca dar este paso puede suponer dar con vías de promoción relativamente sencillas y baratas, con las que poder llegar a más clientes.

Página web

La página web nos servirá como de carta de presentación a nuestros potenciales clientes. En ella podemos mostrar nuestras instalaciones, detallar nuestros servicios y tarifas, compartir opiniones positivas de otros clientes, colgar fotos de las actividades (siempre contando con el permiso explícito de los padres y procurando preservar la intimidad e imagen de los niños), etc. En cualquier caso, entre el contenido debería figurar:

• Quiénes somos
• Dónde estamos
• Servicios
• Tarifas
• Contacto

Estos contenidos se pueden ampliar con otros apartados para enriquecer la página y que estén relacionados con nuestra actividad y nuestros valores.

• Galería de imágenes o vídeos (si salen niños, será imprescindible contar con el permiso explícito de los padres)
• Responsabilidad social corporativa
• Sección de consejos y ayuda para seguir trabajando en casa el aprendizaje lúdico
• Blog donde publiquemos entradas relacionadas con nuestra actividad

Si nuestros conocimientos son limitados a la hora de crear una página web, siempre podremos acudir a una agencia o profesional que se ocupe del diseño web.

Redes Sociales

Aparte de la página web, también podremos abrir una cuenta en Facebook o Twitter, por ejemplo, que nos pueda facilitar llegar a más llegar a más personas de una manera más barata, asegurando así una presencia en Internet más asequible. Mantener nuestra presencia en redes sociales y ser activos nos puede hacer llevar un trato más directo con los padres, resolver posibles dudas y ofrecer enlaces a noticias y temas relacionados con nuestra actividad como ludoteca.

SEO

Somos muy activos en nuestra página web o nuestras redes sociales, pero nuestra posición en buscadores no es muy notoria y actualmente, aparecer en las primeras posiciones de un buscador es fundamental para que la gente entre en nuestros sitios online. Aquí entra en juego el SEO y sus diferentes técnicas para posicionar en buscadores.

Para aparecer en las primeras posiciones de los motores de búsqueda, tendremos que optimizar el SEO de nuestro sitio web y de todo lo relacionado con nuestra ludoteca en Internet. Lo mejor en este caso, a no ser que tengáis amplios conocimientos sobre el tema, es contar con una agencia SEO que nos ayude en ello. En España tenéis Neoattack, Elogia o Webpositer.

Relacionado con el SEO tenemos la publicidad en buscadores; a través de campañas basadas en keywords, podremos aumentar la visibilidad online de nuestra ludoteca y las actividades que realizamos a cabo mediante anuncios destacados en los buscadores. De nuevo, para ello, si no tenemos conocimientos sobre el tema, podemos contratar a una agencia de publicidad como Innova Publicidad u Optimizaclick.

Tampoco deberíamos olvidarnos de la publicidad más tradicional, que aunque pueden suponer un gasto extra, podrían ayudarnos a establecernos y hacernos conocidos en el barrio donde tengamos abierta la ludoteca durante los primeros meses de vida del negocio. Para ello podremos recurrir a:

• Promociones especiales con precios rebajados durante los primeros meses
• Ofrecer un extra por inscribirse en la ludoteca, como material escolar gratuito o un libro infantil
• Repartir folletos mediante buzoneo
• Patrocinio de eventos
• Descuentos para familiar numerosas
• Anuncios en prensa, radio y televisión local
• Colgar carteles en tablones de bibliotecas, centros de salud y colegios

Ofrecer diferentes actividades para mantener entretenidos a los niños a la vez que aprenden y fijan conocimientos, será una de las tareas fundamentales de la ludoteca, para ello podemos ofrecer diferentes talleres, que podemos ir rotando cada semana o cada mes, de manera que los niños no se aburran de los mismos. Si disponemos del espacio y el personal, podremos ofrecer más de un taller a la vez. Entre otros, pueden ser:

• Talleres de idiomas
• Talleres manualidades
• Talleres de pintura
• Talleres de música
• Talleres de lectura
• Talleres de robótica para los más mayores

Si contamos con la formación para ello o el personal formado para ello, podremos barajar la idea de abrir una ludoteca donde también atendamos a niños con necesidades especiales, aparte de atraer a los padres de estos niños como potenciales clientes, también será una forma de fomentar el respeto y la convivencia entre los niños (como se hace en los colegios de integración).

Al ser un negocio orientado al servicio a la comunidad, podríamos barajar la idea de ofrecer becas para los niños de aquellas familias con menos posibilidades, de manera que puedan contar con un centro en el que dejar a sus hijos durante el día tras las horas clase.

También podremos pensar en “alquilar” la ludoteca para ofrecer fiestas infantiles, aunque aquí deberemos tener en cuenta las normativas que se nos pueden exigir, sobre todo si vamos a servir comida.

Descubre las apps más recomendadas para la gestión de tu ludoteca:

• TPVinforpyme: programa diseñado para gestionar ludotecas y parques infantiles. Controla reservas de cumpleaños, estancias en parques de bolas, crea tickets de venta, etc.
• icParques: un software que contiene diferentes módulos para controlar entradas y salidas, realizar tarjetas de fidelización, gestión de cafetería, etc.
• Feberca: cálculo de precios, control de salones, gestión de menús, elaboración de tickets con los datos de los niños y sus padres. Todo esto y mucho más te ofrece este software.
• SATmartic: es un software más general que te sirve para gestionar muchos tipos de establecimientos: cafeterías, pizzerías, restaurantes, ludotecas y parques infantiles, etc.

Si definitivamente trabajar con niños es tu sueño de futuro, la ludoteca puede ser una gran opción, con una inversión inicial no muy pronunciada, para lo que es recomendable que cuentes con la ayuda de una asesoría que pueda resolver cualquier duda que puedas tener al respecto de este tipo negocio.