Guía para la contabilidad de empresas

Con el objetivo de realizar una gestión adecuada de la empresa, a la vez que conocer la situación diaria de sus movimientos económicos, financieros y cuentas, es preciso llevar lo que se conoce como la contabilidad de una empresa. En este artículos vamos a ver los principales aspectos de un guía de contabilidad para la empresa.

La contabilidad de la empresa

Empresa y contabilidad sus dos términos que van de la mano, no se puede tener una empresa con actividad económica y no llevar con orden y de manera adecuada su contabilidad, ya no solo porque nos obliga la ley a rendir cuentas todos los años, sino también por la necesidad de llevar una correcta gestión de los activos y pasivos de la empresa.

En la práctica, la contabilidad de una empresa es donde se planifica, organiza y gestiona la situación económico financiera de cualquier compañía, sea cual sea el tamaño de la misma: si bien es cierto las obligaciones contables de la empresa difieren mucho en función de la forma jurídica de cada entidad. De esta forma, es fundamental prestar la atención debida a los balances, cobros, gastos, préstamos y deudas de cada día. Todas las acciones que realicen los gestores de la empresa deben registrarse en la contabilidad. Con ello, será posible conocer en cualquier momento el histórico de la empresa, y así optimizar la toma de decisiones.

En las siguientes líneas vamos a ver cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

En la práctica, la contabilidad de la empresa es el registro y el control al detalle de todos los movimientos económicos, durante un periodo de tiempo determinado. El objetivo es que toda esta información esté ordenada, correctamente agrupada y siempre a mano. Es la única forma de determinar con propiedad y no con la intuición o a través de suposiciones, si las cifras de ingresos, gastos, cobros, pagos y demás operaciones están bien cuadradas.

La falta de cumplimiento de estos procesos, absolutamente necesarios y obligatorios, solo trae consigo consecuencias negativas. Desde pérdidas económicas cuantiosas (probablemente indeterminables, dada la falta de claridad en las inversiones), hasta terminar con sanciones por parte de Hacienda.

La contabilidad parte de la confección, de forma metodológica, disciplinada y ordenada, de asientos contables. Es el primero de los mecanismos para que todas las actividades financieras sean completamente transparentes.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Los avances tecnológicos también han llegado para quedarse dentro de los procesos contables. Hoy en día (y prácticamente desde finales del siglo XX) es imposible imaginar la contabilidad y la administración sin estos sistemas. Lo que de ninguna forma significa que las responsabilidades de quienes adelantan estas tareas sean menores. Se trata únicamente de una simplificación de los procesos, lo que ha servido principalmente para reducir los tiempos en que se emiten las respuestas.

Sin embargo, hay un factor importante que no puedes pasar por alto: si los datos que se registran en cualquier software de contabilidad son erróneos, los resultados inexorablemente estarán equivocados. Ningún programa corrige la información. Simplemente arrojan cifras en tiempo real y con mucha exactitud. Pero siempre a partir de los números que sus usuarios introduzcan en ellos.

Para cumplir con estas tareas, son necesarios tres elementos indispensables. A saber:

• Un profesional contable cualificado. (En su defecto, una persona con conocimientos sólidos en la materia).
• Los soportes documentales de cada uno de los movimientos económicos dentro del periodo.
• Un software de contabilidad.

Para responder a la pregunta de cómo llevar una contabilidad sencilla podemos dar algunas recomendaciones:

• Llevar en orden cronológico todos los documentos contables, tanto los de ingresos como los de gastos, y archivarlos en carpetas debidamente identificados.
• Realizar los asientos contables correspondientes a cada documento
• Añadir a cada movimiento la factura o recibo correspondiente
• Revisar todas las cuentas y saldos para comprobar que no haya errores o apuntes duplicados
• Contabilizar las siguientes operaciones básicas:
  • Compras y gastos de todo tipo
  • Ventas e ingresos
  • Sueldos y Seguridad Social
  • Adquisiciones y venta de activos
  • Liquidaciones de impuestos
  • Préstamos y otras deudas
  • Concesión de subvención
  • Inversiones financieras
  • Entregas y recepciones de pagarés, cheques o cualquier otro efecto
  • Todos los movimientos bancarios
  • Todos los movimientos en efectivo
• Buscar un programa de contabilidad que se adecue a nuestras necesidades
• Intentar llevar la contabilidad al día o, al menos, una buena planificación para introducir los datos
• Recuerda que el cuadro de cuentas del PGC es orientativo

