Guía para la contabilidad de una empresa

Con el objetivo de realizar una gestión adecuada de la empresa, a la vez que conocer la situación diaria de sus movimientos económicos, financieros y cuentas, es preciso llevar lo que se conoce como contabilidad de la empresa.

En la práctica, la contabilidad de una empresa es donde se planifica, organiza y gestiona la situación económico financiera de cualquier emprendedor o empresa, sea cual sea el tamaño de la misma. De esta forma, es fundamental prestar la atención debida a los balances, cobros, gastos, préstamos y deudas de cada día. Todas las acciones que realicen los gestores de la empresa deben registrarse en la contabilidad. Con ello, será posible conocer en cualquier momento el histórico de la empresa, y así optimizar la toma de decisiones.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

En la práctica, la contabilidad en empresa es el registro y el control al detalle de todos los movimientos económicos, durante un periodo de tiempo determinado. El objetivo es que toda esta información esté ordenada, correctamente agrupada y siempre a mano. Es la única forma de determinar con propiedad y no con la intuición o a través de suposiciones, si los números relativos a los ingresos y gastos están bien cuadrados.

La falta de cumplimiento de estos procesos, absolutamente necesarios y obligatorios, solo trae consigo consecuencias negativas. Desde pérdidas económicas cuantiosas (probablemente indeterminables, dada la falta de claridad en las inversiones), hasta terminar con sanciones por parte de Hacienda.

Mediante la contabilidad se trata de llevar, de forma metodológica, disciplinada y ordenada, asientos contables. Es el primero de los mecanismos para que todas las actividades financieras sean completamente transparentes.

¿Qué son los asientos contables?

En todos los casos, y es un factor que como emprendedor o empresario se debe tener siempre en cuenta, el orden y el compromiso de no pasar nada por alto son determinantes para que la información registrada sea la correcta. Las omisiones (voluntarias o accidentales) terminan por generar, sin que se pueda evitar, incongruencias de difícil solución.

En el día a día empresarial, los asientos contables son las anotaciones que debes realizar en el libro diario de contabilidad, como testigo de cada uno de los movimientos económicos efectuados.

El método por ‘defecto’ que se utiliza para llevar la contabilidad en empresa, es el conocido como sistema doble. Bajo este estándar, todas las operaciones se anotan dos veces: en el “Debe” y en el “Haber”. Dentro de los folios, los elementos que corresponden al primer término se agregan del lado izquierdo, mientras que los segundos van a la derecha.

Mayoritariamente, estos datos van organizados de la siguiente manera: fecha, número de registro (se guardan de manera cronológica a lo largo de un ejercicio fiscal), cuentas afectadas y los importes. Especificando siempre si se trata de abonos o cargos. Así como una breve descripción en donde se aclare el porqué de la operación.

Resultados cuadrados

Es fundamental que los registros apuntados en los asientos contables ‘cuadren’ entre sí. Esto quiere decir que las cifras adscritas como parte del “Debe” sumen la misma cantidad que las asentadas en el “Haber”. De no ser así, algo se hizo mal y es necesario que encuentres el error. Si las cifras ‘no cuadran’, la contabilidad no puede ser procesada de forma correcta.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Los avances tecnológicos también han llegado para quedarse dentro de los procesos contables. Hoy en día (y prácticamente desde finales del siglo XX) es imposible imaginar la contabilidad y la administración sin estos sistemas. Lo que de ninguna forma significa que las responsabilidades de quienes adelantan estas tareas sean menores. Se trata únicamente de una simplificación de los procesos, lo que ha servido principalmente para reducir los tiempos en que se emiten las respuestas.

Sin embargo, un factor importante que no puedes pasar por alto: si los datos que se registran en cualquier software de contabilidad son erróneos, los resultados inexorablemente estarán equivocados. Ningún programa corrige la información. Simplemente arrojan cifras en tiempo real y con mucha exactitud. Pero siempre a partir de los números que sus usuarios introduzcan en ellos.

