Durante años recibir la nómina ha sido sinónimo de recibir el documento en papel, sin embargo, con el avance las nuevas tecnologías y la llegada de la “nube” ha posibilitado que poco a poco se vaya abriendo paso el uso de la nómina electrónica. En esta entrada vamos a explicar en qué consiste este tipo de nómina y ver sus ventajas frente a la nómina en papel.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento digital que equivale y tiene la misma validez legal que la nómina en papel tradicional. A diferencia que la nómina tradicional, la nómina electrónica no se entrega a los empleados en papel, sino que el soporte que utiliza es un archivo digital que se envía directamente al correo electrónico del trabajador, de manera que tendrá acceso en cualquier momento a la misma.
En cuanto a la firma, la empresa lo hace a través de su firma electrónica, que tiene completa validez legal.
La nómina electrónica se puede elaborar con diferentes programas destinados a esta función, que normalmente crean el documento en formato PDF, para que se pueda imprimir si el trabajador desea hacerlo.
Aunque hemos mencionado que el envío de nóminas por correo electrónico para este formato es el habitual, lo cierto es que también se pueden poner a disposición de los empleados a través de un “portal del empleado” en Internet, al que pueden acceder los trabajadores previa identificación de su usuario y contraseña, como por ejemplo, es el Portal Único del Empleado del SESCAM, la aplicación ASES de la Comunidad de Madrid o el Servicio del Empleado del gobierno de Navarra; tres organismos oficiales que han dejado de dar las nóminas en formato papel a sus empleados, para utilizar la nómina electrónica.
Cabe señalar que la nómina electrónica no es obligatoria para las empresas o autónomos con trabajadores contratados, de manera que pueden seguir optando por entregar la nómina en papel, aunque, como veremos más adelante, la nómina electrónica cuenta con una serie de ventajas que hacen que adoptar su uso pueda ser interesante.
Los objetivos de la nómina electrónica
Los objetivos de la nómina electrónica son los mismos que los de la nómina en papel, recoger todos los conceptos obligatorios que debe contener la nómina. Y esta función, la nómina electrónica la cumple perfectamente, permitiendo, además, su impresión en formato papel si es necesario.
Como la nómina en papel, la nómina electrónica debe ser de recibo individual y justificativo del pago del salario, es decir, que no puede notificarse de manera colectiva y deber quedar perfectamente documentado el pago de la nómina en todos sus conceptos.
▷ Las ventajas de la nómina electrónica
El uso de la nómina electrónica se va extendiendo poco a poco entre empresas y profesionales con trabajadores a su cargo y es que cuenta con algunas ventajas frente a la nómina en papel, entre ellas, las más importantes son:
- Menor tiempo para elaborarla: Gracias a los programas que se utilizan para confeccionar las nóminas electrónicas, muchos cálculos se automatizan y, por lo tanto, se tarde menos en elaborarlas.
- Se puede consultar con facilidad: Tanto si se envía al correo electrónico como si se visualiza a través de una plataforma como los portales de empleados, los trabajadores pueden tener acceso inmediato a sus nóminas electrónicas, si necesitan consultarlas, desde cualquier lugar con acceso a Internet.
- Menos espacio para archivarlas: Dado que se almacenan en soportes informáticos, estos documentos dejarán de ocupar espacio en la oficina.
- Ahorra dinero y es más ecológica: Por un lado, nos ahorramos los costes de papel para la impresión de estos documentos, y en esa misma línea ahorramos ese papel para imprimirlas, reduciendo el consumo de este material.
- Tiene la misma validez que la nómina tradicional: La nómina electrónica es un documento perfectamente legal que puede se presentado ante cualquier institución y organización que lo solicite.
- Reduce la posibilidad de pérdida: Gracias a su generación a través de un programa informático y a su archivado digital, es muy difícil que una nómina electrónica se extravíe. Además, podemos hacer tantas copias de seguridad de la misma como queramos.
La información recogida en una nómina electrónica, ¿es la misma que en una nómina en papel?
Sí, la información que recoge una nómina electrónica es exactamente la misma que recoge la nómina en papel, que de acuerdo a la Ley, debe contemplar los siguientes conceptos:
- Los datos identificativos de empresa y trabajador
- El período de liquidación
- El salario base
- Los complementos salariales
- Las percepciones por horas extraordinarias
- Las percepciones por horas complementarias (en los contratos a tiempo parcial)
- Las gratificaciones extraordinarias
- Los salarios en especie
- Las indemnizaciones o suplidos
- Las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
- Las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos
- Otras percepciones no salariales
- El total de los importes devengados
- La aportación del trabajador a las cotizaciones por contingencias comunes, desempleo y formación profesional
- Las retenciones del IRPF
- Los anticipos
- El valor de los productos recibidos en especie
- Otras deducciones
- El total de los importes deducidos
- El líquido total a percibir por el trabajador
- La aportación empresarial por contingencias comunes, por contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta y por cotización adicional por horas extraordinarias
- La base sujeta a retención del IRPF
- La firma y sello de la empresa, junto con la fecha y el «recibí»
Podéis encontrar más información sobre la nómina en nuestra entrada La Nómina de los Trabajadores.
La nomina electrónica cloud ¿Qué es?
La nómina electrónica cloud es la gestión de este formato de nómina a través de la nube, es decir, directamente en Internet sin necesidad de instalar ningún tipo de programa en nuestros equipos.
A través de estos programas en la nube (cloud) podemos gestionar todos los aspectos relacionados con la nómina de los trabajadores, con la ventaja de que están siempre actualizados con los últimos cambios legales (tablas salariales, bases reguladoras…), funcionan como una base de datos única (jornadas del empleado, bajas, vacaciones, retenciones…), son sencillos de usar (no requieren un gran esfuerzo de formación) y agilizan todo el proceso gracias a la automatización de los procesos, evitando con ello errores de cálculo, lo que sin duda, aumentará la confianza de los trabajadores.
Además, la mayoría de estos programas en la nube cuentan con una comunicación total con las plataformas oficiales de la Administración y la resolución de trámites.
Gracias al comparador SoftDoit podréis encontrar a los proveedores de nómina electrónica en la nube que más se ajusten a vuestras necesidades, tanto en número de plantilla como en sistema operativo y otros detalles de vuestra empresa.
Programas informáticos con los que podemos hacer nóminas electrónicas cloud para nuestros empleados
A continuación os dejamos los enlaces a algunos programas en la nube con los que podréis gestionar las nóminas electrónicas de vuestros empleados:
No confundir la nómina electrónica con una copia de la nómina
La nómina electrónica está firmada mediante la firma electrónica de la empresa y archivada en un soporte digital, bien en un ordenador bien (y más habitual) en la nube, por lo que el trabajador podría hacer tantas copias como quisiera de la misma, tanto digitales como en papel al imprimirlas.
Sin embargo, cabe señalar que el escaneo de la nómina en papel para enviarla por correo electrónico no es una nómina electrónica, sino una copia de la nómina tradicional digitalizada.
Esperamos que esta entrada sobre la nómina electrónica os haya resultado de utilidad. Si estáis pensando en pasaros a soporte digital para gestionar los salarios de vuestros empleados, siempre podéis consultar con un buen asesor qué opción os conviene más.
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