En cualquier caso, en Internet podéis encontrar ejemplos de la contabilidad de una empresa para aprender a cómo llevarla.

¿Qué obligaciones contables tiene una empresa?

Todas las empresas personas jurídicas por ley están obligadas a presentar sus registros contables de forma detallada. Aquí se incluye desde cooperativas a sociedades de responsabilidad limitada o anónimas. También a personas físicas (habitualmente denominados “autónomos· o “emprendedores”) que tributen dentro del régimen de estimación directa normal.

Se exceptúa, por tanto, de esta obligación a los empresarios y profesionales personas físicas que tributen en el régimen de estimación objetiva (módulos) o dentro del régimen de estimación directa simplificada. En estos casos, aunque sí existe la necesidad de mantener diversos libros (tales como: el de Registro de ventas e ingresos, de compras y gastos, de bienes de inversión, de provisiones y suplidos…), los requisitos para su llevanza son mucho más laxos.

Como vemos, debes incluir dentro de los registros contables empresariales cualquier movimiento de tipo económico. Todas las operaciones que tengan incidencia directa o indirecta dentro del activo y pasivo de una firma comercial.

Entre las operaciones a integrar están las relacionadas con compras y gastos, así como las relativas a ventas y sus respectivos ingresos. También la liquidación de impuestos y el cumplimiento de los compromisos con los recursos humanos (salarios, pago de seguro social y otros beneficios opcionales).

También se incluyen los acuerdos respecto a préstamos o contratación de cualquier tipo de deuda: inversiones, pagarés, letras de cambio o cualquier otro mecanismo utilizado como garantía dentro de las transacciones. Lo mismo que un registro milimétricamente detallado de todos los movimientos bancarios (cualquier entrada o salida de capital, por mínima que sea). Así como la relación del flujo de dinero en efectivo.

Los justificantes de las operaciones

Para poder realizar los apuntes contables debes poseer el documento en el que consta la operación que vayas a registrar en ellos, ya que sin los documentos que respalden las anotaciones contables, no habría forma de demostrar su veracidad.

Por ello debemos conservar y archivar todos los justificantes de las operaciones económicas que llevemos a cabo y que vayan a figurar en nuestros apuntes contables.

Como ejemplo, son justificantes de operaciones:

• Las facturas emitidas y recibidas
• Las nóminas
• Los recibos bancarios
• Los seguros sociales
• Los extractos de movimientos bancarios

6. ¿Cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa?

El procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa puede resumirse en 4 pasos:

• Recopilar la documentación contable referida a los ingresos y gastos y la de cobros y pagos.
• Hacer los asientos contables correspondientes a cada documento, lo que se denomina “mecanizar” o “picar datos”.
• Conciliar los bancos o cuadrar los bancos, que consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos bancarios con los de la cuenta contable de cada banco correspondiente, de manera que el saldo sea el mismo en todo momento.
• Revisar las distintas cuentas y saldos asegurarnos de no hay apuntes duplicados o erróneos.

La importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Llevar la contabilidad lo más actualizada posible es importante para saber con seguridad la situación financiera de la empresa. Por ejemplo, podremos saber con bastante exactitud cuánto IVA vamos a tener que pagar al final de cada trimestre o si un cliente nos debe dinero o cuánto gasto se ha generado durante un período determinado de tiempo o hasta ver el valor contable de la empresa en un momento dado (que hace referencia al patrimonio neto de la empresa).

