Con el objetivo de realizar una gestión adecuada de la empresa, a la vez que conocer la situación diaria de sus movimientos económicos, financieros y cuentas, es preciso llevar lo que se conoce como la contabilidad de una empresa. En este artículos vamos a ver los principales aspectos de un guía de contabilidad para la empresa.

La contabilidad de la empresa

Empresa y contabilidad sus dos términos que van de la mano, no se puede tener una empresa con actividad económica y no llevar con orden y de manera adecuada su contabilidad, ya no solo porque nos obliga la ley a rendir cuentas todos los años, sino también por la necesidad de llevar una correcta gestión de los activos y pasivos de la empresa.

En la práctica, la contabilidad de una empresa es donde se planifica, organiza y gestiona la situación económico financiera de cualquier compañía, sea cual sea el tamaño de la misma: si bien es cierto las obligaciones contables de la empresa difieren mucho en función de la forma jurídica de cada entidad. De esta forma, es fundamental prestar la atención debida a los balances, cobros, gastos, préstamos y deudas de cada día. Todas las acciones que realicen los gestores de la empresa deben registrarse en la contabilidad. Con ello, será posible conocer en cualquier momento el histórico de la empresa, y así optimizar la toma de decisiones.

En las siguientes líneas vamos a ver cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

En la práctica, la contabilidad de la empresa es el registro y el control al detalle de todos los movimientos económicos, durante un periodo de tiempo determinado. El objetivo es que toda esta información esté ordenada, correctamente agrupada y siempre a mano. Es la única forma de determinar con propiedad y no con la intuición o a través de suposiciones, si las cifras de ingresos, gastos, cobros, pagos y demás operaciones están bien cuadradas.

La falta de cumplimiento de estos procesos, absolutamente necesarios y obligatorios, solo trae consigo consecuencias negativas. Desde pérdidas económicas cuantiosas (probablemente indeterminables, dada la falta de claridad en las inversiones), hasta terminar con sanciones por parte de Hacienda.

La contabilidad parte de la confección, de forma metodológica, disciplinada y ordenada, de asientos contables. Es el primero de los mecanismos para que todas las actividades financieras sean completamente transparentes.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Los avances tecnológicos también han llegado para quedarse dentro de los procesos contables. Hoy en día (y prácticamente desde finales del siglo XX) es imposible imaginar la contabilidad y la administración sin estos sistemas. Lo que de ninguna forma significa que las responsabilidades de quienes adelantan estas tareas sean menores. Se trata únicamente de una simplificación de los procesos, lo que ha servido principalmente para reducir los tiempos en que se emiten las respuestas.

Sin embargo, hay un factor importante que no puedes pasar por alto: si los datos que se registran en cualquier software de contabilidad son erróneos, los resultados inexorablemente estarán equivocados. Ningún programa corrige la información. Simplemente arrojan cifras en tiempo real y con mucha exactitud. Pero siempre a partir de los números que sus usuarios introduzcan en ellos.

Para cumplir con estas tareas, son necesarios tres elementos indispensables. A saber:

  • Un profesional contable cualificado. (En su defecto, una persona con conocimientos sólidos en la materia).
  • Los soportes documentales de cada uno de los movimientos económicos dentro del periodo.
  • Un software de contabilidad.

Para responder a la pregunta de cómo llevar una contabilidad sencilla podemos dar algunas recomendaciones:

  • Llevar en orden cronológico todos los documentos contables, tanto los de ingresos como los de gastos, y archivarlos en carpetas debidamente identificados.
  • Realizar los asientos contables correspondientes a cada documento
  • Añadir a cada movimiento la factura o recibo correspondiente
  • Revisar todas las cuentas y saldos para comprobar que no haya errores o apuntes duplicados
  • Contabilizar las siguientes operaciones básicas:
    • Compras y gastos de todo tipo
    • Ventas e ingresos
    • Sueldos y Seguridad Social
    • Adquisiciones y venta de activos
    • Liquidaciones de impuestos
    • Préstamos y otras deudas
    • Concesión de subvención
    • Inversiones financieras
    • Entregas y recepciones de pagarés, cheques o cualquier otro efecto
    • Todos los movimientos bancarios
    • Todos los movimientos en efectivo
  • Buscar un programa de contabilidad que se adecue a nuestras necesidades
  • Intentar llevar la contabilidad al día o, al menos, una buena planificación para introducir los datos
  • Recuerda que el cuadro de cuentas del PGC es orientativo

En cualquier caso, en Internet podéis encontrar ejemplos de la contabilidad de una empresa para aprender a cómo llevarla.

