Una de las principales obligaciones de las sociedades mercantiles es llevar un férreo control de su contabilidad. Pero, ¿qué son exactamente los Libros Contables y cómo se deben presentar?
A continuación te contamos cuáles son los libros de cuentas que debe llevar una empresa, cómo y cuándo presentarlos. También te ayudamos con unos cuantos ejemplos de libros contables resueltos y modelos en PDF y Excel.
Los libros contables obligatorios
Un libro contable es un documento en el que se registran las actividades financieras llevadas a cabo por una determinada empresa. Estos libros registran las operaciones realizadas por dicha sociedad en un determinado período de tiempo. Es decir son documentos que funcionan como una especie de radiografía de la situación contable y financiera de una empresa.
Existen libros de diferentes tipos, principalmente los obligatorios y los opcionales. Un libro contable obligatorio es aquel que la empresa debe presentar como requisito imprescindible durante el ejercicio de su actividad:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
- Balance de Situación Incial
- Balance De Comprobación de Sumas y Saldos
- Inventario de Cierre
- Cuentas Anuales: que a su vez engloba:
- Balance de Situación
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
- Estado de Flujos de Efectivo
- Memoria
Libro diario: en él se registran todos los hechos económicos de la sociedad por orden cronológico. Se partirá al inicio del ejercicio de un “asiento de apertura”, que coincidirá con el “asiento de cierre” del ejercicio anterior, y en el que recoge la situación inicial de la empresa. Después, se irán anotando todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa durante el año, para terminar nuevamente con la elaboración del asiento de cierre de ejercicio.
Si bien estos libros contables deben presentarse en el Registro Mercantil de forma periódica, además hay otros, no estrictamente contables, que también deben registrarse, como el Libro Registro de Socios (en el momento inicial y siempre que se produzca una variación) o el Libro Registro de Actas (con motivo de las Juntas Ordinarias o Extraordinarias de socios).
Para saber más sobre estos documentos te recomendamos leer nuestra guía sobre la contabilidad de una empresa.
¿Quién está obligado a llevar los libros contables?
¿Todas las empresas están obligadas a llevar los libros contables? ¿Y los autónomos o trabajadores por cuenta propia?
Pymes
La respuesta es que las sociedades mercantiles o sociedades con ánimo de lucro SÍ que están obligadas a elaborar los libros contables. En concreto:
- Las sociedades mercantiles y con personalidad jurídica en general. En este caso, tienen obligación de realizar un seguimiento de su contabilidad, legalizar los libros contables y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Autónomos
Las empresas persona física que tributen en régimen de Estimación Directa Normal han de llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio, pero no es necesario que presenten los libros contables y cuentas anuales.
Los que tributen en Estimación Directa Simplificada o Estimación Objetiva (módulos), no están obligados a la llevanza de la contabilidad ni, por tanto, a registrar los Libros Contables. Lo que no les exime, sin embargo, de la elaboración de los libros que establezca cada normativa: libros de IRPF, IVA… en función de su situación particular.
¿Qué es la legalización de los libros contables?
La legalización del libro contable es un trámite que las sociedades mercantiles deben realizar con el fin de asegurar que las cuentas anuales son correctas y que no puedan ser modificadas o falseadas a posteriori. Es decir, se trata de registrar las cuentas de la empresa para asegurar su validez. Todas sociedad está obligada además a guardar estos libros contables durante seis años.
Los libros contables a legalizar son el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y el Libro Diario.
Otra razón para tener los libros contables legalizados es evitar multas. En función de la gravedad de la infracción, las sanciones pueden ir de los 1.200 a los 60.000 euros. Además, en caso de que hayan sido presentados fuera de plazo será necesario informar de este hecho en el propio documento.
Tipos de libros contables
Existen diferentes tipos de libros contables, cuya función es reflejar diferentes aspectos de la actividad económica y financiera de la empresa.
Libros de contabilidad obligatorios
Un libro contable obligatorio es aquel cuya entrega es requisito imprescindible para cumplir con las exigencias contables y registrales de la empresa: el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Libro diario de contabilidad
Es el documento en el que se registran cronológicamente todas las operaciones llevadas a cabo por un empresa. Las anotaciones en este libro se denominan asientos. En él se registran actividades de la sociedad relacionadas con compras, ventas, pagos de deudas, gastos en personal, inversiones, etc.
