Los asientos contables son una anotación fundamental para la contabilidad de la empresa. Sin embargo, todavía hay quien no sabe cómo se apuntan y todavía se lía con conceptos como el Debe y el Haber. Si es tu caso, lee este artículo porque vas a aprender, de forma sencilla, cómo hacer un asiento contable sin sufrir sudores fríos.

Qué son los asientos contables

Un asiento contable es aquella anotación que se hace en el libro diario de contabilidad. Es decir, estos apuntes o anotaciones registran todos los movimientos que afectan a los Estados Contables y patrimonio de una empresa.

Los asientos contables del PGC  son básicos para el buen funcionamiento de la contabilidad de empresa. Deben ser registrados en los libros contables cada vez que se produce una operación, como por ejemplo un ingreso o un gasto, y además, han de estar ordenados y clasificados de forma cronológica.

Para saber cómo rellenar asientos contables es imprescindible tener claros fundamentos como el Debe y el Haber. El Debe se apunta en la parte izquierda del asiento  contable. Cuando se carga una cantidad, se apunta en el Debe. Por su parte, el Haber se apunta en la parte derecha del apunte contable. Cuando una cantidad se abona, se registra en el Haber.

De esta manera, el Debe hace que aumenten las cuentas de Activo, mientras que al aumentar el Haber lo hacen las de Pasivo y Neto Patrimonial.

Para que un asiento contable esté cuadrado (es decir, para que las cuentas de la empresa estén en orden), las cantidades en el Debe y el Haber deben coincidir.

Tipos de asientos contables según su forma

Los asientos contables se pueden clasificar según su forma y su fondo. Según su forma te puedes encontrar con asientos contables simples y compuestos.

Asientos contables simples

Se denomina asientos contables simples a aquellos que solo tienen una cuenta en el debe y el haber, es decir, figuran una cuenta para un deudor y un acreedor.

  • Por ejemplo, si pagas a un acreedor 1.000 euros que le adeudabas es un asiento contable simple. Solo hay una cuenta deudora (la propia deuda) en el Debe y el Haber

Asientos contables compuestos

Por su parte, los asientos contables compuestos son aquellos en los que el Debe y/o el Haber se ven afectados por varias cuentas contables.

  • Por ejemplo, si le pagas al banco 600 euros de comisiones y 400 euros de intereses, aparecerán ambas cuentas contables en el Debe, mientras que en el Haber figurarán los 1.000 euros totales que ingresarás.

Cabe destacar que existen diferentes tipos de asientos contables compuestos:

  • Los que tienen una cuenta deudora y varias acreedoras.
  • Aquellos en los que hay varias cuentas deudoras y solo una acreedora.
  • Asientos en los que existen varias cuentas deudoras y acreedoras.

Tipos de asientos contables según su fondo

Otra clasificación de los asientos contables es por su fondo. Así, tenemos asientos de apertura, operativos, de ajuste, de regularización y de cierre.

Asiento contable de apertura

En principio, consiste en un único asiento en el que se relacionan las mismas cuentas contables con las que se cerró el ejercicio anterior. Es decir, sirve como base para el inicio del nuevo ejercicio.

Asientos contables operativos

Son aquellos asientos cuya finalidad es registrar aquellas operaciones que realiza una empresa al desarrollar su actividad.

Asientos contables de ajuste

La mayoría de asientos contables reflejan un movimiento contable efectuado en un momento determinado. No así los asientos contables de ajuste. Esto se realizan en determinados períodos del año, generalmente al cierre del ejercicio, y sirven para cuadrar las cuentas mediante determinados “reajustes”, amortizaciones de existencias o reclasificaciones de deudas.

Asientos contables de regularización de Pérdidas y Ganancias

Se realiza saldando las cuentas provenientes de los Grupos 6 y 7 (gastos e ingresos), contra la cuenta (129) Resultado del Ejercicio. Gracias a estas anotaciones contables se puede saber si el balance final de la empresa ha tenido beneficios o pérdidas.

Asiento contable de cierre

Es el asiento contable final, el que cancela los asientos contables del ejercicio, con la excepción de los Grupos 6 y 7, que ya quedaron resueltos con la regularización de Pérdidas y Ganancias. Sirve de partida al asiento de apertura del ejercicio siguiente.

Reglas básicas para hacer asientos contables

Como ya te hemos adelantado, una de las reglas básicas para elaborar los asientos contables es saber lo que es el Debe y el Haber. Los cargos se apuntan en el Debe (parte izquierda), mientras que los Abonos se anotan en el Haber (parte derecha).

Por otro lado, es importante que en los apuntes contables figure determinada información necesaria para la correcta identificación de las operaciones:

  • Fecha en que se realiza el apunte contable.
  • Número (para llevar un orden cronológico y numérico de las operaciones).
  • Denominación y códigos de las cuentas donde se hacen las anotaciones.
  • Importes asociados a las cuentas del Debe y el Haber.
  • Descripción de la operación realizada.

Y no olvides que para que un asiento contable esté cuadrado, las cantidades que figuran en el Debe y el Haber deben coincidir.

Por otro lado, recuerda también que los asientos contables del Impuesto de Sociedades se deben hacer con fecha 31 de diciembre, aunque el pago del impuesto se contabilice en julio.