¿Qué obligaciones contables tiene una empresa?

Todas las empresas personas jurídicas por ley están obligadas a presentar sus registros contables de forma detallada. Aquí se incluye desde cooperativas a sociedades de responsabilidad limitada o anónimas. También a personas físicas (habitualmente denominados “autónomos· o “emprendedores”) que tributen dentro del régimen de estimación directa normal.

Se exceptúa, por tanto, de esta obligación a los empresarios y profesionales personas físicas que tributen en el régimen de estimación objetiva (módulos) o dentro del régimen de estimación directa simplificada. En estos casos, aunque sí existe la necesidad de mantener diversos libros (tales como: el de Registro de ventas e ingresos, de compras y gastos, de bienes de inversión, de provisiones y suplidos…), los requisitos para su llevanza son mucho más laxos.

Como vemos, debes incluir dentro de los registros contables empresariales cualquier movimiento de tipo económico. Todas las operaciones que tengan incidencia directa o indirecta dentro del activo y pasivo de una firma comercial.

Entre las operaciones a integrar están las relacionadas con compras y gastos, así como las relativas a ventas y sus respectivos ingresos. También la liquidación de impuestos y el cumplimiento de los compromisos con los recursos humanos (salarios, pago de seguro social y otros beneficios opcionales).

También se incluyen los acuerdos respecto a préstamos o contratación de cualquier tipo de deuda: inversiones, pagarés, letras de cambio o cualquier otro mecanismo utilizado como garantía dentro de las transacciones. Lo mismo que un registro milimétricamente detallado de todos los movimientos bancarios (cualquier entrada o salida de capital, por mínima que sea). Así como la relación del flujo de dinero en efectivo.

Los justificantes de las operaciones

Para poder realizar los apuntes contables debes poseer el documento en el que consta la operación que vayas a registrar en ellos, ya que sin los documentos que respalden las anotaciones contables, no habría forma de demostrar su veracidad.

Por ello debemos conservar y archivar todos los justificantes de las operaciones económicas que llevemos a cabo y que vayan a figurar en nuestros apuntes contables.

Como ejemplo, son justificantes de operaciones:

  • Las facturas emitidas y recibidas
  • Las nóminas
  • Los recibos bancarios
  • Los seguros sociales
  • Los extractos de movimientos bancarios

6. ¿Cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa?

El procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa puede resumirse en 4 pasos:

  • Recopilar la documentación contable referida a los ingresos y gastos y la de cobros y pagos.
  • Hacer los asientos contables correspondientes a cada documento, lo que se denomina “mecanizar” o “picar datos”.
  • Conciliar los bancos o cuadrar los bancos, que consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos bancarios con los de la cuenta contable de cada banco correspondiente, de manera que el saldo sea el mismo en todo momento.
  • Revisar las distintas cuentas y saldos asegurarnos de no hay apuntes duplicados o erróneos.

La importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Llevar la contabilidad lo más actualizada posible es importante para saber con seguridad la situación financiera de la empresa. Por ejemplo, podremos saber con bastante exactitud cuánto IVA vamos a tener que pagar al final de cada trimestre o si un cliente nos debe dinero o cuánto gasto se ha generado durante un período determinado de tiempo o hasta ver el valor contable de la empresa en un momento dado (que hace referencia al patrimonio neto de la empresa).

Resultados cuadrados

A la hora de hacer una revisión de la contabilidad de una empresa, es fundamental que los registros apuntados en los asientos contables ‘cuadren’ entre sí. Esto quiere decir que las cifras adscritas como parte del “Debe” sumen la misma cantidad que las asentadas en el “Haber”.

