Cómo montar una editorial

No, el negocio  de los libros todavía no ha muerto, de hecho la gente sigue leyendo libros, tanto en formato físico como digital, y aunque no es precisamente un sector fácil, montar una editorial puede resultar un buen negocio si contamos con una base de escritores propios con talento y una idea clara de lo que queremos vender. Además de la paciencia necesaria para ver llegar los primeros beneficios y el dinero necesario para las primeras inversiones que deberemos hacer.

• *Si lo tuyo son los libros, pero estás más orientado a la enseñanza, te recomendamos leer nuestra guía sobre como montar una academia.

Antes de empezar cualquier negocio, tendremos que elaborar un plan de negocio para delimitar el proyecto y saber los costes, la viabilidad, la competencia, etc. En el caso de una editorial, en la elaboración de este plan deberíamos incluir las siguientes preguntas:

• ¿Quién será nuestro público objetivo?
• ¿Qué géneros vamos a publicar?
• ¿Papel y digital? ¿Solo papel? ¿Solo digital?
• ¿Publicaremos solo en español o también libros en idiomas extranjeros?
• ¿Autores noveles o ya publicados?
• ¿Cómo vamos a diferenciarnos de la competencia?
• ¿Cuál es el objetivo de nuestra editorial?

Las respuestas a estas preguntas nos ayudarán a delimitar el tipo de editorial que queremos crear y el tipo de autores que vamos a publicar, que es algo esencial para marcar diferencias, igual que los géneros por los que optemos; ¿vamos a publicar de todo?, ¿o nos centramos en un género en concreto, como la ciencia ficción y la fantasía?

En ese sentido, estudiar a nuestra posible competencia también es importante, ¿qué venden?, ¿cómo lo venden?, ¿y cómo lo hacen? Son algunas de las preguntas que deberemos plantearnos a la hora de realizar un estudio de mercado. Saber dónde flojean puede servirnos para saber dónde meter nuestra línea editorial. Conocer la situación de los niveles de lectura en nuestro país también será recomendable, para ello podemos recurrir a fuentes oficiales como el Ministerio de Educación o el Observatorio de la Lectura.

Como siempre, tras el plan de negocio, llega el análisis DAFO, con el que podremos juzgar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestra futura editorial.

Con el DAFO en la mano ya podremos realizar nuestro Plan de Viabilidad y ver si nuestra editorial va a ser rentable o no. Respecto a la inversión que tendremos que preparar, hay que tener en cuenta varios factores:

• Si vamos a tener unas oficinas o no (una editora pequeña que se dedique exclusivamente a le edición en línea podrá trabajar desde casa)
• Los trabajos que deberemos externalizar (imprenta, ilustradores, distribuidores, correctores, etc.).
• Si vamos a contratar a más personal (maquetadores, editores, traductores, comerciales, lectores profesionales, etc.)
• Pago de tasas e impuestos

Y, por supuesto, los escritores de cuyas obras nutriremos nuestro catálogo editorial. Las editoriales no contratan escritores (al menos no normalmente), sino que adquieren los derechos de las obras que quieren publicar durante un periodo de tiempo que se especifica en el contrato (suelen ser 5 años) que le presentan al escritor. Normalmente, el porcentaje que se queda el escritor de la venta de los libros es del 10%, además, se le suele pagar un adelanto a la hora de formalizar el contrato. Por lo que son costes que habrá que tener en cuenta. Si el escritor es extranjero y lo que queremos es vender sus obras ya publicadas (traducidas o no), deberemos negociar con quien posea los derechos de sus obras.

Como en todo negocio, deberemos elegir la forma jurídica con la que vamos a constituir nuestra empresa, ya que tanto los trámites como las obligaciones fiscales, contables y laborales que deberemos cumplir van a depender de esa denominación.

Podremos elegir entre sociedad limitada, sociedad anónima y sociedad cooperativa. Este tercer tipo es quizás más desconocido, pero puede resultar interesante para una editorial, ya que la inversión en capital social podría ser mínima y podría dar juego a que tuviésemos socios trabajadores que se encargaran de algunas áreas que de otra manera tendríamos que externalizar.

La imagen de marca o branding va a ser un punto importante a la hora de crear la editorial, será lo que nos empiece a diferenciar de la competencia. Además, podremos asociar nuestros valores a la misma y fundar así una imagen corporativa que nos haga más atractivos.

Con la cantidad de editoriales independientes que están surgiendo, elegir el nombre es una tarea crucial. Deberemos crear un nombre que nos diferencie, pero que a la vez nos identifique. Ahí van unos consejos:

• Procurar que sea original, no busquéis inspiración en otras editoriales
• Que sea fácil de recordar
• Puede hacer referencia al tipo de libros que vendemos o su género
• Si tenemos intención de crear una página web, comprobar que el dominio está disponible
• Consultar con amigos, familiares y socios

Si no das con tu nombre, siempre puedes recurrir a Vibranding o Baud, dos agencia de naming.