Libro inventario y cuentas anuales
Es un registro de los activos de la empresa y de las deudas pendientes con deudores y acreedores. Está formado por diferentes documentos; balance de situación, balances de comprobación de sumas y saldos, inventario de cierre, cuentas anuales.
Libros contables voluntarios
Se trata de documentos que la empresa puede presentar de forma opcional y que complementan a los obligatorios.
Libro mayor
Es un registro de los hechos contables, pero no informados de forma cronológica como el Diario, sino en función de cada cuenta afectada. Cada página refleja las operaciones de una cuenta detallando: fecha, concepto, anotaciones en el debe y haber, y saldo.
Libro auxiliar
Los libros auxiliares también detallan operaciones y actividades concretas de una empresa. Pueden variar en función de las necesidades de cada sociedad. Algunos de los más comunes son el libro de clientes, proveedores, cuentas bancarias o libro de caja.
Las Cuentas Anuales abreviadas
A la hora de presentar las cuentas anuales hay que indicar si se va a presentar el modelo ordinario, para pymes o abreviado.
El libro de cuentas abreviado es un modelo simplificado al que se pueden acoger las sociedades que cumplan una serie de requisitos:
¿Quién puede presentar las Cuentas Anuales abreviadas?
Sociedades en las que a la fecha de cierre concurran al menos dos de los tres requisitos siguientes:
- Importe Neto de la Cifra de Negocio no supere los 8.000.000 de euros.
- Partidas del activo totales no sea superior a 4.000.000 de euros.
- Número medio de empleados no supere los 50 trabajadores.
* Estas empresas no están obligadas a informar sobre el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto ni el Estado de Flujos de Efectivo.
Respecto a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, ¿quién puede entregar el modelo abreviado?
También deberán cumplir dos de los tres siguientes requisitos:
- Importe Neto de la Cifra de Negocio no supere los 22.800.000 euros.
- Partidas totales de activo no mayores de 11.400.000 euros.
- Límite de 250 empleados de promedio anual en la empresa.
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¿Cuándo y cómo hay que presentar los Libros y Cuentas Anuales?
Por un lado, deben legalizarse los Libros Contables, en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa, dentro de los 4 meses posteriores al término del ejercicio.
Por ejemplo, si la empresa ha cerrado el ejercicio el 31 de diciembre, el plazo para la legalización de los libros contables finalizará el 30 de abril. Aunque el inicio y final del ejercicio no tiene por qué coincidir con la entrada y salida del año, sí que es con mucho lo más habitual.
Posteriormente, las Cuentas Anuales han de ser formuladas como máximo a 3 meses desde el cierre, aprobadas por los socios en Junta General dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio, y presentadas en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.
Por ejemplo, en el caso de cierre del ejercicio a 31 de diciembre, el plazo para formular las Cuentas Anuales finalizará a 31 de marzo. Después, deberán ser aprobadas en Junta antes del 30 de junio. Y, finalmente, depositadas en el Registro un mes después (como máximo hasta el 30 de julio).
Un libro contable se puede presentar de tres formas distintas:
- En papel, a través de un libro debidamente encuadernado.
- En CD o DVD.
- Desde la web del Colegio de Registradores. Para ello es necesario contar con firma electrónica.
CONSEJO DE ASESORIAS.COM
“Es fundamental llevar un buen registro de la contabilidad en un espacio que centralice la información financiera de la empresa y permita conocerla en cualquier momento.”
Ejemplos de libros Contables
Si quieres saber más sobre el tema, puedes consultar cualquier ejemplo de libro contable en internet.
En Excel
A continuación te mostramos algunas plantillas y modelos en Excel, para que puedas elaborar tus libros contables fácilmente:
Descargas
Plantillas EXCEL
Descarga las plantillas y modelos en Excel para la elaboración de libros contables.
En PDF
- Ejemplo en PDF 1
- Ejemplo en PDF 2
Lo mejor a la hora de llevar la contabilidad de la empresa es contar con personal especializados en la materia. Es la mejor manera de evitar errores, retrasos en la entrega de documentación o posibles sanciones. Si necesitas asesorias contables, te recomendamos buscar en nuestro directorio.
Ejercicios resueltos
Elaborar los libros contables no es sencillo y requiere ciertos conocimientos de contabilidad. Por ejemplo, saber apuntar las salidas de activos y los ingresos en el lugar adecuado, ya sea el haber o el debe.
En internet puedes encontrar diferentes ejemplos de cómo llevar los Libros Contables. Te dejamos unos cuantos ejercicios ya resueltos para que veas la forma correcta de hacerlo: