La nómina de los trabajadores - ¿Qué es? ¿Cómo se calcula?

Una relación laboral consta de dos documentos muy importantes: por un lado, el contrato de trabajo. Por otro, la nómina de los trabajadores.

Este último destaca por reflejar el salario que recibe el trabajador a fin de mes. Pero muchas veces los conceptos que se reflejan en ellas no se entienden. Algo que podemos solucionar.

¿Qué es la nómina de un trabajador?

Si has trabajado por cuenta ajena, sabrás que una nómina consiste en un documento mensual donde se refleja el sueldo que se recibe por el trabajo que se realiza.

Sin embargo, lo que quizá no conozcas es que una nómina no solo es eso, sino muchas más. En ella tienes una prueba de que hay una relación laboral entre la empresa y el trabajador y, en ella, aparecen datos muy importantes. Ahora bien, no todos los conocen.

Por eso, vamos a explicarte los conceptos que forman parte de una nómina como la aportación por parte del trabajador a la Seguridad Social, la retención del IRPF que se hace, los pluses que se pueden pagar en las nóminas, etc.

Todo sobre la nómina

Hemos de decirte que las nóminas no son iguales en todos los trabajos, es decir, existen diferentes tipos de nóminas. No nos referimos al sueldo que se recibe, sino a que hay aspectos que pueden influir en una mayor o menor sueldo. Por ejemplo, en el caso de que el trabajador forme parte de una familia numerosa, que trabaje a tiempo completo o a tiempo parcial, etc.

Los datos que vas a encontrar en una nómina serán los siguientes:

Datos personales

Lo primero que tendrás en una nómina, en la parte superior, son tanto los datos de la empresa como los datos del trabajador.

En los datos de la empresa debe constar el nombre de la empresa, el domicilio, su CIF y también el código de cuenta de cotización.

Por si no sabes lo que es este último término, te diremos que se refiere a un código que asigna la Tesorería de la Seguridad Social.

Con respecto a los datos del trabajadores, no solo costará su nombre y apellidos, también el DNI, el día, mes y año en que se unió a la empresa, el código que registra su contrato laboral, el número de afiliación de la Seguridad Social, el grupo profesional donde está encuadrado, así como el grupo de cotización. Como sabes, todo esto delimita el tipo de salario que se va a recibir.

Finalmente, en la parte superior, también encontrarás el periodo de liquidación, es decir, se determinan las fechas por las que se recibe ese dinero (y nómina).

Las nóminas son mensuales, con lo que normalmente el total de día será de 30-31 o, en el caso de febrero, 28-29 días. Ahora bien, si el trabajador ha comenzado a trabajar en algún momento más allá de primeros de mes, se deducirán los días no trabajados en esa primera nómina pero no tendrá repercusión en las siguientes si trabaja todo el mes.

Devengos

La siguiente sección sería la parte de los devengos aunque, en algunas nóminas, esta zona no se delimita como tal sino que las hacen de manera más sencilla, aunque en ellas se refleja lo mismo.

Los devengos se refieren a la retribución que se le paga a ese trabajador por el servicio o el trabajo que ha realizado. Normalmente, están divididos en dos grandes grupos:

Las percepciones del salario

En este apartado, el más conocido y utilizado, te encontrarás con el salario base, es decir, la cantidad que ese trabajador recibe por los días trabajados.

Hay que tener en cuenta que esa cifra nunca podrá ser inferior a lo que se establezca por convenio colectivo y, al menos, por la legislación (hablamos del salario mínimo interprofesional siempre que trabaje en jornada completa).

Además del salario base, puede darse el caso de que ese trabajador tenga complementos salariales. Se entienden por ellos una cierta cantidad de dinero que se le añade al trabajador por cumplir ciertas características. Por ejemplo, la antigüedad, un plus que está establecido por convenio, extras que se le dan al margen del salario, etc.

Junto a esos a esos pluses, también se detallan las pagas extraordinarias en caso de que se prorrateen. Hay empresas que deciden que el pago de ese concepto se haga dos veces al mes y no pagando poco a poco a lo largo de todo el año.