El diseño del logotipo de nuestra editorial, a no ser que seamos unos expertos diseñadores, es mejor dejarlo en manos de profesionales para obtener un resultado de calidad, que, por ejemplo, pueda combinar nuestro nombre con el logotipo, quizás pueda hacer referencia al género que vendemos. Cuanto más detalles le demos al diseñador, más fácil le resultará dar con el logo que se adecue a lo que tenemos en mente.

Si al final os decantáis por hacer vuestro propio logo, en Internet tenéis algunas plataformas gratuitas para ello, como Hatchful, GraphicSprings o LogoMaker.

El logotipo y el nombre son solo dos elementos más de nuestra identidad corporativa, que deberán estar presentes en los libros que publiquemos, nuestra página web, en nuestras facturas, en los elementos promocionales que creemos (por ejemplo, los marcapáginas), etc. Además, esa identidad se irá formando con el tiempo, con los libros que publiquemos, con nuestro trato a los escritores (¿apostamos por los noveles?), nuestro trato con el público o la calidad con la que publiquemos las obras.

Las editoriales de libros físicos dependen enteramente de las distribuidoras para que sus libros lleguen a las tiendas que desean. Así que será importante escoger las distribuidoras que más nos convengan en ese sentido y que sirvan en las tiendas que nos interesan, pero también aquellas que nos aseguren un buen servicio en relación al precio y en caso de que haya devoluciones (es cuando las tiendas devuelven libros no vendidos a la editorial) y es que las distribuidoras asumen los costes y cobran por las ventas dependiendo del porcentaje del precio del libro. Además, hay que tener en cuenta que algunas se rigen por géneros.

Estas son las principales distribuidoras de libros en España:

• SGEL Libros
• CELESA
• LOGISTA Libros
• Logintegral

No son muchos los requisitos previos para montar una editorial, aparte del dinero para invertir, las ganas y la paciencia y el ser conscientes de que no es un negocio que postule como una forma rápida de hacer dinero. Las editoriales son más una carrera de fondo.

En caso de que necesitemos un local para nuestras oficinas, tendremos que tener en cuenta que es posible que necesitemos reformarlo o reacondicionarlo, para lo que será necesaria una licencia de obras, que podremos obtener en el ayuntamiento de la localidad en la que tengamos nuestro negocio.

Por supuesto, contar con una pequeña base de autores a los que publicar en el momento de empezar a andar es muy recomendable, porque contaremos con libros que vender desde el principio. Esa primera remesa de autores puede nutrirse de escritores noveles a los que queramos dar una oportunidad o podemos intentar apostar por autores más conocidos, aunque este segundo caso no será tarea fácil.

Indispensable y fundamental es tener la empresa dada de alta antes de que el establecimiento empiece a funcionar.

Los trámites legales para crear una editorial pueden variar en función de la forma jurídica que hayamos elegido. Para esta guía vamos a decantarnos por la Sociedad Limitada, que es la forma más habitual.

• Elegir una denominación social que no exista y darla de alta en el Registro Mercantil.
• Abrir una cuenta a nombre de la empresa en una entidad bancaria en la que depositar el capital social.
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Acudir a un notario para la firma de la escritura pública de constitución.
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil.
• Tramitar el alta censal y en el IAE en Hacienda.
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente.
• Solicitar la licencia de actividad y permiso de obras.

Todos estos puntos podéis leerlos de una manera más extensa en la guía sobre cómo crear una Sociedad Limitada.

• Las editoriales tendrán que fijar un precio único de venta al público, que será respetado por librería y otros establecimientos donde se venda el libro
• Conocer las tramitaciones imprescindibles y los sistemas de acreditación que nos ayuden en la gestión de la editorial
• Registro de las obras a publicar en el ISBN
• La obligación del Depósito Legal de las obras publicadas
• Cumplimiento (aunque no es obligatorio) de las Normas CSL (Cadena de Suministro del Libro)

Aunque al hablar de una editorial se te vengan a la cabeza grandes nombres, lo cierto es que actualmente existen una gran cantidad de editoriales independientes con cierto nivel de éxito que están ampliando la variedad de géneros y autores disponibles en el mercado.

La ventaja de este tipo de editoriales es que pueden centrarse en un nicho literario en concreto en el que siempre podrán tener ventas (por ejemplo, terror o ciencia ficción o incluso ensayo). Como “desventaja” está el hecho de tener que externalizar la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de un libro, pero también puede darles libertad a la hora de contratar de manera independiente los servicios de determinados profesionales, como los ilustradores.

Gracias a las redes sociales e Internet, este tipo de editorial goza de una gran capacidad para promocionarse y darse a conocer a cambio de un coste relativamente bajo.

