Cómo hacer una nómina paso a paso y desde cero

¿Sabes cómo debes indicar a tus trabajadores su salario mensual? Lógicamente, debes informarles a través de una nómina pero, ¿cómo se elabora? En este artículo te contamos cómo hacer una nómina paso a paso, indicándote todo lo que debes incluir en ella.

¿Qué es una nómina?

Una nómina es el documento en el que se indica al trabajador el salario que va a percibir por el desempeño de su profesión. Mucha gente se refiere a “cobrar la nómina” cuando se refiere a cobrar el sueldo o el salario. 

Sin embargo, la nómina no es más que un recibo que identifica a trabajador y empresa, además de acreditar el pago de dicho salario. El sueldo a percibir se desglosa en diferentes conceptos, como las percepciones salariales y no salariales, deducciones u horas extras. Además, se indican las bases de cotización en caso de que el trabajador fuera a pedir una prestación por desempleo o jubilación.

Ten en cuenta que antes de saber cómo hacer una nómina paso a paso en Excel o mediante cualquier otro método o programa, debes tener claros unos conceptos previos.

Pasos previos que tener en cuenta al crear una nómina

Antes de elaborar una nómina debes tener en cuenta que es obligatorio entregársela al trabajador. El Estatuto de Trabajadores señala que la nómina debe ser entregada de forma periódica, y debe reflejar las cantidades exactas que el trabajador vaya a percibir.

Por otro lado, es aconsejable que la nómina también incluya la fecha de pago. Esto sirve como prueba, tanto para el trabajador como para el empleado, de que el salario se ha abonado dentro de los plazos acordados. Recuerda que el empleado puede reclamar el pago de su salario si pasa tan solo un día después de la fecha acordada para su pago.

¿Cómo se hace una nómina?

Hoy en día tienes en internet numerosos modelos de nóminas online. Pero nunca está de más saber cómo hacer una nómina paso a paso a mano. A continuación te mostramos la forma correcta de elaborarla.

Encabezado de la nómina

El encabezado de la nómina es meramente informativo. En él se indica la identidad de empresa y empleado. También se debe incluir el período de liquidación, es decir, el período de actividad por el cual el trabajador percibe el salario.

Datos de la empresa:

  • Nombre
  • Domicilio social
  • NIF
  • Código de cuenta de cotización, asignado por la Tesorería General de la Seguridad Social

Datos del trabajador:

  • Nombre y apellidos
  • DNI
  • Fecha de alta en la empresa
  • Grupo profesional
  • Número de afiliación a la S. Social

Devengos

Seguimos con la elaboración de tu nómina paso a paso. Los devengos hacen referencia a las retribuciones dinerarias que el trabajador percibe por el desarrollo de su actividad profesional. Se dividen en dos clases, percepciones salariales y no salariales.

  • Percepciones salariales: la retribución base que el empleado percibe, incluyendo el sueldo base y otros pluses que tuviera pactados con la empresa, por ejemplo extras por alcanzar ciertos objetivos o por antigüedad en la empresa.
  • Percepciones no salariales: son aquellas aportaciones que hace la empresa al trabajar que no son directamente por su desempeño profesional. Aquí irían las dietas o los pagos de los gastos que los trabajadores se ven obligados a realizar para desarrollar su actividad.

La suma de las percepciones salariales y no salariales da como resultado el sueldo bruto. Pero no, ese todavía no será el salario definitivo.

Deducciones

Continuamos elaborando la nómina paso por paso, y ahora hay que ir a las deducciones. Son devengos que el trabajador debe pagar por diferentes conceptos, los cuáles se restan al sueldo bruto. Hay que pagar dos tipos de deducciones, a la Seguridad Social o por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Deducciones a la Seguridad Social:

  • Contingencias comunes: 4,70%
  • Horas extraordinarias: 4,70%
  • Horas extraordinarias por causa de fuerza mayor: son aquellas que el trabajador está obligado a realizar si así lo indica la empresa, y la deducción es del 2%
  • Desempleo: 1,55% para contratos por tiempo indefinido y 1,60% para contratos de determinada duración.
  • Formación profesional: 0,10%

Deducciones por IRPF:

Por otro lado, hay que aplicar las deducciones correspondientes del IRPF. Éstas dependen de distintas variables relacionadas con la situación del propio trabajador. Por ejemplo, si tiene algún tipo de discapacidad o según su estado civil.

Líquido a Percibir

El resultado de las percepciones salariales y no salariales, menos las deducciones del IRPF y la Seguridad Social dará como resultado es salario neto, es decir , el líquido a percibir por el trabajador. Visto como una fórmula matemática sería:

  • Líquido a percibir = devengos (complementos salariales + complementos no salariales) – deducciones (deducciones por pago a la Seguridad SOcial + deducciones por IRPF)

Pie de nómina

¿Pensabas que ya estaba todo hecho? Con el cálculo del sueldo neto todavía no has terminado. El último paso es realizar el pie de nómina, en el que se indican los seguros sociales mensuales que ha pagar la sociedad a la Seguridad Social. 