En caso de que se le pague la paga extra aparte, en lugar de tener 12 nóminas (o pagas), tendría entonces 14.

Percepciones no salariales

Otro apartado que puedes encontrar en tu nómina es la de las percepciones no salariales que se diferencian de las anteriores en que no cotizan a la Seguridad Social.

Aquí aparecerían las indemnizaciones, las dietas, el dinero por gastos del trabajador (para cumplir con su trabajo), etc.

Si bien no es habitual, hay trabajadores que sí los reciben y vienen reflejados en este apartado.

La suma completa de todas las cifras daría el salario bruto. Pero no es realmente lo que se le paga al trabajador porque habría que deducir una serie de pagos que también se reflejan en la nómina.

Las deducciones de las nóminas de los trabajadores

El siguiente punto de una nómina se refiere a las deducciones de las nóminas, lo que dará como resultado el salario neto del trabajador. En este apartado es donde se refleja lo que el trabajador paga en concepto de devengos, que son en cuanto a:

Tanto el trabajador como el empresario pagan a la Seguridad Social por contingencias comunes, desempleo, formación, etc. Y es en esta parte de una nómina del trabajador donde queda reflejado.

Las deducciones suelen ser:

Por contingencias comunes: 4,70%.
Por desempleo: 1,55% o 1,60%. El primero es para contratos por tiempo indefinido mientras que la segunda cifra es de aplicación para los contratos de duración determinada.
Por formación profesional: 0,10%.
Por horas extras: se paga lo mismo que por contingencias comunes, 4,70%.
Por horas extras de fuerza mayor: al contrario que las anteriores, les corresponde el 2%.

IRPF

Otra minoración al salario bruto le corresponde al IRPF aunque, en este caso, no se establece un mínimo pero sí que hay un baremo para saber el IRPF que aplicar a cada trabajador porque dependerá no solo del sueldo sino también de la situación personal de cada uno.

De hecho, en Hacienda puedes encontrar una calculadora especial para poder calcular el IRPF donde se refleja que si tiene discapacidad, si está casado, si es pensionista, desempleado, o tiene un contrato laboral con ciertas características, influirá en la cifra de IRPF a descontar.

Cabe la posibilidad de que el propio trabajador solicite que el IRPF sea mayor del mínimo. De hecho, suele ser una opción acertada porque, de esa forma, la declaración de la renta tiene más posibilidades de que salga a devolver. Pero de igual modo, también se puede solicitar que la deducción sea menor, aunque se arriesga a tener que enfrentarse a un pago en el momento de presentar la declaración.

Otras deducciones

Aparte de los conceptos habituales en muchas nóminas, también puede haber casos en los que se deduzcan otras cantidades a los trabajadores, tales como anticipos recibidos, productos en especie (se deduce el valor de los productos), préstamos de la empresa, etc.

El resultado final es lo que realmente un trabajador recibe.

Líquido a percibir

Como te acabamos de comentar, y si ves tu nómina te darás cuenta, estamos al final de la nómina de los trabajadores donde el apartado de “Líquido a percibir” refleja el pago final del trabajador, es decir, lo que se le paga a esa persona por el trabajo realizado.

El líquido a percibir se obtiene restando el salario bruto (el total de la suma de todos los valores incluidos en el apartado de los devengos) a las deducciones (el total de sumar las deducciones del apartado anterior).

Como verás, la cantidad es menor que la del devengo una vez se tienen que cumplir con todas la obligaciones de la Seguridad Social de cada trabajador.

¿Te suena este apartado? Suele ser el final de una nómina, y también lo que menos se comprende por parte de los trabajadores (y por muchos empresarios). Sin embargo, vamos a explicártelo para que no tengas problema con ello.

Antes de nada, debemos decirte que este apartado suele reflejarse de manera informativa para que los trabajadores conozcan cuál es la base de cotización y lo que la empresa paga por cada trabajador. Ten en cuenta que estos datos son necesarios para poder calcular el tanto por ciento que paga cada trabajador a la Seguridad Social en contingencias comunes, desempleo, horas extras y formación.

