La transformación digital está resultando ser muy beneficiosa para las empresas, tanto grandes como las pequeñas y medianas. Los procesos entre los departamentos son más rápidos y además, permite automatizar muchos de ellos. Veamos cómo puede ayudar a tu empresa, digitalizar facturas.
Ventajas de digitalizar facturas de forma homologada
Como ya hemos hablado en nuestra publicación sobre la factura electrónica, hay muchas ventajas de la digitalización de facturas homologada.
Para que las facturas puedan ser homologadas, la Agencia Tributaria exige que el software utilizado para la digitalización de facturas y documentos para empresas pueda insertar metadatos, optimice y la firma electrónica.
La transformación a la empresa sin papel, presenta las siguientes ventajas:
- Permite aumentar la productividad.
- Agilidad en la consulta de documentos.
- Ahorro de espacio físico.
- Ahorro de costes en la impresión y envío de facturas físicas.
- Ahorro de tiempo ya que evita demoras derivadas de la transacción de documentos en los cobros y pagos.
▷ ¿Cómo escanear facturas para contabilizar?
En el momento de escanear, hay que tener en cuenta cómo se va a tratar la información digitalizada. Las distintas soluciones de digitalización capturan la información de diferente forma:
- Facturas estructuradas: se acogen a la norma EDI, XML, etcétera. Este formato necesita una tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para escanear.
- Facturas no estructuradas: se digitalizan en un formato no modificable, como PDF o JPEG. Este formato resulta más difícil de interpretar por los programas informáticos.
Requisitos técnicos de las facturas digitalizadas homologadas
Además de un software de digitalización y gestión de facturas que se ajuste a la normativa de la AEAT, las facturas deben:
- Tener un formato homologado (ISO 19005PDF/A, PNG, JPEG 2000, PDF a partir de la versión 1.4, o TIFF 6.0 o superior).
- Estar digitalizadas a una resolución de al menos 200 píxeles por pulgada.
- Incorporar la firma digital.
Escanear facturas con el móvil
Escanear facturas con el teléfono móvil, consiste en utilizar la cámara como escáner y una app que realiza la transformación correspondiente.
Además, hay infinidad de aplicaciones para digitalizar facturas gratis. En asesorias.com vamos a destacar las siguientes:
- CamScanner: disponible para Android, iOS y Windows Phone. Es una app freemium (app gratis y las opciones avanzadas son de pago) fácil de usar y compatible con los servicios populares en la nube como Dropbox y Google Drive.
- Genius Scan: disponible para Android, iOS y Windows Phone. Genera archivos PDF, notas, dibujos, resalta el texto y ajusta su tamaño del documento que puedes compartir posteriormente.
- Google Drive: el Drive es el almacenamiento en la nube que Google proporciona a los usuarios de Gmail. La aplicación, totalmente gratuita, escanea documentos con la cámara en incluso utiliza la tecnología OCR. En el mismo momento del escaneo, se almacena el documento en la nube.
Digitalizar facturas a PDF
Se puede utilizar una aplicación o un escáner para digitalizar facturas a pdf. El software de digitalización es compatible por norma general con este formato.
En el caso de un escáner para facturas, el aspecto a tener en cuenta es la resolución a la que es capaz el escáner de capturar un documento. Lo ideal es que sea a partir del 200 ppp.
Si se digitaliza con el móvil u otro dispositivo inteligente, las aplicaciones mencionadas en el apartado anterior permiten guardar los documentos fotografiados en PDF. La resolución dependerá de la capacidad de la cámara del dispositivo.
Escanear facturas a Excel
Recientemente, Microsoft ha añadido una nueva utilizad en su aplicación de Excel para los dispositivos con Android y iOS, que permite digitalizar una hoja con datos impresos y convertirlos en una tabla editable en el fichero de Excel.
Para escanear facturas a Excel, con el teléfono móvil se toma una foto del documento desde la propia app y el programa transformará los datos en una tabla.
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EN RESUMEN:
“Para que una factura digitalizada esté homologada, el software de gestión debe cumplir con el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007”
Cómo validar facturas
Para que las facturas sean válidas a efectos contables para Hacienda, hay que utilizar un software de facturación que cuente con la homologación de la Agencia Tributaria, es decir, que cumpla lo recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
La AEAT ha publicado la lista de programas informáticos que están homologados y que podéis descargar en PDF desde este enlace.
El Ministerio de Hacienda ofrece a las PYMES un programa gratuito para emitir facturas electrónicas.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué es mejor una factura digitalizada que una en papel?
Porque ahorra tiempo, espacio y aumenta la eficiencia en la gestión y productividad de la empresa.
¿Cómo de habitual es una factura en formato digital?
Las empresas españolas están en plena transformación digital y aún siguen siendo una mayoría las que gestionan de forma tradicional la facturación. No obstante, a medida que pasa el tiempo, el formato digital está presente en más compañías.
¿Por qué puede ser el escáner tu gran aliado?
Porque te ayudará a que tu empresa se suba al carro de la transformación digital con todas las ventajas que supone en cuanto a productividad y eficiencia.
¿Qué programas puedo utilizar para digitalizar facturas?
Puedes utilizar desde aplicaciones para Android y iOS para escanear con el teléfono móvil a el software de digitalización de la casa del escáner, y el propio software de gestión de facturas que permita la opción.
¿Qué significa que una factura esté homologada?
¿Necesito consentimiento para facturar electrónicamente a mis clientes?
Sí, para facturar a un cliente de forma electrónica, previamente hay que tener su consentimiento