Para cumplir con estas tareas, son necesarios tres elementos indispensables. A saber:

  • Un profesional contable calificado. (En su defecto, una persona con conocimientos sólidos en la materia).
  • Los soportes de cada uno de los movimientos económicos dentro del periodo a auditar.
  • Un software de contabilidad.

Programas para llevar la contabilidad

La simplificación de las tareas repetitivas y monótonas es uno de los aspectos que más agradecen los profesionales contables de las soluciones informáticas. Son sistemas capaces de arrojar entre sus resultados y de manera automática, las cantidades que deben abonarse en materia fiscal e impositiva. Así como los balances de sumas y saldos.

Con la configuración adecuada, se pueden automatizar muchos de los pasos. Por ejemplo, trasladar la información correspondiente, del libro de caja a los libros de contabilidad obligatoria.

Los programas más avanzados han venido incorporando nuevas funciones. Aspectos que rápidamente se han convertido en imprescindibles para la mayoría de los profesionales al momento de elegir o recomendar uno. Las características más apreciadas pasan por la capacidad de actualización constante y automática. Soluciones que, solo con entrar en internet, se ajusten a los frecuentes cambios que sufren las normativas que rigen al sector.

De igual forma y por motivos prácticos, el hecho de que sean productos que no impongan límites de usuarios o de terminales donde ejecutarlos es otra razón de peso. Principalmente para asesores contables con una cartera de clientes amplia.

Servicio post venta

El soporte técnico y la asistencia remota son los últimos factores a evaluar, pero no por ello los menos importantes, al momento de adquirir un programa de gestión contable. Aspectos que no deben limitarse únicamente a la instalación y configuración del software o de capacitar al personal que trabajará de manera directa dentro de él. La solución rápida y eficaz de cualquier dificultad que pueda presentarse, es igualmente vital

En la nube o en el ordenador

Durante los últimos años, este es un aspecto también muy importante al momento de apostar por un programa contable. ¿Dónde quedará guardada la información? ¿En las computadoras o discos duros de las empresas? ¿En un servicio de alojamiento en la nube?

Si bien muchos no confían del todo en los servicios de hospedaje remoto, los programas que funcionan bajo esta modalidad ofrecen una serie de ventajas importantes, frente a los sistemas tradicionales. Y todo ello partiendo del hecho de que, a nivel informático y no solo en lo referente a administración y contabilidad, estos servicios vienen a representar la evolución natural del ecosistema tecnológico.

¿Por qué contratar servicios In Cloud?

Las soluciones en la nube llevan la simplificación de los procesos contables a un nivel todavía más elevado. Lo primero: no se requiere de ningún tipo de instalación. A partir de un código de acceso personalizado y una conexión a internet, ya se cuenta con la que es una herramienta de trabajo imprescindible.

No tienes que preocuparte por guardar y respaldar la información. Cualquier cambio que realices queda salvado de manera automática. Al mismo tiempo que constantemente (y también de forma automática), se van generando copias de seguridad.

Este tipo de sistemas permiten trabajar desde cualquier ordenador. Sin que tengas que preocuparte por el tamaño de los archivos que inevitablemente se irán haciendo cada vez más grandes. Además, en líneas generales, almacenar información esencial en servidores remotos es mucho más seguro que confinarlos dentro de las memorias de las computadoras. Ni que decir de los dispositivos portátiles como discos duros externos, memorias USB o tarjetas SD o Micro SD.

Opciones para emprendedores y Pymes

Para los emprendedores y los pequeños y medianos empresarios, la elección de un software contable adaptado a sus necesidades puede ser un reto importante. En un alto porcentaje, se trata de organizaciones que no disponen de mucho músculo financiero. Además, su principal interés está en aumentar sus activos de forma rápida para poder establecerse, con el menor coste posible.

Hay varias opciones. Algunas incluso de licencia libre. ¿Ejemplos? SeniorConta es de las soluciones gratuitas. Ofrece un gran número de funcionalidades muy útiles. Entre sus valores agregados está su capacidad multiusuario. Un aspecto que algunos programas de pago pueden llegar a limitar para cobrarlo por separado.

¿Delegar en terceros?