Todo parte del concepto de que toda partida ha de llevar aparejada su correspondiente contrapartida. Es decir: si adquirimos un activo, que anotamos en el Debe, será a cambio de una contrapartida, en forma de disminución de nuestra tesorería o de una nueva deuda con el proveedor o cualquier otra posibilidad, que anotaremos en el Haber.

De no ser así, algo se hizo mal y es necesario que encuentres el error. Si las cifras ‘no cuadran’, la contabilidad no puede ser procesada de forma correcta.

El programa contable

Actualmente, el programa o software contable es la herramienta de trabajo que todo contable o persona encargada de la contabilidad de la empresa usa para llevar al día los apuntes contables y los libros.

Como veremos más adelante, en el mercado existen muchos, desde los más completos hasta las opciones más sencillas y fáciles de usar. Los encontraremos para instalarlos en nuestro ordenador o para usarlos a través de la nube. Elegir el que más se ajuste a nuestras necesidades será lo que deberá guiarnos a la hora de adquirir uno de ellos.

Sin embargo, si no queremos gastar dinero en adquirir uno de estos programas, Excel y sus hojas de cálculo pueden ser una opción adecuada para llevar la contabilidad de nuestra pyme. Pero, ¿cómo llevar la contabilidad de una empresa en Excel?

Bastará con aplicar las funciones de Excel (podéis encontrar información al respecto en Internet) en las hojas de cálculo que creemos para llevar el control de nuestras ventas, gastos e ingresos, la gestión de stock, etc. Y si diseñar nuestras hojas de cálculo nos resulta complicado, podemos hacernos con alguna plantilla empresarial de Excel y adaptarla a nuestras necesidades. Podremos encontrarlas de pago, pero también gratuitas en la Red.

Los Asientos contables

Los asientos contables son las anotaciones que debes realizar en el libro diario de contabilidad, como testigo de cada uno de los movimientos económicos efectuados.

El método por ‘defecto’ que se utiliza para llevar la contabilidad en empresa, es el conocido como “sistema de doble partida”. Bajo este estándar, todas las operaciones se anotan en dos apartados: en el “Debe” y en el “Haber”. Dentro de los folios, los elementos que corresponden al primer término se agregan del lado izquierdo, mientras que los segundos van a la derecha.

Mayoritariamente, estos datos van organizados de la siguiente manera: fecha, número de registro (se guardan de manera cronológica a lo largo de un ejercicio fiscal), cuentas afectadas (número y descripción), si se trata de un cargo o un abono, y los importes; así como una breve descripción de la operación.

 

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Asientos habituales en la contabilidad de una empresa

Compras y gastos

Cualquier organización, con o sin fines de lucro, concentra gran parte de sus movimientos económicos dentro de este apartado. Hay gastos que toda empresa, fundación u otras figuras, sean estas comerciales o no, deben necesariamente contemplar. Incluso las personas naturales tienen que destinar ‘partidas presupuestarias’ para atender lo que se califica como gastos comunes o corrientes. Entendiéndose por esto servicios básicos como electricidad, agua, gas, entre otros.

Adicionalmente, todas las oficinas requieren de ‘consumibles’ para mantener la operatividad. Se incluyen apartados como material de oficina, hardware, equipamiento especializado para su actividad, y otros. Esto además puede variar según las especificidades de cada caso. De igual forma, hay que contemplar lo que se requiere para poder albergar a un determinado número de personas dentro de un área de trabajo. Productos de limpieza, papel sanitario y agua potable, entre otros.

En esta subcategoría se incluye la adquisición de mobiliario, equipos electrónicos y su respectivo mantenimiento. Desde escritorios y sillas, hasta ordenadores, televisores, proyectores de vídeo, reproductores de sonido y sistemas de aire acondicionado. Sin dejar de mencionar el cuidado permanente, con reparaciones eventuales (y muchas veces impostergables) que requieren las plantas físicas.