Una posibilidad si no disponemos de muchos fondos al principio de nuestra aventura editorial, es crear una editorial que publique libros electrónicos. El formato digital puede abaratar los costes relacionados con la impresión, la distribución y el margen de beneficio de las tiendas, además puede permitirnos asociarnos con Amazon u otras plataformas digitales (como Lektu en España) para vender nuestros libros electrónicos y conseguir que tengan algo más de visibilidad.

En el caso de que hayamos optado por tener una oficina, la elección del local para ello dependerá de la cantidad de gente que vaya a trabajar en ella y las tareas que realizaremos allí. Si vamos a recibir clientes en las oficinas, un sitio bien comunicado y de fácil acceso será una buena elección.

Mobiliario:

• Material de oficina
• Mesas y sillas
• Ordenadores
• Software de maquetación (si optamos por hacerla nosotros)
• Software de diseño e ilustración (si optamos por hacerlo nosotros)
• Material de referencia

Ya tenemos la editorial en marcha y los primeros libros que vamos a publicar prácticamente en la imprenta, así que toca ocuparse de una tarea mucho más mundana, pero igual de necesaria que el resto, sobre todo de cara a la legalidad tributaria y laboral.

Obligaciones fiscales

• Las obligaciones tributarias pueden variar en función del tipo de empre, podéis encontrar toda la información sobre los tipos de empresas según su forma jurídica en nuestra guía.
• Impuesto de Sociedades, modelo 200 y 202
• Declaraciones de IVA
• Retenciones a cuenta del IRPF de los trabajadores si tenemos, modelos 111 y 190
• Retenciones a cuenta del IRPF inmueble, modelos 115 y 180

Obligaciones contables:

• Libro de inventarios y cuentas anuales
• Libro diario
• Los libros de IVA que se deben llevar en el caso de ser sujeto pasivo del IVA:
• Libro de registro de facturas emitidas
• Libro de registro de facturas recibidas
• Libros de registro de bienes de inversión

En principio, no será necesario tener ninguna formación específica para montar y gestionar una editorial, pero indudablemente, tener una formación en administración, y, por qué no, carreras relacionadas con el mundo de las letras o, al menos, con el tipo de libros que vamos a editar, no estará de más y será muy recomendable.

Además, si tenemos personal para realizar determinadas tareas, como la maquetación, la elaboración de portadas, la corrección o la traducción, sí que necesitaremos que sean profesionales competentes en sus campos.

Como ocurre con el resto de centros de trabajo, si la editorial no excede los 6 trabajadores, podremos ocuparnos nosotros mismos de crear el Plan de Prevención de Riesgos Laborales. Pero si tenemos a nuestro cargo a más de 6 empleados, tendremos que contratar un servicio externo para que lleven a cabo las visitas, la evaluación y la prevención de riesgos en nuestro local.

Además, si tenemos servicios externalizados a través de subcontrata, deberemos asegurarnos de que estos cumplen a su vez con la Ley de Riesgos Laborales.

Con la entrada en vigor del RGPD, llevar una gestión de la protección de datos es algo esencial y obligatorio para las empresas. En una editorial vamos a manejar mucha información personal, tanto de clientes como de proveedores, así como de los propios escritores y otros profesionales que tengamos que contratar (como ilustradores o portadistas). Así que deberemos cumplir una serie de obligaciones:

• Identificar a los responsables del tratamiento. O lo que es lo mismo, la propia empresa, sus representantes o encargados del tratamiento.
• Registrar todas las actividades de tratamiento en diferentes ficheros, según la procedencia de los datos.
• Informar acerca de la finalidad de la recogida de los datos personales y sobre el tiempo que van a permanecer en los ficheros.
• Advertir si los datos se van a ceder a terceros.
• Obtener consentimiento expreso. Solo se pueden tratar datos de otros si ter han dado previamente su consentimiento, que además ahora ha de ser explícito.
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes o proveedores para evitar que traspasan información sensible de la empresa o de sus miembros.
• Incluir en la página web apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal.
• Comunicar al interesado los canales por los que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Ya tenemos la editorial en marcha y con nuestros primeros libros en las tiendas, llega la hora de ver cómo promoverla y conseguir ampliar nuestros lectores. Actualmente, una opción recomendable es decantarnos por la promoción en Internet, a través de página web y redes sociales.

Actualmente pocos son los negocios que no cuentan con alguna presencia en el mundo digital, ya sea a través de una página web, un blog o cuenta en alguna red social. Para una editorial resultará muy interesante apostar por las plataformas digitales para promover el negocio, incluso aprovecharlas para vender a través de ellas. Sobre todo si nos dedicamos al libro técnico electrónico.

