Obligaciones sobre registro y control horario de trabajadores en 2019

Control horario
El control horario de trabajadores es obligatorio para todas las empresas desde 12 de mayo de 2019. Te contamos todo lo necesario para adaptarte a la nueva normativa y llevar de forma adecuada del registro de horas trabajadas por tus empleados.
control de horas trabajadas

Control de horas en el trabajo en 2019

Hasta ahora el control horario de los empleados en España estaba supeditado a una normativa un tanto ambigua. El Estatuto de los Trabajadores, en los artículos 34 y 35, definía la forma en la que la empresa debía registrar las horas de los trabajadores.

La Ley establecía la obligatoriedad de llevar un control horario solo en dos supuestos: para registrar horas extraordinarias o en el caso de trabajadores a tiempo parcial.

Sin embargo, esta normativa no establecía la obligatoriedad de controlar las horas de trabajo de los empleados a tiempo completo. Tampoco lo prohibía, pero no obligaba. Algo que, a partir de ahora, cambia radicalmente.

💡 Actualización del Estatuto de Trabajadores

El Gobierno ha aprobado el Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo, con entrada en vigor el 12 de mayo, que modifica algunos artículos del Estatuto de Trabajadores con el objetivo de luchar contra la precariedad laboral.

El 3 de abril fue sometida a votación en el Congreso de los Diputados la nueva Ley de Medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral. La reforma de la normativa obtuvo la luz verde del parlamento con 34 votos a favor, 5 en contra y 6 abstenciones.

🚫 Obligatoriedad de fichar en el trabajo

En concreto, esta actualización modifica el artículo 34 del Estatuto de Trabajadores, implantando para las empresas la obligación de llevar un registro y control de los trabajadores. Esto es requisito indispensable tanto para trabajadores a tiempo completo, con jornada parcial, o para contabilizar horas extras.

A partir de ahora, debe ser la propia empresa la que garantice que el trabajador pueda llevar un registro diario de la jornada laboral. Los métodos para llevar a cabo dicho registro deben ser establecidos a través de una negociación colectiva, mediante un acuerdo de empresa o con los representantes legales de los trabajadores.

Además, la empresa está obligada a archivar los datos durante 4 años. En todo momento, estos registros deben ser accesibles para los propios empleados, sus representantes, o para los inspectores de trabajo.

Cabe destacar que esta actualización no ha dejado satisfechos a la mayoría de sindicatos, ya que sigue sin establecer requisitos o métodos específicos para llevar a cabo el control de horas de los trabajadores. De hecho, deja una puerta abierta a que sea la propia directiva de la empresa quien establezca sus propios métodos de control, siempre y cuando cumplan con los principios de idoneidad y proporcionalidad (que veremos en el apartado sobre tratamiento de datos biométricos).

En todo caso, el Gobierno se reserva el derecho a realizar modificaciones, ampliaciones o actualizaciones que afecten a dicha normativa, incluyendo nuevas obligaciones sobre el registro de la jornada laboral

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⏱️ Trabajadores a tiempo parcial

La última actualización del Estatuto de trabajadores sobre el registro de horas trabajadas no afectada a los empleados a tiempo parcial. El control horario de éstos sigue teniendo su fundamento normativo en el Real Decreto 2/2015, de 23 de octubre.

El control y registro de la jornada laboral de los empleados a tiempo parcial se debe realizar cada día. Además, de forma mensual se entregará un copia al empleado, donde podrá comprobar el cómputo de horas trabajadas. La empresa debe garantizar el acceso del trabajador a estos registros durante un período de 4 años.

👁️ Seguimiento de horas extraordinarias

El registro de horas extraordinarias se rige por la misma normativa que los trabajadores a tiempo parcial. También se debe realizar un seguimiento diario y entregar una copia del registro al trabajador cada mes.

📜 Sanciones por incumplir la normativa de control horario

Las infracciones por no cumplir con la ley de control de horas de trabajadores pueden acarrear distintas sanciones, las cuales están estipuladas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social. Se pueden distinguir diferentes tipos de infracciones:

  • Leves: no informar sobre los procedimientos para el fichaje o sobre las condiciones laborales. Sanciones de entre 60 y 650 euros.
  • Graves: irregularidades en los horarios, ausencia de un registro horario de los empleados. Sanciones entre 600 y 6.250 euros.
  • Muy graves: superar el límite de horas extra, aumentar las horas extra sin compensación económica. Sanciones entre 6.250 y 187.505 euros.