Ejemplo asiento compras:

(600) Compra de mercaderías
(472) H.P. IVA soportado a (400) (57_) Proveedores o Tesorería

Ejemplo asiento gastos corrientes:

(62_) Nombre de la cuenta
(472) H.P. IVA soportado a (400) (57_) Proveedores o Tesorería

Aprovisionamiento de mercancías o materias primas con interés comercial e industrial

Para poder sacar adelante un modelo de negocio, muchas compañías invierten en la adquisición de mercancías o materias primas. Las primeras pueden ser comercializadas sin que se les aplique ninguna modificación o apenas con algunos añadidos muy puntuales. En estos casos, la empresa funciona como un intermediario entre los productores y los consumidores finales.

Cuando la vocación es de carácter industrial, las materias primas se convierten en inputs para la generación o fabricación de un nuevo producto. En ambos casos, estos importes van reflejados como compras dentro de la contabilidad en empresa.

Ventas e ingresos

Esto viene a completar el ciclo natural que se abre con los procesos de compras y que puntualmente inicia con las solicitudes de presupuestos. Los ingresos deben registrarse dentro de la contabilidad de la empresa de acuerdo a su procedencia. Ya sea por la venta de productos o por la prestación de servicios.

Tratándose de bienes o mercancías tangibles, el dinero resultante implica que la propiedad ha sido transferida al comprador. Lo que significa necesariamente que la empresa ya no es responsable de su guarda y custodia. De igual manera, dentro del beneficio por la venta, deben considerarse, entre otras variables, los costes generados por su adquisición o producción, deducibles y pago de impuestos. Además de la ganancia neta.

Los ingresos se reflejan positivamente como un incremento de capital. Se trata de la recuperación y el crecimiento de los activos. En algunos casos, también implican una disminución de los pasivos. Por otra parte, es importante que tengas en cuenta que las aportaciones hechas por los socios y propietarios no se contabilizan dentro de esta categoría.

Ejemplo asiento ventas:

(430)/(57_) Clientes o Tesorería a (700) Ventas
a (477) H.P. IVA Repercutido

Sueldos y seguridad social

Toda empresa, pequeña, mediana o grande, tiene responsabilidades con el personal contratado. El número de empleados puede variar desde uno a decenas, centenas y hasta miles. Los importes que supone este grupo de personas se catalogan mayoritariamente dentro del apartado de sueldos y salarios, y seguridad social.

Como se trata de un flujo de trabajo importante, para las empresas grandes se hace imperativo contar con un departamento exclusivo para la gestión de este tipo de gastos, que deben incluir tanto el abono de los salarios como de las cotizaciones a la Seguridad Social y demás costes de personal.

Ejemplo asiento nómina:

Sueldo bruto (640) Sueldos y salarios a (476) Organismos Seg. Soc. Acreedores Cantidad descontada en concepto Seg. Soc.
a (4751) H.P. Acreedora IRPF Cantidad descontada en concepto IRPF
a (460) Anticipos y remuneraciones Adelanto
a (465) o (57) Remuneraciones pendientes de pago o en el momento Sueldo líquido

Ejemplo asiento seguros sociales:

(642) Seg. Soc. a cargo de la empresa a (476) Organismos Seg. Soc. acreedores

Préstamos y otras deudas

Toda contabilidad en empresa tiene que considerar las deudas que pudiesen contraerse con terceros. Las razones para esto pueden ser de lo más variadas. Algunas de las más escuchadas: financiamiento de proyectos, optimización de la planta física, apertura de sucursales, contratación de más personal o refinanciamiento de compromisos previos, entre otros.

De manera general, este grupo va catalogado como un pasivo dentro del balance de situación. Procede igualmente una subcategorización interna, de acuerdo a una serie de variables. Aspectos en los que se considera quién o quiénes son los acreedores (entidades bancarias o crediticias, otras empresas, personas físicas). Al igual que el plazo (largo o corto) y las fechas de vencimiento de las respectivas cuotas.

Ejemplo asiento préstamo:

(669) Otros gastos financieros
a (572) Bancos

Ejemplo asiento intereses de deuda:

(662) Intereses de deudas
a (520) Deudas a c/p con entidades de crédito

Concesión de subvención

En el caso de recibir una subvención oficial de capital, debe contabilizarse como un ingreso patrimonial, que pasará a formar parte de la cuenta de pérdidas y ganancias de forma correlacionada a los gastos para los que se conceda. De esta manera, en función de las operaciones subvencionadas, podrá imputarse como ingreso del ejercicio o en función del ritmo de amortización de esos elementos.