Resultados cuadrados

A la hora de hacer una revisión de la contabilidad de una empresa, es fundamental que los registros apuntados en los asientos contables ‘cuadren’ entre sí. Esto quiere decir que las cifras adscritas como parte del “Debe” sumen la misma cantidad que las asentadas en el “Haber”.

Todo parte del concepto de que toda partida ha de llevar aparejada su correspondiente contrapartida. Es decir: si adquirimos un activo, que anotamos en el Debe, será a cambio de una contrapartida, en forma de disminución de nuestra tesorería o de una nueva deuda con el proveedor o cualquier otra posibilidad, que anotaremos en el Haber.

De no ser así, algo se hizo mal y es necesario que encuentres el error. Si las cifras ‘no cuadran’, la contabilidad no puede ser procesada de forma correcta.

El programa contable

Actualmente, el programa o software contable es la herramienta de trabajo que todo contable o persona encargada de la contabilidad de la empresa usa para llevar al día los apuntes contables y los libros.

Como veremos más adelante, en el mercado existen muchos, desde los más completos hasta las opciones más sencillas y fáciles de usar. Los encontraremos para instalarlos en nuestro ordenador o para usarlos a través de la nube. Elegir el que más se ajuste a nuestras necesidades será lo que deberá guiarnos a la hora de adquirir uno de ellos.

Sin embargo, si no queremos gastar dinero en adquirir uno de estos programas, Excel y sus hojas de cálculo pueden ser una opción adecuada para llevar la contabilidad de nuestra pyme. Pero, ¿cómo llevar la contabilidad de una empresa en Excel?

Bastará con aplicar las funciones de Excel (podéis encontrar información al respecto en Internet) en las hojas de cálculo que creemos para llevar el control de nuestras ventas, gastos e ingresos, la gestión de stock, etc. Y si diseñar nuestras hojas de cálculo nos resulta complicado, podemos hacernos con alguna plantilla empresarial de Excel y adaptarla a nuestras necesidades. Podremos encontrarlas de pago, pero también gratuitas en la Red.

Los Asientos contables

Los asientos contables son las anotaciones que debes realizar en el libro diario de contabilidad, como testigo de cada uno de los movimientos económicos efectuados.

El método por ‘defecto’ que se utiliza para llevar la contabilidad en empresa, es el conocido como “sistema de doble partida”. Bajo este estándar, todas las operaciones se anotan en dos apartados: en el “Debe” y en el “Haber”. Dentro de los folios, los elementos que corresponden al primer término se agregan del lado izquierdo, mientras que los segundos van a la derecha.

Mayoritariamente, estos datos van organizados de la siguiente manera: fecha, número de registro (se guardan de manera cronológica a lo largo de un ejercicio fiscal), cuentas afectadas (número y descripción), si se trata de un cargo o un abono, y los importes; así como una breve descripción de la operación.

Asientos habituales en la contabilidad de una empresa

Compras y gastos

Cualquier organización, con o sin fines de lucro, concentra gran parte de sus movimientos económicos dentro de este apartado. Hay gastos que toda empresa, fundación u otras figuras, sean estas comerciales o no, deben necesariamente contemplar. Incluso las personas naturales tienen que destinar ‘partidas presupuestarias’ para atender lo que se califica como gastos comunes o corrientes. Entendiéndose por esto servicios básicos como electricidad, agua, gas, entre otros.

Adicionalmente, todas las oficinas requieren de ‘consumibles’ para mantener la operatividad. Se incluyen apartados como material de oficina, hardware, equipamiento especializado para su actividad, y otros. Esto además puede variar según las especificidades de cada caso. De igual forma, hay que contemplar lo que se requiere para poder albergar a un determinado número de personas dentro de un área de trabajo. Productos de limpieza, papel sanitario y agua potable, entre otros.