Sistemas para el control de horas trabajadas

La última modificación de Estatuto de Trabajadores obliga a las empresas a realizar un seguimiento horario de sus trabajadores La confusión llega porque no dice qué métodos son lícitos para ello. Así, estos mecanismos quedan un poco a la libre elección del empresario o a su negociación con los empleados.

✔️ Firma o check in manual

Hasta ahora la ley no prohibía a las empresas obligar a fichar a sus trabajadores. Sin embargo, solo lo hacían aquellas empresas que lo requerían, sobre todo debido a su tamaño.

Estas empresas suelen utilizar sistemas automáticos de fichaje y en algunos casos, métodos incluso más avanzados, por eso el fichaje mediante firma o check in manual apenas se utilizaba y parecía obsoleto.

Sin embargo, con las nuevas exigencias respecto al control horario de los trabajadores, los analistas señalan que alrededor del 50% de las empresas comenzarán implantando un sistema de fichaje manual para, con el tiempo, ir apostando por otros métodos más avanzados.

tarjeta identificativa

Terminales de fichaje

Es uno de los sistemas para fichar trabajadores más extendidos. Consiste en máquinas que registran la entrada y salida del empleado a través de una tarjeta u otro sistema de identificación. Se suelen colocar en una zona accesible y cercana al lugar de trabajo y son ideales para el control de empleados que trabajan dentro de unas instalaciones.

software y aplicaciones

Software y aplicaciones

Existen numerosos programas informáticos que permiten a las empresas llevar un control horario de los empleados. Pero aparte, también hay software especiales que permiten fichar a aquellos profesionales que trabajan vía online o que su trabajo requiere que se desplacen constantemente.

Huella dactilar

La huella dactilar en un sistema de reconocimiento cada vez más utilizado. Lo vemos cada día, por ejemplo en los terminales móviles que se desbloquean con la huella digital. Al igual que el resto de dato biométricos, no solo permiten llevar con registro de horas de los trabajadores, sino que también se aplica como método de verificación de identidad

Escaner de iris o retina

Escáner de iris o retina

Similar al método anterior, pero basado en los análisis de la retina o el iris. Requiere tecnología más avanzada.

Reconocimiento facial

Reconocimiento facial

Método de identificación y control basado en el análisis de la morfología de la cara de una persona.

Reconocimiento por voz

Reconocimiento por voz

En este caso la identificación del trabajador se realiza mediante dispositivos que captan y analizan las ondas de sonido provenientes de la voz.

📝 Requisitos para el control horario de empleados

Al realizar un control horario de los trabajadores se está tratando con información personal, por lo que es necesario cumplir con el RGPD en materia de protección de datos.

A este respecto, los responsables del tratamiento deben garantizar que los datos serán almacenados de manera que no podrán estar disponibles para personas que no cuenten con acceso a ellos. En general, estos datos deben:

  • Almacenarse en dispositivos cifrados que lleven los propios interesados, y no en bases de datos centralizadas.
  • Protegerse ante cualquier evento accidental, por ejemplo pérdida o destrucción de información.

Asimismo, para poder acceder a los registros horarios de los trabajadores es necesario establecer un proceso donde se especifique:

  • Quién ha tenido acceso a esos datos
  • Cuándo accedió a ellos.
  • Qué datos fueron consultados

📊 Uso de datos biométricos

El Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) define los datos biométricos como

“aquellos obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona”

Según el RGPD, las empresas pueden hacer uso de los datos biométricos de los trabajadores en los siguientes supuestos:

  • Son necesarios para cumplir con la normativa relativa a la protección de datos o a control de horas trabajadas.
  • Los datos son de interés público.
  • Es información difundida de forma voluntaria por el propio trabajador.
  • Sirven para proteger derechos fundamentales de los empleados en caso de incapacidad temporal o permanente.
  • Para evaluar las condiciones físicas o de salud de algún trabajador que puedan poner en peligro a otros empleados de la empresa.
  • Responden al principio de proporcionalidad.

Para poder emplear datos biométricos como sistema de control horario o como medida de seguridad, es necesario obtener el consentimiento explícito de los trabajadores.

Los empleados deben ser informados de los métodos a utilizar y la finalidad con la que se van a emplear sus datos biométricos.