Ejemplo asiento subvención oficial de capital (concesión):

(4708) H.P. Deudor por subvenciones a (130) Subvenciones oficiales en capital

Inversiones financieras

Las inversiones financieras tienen lugar cuando una empresa decide invertir en sectores que pueden o no estar relacionados con su modelo de negocio. De igual forma, al conceder préstamos a otras personas jurídicas, es preciso gestionar y contabilizar esta información de forma separada al resto de las actividades corporativas.

Entre los detalles específicos que tienes que resaltar, está el monto de los intereses generados, a partir de la tasa aplicada. Así como los elementos que figuren como garantía. También se incluye en este apartado las inversiones en instrumentos de patrimonio; es decir, en acciones de otras compañías, que pueden o no cotizar en los mercados de valores.

En líneas generales, estos movimientos se realizan con el objetivo de garantizar, para el futuro, la capacidad para obtener liquidez de forma rápida. Siempre que sea estratégico y necesario.

Además de clasificarse por el tiempo que se mantendrá la inversión (a corto o largo plazo), también debe establecerse una relación de dominio. Esta relación se establece entre la entidad que compra (el inversionista) y la contraparte que vende o cede determinados derechos.

Ejemplo asiento contable inversión en bolsa:

(540) Inversiones financieras temporales en instrumentos de patrimonio a (572) Bancos

Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto (3)

Este es un método a menudo empleado a nivel comercial y empresarial. Permite conseguir financiación rápida y de corto plazo. Pueden utilizarse para ‘pagar’ (adquirir un bien o servicio). También para ‘cobrar’, otorgando a determinados clientes el beneficio de cancelar las deudas contraídas en un tiempo perentorio.

Dentro de la contabilidad en empresa, las entregas con las que se contraen deudas, se asientan como Efectos comerciales a Pagar. Mientras que los que se reciben se colocan bajo la denominación Efectos comerciales a Cobrar.

Ejemplo asiento de pagaré:

(431) Efectos comerciales a cobrar a (430) Clientes
(572) Bancos a (431) Efectos comerciales a cobrar

Movimientos bancarios y de efectivo

Las cuentas de tesorería, constituyen una de las partidas claves dentro de la contabilidad de la empresa. Reflejan los flujos de cobros a clientes y pagos a proveedores, así como otros movimientos entre las Cuentas Financieras del Grupo 5 del Cuadro de Cuentas expresado en el Plan General Contable.

Estos movimientos se detallan en el subgrupo 57: Tesorería, en cuentas del tipo:

  • (570) Caja, euros
  • (571) Caja, moneda extranjera
  • (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros
  • (573) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, moneda extranjera

Siempre deberá comprobarse que el saldo de esas partidas coincide con el real, conciliando los apuntes con los movimientos de las cuentas bancarias o de caja.

El Libro Mayor de esas cuentas nos aportará información imprescindible para conocer la liquidez de la entidad, y su disponibilidad para afrontar las operaciones a corto plazo.

Liquidación de impuestos

Supone uno de los dolores de cabeza más grande de todo empresario. Probablemente la razón por la que se contrata a un asesor contable. A la pregunta de cómo llevar la contabilidad de una empresa, casi siempre le sigue cómo ahorrar en impuestos de manera legal, sin defraudar al fisco.

¿Que es la Liquidación de impuestos?

La liquidación de impuestos es el pago que el contribuyente debe hacer a la Administración Tributaria cuando se produce un hecho imponible por el que se debe pagar cierto impuesto. El pago de impuestos también queda recogido en la contabilidad de la empresa.

¿Qué impuestos hay que pagar?

Las empresas establecidas en terreno español están sometidas, con carácter general, a tres tributos:

Obligaciones Registrales

Las empresas tienen obligaciones registrales que cumplir, para lo que deben presentar diferentes documentos en el Registro Mercantil.

