Una de las primeras cosas que debemos tener en cuenta a la hora de crear una empresa es el concepto de “razón social”, porque no se trata simplemente del nombre de la empresa, sino que implica mucho más. En esta entrada vamos a ver qué es la razón social, ejemplos y todo lo que entraña para las empresas.
¿Qué es la razón social de una empresa?
La razón social de una empresa es el nombre oficial de la misma, por ello es fácil escuchar o ver la expresión “nombre o razón social de la empresa”. Es el nombre que le damos a la persona jurídica que es la entidad en el momento de constituirla y que sirve para identificarla de manera inequívoca. No tiene por qué coincidir con el nombre comercial de la empresa o con la marca o marcas que comercializa (como veremos más adelante).
La razón social de una empresa figura en todos los documentos fundacionales, en sus escrituras y en cualquier de sus documentos formales o legales.
Haciendo una analogía con una persona física, su razón social sería su nombre real, el que figura en su DNI y en cualquier documento oficial, mientras que un apodo o diminutivo podría sera su nombre comercial.
Tener razón o denominación social es obligatoria para cualquier entidad o sociedad que quiera registrarse como persona jurídica y este nombre social identificará tanto a la persona jurídica como a los integrantes de la empresa.
Cada país tiene un marco legal y jurídico que regula el registro de la razón social ante las instancias del Estado y parte de esa razón social viene determinada por el tipo de empresa en la que se vaya constituir, por ejemplo, una sociedad anónima llevará las siglas S.A. en su nombre, una sociedad limitada, S.L. o una empresa unipersonal, S.L.U. o S.A.U.
¿Para qué sirve la razón social en una empresa?
Como ya hemos adelantado, al razón social social de una empresa sirve para identificarla de forma inequívoca de otras empresas, de manera que este nombre se emplea para sus formales, jurídicos y administrativos que la empresa deba llevar a cabo.
El nombre social se utiliza en todas las transacciones y documentos oficiales de la empresa, como, por ejemplo, en facturas, presupuestos, cartas formales, talones, etc.
Ejemplos de razón social
Veamos algunos ejemplos de razón social de algunas empresas conocidas:
- PepsiCo, Inc.
- Compañía de Servicios de Bebidas Refrescantes, S.L.
- Nestle España, S.A.
- Telefónica Móviles España, S.A.U.
- Promotora de Informaciones, S.A.
- Restaurantes McDonalds, S.A.
- Netflix, Inc.
- Procter & Gamble España, S.A.
¿Es lo mismo la razón social que la denominación de la empresa?
Aunque pueda parecer que nombre social y denominación social son sinónimos, lo cierto es que hay una diferencia entre ellos, si bien, es fácil usarlos indistintamente.
Esa diferencia radica en el tipo de nombre que adquiere la empresa, que va a depender del tipo de sociedad. De manera que razón social solo pueden emplearlo aquellas empresas que adoptan como nombre legal los nombres y apellidos de uno o varios socios, algo que en según la Ley de de Sociedades de España solo pueden hacer las sociedades comanditarias por acciones. Un ejemplo, “García e hijos”.
Mientras que la denominación social se emplea cuando hablamos de un nombre imaginario, es decir, empleado normalmente por sociedades limitadas y sociedades anónimas, que además deben incluir al final del nombre S.L. o S.A. Un ejemplo, Planeta Nowe, S.L.
Así que la diferencia entre razón social y denominación social está relacionada con la forma jurídica de la empresa y la forma de nombre que puede adoptar.
¿Es la razón social lo mismo que la marca?
No, la razón social y la marca no son lo mismo, ni tienen por qué coincidir. La marca comercial permite a los usuarios distinguir unos productos de otros en el mercado, es decir, la marca es el nombre con el que la empresa comercializa uno o varios productos para que estos puedan distinguirse de los de la competencia.
Pero lo vamos a ver mejor con algunas ejemplos en los que nombre de empre y marca no coinciden. Tomaremos algunos de los ejemplos que vimos más arriba.
Ejemplos de empresas en las que la marca y la razón social son diferente
¿Tiene razón social una persona física?
No, una persona no tiene razón social, ya que este término se emplea solo para las personas jurídicas. Las personas físicas tienen nombre, apellidos y DNI (que haciendo el paralelismo del principio, sería el equivalente de la razón social).
▷ El proceso de registro de una razón social
Como la razón o denominación social debe figurar en los documentos fundacionales de la empresa, lo primero que deberemos hacer es registrar el nombre social en el Registro Mercantil. Este organismo se ocupará de comprobar que no existe otra empresa con la misma razón o denominación social, ya que la ley prohíbe que dos sociedades tengan el mismo nombre o uno que comparte los mismo términos, aunque en orden distinto, para evitar confusiones.
El Registro Mercantil nos emitirá un certificado acreditativo de la no existencia de otra empresa con el mismo nombre y con este ya podremos ponerle nombre a nuestra empresa.
Para agilizar este trámite, el Registro Mercantil cuenta con la Bolsa de Denominaciones Sociales, que permitirá a los emprendedores consultar sobre un conjunto de 1.500 denominaciones sociales disponibles para que puedan ser asignadas de forma inmediata a los interesados.
Hay un plazo de 6 meses para la reserva de la denominación social, que deberá hacer uno de los socios. El certificado negativo tienen una vigencia de 3 meses, renovable por otros 3 meses (en caso de no inscribir en esa plazo la sociedad, la denominación quedará libre).
Hay varias formas de solicitar la certificación negativa de denominación:
- Directamente en las oficinas del Registro Mercantil Central, con un impreso de solicitud de Certificación.
- Por correo: Remitiendo una solicitud o una carta a las oficinas del Registro Mercantil Central.
- Por vía telemática. Rellenando el formulario existente en la Web del Registro Mercantil Central.
- Por mediación del notario autorizante de la escritura de constitución de la sociedad. El propio Notario cursa la solicitud utilizando la plataforma e-notario del Consejo General del Notariado.
En caso de que se quiera cambiar la razón social, el proceso será el mismo en cuanto al registro del nombre, pero previamente hay que celebrar una Junta Extraordinaria en la que se llegue a un acuerdo para el cambio de nombre. Este cambio supone una reforma de los estatutos, por lo que el acuerdo ha de recogerse en escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil. También hay que comunica el cambio de ración social a Hacienda mediante el modelo 036, y a la Seguridad Social.
¿Qué pasa si tengo una sociedad de hecho?
Aunque las sociedades de hecho no se rigen por la normativa del resto de sociedades por su propias peculiaridades, si pueden adoptar una razón social de cara a la gestión fiscal, sobre todo si se acogen al SII, donde debe figurar le nombre de uno de los socios, que comenzará con el apellido, al que se le agregará la expresión “y otro/a” u “y otros”.
Esperamos que esta entrada sobre la razón social de una empresa os haya resultado de utilidad. En cualquier caso, la constitución de una empresa es un proceso complejo, para el que os recomendamos contar con la ayuda de un buen asesor (encuentra el más cercano en Asesorias.com).