La empresa debe llevar a cabo un estudio de impacto para determinar si la implantación de dichas medidas responde a los principios de proporcionalidad y adecuación. Es decir, si las medidas se adaptan a la finalidad perseguida.

Además, a la hora de tratar datos biométricos es necesario seguir una serie de medidas de seguridad.

  • Almacenar los datos en un registro separado y específico, preferiblemente en plantillas biométricas.
  • Utilizar técnicas de cifrado de información.
  • Eliminar cualquier dato biométrico cuando ya no sea necesario para el fin inicial.

Programas para fichar empleados gratis

Existen multitud de aplicaciones para el control de trabajadores que permiten a las empresas llevar un registro de las horas trabajadas de sus empleados. Otros, también permiten el trabajador fichar a través de su ordenador o un dispositivo móvil. Si buscas una app para el control de horas en el trabajo, éstas son algunas de tus mejores opciones.

SAGE Control Horario Woffu
Precio Consultar. Integrado con SAGE200cloud

Y Despachos Connected

Pro: 3 e/mes

Enterprise: 4.50 e/mes

Período de prueba NO Demo personalizada, sin compromiso
Control horario
Registro de vacaciones
Gestión de horas extra
Planificación de turnos
Integración con sistemas de fichaje Tarjeta, biometría. Tarjeta, código, biometría
Fichaje digital
Informes Por empleado, de actividad, índices de absentismo, etc Usuarios, días devengados, horas trabajadas, seguridad y visitas.
Calendario y convenios
App móvil
Multi-idioma
Almacenamiento en la nube

SAGE Control Horario

SAGE es una completa herramienta que integra numerosas aplicaciones relacionadas con la gestión administrativa, contable o financiera. Por su parte, SAGE Control Horario se integra dentro de sus programas SAGE 200cloud Laboral y SAGE Despachos Connected.

Se trata de una aplicación en la nube para fichar en el trabajo. Permite elaborar calendarios y horarios de trabajo, fichar a través de dispositivos móviles y es compatible con los principales terminales de fichaje.

CONTASOL

Aunque es una herramienta más centrada en la contabilidad de la empresas, también ofrece soluciones que te pueden interesar si buscas un programa para fichar empleados gratis. Puedes conocerla más a fondo en nuestro análisis de CONTASOL.

Estos programas no se limitan a ser un contador de horas de trabajo. A partir de ahora la ayuda de este software será fundamental para cumplir con la normativa. De lo contrario, las empresas podrían enfrentarse a diversas sanciones.

🚫 ¿Por qué es obligatorio llevar un control de horas en el trabajo?

La nueva obligación de llevar un control de horario de los trabajadores tiene como objetivo aumentar la transparencia entre empresario y trabajadores. La reforma del Estatuto de Trabajadores obliga a empresa y empleado a llevar un férreo control de las horas trabajadas por varios motivos:

  • Disminuir el absentismo laboral.
  • Evitar los impagos de horas extraordinarias.
  • Asegurar que ninguna de las partes vulnera el horario o convenio laboral.

Para trabajadores: ¿cómo reclamar y acreditar horas extraordinarias?

Sin duda, el impago de horas extraordinarias es una de las principales razones por las que el Ministerio de Trabajo ha actualizado la normativa. Son aquellas horas adicionales que el trabajador realiza fuera de los estipulado en su contrato.

  • Jornada diaria: a partir de 9 horas.
  • Jornada semanal: a partir de 40 horas.
  • Jornada anual: 1.820 horas.

Recuerda que las horas extraordinarias son voluntarias y han de estar siempre consensuadas con el empresario.

También debes tener en cuenta que los trabajadores a media jornada no puede hacer horas extraordinarias voluntarias. Sin embargo, en la práctica muchos trabajadores a tiempo parcial terminan haciendo más horas, y dichas horas deben ser pagadas como horas extraordinarias.

Puede que como trabajador te haya pasado. Haces más horas de lo acordado con el empleador y no te las pagan. ¿Cómo reclamar esas horas extra trabajadas?

Desde 2019 las empresas están obligadas a llevar un registro horario de los trabajadores. Sin embargo, nunca está de más que el trabajadores tenga otras pruebas para demostrar las horas extra trabajadas.