Balance anual

El éxito o el fracaso de una empresa se mide, en gran medida, con base en los resultados de los balances anuales. Estos son informes que deben realizarse con una periodicidad de cada 12 meses.

Para llegar a conclusiones definitivas, se incluyen en la ecuación la relación de pérdidas y ganancias, los cambios en el patrimonio y la memoria. Si vas a elaborar este documento, tienen que seguir el protocolo establecido dentro del Código de Comercio.

Libros de contabilidad

Una parte muy importante dentro de la contabilidad consiste en la llevanza de los Libros Contables. Estos reflejan la información financiera de la empresa, y las personas jurídicas (como las sociedades mercantiles).

Dentro de una compañía existen diversos libros que pueden ser necesarios (como el de IVA), pero hay algunos que es obligatorio que se envíen al Registro:

  • Libro Diario: en el que se registran día a día todas las operaciones de la actividad de la empresa.
  • Libro Inventario y Cuentas Anuales: conformado por Balances de comprobación de sumas y saldos, Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Memoria y Estado de Flujos de Efectivo.
  • Libro de Actas.
  • Libro Registro de Socios.

Y también hay otros voluntarios: Libro Mayor y Libros Auxiliares.

Aunque esta documentación siempre servirá de forma interna como ayuda a la toma de decisiones de compañía, la principal razón de que se requiera su registro es para que se pueda conocer de forma pública la situación económico-financiera de la empresa, mejorando la transparencia de cara tanto a los propios accionistas como a posibles inversores, al tiempo que se facilita el control por parte de las administraciones.

¿Hay que presentarlos?

Sí, hay que legalizarlos y posteriormente depositarlos, es decir presentarlos en registro competente.

¿Dónde hay que presentarlos?

Finalizado el ejercicio (normalmente coincide con el año natural, es decir, el 31 de diciembre), tendrás un plazo de 4 meses para presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Depósito de Cuentas Anuales

Las Cuentas Anuales se presentan en la junta de accionistas, que se celebra al finalizar el ejercicio, para que estos las aprueben y pueda realizarse el consecuente depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil en el plazo de un mes tras su aprobación. Con carácter general, se presentan el 31 de julio del año siguiente al del ejercicio anterior.

Obligaciones ante la ley

Las empresas están obligadas por la ley a presentar tanto sus libros de contabilidad como sus Cuenta Anuales en el Registro Mercantil, siempre dentro de los plazos establecidos legalmente.

Programas para llevar la contabilidad

La simplificación de las tareas repetitivas y monótonas es uno de los aspectos que más agradecen los profesionales contables de las soluciones informáticas. Son sistemas capaces de arrojar entre sus resultados y de manera automática, las cantidades que deben abonarse en materia fiscal e impositiva, además de los balances económico-financieros.

Con la configuración adecuada, se pueden automatizar muchos de los pasos. Por ejemplo, trasladar la información correspondiente, de las operaciones de caja a los libros de contabilidad obligatoria.

Los programas más avanzados han venido incorporando nuevas funciones. Aspectos que rápidamente se han convertido en imprescindibles para la mayoría de los profesionales al momento de elegir o recomendar uno. Las características más apreciadas pasan por la capacidad de actualización constante y automática. Soluciones que, solo con entrar en Internet, se ajusten a los frecuentes cambios que sufren la normativa contable.

De igual forma y por motivos prácticos, el hecho de que sean productos que no impongan límites de usuarios o de terminales donde ejecutarlos es otra razón de peso. Principalmente para asesores contables con una cartera de clientes amplia.

Servicio post venta

El soporte técnico y la asistencia remota son los últimos factores a evaluar, pero no por ello los menos importantes, al momento de adquirir un programa de gestión contable. Aspectos que no deben limitarse únicamente a la instalación y configuración del software o de capacitar al personal que trabajará de manera directa dentro de él. La solución rápida y eficaz de cualquier dificultad que pueda presentarse, es igualmente vital

En la nube o en el ordenador

Durante los últimos años, este es un aspecto también muy importante al momento de apostar por un programa contable. ¿Dónde quedará guardada la información? ¿En las computadoras o discos duros de las empresas? ¿En un servicio de alojamiento en la nube?