En esta subcategoría se incluye la adquisición de mobiliario, equipos electrónicos y su respectivo mantenimiento. Desde escritorios y sillas, hasta ordenadores, televisores, proyectores de vídeo, reproductores de sonido y sistemas de aire acondicionado. Sin dejar de mencionar el cuidado permanente, con reparaciones eventuales (y muchas veces impostergables) que requieren las plantas físicas.

Ejemplo asiento compras:

Ejemplo asiento gastos corrientes:

Aprovisionamiento de mercancías o materias primas con interés comercial e industrial

Para poder sacar adelante un modelo de negocio, muchas compañías invierten en la adquisición de mercancías o materias primas. Las primeras pueden ser comercializadas sin que se les aplique ninguna modificación o apenas con algunos añadidos muy puntuales. En estos casos, la empresa funciona como un intermediario entre los productores y los consumidores finales.

Cuando la vocación es de carácter industrial, las materias primas se convierten en inputs para la generación o fabricación de un nuevo producto. En ambos casos, estos importes van reflejados como compras dentro de la contabilidad en empresa.

Ventas e ingresos

Esto viene a completar el ciclo natural que se abre con los procesos de compras y que puntualmente inicia con las solicitudes de presupuestos. Los ingresos deben registrarse dentro de la contabilidad de la empresa de acuerdo a su procedencia. Ya sea por la venta de productos o por la prestación de servicios.

Tratándose de bienes o mercancías tangibles, el dinero resultante implica que la propiedad ha sido transferida al comprador. Lo que significa necesariamente que la empresa ya no es responsable de su guarda y custodia. De igual manera, dentro del beneficio por la venta, deben considerarse, entre otras variables, los costes generados por su adquisición o producción, deducibles y pago de impuestos. Además de la ganancia neta.

Los ingresos se reflejan positivamente como un incremento de capital. Se trata de la recuperación y el crecimiento de los activos. En algunos casos, también implican una disminución de los pasivos. Por otra parte, es importante que tengas en cuenta que las aportaciones hechas por los socios y propietarios no se contabilizan dentro de esta categoría.

Ejemplo asiento ventas:

Sueldos y seguridad social

Toda empresa, pequeña, mediana o grande, tiene responsabilidades con el personal contratado. El número de empleados puede variar desde uno a decenas, centenas y hasta miles. Los importes que supone este grupo de personas se catalogan mayoritariamente dentro del apartado de sueldos y salarios, y seguridad social.

Como se trata de un flujo de trabajo importante, para las empresas grandes se hace imperativo contar con un departamento exclusivo para la gestión de este tipo de gastos, que deben incluir tanto el abono de los salarios como de las cotizaciones a la Seguridad Social y demás costes de personal.

Ejemplo asiento nómina:

Ejemplo asiento seguros sociales:

Préstamos y otras deudas

Toda contabilidad en empresa tiene que considerar las deudas que pudiesen contraerse con terceros. Las razones para esto pueden ser de lo más variadas. Algunas de las más escuchadas: financiamiento de proyectos, optimización de la planta física, apertura de sucursales, contratación de más personal o refinanciamiento de compromisos previos, entre otros.

De manera general, este grupo va catalogado como un pasivo dentro del balance de situación. Procede igualmente una subcategorización interna, de acuerdo a una serie de variables. Aspectos en los que se considera quién o quiénes son los acreedores (entidades bancarias o crediticias, otras empresas, personas físicas). Al igual que el plazo (largo o corto) y las fechas de vencimiento de las respectivas cuotas.

Ejemplo asiento préstamo:

Ejemplo asiento intereses de deuda:

Concesión de subvención

En el caso de recibir una subvención oficial de capital, debe contabilizarse como un ingreso patrimonial, que pasará a formar parte de la cuenta de pérdidas y ganancias de forma correlacionada a los gastos para los que se conceda. De esta manera, en función de las operaciones subvencionadas, podrá imputarse como ingreso del ejercicio o en función del ritmo de amortización de esos elementos.

Ejemplo asiento subvención oficial de capital (concesión):