Página web

Podríamos usar la página web para “vender” nuestra imagen de marca, para transmitir los valores que queremos que la gente asocie con nuestra editorial, los escritores por los que apostamos y los géneros que promocionamos. Aparte, podemos usarla como plataforma de venta directa, además, debería figurar:

• Quiénes somos
• Dónde estamos
• Servicios
• Tarifas
• Contacto
• Contacto para autores

Estos contenidos se pueden ampliar con otros apartados para enriquecer la página y que estén relacionados con nuestra actividad y nuestros valores.

• Galería de imágenes o vídeos
• Responsabilidad social corporativa
• Blog
• Tienda

Si nuestros conocimientos son limitados a la hora de crear una página web, siempre podremos acudir a una agencia o profesional que se ocupe del diseño web.

Redes Sociales

Como ya hemos comentado, las redes sociales es otra opción para tener presencia en Internet, podemos usar Facebook, Twitter o Instagram para contar historias de nuestra editorial y autores, anunciar nuestras novedades o compartir noticias relacionadas con nuestro sector. También son una forma de contactar más directamente con los lectores, al que podemos contestar preguntas si las hacen o conversar sobre aspectos de la editorial y sus autores.

SEO

Web, redes sociales, pero nuestra posición en buscadores no es muy notoria y actualmente, aparecer en las primeras posiciones de un buscador es fundamental para que la gente entre en nuestros sitios online. Aquí entra en juego el SEO y sus diferentes técnicas para posicionar en buscadores.

Para aparecer en las primeras posiciones de los motores de búsqueda, tendremos que optimizar el SEO de nuestro sitio web y de todo lo relacionado con nuestra editorial en la Red. Lo mejor en este caso, a no ser que seáis un experto en ello, es contar con una agencia SEO que nos ayude en ello. En España tenéis Neoattack, Elogia o Webpositer.

Relacionado con el SEO tenemos la publicidad en buscadores; a través de campañas basadas en keywords, podremos aumentar la visibilidad online de nuestra editorial y los libros que vendemos mediante anuncios destacados en los buscadores. De nuevo, para ello, si no tenemos conocimientos sobre el tema, podemos contratar a una agencia de publicidad como Innova Publicidad u Optimizaclick.

Los métodos tradicionales de promoción también podrán servirnos. De tal manera, a parte del famoso boca a boca, podemos recurrir a:

• Colaboración con otras editoriales
• Patrocinio de eventos. Incluso podrías impulsar tu propio negocio de organización de eventos.
• Promociones de libros
• Sorteos de libros
• Crear muestras de nuevas publicaciones
• Anuncios en prensa, radio y televisión

Otra forma de promocionar nuestros libros es dar ejemplares a diferentes críticos literarios para que realicen la correspondiente crítica del libro. Actualmente, es en Internet donde más críticas literarias podemos encontrar, eso sí, de diferente índole, calidad y profesionalidad. A lo que también hay que sumar los “booktubers”, gente no profesional que realiza críticas en vídeo de los libros que leen; algunos de ellos tienen miles de seguidores, por lo que son también una opción para promover nuestras obras. Evidentemente, es recomendable elegir al medio o persona que hará la crítica en función del género (mandar un libro de fantasía a una web que reseñe ensayo no tiene mucho sentido).

Una buena idea, sobre todo si estamos centrados en unos pocos géneros, es crear antologías con varios autores, que además podemos convertir en concursos literarios con los que captar nuevos escritores prometedores.

Asistir a los eventos del sector y así hacer contactos y estar al día de las últimas novedades.

Siempre es arriesgado apostar por lo nuevo, pero si apoyamos a escritores noveles de nuestro país, podremos ir creando una base de autores con los que conformar nuestro fondo editorial y nuestro estilo.

Independientemente de las antologías, también podemos crear nuestro propio concurso literario, con una periodicidad regular (tal vez anual o bianual), con el que no solo encontrar nuevos talentos, sino además generar buena imagen corporativa.

Te recomendamos los mejores software para la gestión de editoriales:

• GesEdi: herramienta back office para controlar todo el proceso de distribución de libros y publicaciones. Tiene módulos de pedidos, venta, distribución, gestión de almacenes, facturación, etc.
• EdiSoft: es una plataforma centralizada para editoriales que incorpora varias herramientas: contabilidad, suscripciones y comercio electrónico B2C.
• Abazal: software pensado para pequeñas editoriales y con ediciones limitadas. Se puede controlar el stock, facturas, albaranes, autores, etc.
• Editecwin: aplicación en la nube con soporte técnico y más de 20 años de experiencia. Puedes probar una demo gratuita.

Una editorial tiene muchas posibilidades, pero no debemos olvidar que es un negocio complicado y a largo plazo y que despuntar entre la competencia igual no resulte una tarea sencilla y rápida, pero siempre es mejor contar con la ayuda de un buen asesor.