Quizás tienes uno o varios clientes al que dentro de un mismo mes le has emitido varias facturas, para agilizar los procesos de gestión y contabilidad, además de reducir el papeleo podremos recurrir a un tipo de factura llamada factura recapitulativa; te contamos en qué consiste en esta guía.
¿Qué es una Factura Recapitulativa?
La factura recapitulativa es un tipo de factura en la que se aúnan todas las operaciones de compra-venta de bienes o prestación de servicios emitidas para un mismo cliente y dentro de un mes natural (no pueden emitirse facturas recapitulativas que reúnan facturas por un periodo mayor de tiempo).
La factura recapitulativa cumple con todos los requisitos de las facturas ordinarias, pero con la diferencia de que recoge una agrupación de todos los tipos de facturas (ordinarias o simplificadas) emitidas a un mismo destinatario, de manera que facilite su gestión de una manera más eficiente.
▷ ¿Cómo se hace una Factura Recapitulativa?
Para que una factura recapitulativa tenga validez ante la AEAT, deberá contener todos los datos obligatorios ya presentes en la factura ordinaria, más aquellos propios de este tipo de factura, es decir, debemos indicar todos los conceptos que contiene y el importe de cada uno de ellos.
Como el resto de facturas, la factura recapitulativa incluye IVA y, si corresponde, IRPF, por lo que si las facturas reunidas en la factura recapitulativa tienen aplicado IVA e/o IRPF, deberemos reflejar los tipos impositivos para cumplir la norma vigente de IVA.
Además, las facturas que quedan recopiladas en la factura recapitulativa deberán ser anuladas para evitar generar dos reportes de IVA para la misma compra o pago.
Cuando se emita la factura recapitulativa, anexaremos a la misma el grupo de facturas ordinarias que se recojan en ella, ya anuladas, de manera que se valida la existencia de la factura recapitulativa para su revisión y contabilización.
Otro supuesto en el que podemos hacer uso de este tipo de factura es para la recopilación de albaranes para un mismo cliente, de manera que tendremos una factura recapitulativa de albaranes y no una factura recapitulativa de facturas ordinarias. Este tipo es mucho más habitual en empresas de suministros que agrupan en una sola factura todos los albaranes emitidos durante un mes natural.
Tipos impositivos de la factura recapitulativa
La aplicación del IVA en una factura recapitulativa se hace de la misma manera que en las facturas ordinarias, sin tener en cuenta ninguna consideración especial o extraordinaria. Simplemente deberemos aplicar el tipo impositivo y la correspondiente cuota de IVA (4%, 10% o 21%) al producto o servicio que se está pagando y el total del monto con dicho importe.
De cada factura ordinaria agrupada deberemos aportar la información sobre el porcentaje de IVA aplicado a cada una de ellas. Pero debemos tener en cuenta que la factura recapitulativa no admite la mención de la suma total de las transacciones en el mes en cuanto a monto pagable, sino a los totales de cada factura (tras la aplicación de su respectivo tipo de IVA). La factura recapitulativa recoge cada detalle del contenido de las facturas ordinarias que aúna.
▷ ¿Cuáles son los requisitos en una Factura Recapitulativa?
Los requisitos para las facturas recapitulativas son básicamente los mismos que para la factura ordinaria, con la excepción de que deben llevar un listado dentro en el que se colocará los datos de la factura a la que corresponde. Además, debe cumplir con las características comunes para la emisión de facturas recogidos en el artículo 6 del Reglamento de Facturación de la Agencia Tributaria.
- Identificar que es una factura recapitulativa
- Número y serie correlativos
- Fecha de expedición (que será el último día del mes o la fecha de la última factura que recopila)
- Periodo al que corresponde la recapitulación
- Nombre o razón social del emisor
- NIF/CIF del emisor
- Dirección fiscal del emisor
- Nombre o razón social del receptor
- NIF/CIF del receptor
- Dirección fiscal del receptor
En el cuerpo de la factura pondremos las descripciones que correspondan a la factura ordinaria original, colocando la fecha que corresponda a cada factura y el tipo de IVA aplicable al producto o servicio que contempla.
Trasladaremos a la factura recapitulativa los valores de la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria aplicable en cada caso y el total de cada factura ordinaria. Y finalmente colocaremos los montos individuales, no la suma total del mes.
Emitiremos la factura recapitulativa a final del mes natural o, en caso de que el cliente sea profesional o empresa, antes del día 16 del mes próximo a aquellas operaciones a recopilar.
Con el cumplimiento de estos requisitos, la factura recapitulativa será válida ante la AEAT.
Si estamos utilizando el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), podremos enviar la factura al final del mes, en veza de aquellas ordinarias que agrupa.
Modelo de una Factura Recapitulativa
Aquí podéis ver el modelo de factura recapitulativa de albaranes y otro modelo de factura recapitulativa de facturas ordinarias, además de descargarlos para poder utilizarlos haciendo los cambios que necesitéis. A estos modelos podéis añadirle el recargo de equivalencia y la cuota de IRPF en caso de que necesitéis hacerlo para poder facturar
¿Cómo se hace una factura recapitulativa de facturas simplificadas?
Hacer una factura recapitulativa de tickets o facturas simplificadas es exactamente igual a hacer una factura recapitulativa de facturas ordinarias, pero teniendo en cuenta que solo podremos emitir factura recapitulando de facturas simplificadas cuando el importe no supere los 3.000 euros, incluido el IVA, y solo para los casos que contempla la ley vigente, y que podéis encontrar en la guía sobre la factura simplificada.
EN RESUMEN:
“Podremos usar la factura recapitulativa para agrupar facturas ordinarias, tickets o facturas simplificadas o albaranes correspondientes a un mes natural, emitidos a un mismo destinatario”
Ejemplo de factura recapitulativa
Os dejamos aquí un ejemplo de factura recapitulativa rellena para ilustrar todo lo que hemos visto en los apartados anteriores.
Factura recapitulativa de albaranes
Factura recapitulativa de facturas ordinarias
Factura recapitulativa AEAT
Como ya hemos visto, este tipo de factura incluye IVA y por lo tanto deberemos presentar las facturas recapitulativas ante la AEAT como si fuesen facturas normales, por lo que quedarán reflejadas en el modelo 303 correspondiente de autoliquidación del IVA trimestral (y 111 de IRPF si procede), así como los resúmenes anuales (modelo 390 para el IVA y 190 para el IRPF). Recordando siempre anular las facturas ordinarias que agrupa es tipo de factura, que no formarán parte de la declaración de IVA.
En lo que a contabilizar estas facturas, siguen las reglas del Plan General de Contabilidad, con la peculiaridad de que admiten que en un mismo asiento contable refleje diversos conceptos, ya que, como hemos visto, este tipo de factura agrupa diversas operaciones en un mismo documento.
Esperamos que esta guía sobre la factura recapitulativa os haya servido de utilidad para saber cuándo y cómo usar este tipo de factura. Como siempre, para resolver cualquier tipo de duda relacionada con la elaboración de facturas, podéis recurrir a la ayuda de un buen asesor fiscal.
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