Helena HernándezRedactar una factura de forma adecuada y sin errores es fundamental para cobrarlas sin problemas, pero también para que nuestra empresa deje una buena impresión en sus clientes. Por eso eso es importe cuidar forma y presentación y evitar cometer errores en la facturación.
Cualquier autónomo o empresario sabe de la importancia que tiene redactar bien sus facturas, cualquier error en los datos, el desglose, las cantidades o la información sobre el método de pago, entre otros, pueden conllevar un retraso en el cobro de las mismas, con las consecuencias negativas que eso puede suponer para la empresa o el autónomo en momentos puntuales en los que esté necesitado de liquidez.
En nuestra guía sobre las facturas y sus tipos, ya os contamos qué datos deben incluir para ser documentos de cobro válidos, pero aún así no es raro que en alguna ocasión cometamos algún error al redactarlas. Por ello, aquí vamos a hablaros de los 10 errores más habituales en la facturación que debéis evitar (si queréis cobrar pronto y bien).
1. Errores en los datos
Para que una factura tenga validez, es fundamental que los datos se rellenen de manera correcta, tanto los que hacen referencia a tu empresa como los de tu cliente. Os recordamos que en una factura deben figurar de forma clara y completa el NIF o CIF, la dirección completa, el nombre o razón social, el número y la fecha. Un error en cualquiera de estos datos será motivo suficiente para que la factura no sea válida.
Especialmente importantes son la fecha y la numeración. Sin fecha, la factura no es más que un trozo de papel sin validez ante Hacienda. Y la numeración siempre deberá ser correlativa en la relación a la fecha de emisión. Nunca, nunca podréis numerar una factura con el número siguiente de vuestra serie, pero con una fecha anterior a la de la última factura emitida.
2. Equivocarse en el destinatario
No es extraño, que si trabajas con muchos clientes, puedas equivocarte a la hora de enviar una factura al destinatario erróneo, sobre todo cuando el envío de facturas por e-mail se ha extendido y es relativamente sencillo marcar una dirección equivocada de destino. Aunque en principio pueda parecer un error pequeño, que se soluciona con una disculpa, ojo con la Ley de Protección de Datos, porque en la factura pueden figurar datos que no pueden compartirse, sobre todo si hemos firmado un contrato de confidencialidad con el cliente.
3. Detalla correctamente el concepto de lo que vendes o tu servicio
Para los productos, resulta sencillo detallarlos, ya que su solo nombre será suficiente. Pero un servicio prestado deberá describirse de manera que quede claro que es lo que hemos vendido al cliente, además de especificar las horas que nos ha tomado o durado.
4. Desglosa el contenido
La factura debería ir lo más desglosada posible, dejando clara cada partida que la compone: las unidades vendidas, el precio unitario, el precio total, los servicios prestados, las horas, el número de operarios… Cuanta más información ofrezca la factura, mejor de cara a evitar posibles reclamaciones.
5. Omisión de la fecha de vencimiento y la forma de pago
Aunque la inclusión de esta información no es obligatoria, sí que nos servirá para poder llevar un seguimiento de la factura y su cobro. La Ley de Morosidad 15/2010 establece que el periodo máximo para cobrar una factura son 60 días desde la recepción de los productos o la prestación de servicio, aunque un periodo superior o inferior puede haberse acordado con el cliente (lo habitual suelen ser 90 o 120 días). Sin especificación, el vencimiento son 30 días. Especificar este periodo de vencimiento te permitirá saber si tu cliente va o no con retraso en el pago.
En cuanto a la forma de pago, es recomendable que especifiques el método de cobro que prefieras (aunque puedes haberlo pactado antes con el cliente); transferencia, cheque, efectivo (cuidado aquí con los importes superiores a los que marca la ley). Esto te ayudará a seguir el pago en tus entidades bancarias y contribuye a llevar una contabilidad de empresa ordenada.
6. Añadir partidas no acordadas en el presupuesto
Cuidado si vais a tener que incluir o una o más partidas que no estuvieran presentes en el presupuesto que presentasteis al cliente y que este firmó aceptando. Puede que os arriesguéis a una reclamación y un impago. Si realmente existen esas partidas fuera de presupuesto, lo adecuado es tratarlo antes con el cliente, de hecho lo ideal es hacerlo antes siquiera de entregar el bien o prestar el servicio y crear un segundo presupuesto para ello, así evitaréis malentendidos.
7. Una presentación descuidada
La factura es una parte más de la imagen de nuestra empresa y negocio, así que una presentación cuidada es muy importante para dejar una buena sensación en nuestros clientes. No tiene que tener el aspecto más elaborado, pero sí debe presentar una redacción limpia, clara, preferiblemente hecha en el ordenador, sin faltas de ortografía ni tachones (igual te has equivocado en un número y lo has visto al imprimirla y por ahorrarte otra impresión, lo arreglas a mano, no es la mejor opción). Cuidar estos detalles es importante.
8. No colocar el logo de la empresa
En línea con lo anterior, nuestras facturas deberían reflejar sin dejar lugar a dudas que son nuestras facturas, y eso va un poco más allá que poner solamente el nombre de la empresa. Así que no te olvides de colocar el logo de tu empresa en un lugar visible, pero no invasivo. Esto ayudará a crear imagen de marca y a que tus clientes asocien ese logo contigo y lo que ofreces.
9. No guardar copia de las facturas
Igual piensas que una vez entregada la factura y cobrada, puedes despreocuparte de este documento. Pues no. La Ley nos obliga a guardar las facturas emitidas (también las recibidas) por un periodo de 5 años, tiempo en que te pueden ser solicitadas por en una inspección de Hacienda. Además, la copia también te valdrá para reclamar un impago.
10. No llevar un registro de facturas emitidas
Quizás tengas un gestor contable y/o fiscal que se ocupe de llevar la contabilización y registro de tus facturas, pero desde aquí te recomendamos que lleves tu propio registro para llevar un control de las facturas, sus cobros y sus impagos, y que estos últimos no se acumulen. Además, te servirá para no equivocarte en la numeración y hasta para saber cuánto IVA repercutido tendrás de cara a la declaración trimestral con el modelo 303.
Recuerda también que existen software de facturación que te pueden ayudar a llevar un control mucho más automatizado de todas tus facturas.
Si después de todos estos consejos, aún cometes algún error en alguna de tus facturas, recuerda que tiene solución, ya que siempre podrás recurrir a la emisión de una factura rectificativa que lo subsane.