Muchas compañías medianas y grandes instalan departamentos independientes dentro de sus organigramas para llevar la contabilidad. Mientras que otros delegan estas labores en compañías externas.

La opción de la externalización puede superar algunas ventajas, principalmente para startups y Pymes. Los asesores contables tendrán una panorámica completa y objetiva, sin que se vea sugestionada por ninguna dinámica interna. Por lo que estarán en capacidad de diseñar planes realistas, con probabilidades más altas de alcanzar el éxito.

Adicionalmente, estas iniciativas empresariales persiguen la optimización de todos los recursos que tienen a su disposición. Si eres emprendedor, aprovechar tu tiempo en la generación y multiplicación de recursos puede resultar más provechoso que invertir horas en llevar registros contables. O en aprender, de manera rápida, cómo llevar la contabilidad de una empresa. Después de todo, el tiempo es el único recurso no renovable.

Obligados ante la ley

Todas las empresas y personas jurídicas por ley están obligadas a presentar sus registros contables de forma detallada. Aquí se incluye a cooperativas y las sociedades de responsabilidad limitada o anónimas. También a personas físicas que trabajen como autónomos y que califiquen dentro del régimen de estimación directa normal.

Hay dos excepciones, ambas referidas a personas físicas. La primera de ellas cuando están dentro del régimen de módulos. Si este es tu caso, solo debes cumplir con almacenar de forma cronológica toda la facturación. La otra salvedad aplica en los que califican dentro del régimen de estimación directa simplificada. Aunque sí tienes que mantener un libro de registro de venta e ingresos, un libro de registro de compras y gastos, al igual que un libro de bienes de inversión.

Los Planes de Gestión Contable pormenorizados son examinados por las autoridades fiscales. Sobre todo, para determinar si los declarantes cumplen con lo estipulado de las normas arancelarias. Pero también para vigilar que la relación de ingresos y egresos, así como los márgenes de pérdidas y ganancias, sean congruentes y propios con el modelo de negocio desarrollado. El blanqueo de capitales, junto con la evasión de impuestos o defraudación al fisco, son dos de los hechos punibles más perseguidos en la actualidad.

Decálogo general de las operaciones que deben incluirse dentro de la contabilidad de empresas

Como vemos, debes incluir dentro de los registros contables empresariales cualquier movimiento de tipo económico. Todas las operaciones que tengan incidencia directa o indirecta dentro de los activos y pasivo de una firma comercial.

Los ítems que aparecen dentro de estos informes son los relacionados con compras y gastos, así como los relativos a ventas y sus respectivos ingresos. También la liquidación de impuestos y el cumplimiento de los compromisos con los recursos humanos (salarios, pago de seguro social y otros beneficios opcionales).

De igual forma, se incluyen los acuerdos respecto a préstamos o contratación de cualquier tipo de deuda: inversiones, pagarés, letras de cambio o cualquier otro mecanismo utilizado como garantía dentro de las transacciones. Lo mismo que un registro milimétricamente detallado de todos los movimientos bancarios (cualquier entrada o salida de capital, por mínima que sea). Así como la relación del flujo de dinero en efectivo.

Compras y gastos

Cualquier organización, con o sin fines de lucro, concentra gran parte de sus movimientos económicos dentro de este apartado. Hay gastos que toda empresa, fundación u otras figuras, sean estas comerciales o no, deben necesariamente contemplar. Incluso las personas naturales tienen que destinar ‘partidas presupuestarias’ para atender lo que se califica como gastos comunes o corrientes. Entendiéndose por esto servicios básicos como electricidad, agua, gas, entre otros.

Adicionalmente, todas las oficinas requieren de ‘consumibles’ para mantener la operatividad. Se incluyen apartados como material de oficina, hardware, equipamiento especializado para su actividad, y otros. Esto además puede variar según las especificidades de cada caso. De igual forma, hay que contemplar lo que se requiere para poder albergar a un determinado número de personas dentro de un área de trabajo. Productos de limpieza, papel sanitario y agua potable, entre otros.