En algunos casos, esta información se omite para no despistar, pero puede darse el caso de que te encuentres con ello.

Cómo calcular la base cotización por contingencias comunes

La base de cotización por contingencias comunes, también referida como BCCC, se calcula usando la siguiente fórmula:

Base de cotización por contingencias comunes = Salario base + complementos salariales que cotizan + prorrateo de las pagas extras

Aunque un trabajador no reciba el prorrateo de las pagas extras mes a mes, de cara a la Seguridad Social sí que hay que pagarlas por lo que hay que incluirlas. Este es uno de los motivos por los que en muchas empresas deciden pagar las pagas extras de modo mensual para ahorrarse más trámites.

Cómo calcular la base de cotización por contingencias profesionales

Si quieres saber cómo calcular la base de cotización por contingencias profesionales, lo mejor es la siguiente fórmula:

Base de cotización por contingencias profesionales = base de cotización por contingencias comunes + horas extras realizadas (en caso de que las haya hecho).

Ahora bien, esta es la cantidad que se usa para pagar la parte de los trabajadores en cuanto a desempleo y formación profesional (que, por si no recuerdas, es de 1,55 (o 1,60) y 0,10% respectivamente.

Cómo calcular la base de cotización por horas extras

En cuanto a las horas extras, la base de cotización difiere un poco de las anteriores. En este caso, la base sería la suma de todas las horas extras que se han realizado.

Base de cotización de las horas extras: Total de horas extras realizadas.

Lo mismo sucedería en caso de horas extras de fuerza mayor, se sumarían las horas extras y a esta cifra es a la que se le aplicaría el 2% en la nómina de los trabajadores.

Cómo calcular la base sujeta a IRPF de la nómina de los trabajadores

Por último, para obtener la base de IRPF, la fórmula que te ayuda es la siguiente:

Base de IRPF = Salario bruto – cantidades exentas del IRPF

Por cantidades exentas de IRPF debes entender, por ejemplo, las dietas, indemnizaciones, gastos del trabajador por realizar su trabajo, etc. Para conocer todas esas cantidades puedes consultar el artículo 7 de la Ley de IRPF.

Lo normal es que tengas la misma cifra que las otras bases, pero según el trabajo que se desempeña podría ser diferente (sobre todo en el caso de vendedores, transportistas o personas cuyo centro de trabajo no suele ser uno fijo sino que ha de moverse de un lugar a otro).

Cuándo se entrega la nómina de los trabajadores

Las nóminas de los trabajadores han de ser recibidas por los mismos de manera mensual ya que son una especie de recibo para ellos de que se ha emitido el pago o que se les tiene que pagar. Además, han de ajustarse a un modelo oficial aunque puede haber modificaciones en ellas para dar más información al trabajador o dejar los puntos más claros. Siempre, claro está, que no haya una resolución judicial que haya ordenado el embargo de la nómina.

Aun así, la mayoría de empresas suelen utilizar el modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social para tenerlo de base, de ahí que casi todas las nóminas se parezcan unas a otras.

Desde 2011, y debido a la a la sentencia del 22 de junio del Tribunal Supremo, se permite entregar la nómina de forma electrónica, siempre que permita imprimirse.

Antiguamente las nóminas debían firmarse, pero desde hace un tiempo se permite que el trabajador no tenga que firmarlos si se entrega junto a la nómina el duplicado del recibo bancario.

De esta forma, las nóminas de los trabajadores ahora pueden entregarse en mano o enviarse a través de correos electrónicos o de plataformas de la empresa.

Esperamos que te haya quedado más clara la nómina de los trabajadores. A pesar que la nómina puede tener una distribución diferente de la que te hemos explicado, todos los conceptos estarán presentes y podrás identificarlos sin ningún problema. Gracias a ello podrás aprender a hacer una nómina paso a paso.

De todas formas, si hay algo que no te queda claro lo mejor es consultarlo con la empresa para aclarar dudas, sobre todo en cuanto a salario, deducciones, etc. Y, en caso de que sospeches que no es correcta, siempre podrías acudir a la Seguridad Social, sindicatos, etc. para informarte.