El trabajador que considere que le deben horas extra debe presentar una papeleta de conciliación laboral. En esta se estipula las horas extras realizadas por el trabajador y las que le adeuda la empresa. Para calcular el importe de las horas extra hay que acudir al convenio colectivo; de no existir convenio, se pagarán como horas ordinarias. Para calcular el importe de la hora ordinaria se divide el sueldo bruto entre el número de horas mensuales.

En caso de no llegar a un acuerdo en este acto de conciliación, la solución es presentar una demanda a ir a juicio.

Cómo saber si me deben horas extra

La mejor manera de saber si tu empresa te ha pagado todas las horas extraordinarias es llevar un férreo control del horario, de manera que tengas registrada toda tu jornada laboral.

Sabiendo todas las horas extra trabajadas, solo tienes que ir a la nómina mensual y comprobar que estas horas se han abonado. Están indicadas en una partida exclusiva, aparte del sueldo base u otras primas.

Plus de nocturnidad

plus de nocturnidad

Los profesionales que desempeñan su actividad laboral entre las 10 de la noche y las 6 de la mañana se consideran trabajadores nocturnos.

Si trabajas en esta franja horaria, es posible que te corresponda un plus de nocturnidad. La ley no estipula nada a este respecto, por lo que es necesario que este plus de decida mediante convenio colectivo.

Es importante que te informes sobre si en tu empresa existen algún convenio relacionado con las horas nocturnas trabajadas, porque es posible que no te estén pagando lo que te deben.

Sin embargo, recuerda que, si en algún momento vuelves a trabajar en horario diurno, volverás a cobrar el sueldo estándar.

Cómo denunciar impagos de horas extraordinarias

En caso de no llegar a un acuerdo de conciliación con la empresa, el trabajador puede ir a juicio para reclamar las horas extra no pagadas. Algunas pruebas que pueden servir en un juicio son:

  • Registros realizados por el propio trabajador.
  • Partes de trabajo.
  • Emails o documentos que acrediten haber realizado las horas reclamadas.
  • Declaraciones de otros trabajadores de la propia empresa.
  • Todos los registros incluidos en la papeleta de conciliación.

Es el trabajador quien debe probar y acreditar las horas extra realizadas. Pero también podrá solicitar que la empresa entregue determinada información en el juicio.

  • Registros de entrada y salida, en caso de existir terminales de fichaje automáticos.
  • Registros horarios manuales efectuados por la empresa.

Cabe destacar que la reclamación solo se puede efectuar sobre las horas trabajadas hasta un año antes del ese de actividad. Es decir, si reclamas en enero de 2019, solo podrás hacerlo por las horas extra hasta enero de 2018.

Preguntas frecuentes

En definitiva, ¿pueden obligar a fichar en las empresas?

No es solo que las empresas pueda obligar a fichar a los trabajadores. Es que a partir de ahora son las propias empresas quienes están obligadas a que los trabajadores fichen.

¿Puede oponerse los trabajadores a los métodos de control empleados?

Del mismo modo que para la implantación de determinados sistemas de control, como los basados en biometría, es necesario el consentimiento explícito de los trabajadores, este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento.

Sin embargo, de nuevo nos encontramos con una legislación algo difusa, y que se va construyendo de acuerdo a las últimas sentencias de tribunales europeos. En este sentido, algunas sentencias han dado la razón al empresario en el uso de dichos datos biométricos a pesar de la oposición de los empleados, ya que el fin perseguido se consideraba mayor que la intimidad del trabajador.

¿Está permitida la videovigilancia como sistema de control presencial?

El RGPD firma que el empleo de medios tecnológicos por parte del empleador para el control de los trabajadores está permitido siempre y cuando éstos sean debidamente informados y responda al principio de proporcionalidad.

De nuevo, diversas sentencias matizan esta afirmación. Ya existen casos en los que un tribunal da la razón al empleador tras haber usado sistemas de videovigilancia sin el consentimiento de los empleados.

Otra vez, la razón tiene que ver con el principio de proporcionalidad y la finalidad perseguida. Por ejemplo, en casos en los que se investigue robos o ausencias del lugar de trabajo.

💡 Importante:

No olvides que ahora la documentación y registro de las horas trabajadas por los empleados es algo OBLIGATORIO para todas las empresas. No lo dejes pasar, o te puedes exponer a duras sanciones. Si todavía tienes dudas, te recomendamos informarte con algún asesor en la materia

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