En esta subcategoría se incluye la adquisición de mobiliario, equipos electrónicos y su respectivo mantenimiento. Desde escritorios y sillas, hasta ordenadores, televisores, proyectores de video, reproductores de sonido y sistemas de aire acondicionado. Sin dejar de mencionar el cuidado permanente, con reparaciones eventuales (y muchas veces impostergables) que requieren las plantas físicas.

Aprovisionamiento de mercancías o materias primas con interés comercial e industrial

Para poder sacar adelante un modelo de negocio, muchas compañías invierten en la adquisición de mercancías o materias primas. Las primeras pueden ser comercializadas sin que se les aplique ninguna modificación o apenas con algunos añadidos muy puntuales. En estos casos, la empresa funciona como un intermediario entre los productores y los consumidores finales.

Cuando la vocación es de carácter industrial, las materias primas se convierten en los insumos para la generación o fabricación de un nuevo producto. En ambos casos, estos importes van reflejados como compras dentro de la contabilidad en empresa.

Ventas e ingresos

Esto viene a completar el ciclo natural que se abre con los procesos de compras y que puntualmente inicia con las solicitudes de presupuestos. Los ingresos deben registrarse dentro de la contabilidad en empresa de acuerdo a su procedencia. Ya sea por la venta de productos o por la comercialización de servicios.

Tratándose de bienes o mercancías tangibles, el dinero resultante implica que la propiedad transada ha sido transferida al comprador. Lo que significa necesariamente que la empresa ya no es responsable de su guarda y custodia. De igual manera, dentro del beneficio por la venta, deben considerarse, entre otras variables, los costes generados por su adquisición o producción, deducibles y pago de impuestos. Además de la ganancia neta.

Los ingresos se reflejan positivamente como un incremento de capital. Se trata de la recuperación y el crecimiento de los activos. En algunos casos, también implican una disminución de los pasivos. Por otra parte, es importante que tengas en cuenta que las aportaciones hechas por los socios y propietarios no se contabilizan dentro de esta categoría.

Adquisición y venta de activos

Al llevar el control de las adquisiciones y venta de activos, entran en acción varios tipos de libros contables. Esto es diferente de acuerdo a la cuenta o partida destinada para realizar la compra y del método empleado para cerrar la transacción. Básicamente es el mismo proceso cuando se trata de una venta. Debes tener a mano el libro diario de contabilidad y el de pedidos de compra. El diario de facturas también puede ser requerido para la adquisición de activos fijos.

Sueldos y seguridad social

Toda empresa, pequeña, mediana o grande, tiene responsabilidades con el personal contratado. El número de empleados puede variar desde uno a decenas, centenas y hasta miles. Los importes que supone este grupo de personas se catalogan dentro del apartado de sueldos y seguridad social.

Como se trata de un flujo de trabajo importante, para las empresas grandes se hace imperativo contar con un departamento exclusivo para la gestión de este tipo de gastos. Las cuentas correspondientes a cada trabajador deben elaborarse de manera individual. Incluyendo en esta ecuación no solo la cancelación del salario, sino también lo correspondiente por aportes al Seguro Social. Al igual que toca especificar cualquier beneficio adicional que por contrato goce el trabajador.

Liquidación de impuestos

El dolor de cabeza más grande de todo empresario. Probablemente la razón por la que se contrata a un asesor contable. A la pregunta de cómo llevar la contabilidad de una empresa, casi siempre le sigue cómo ahorrar en impuestos de manera legal, sin defraudar al fisco.

Dentro de este apartado también deben reflejarse los rendimientos del trabajo y las actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales. Así como el resumen anual de retenciones, el movimiento del capital mobiliario o por concepto de rentas, (cuando se aplique).

¿Qué impuestos hay que pagar?

Existen tres categorías generales en España, para segmentar los diferentes impuestos, según el tamaño de cada compañía. Microempresas (hasta 10 empleados) y pequeñas empresas (entre 11 y 49). Le siguen las medianas empresas (entre 50 y 250 empleados). Por último, las grandes empresas, aquellas que tienen nóminas superiores a 251 trabajadores.