Si bien muchos no confían del todo en los servicios de hospedaje remoto, los programas que funcionan bajo esta modalidad ofrecen una serie de ventajas importantes, frente a los sistemas tradicionales. Y todo ello partiendo del hecho de que, a nivel informático y no solo en lo referente a administración y contabilidad, estos servicios vienen a representar la evolución natural del ecosistema tecnológico.

¿Por qué contratar servicios In Cloud?

Las soluciones en la nube llevan la simplificación de los procesos contables a un nivel todavía más elevado. Lo primero: no se requiere de ningún tipo de instalación. A partir de un código de acceso personalizado y una conexión a Internet, ya se cuenta con la que es una herramienta de trabajo imprescindible.

No tienes que preocuparte por guardar y respaldar la información. Cualquier cambio que realices queda salvado de manera automática. Al mismo tiempo que constantemente (y también de forma automática), se van generando copias de seguridad.

Este tipo de sistemas permiten trabajar desde cualquier ordenador, sin que tengas que preocuparte por el tamaño de los archivos, que inevitablemente se irán haciendo cada vez más grandes. Además, en líneas generales, almacenar información esencial en servidores remotos es mucho más seguro que confinarlos dentro de las memorias de las computadoras. Ni que decir de los dispositivos portátiles como discos duros externos, memorias USB o tarjetas SD o Micro SD.

Opciones para emprendedores y Pymes

Para los emprendedores y los pequeños y medianos empresarios, la elección de un software contable adaptado a sus necesidades puede ser un reto importante. En un alto porcentaje, se trata de organizaciones que no disponen de mucho músculo financiero. Además, su principal interés está en aumentar sus activos de forma rápida para poder establecerse, con el menor coste posible.

Hay varias opciones. Algunas incluso de licencia libre. ¿Ejemplos? SeniorConta es de las soluciones gratuitas y ofrece un gran número de funcionalidades muy útiles. Entre sus valores agregados está su capacidad multiusuario. Un aspecto que algunos programas de pago pueden llegar a limitar para cobrarlo por separado.

¿Delegar en terceros?

Muchas compañías medianas y grandes instalan departamentos independientes dentro de sus organigramas para llevar la contabilidad. Mientras que otros delegan estas labores en compañías externas.

La opción de la externalización puede superar algunas ventajas, principalmente para startups y pymes. Los asesores contables tendrán una panorámica completa y objetiva, sin que se vea sugestionada por ninguna dinámica interna. Por lo que estarán en capacidad de diseñar planes realistas, con probabilidades más altas de alcanzar el éxito.

Adicionalmente, estas iniciativas empresariales persiguen la optimización de todos los recursos que tienen a su disposición. Si eres emprendedor, aprovechar tu tiempo en la generación y multiplicación de recursos puede resultar más provechoso que invertir horas en llevar registros contables. O en aprender, de manera rápida, cómo llevar la contabilidad de una empresa. Después de todo, el tiempo es el único recurso no renovable.

Preguntas frecuentes

¿Tienes alguna duda? Encuentra respuestas básicas a algunas preguntas frecuentes. a continuación.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Para cumplir con estas tareas, son necesarios tres elementos indispensables. A saber:

  • Un profesional contable cualificado. (En su defecto, una persona con conocimientos sólidos en la materia).
  • Los soportes documentales de cada uno de los movimientos económicos dentro del periodo.
  • Un software de contabilidad.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?

En líneas generales y siempre con algunas excepciones concretas, corresponde llevar contabilidad a personas jurídicas agrupadas como Sociedades Mercantiles.

¿Los trabajadores autónomos deben llevar la contabilidad?

Las personas físicas, autónomos o trabajadores por cuenta propia, no están obligados a llevar una contabilidad de doble partida ajustada al Código de Comercio. Sin perjuicio de que, según lo estipulado en la normativa de cada impuesto, deban cumplir con diversos requisitos de documentación, como el mantenimiento de libros registro de ingresos y gastos, de facturas emitidas y recibidas o de bienes de inversión; según cada caso concreto.