Cómo realizar los asientos contables perfectos

Además de apuntar los cargos y abonos de forma correcta y de registrar la información pertinente, los apuntes contables deben incluir la denominación y el código de las operaciones realizadas.

Seguramente, esto te sonará a chino si nunca has hecho una contabilidad, pero debes saber que cada cuenta lleva asociado su propio código.

Hay diferentes grupos de operaciones. Por ejemplo, el Grupo 1 está asociado a la financiación a largo plazo de la empresa. Y dentro de este grupo, hay muchos códigos más, por ejemplo, el 113 está destinados a las reservas voluntarias, mientras el 114 es para la reservas especiales (entre muchos otros).

Otras anotaciones pueden estar en diferentes códigos. Por ejemplo, los asientos contables de amortizaciones dependen de si son de inmovilizado material (680/280) o inmaterial (681/281).

Es fundamental que anotes cada operación con el código correcto, para saber de dónde proceden los cargos y abonos de tu empresa. Los grupos básicos son los siguientes:

  • Grupo 1: financiación de la empresa a largo plazo: capital social, reservas, provisiones, finanzas, deudas a l/p, etc.
  • Grupo 2: inmovilizado material e inmaterial.
  • Grupo 3: existencias y productos implicados en el proceso productivo de la empresa.
  • Grupo 4: acreedores, deudores, impuestos, clientes, etc.
  • Grupo 5: tesorería y cuentas financieras de la sociedad.
  • Grupo 6: gastos.
  • Grupo 7: ingresos.
  • Grupo 8:  gastos que afectan al patrimonio neto.
  • Grupo 9: ingresos que afectan al patrimonio neto.

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Ejemplos de asientos contables básicos

A continuación de mostramos unos ejemplos de asientos contables para que aprendas a realizarlos del modo correcto.

Asiento contable de compras

Pongamos que has comprado 3.000 euros de mercancía a un proveedor, a un IVA del 21%.

  • En la parte izquierda del Debe figura la anotación Compra de mercaderías por valor de 3.000 euros (cuenta contable 600) y el IVA soportado (472), que son 630 euros.
  • En el lado derecho, del Haber, figura el apunte Proveedores (código 400) por el total, los 3.630 euros, que quedan pendientes de pago.

El pago al proveedor sería:

  • En el Debe se anotaría la cuenta (400) Proveedores por 3.630 euros, para cancelar el crédito anterior.
  • Y en el Haber se reflejará el pago o salida de tesorería: (57) Tesorería por el mismo importe de 3.630 euros.

Asientos contables de ventas 

En este supuesto, se hace un cobro a los clientes por las mismas cantidades del anteriores ejemplo:

  • En el lado izquierdo del Debe figurar el apunte Clientes (código 430) con los 3.630 euros.
  • En la lado derecho del Haber figura la anotación Venta de mercaderías por valor de 3.000 euros (cuenta contable 700) y el IVA repercutido (477), que son 630 euros.

El cobro al cliente sería:

  • En el Debe se reflejará el cobro o aumento de tesorería: (57) Tesorería por el mismo importe de 3.630 euros.
  • En el Haber se anotará la cuenta (430) Clientes por 3.630 euros, cancelando la generada en el asiento anterior.

Anticipos a proveedores

En estos apuntes contables se pueden anotar también, por ejemplo, los anticipos a proveedores. Estaría en el grupo 4 y, en este caso, se deberían identificar con el código 407.

Ejemplo: Imagina que has hecho un anticipo a proveedores de 3.000 euros, a lo que se añaden 630 de IVA.

  • En el Debe (parte izquierda) se anotaría el Anticipo a Proveedores (407) que son 3.000 euros y el IVA soportado (472) que son 630 euros.
  • En el Haber (parte derecha) figuraría la anotación Bancos, que es de donde proviene el dinero para pagar (572), el total de 3.630 euros.

Anticipos a clientes 

Imagina ahora que en vez de anticipos a proveedores, se trata de anticipos de clientes por venta de productos o servicios. Veamos el ejemplo con las mismas cantidades:

  • Ahora en la parte izquierda del Debe figuran los 3.630 euros en (572) Bancos.
  • En la parte derecha del Haber se anotan los Anticipos de clientes (438), 3.000 euros, y el IVA repercutido (477), 630 euros.

Conviene decir que dentro de las anotaciones contables hay muchísimas variables, como asientos contables de nóminas o de liquidaciones de tributos.

Los asientos contables mecanizados

Si bien es cierto que para aprender a hacer asientos contables se necesita mucha práctica y resolver ejemplos con papel y lápiz, en la práctica es imprescindible elaborarlos a través de un programa o software de gestión.

De esa manera, una vez hechas las anotaciones, nos devolverá rápidamente un gran volumen de información necesaria, como: balances, mayores, libros… Al tiempo que permiten una fácil corrección y tratamiento, Y sin olvidar que actualmente tanto la legalización de los Libros como el depósito de las Cuentas se requiere que se haga en formato digital.

Hay numerosos programas que te permiten mecanizar o automatizar asientos contables como Sage, CONTASOL, Gespymes o Visionwin.

La contabilidad de empresa en general y los asientos contables en particular son cuestiones complejas que requieren conocimientos específicos. Seguro que te pueden surgir dudas, por ejemplo: ¿cómo se contabiliza un leasing? En este y cualquier otro caso, contacta con nuestros asesores contables, el mejor equipo de profesionales siempre dispuestos a ayudarte.