En toda España, son tres las categorías generales que se deben liquidar. Estas son: el Impuesto de Sociedades, las cotizaciones de la Seguridad Social y el Impuesto al Valor Añadido. Adicionalmente, existen obligaciones regionales establecidas tanto por las comunidades autónomas, como por los ayuntamientos.

Préstamos y otras deudas

Toda contabilidad en empresa tiene que considerar las deudas que pudiesen contraerse con terceros. Las razones para esto pueden ser de lo más variadas. Algunas de las más escuchadas: financiamiento de proyectos, optimización de la planta física, apertura de sucursales, contratación de más personal o refinanciamiento de compromisos previos, entre otros.

A efectos contables, lo importante es que tú como profesional encargado de llevar estos números, mantengas el orden. Debes considerar (y apuntar detalladamente) los montos que correspondan a intereses, al igual que los posibles descuentos por pronto pago. De manera general, este grupo va catalogado como un pasivo dentro del balance general.

Procede igualmente una subcategorización interna, de acuerdo a una serie de variables. Aspectos en los que se considera quién o quiénes son los acreedores (entidades bancarias o crediticias, otras empresas, personas físicas). Al igual que los plazos (largos, cortos) y las fechas de vencimiento de las respectivas cuotas.

Concesión de subvención

Si gestionas una empresa que recibe una subvención de capital no retribuible por parte del estado, debes seguir un protocolo determinado. Dentro de los libros de contabilidad obligatorios se apuntarán, en un primer momento, como ingresos patrimoniales. De esta forma, pasarán a tomar parte del balance de pérdidas y ganancias.

De igual forma, cuando lo que reciba la empresa como donación, subvención o retribución sea en especies o de maneras no monetarias, es preciso pasar por una especie de proceso de reconocimiento. De tal forma que pueda ser establecido un valor contable que pueda ser llevado al libro diario de contabilidad.

Inversiones financieras

Las inversiones financieras tienen lugar cuando una empresa decide invertir en sectores que pueden o no estar relacionados con su modelo de negocio. De igual forma, al conceder préstamos a otras personas jurídicas, es preciso gestionar y contabilizar esta información de forma separada al resto de las actividades corporativas.

Entre los detalles específicos que tienes que resaltar, está el monto de los intereses generados, a partir de la tasa aplicada. Así como los elementos que figuren como garantía. También se incluye en este apartado las inversiones en instrumentos de patrimonio; es decir, en acciones de otras compañías, que pueden o no cotizar en los mercados de valores.

En líneas generales, estos movimientos se realizan con el objetivo de garantizar, para el futuro, capacidad para obtener liquidez de forma rápida. Siempre que sea estratégico y necesario.

Además de clasificarse por el tiempo que se mantendrá la inversión (a corto o largo plazo), también debe establecerse una relación de dominio. Esta relación se establece entre la entidad que compra (el inversionista) y la contraparte que vende o cede determinados derechos.

Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto

Este es uno de los métodos más empleados a nivel comercial y empresarial. Permite conseguir financiación rápido y de corto plazo. Pueden utilizarse para ‘pagar’ (adquirir un bien o servicio). También para ‘cobrar’, otorgando a determinados clientes el beneficio de cancelar las deudas contraídas en un tiempo perentorio.

Dentro de la contabilidad en empresa, las entregas con las que se contraen deudas, se asientan como Efectos comerciales a Pagar. Mientras que los que se reciben se colocan bajo la denominación Efectos comerciales a Cobrar.

Movimientos bancarios y de efectivo

Estos son los dos últimos apartados que se especifican dentro de los libros de contabilidad obligatorios. Cada uno de estos ítems se reflejan de forma separada. De los primeros movimientos debe especificarse los saldos a favor en cada cuenta bancaria, sean corrientes o de ahorro con disponibilidad inmediata. (Los capitales bajo resguardo de instituciones financieras, que no sean de disponibilidad inmediata, no se incluyen en esta categoría).