En este punto deben quedar reflejados los siguientes conceptos:

  • Tipos de aportación (Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, Desempleo, Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional):
  • Base de cotización
  • Tipo impositivo
  • Aportación de la empresa (en euros)

Después de esto ya habrás terminado. Enhorabuena, ya sabes hacer una nómina paso por paso desde cero.

¿Cómo calcular la base de cotización a la Seguridad Social?

Saber la base de cotización es muy importante para saber la percepción que te corresponde de prestación por desempleo o de pensión por jubilación. Se puede calcular la base de cotización por contingencias comunes o por contingencias profesionales (si se han hecho horas extras)

Base de cotización por contingencias comunes

  • Se calcula sumando el salario base y todas las percepciones salariales y no salariales (antigüedad, plus por convenio, deitas, parte proporcional de las pagas extras).
  • Al resultado se restan las contingencias comunes y las deducciones por desempleo y formación.

Base de cotización por contingencias profesionales:

  • Es la suma de las contingencias comunes + horas extras.

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¿Cómo calcular las retenciones del IRPF?

Las retenciones del IRPF se calculan en base a una serie de baremos, basados en la situación concreta de cada persona. En las retenciones no solo tienen que ver en salario percibido, sino que éstas pueden variar en función de:

  • Situación familiar
  • Grado de discapacidad (sin discapacidad, superior al 33% o superior al 65%)
  • Trabajador activo o inactivo
  • Tipo de relación contractual (general, inferior a un año, dependiente, jornada diario o peonadas)
  • Movilidad geográfica
  • Pensionista
  • Desempleado
  • Otras situaciones

Lo mejor para saber cuánto debes pagar de IRPF es que acudas a la calculadora de IRPF de la Agencia Tributaria. En ella puedes introducir calcular el IRPF según tus circunstancias personales.

¿Hay un modelo reglamentario de nómina?

No hay un diseño o modelo de nómina oficial. Sin embargo, éste debe adaptarse a lo dispuesto por el contrato colectivo de trabajo o a lo acordado en la firma del contrato entre empresa y trabajador. 

En cualquier caso, la entidad puede realizar pequeñas modificaciones en el modelo de nómina, siempre y cuando se mantengan todas las partidas que te hemos indicado en el artículo.

RECUERDA QUE:

Una nómina es el documento en el que se indica al trabajador el salario que va a percibir por el desempeño de su profesión.

Software de creación y gestión de nóminas

Si necesitas hacer nóminas paso a paso, pero de forma rápida y sencilla, tienes muchos programas que te puedan ayudar. A continuación te mostramos los mejores software y programas de creación y gestión de nóminas:

 

  • Sage: es una plataforma que incluye muchos tipos de programas y software de ayuda. Entre ellos están Sage 50cloud y Sage 200 cloud, los cuáles incluyen aplicaciones para elaborar y gestionar nóminas. Si quieres más información te invitamos a leer nuestro artículo sobre Sage.
  • A3 Nómina: lo mejor de este programa es que funciona en la nube y permite acceder desde cualquier tipo de dispositivo. Además, tiene un sistema de copias de seguridad y realiza actualizaciones automáticas. Es de pago, pero se puede descargar una Demo gratuita de prueba.
  • NóminaFácil: esta aplicación es de descarga gratuita, aunque hay que pagar una pequeña cuota mensual por mantenimiento una vez que la hayas descargado.  Permite hacer cálculos de nóminas automatizados y está conectado con la mayoría de administraciones públicas. Además, permite generar otros documentos como finiquitos, modelos de IRPF, cálculos contables y mucho más.
  • Nominasol: programa gratuito creado por Software del Sol. Versátil, muy fácil de manejar y, lo mejor de todo, completamente gratuito. Además, al darte de alta puedes ver una nómina de empresa de ejemplo para crear la tuya. Solo para PC.
  • Factorial Nómina: software desarrollado por la compañía Factorial HR. Es de instalación online y multiempresa. Permite agilizar un 70% la gestión de las nóminas, y además es gratis. Incluye el programa Recursos Humanos, sin coste adicional.

En este artículo te hemos mostrado cómo hacer una nómina paso a paso desde cero. En cualquier caso, si te ha quedado alguna cuestión en el aire, no dudes en contactar con nosotros. Nuestros profesionales están a tu disposición, siempre dispuestos a ayudarte y asesorarte en cualquier cuestión legal, fiscal, contable o laboral.