Por otra parte, al momento de definir y cuantificar la circulación de efectivo, también hay que considerar todos los activos líquidos disponibles. (Fuentes de financiación rápida y sin depreciación de su valor en el mercado).

Esta actividad se divide en tres subcategorías. A saber: por explotación (cobros y pagos generados por el modelo de negocio de la empresa). Por actividades de inversión (participación dentro del sector inmobiliario, amortización y cobro de deudas, etc.). Por último, flujo de efectivo por actividades de financiación.

¿Qué son los libros de contabilidad?

Una parte muy importante dentro de la contabilidad en empresa y a nivel general, se basa en la llevanza de los libros de contabilidad. Si bien las personas jurídicas tienen la obligación de tener al día estos cuadernos, hay quienes mantienen libros contables voluntarios. Después de todo, son herramientas que permiten llevar en orden las finanzas personales y familiares.

Los libros contables son los archivos donde queda plasmada toda la información financiera de una empresa. Las operaciones aquí reflejadas responden a determinados lapsos de tiempo. Entre las obligaciones de cualquier empresa está la de legalizar de manera periódica estos documentos. Lo cual no es otra cosa que presentaros ante el fisco para validar su contenido.

Tipos de libros contables

La categorización básica para establecer los tipos de libros contables consta de dos grupos. Estos son: los libros de contabilidad obligatorios y los libros contables voluntarios. Dentro del primer grupo aparecen el libro diario de contabilidad y el libro inventario y cuentas anuales. Los voluntarios comprenden el libro mayor, el libro de caja y los auxiliares.

  • Libros de contabilidad obligatorios
    • Libro diario de contabilidad
    • Libro inventario y cuentas anuales
  • Libros contables voluntarios
    • Libro mayor
    • Libro auxiliar

Procedimientos de contabilidad

Si bien, como en todo ámbito de estudio, existen diferentes modelos y teorías, al considerar cómo llevar la contabilidad de una empresa hay un procedimiento que se ha erigido como el habitual. Un protocolo que se aplica en casi la totalidad de los casos. Consta de una serie de pasos que van estructurados de la siguiente forma:

  • Recopilación de toda la información contable. Se refiere a los soportes de todos los ingresos, gastos, cobros, pagos, contratación de deudas, inversiones, etc.
  • Completar los registros. O lo que es lo mismo, hacer asientos contables dentro de los libros de contabilidad obligatorios.
  • Conciliación bancaria. La información contenida en cada uno de los libros contables debe coincidir (cuadrar) perfectamente con los estados de cuenta emitidos por los bancos y otras instituciones financieras.
  • Revisar y comprobar. Todo debe estar en orden. Sin datos erróneos, ni información faltante.

Balance anual

El éxito o el fracaso de una empresa se mide, en gran medida, con base en los resultados de los balances anuales. Estos son informes que deben realizarse con una periodicidad de cada 12 meses.

Para llegar a conclusiones definitivas, se incluyen en la ecuación la relación de pérdidas y ganancias, los cambios en el patrimonio y la memoria. Si vas a elaborar este documento, tienen que seguir el protocolo establecido dentro del Código de Comercio.

Preguntas frecuentes

¿Tienes alguna duda? Encuentra respuestas básicas a algunas preguntas frecuentes. a continuación.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Para cumplir con estas tareas, son necesarios tres elementos indispensables. A saber:

  • Un profesional contable calificado. (En su defecto, una persona con conocimientos sólidos en la materia).
  • Los soportes de cada uno de los movimientos económicos dentro del periodo a auditar.
  • Un software de contabilidad.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?

En líneas generales y siempre con algunas excepciones concretas, corresponde llevar contabilidad a personas jurídicas agrupadas como Sociedades Mercantiles.

¿Los trabajadores autónomos deben llevar la contabilidad?

Las personas físicas, autónomos o trabajadores por cuenta propia, no están obligados a hacerlo. Según lo estipulado en las leyes que regulan la materia, solo tienen que cumplir con los siguientes requisitos:

  • Mantener un registro de ingresos, con sus respectivos soportes.
  • Mantener un registro de gastos o egresos, con sus respectivos soportes.
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