Existe una forma para automatizar los pagos y cobros de tu empresa o negocio, de manera que no te tengas que preocupar de realizar estas operaciones de carácter periódico cada vez que toque encargarse de ellas, hablamos de las remesas bancarias. En esta entrada vamos a explicar en qué consisten y cómo funcionan.
¿Qué es una remesa bancaria?
Una remesa bancaria es un documento financiero por el que le damos la orden a nuestro banco para que proceda al pago por transferencias o de cobros de recibos domiciliados con cargo a cuentas de nuestros clientes o de varias transferencias para realizar nuestros pagos.
¿Para qué sirven las remesas?
Las remesas bancarias sirven para realizar varias operaciones bancarias a través de un solo documento, de manera que gestionamos el cobro o el pago de varios recibos mediante una sola operación bancaria.
Por ejemplo, una asesoría que tiene 200 clientes que le pagan mensualmente una cuota fija puede utilizar la remesa bancaria para confeccionar todos los meses un único documento mediante el que cobrará todos los recibos, en vez de confeccionar cada mes 200 recibos y gestionarlos uno a uno en su banco.
Cuando hablamos de pagos, el mejor ejemplo son las nóminas de los trabajadores; en vez de pagar una a una mediante una transferencia, se puede crear una remesa de nóminas para dar una solo orden al banco para que realice todas las transferencias en una sola operación.
Así pues, la remesa bancaria sirve para ahorrarnos tiempo a la hora de enfrentar determinados cobros y pagos, agilizando el proceso de gestión en una sola operación.
Requerimientos para trabajar con remesas
Para realizar remesas bancarias para hacer pagos solo debemos incluir la información necesaria, personal y bancaria, para que el banco gestione las transferencias.
Mientras que para poder trabajar con remesas bancarias de cobro, deberemos confeccionar el documento de acuerdo a la normativa SEPA (de la que os hablaremos más adelante) y a los formatos aprobados para ello.
Además, antes de empezar a trabajar con remesas, tendremos que comunicárselo a nuestro banco, que nos dará unas instrucciones y nos asignará un código de tres dígitos denominado “sufijo acreedor”, y contar con autorizaciones expresas de los destinatarios de los recibos para sus cargos.
Aunque no es un requisito imprescindible, se recomienda hacer estos documentos a través de un software de remesas bancarias, ya que nos facilitará la labor y nos permitirá exportar los archivos en el formato adecuado para enviarlos al banco. En cualquier caso, los bancos también pueden facilitarnos una aplicación para hacer las remesas de una forma más sencilla.
El mandato SEPA
El mandato SEPA (Single Euro Payment Area) es lo que todos conocemos como domiciliación bancaria, y es el sistema adoptado por la Unidad Europea para los cobros y pagos, tanto nacionales como internacionales, en euros. Estas operaciones se realizan con las mismas condiciones en toda la zona y los usuarios (particulares, empresas u otros agentes económicos) tienen los mismos derechos y obligaciones.
La zona SEPA comprende a los 27 Estados miembros de la UE, junto a Liechtenstein, Noruega, Suiza, Islandia y Mónaco.
Las remesas bancarias deben adaptarse al SEPA, ya que se trata de una regulación única que dice cómo deben realizarse los cobros y los pagos. El sistema está recogida en el Reglamento (UE) 260/2012 según redacción dada por el Reglamento (UE) 248/2014.
Tipos de remesas bancarias
Actualmente existen dos tipos de remesas bancarias (había un tercero, pero desapareció en 2016):
- Remesa CORE: Se puede utilizar entre cualquier tipo de destinatario, tanto empresas, como autónomo o un particular, las cantidades se cargan directamente a la cuenta de los destinatarios de los recibos.
- Remesa B2B: Solo se puede utilizar entre empresas y/o autónomos (business to business), es decir que no se puede usar para realizar cobros a consumidores o particulares. La cuenta bancaria que gestiona los cobros debe estar clasificada por el banco como cuenta de uso profesional. Además exige una autorización expresa del destinatario y que este debe ser avisado cada vez antes de presentar las remesas, ya que el banco pide autorización del deudor antes de cargarle el dinero en su cuenta.
Ventajas de las remesas bancarias
Sin duda, la principal ventaja de las remesas bancarias es el ahorro de tiempo, ya que permiten gestionar de forma única el envío de órdenes de cobro o pago al banco, sin necesidad de que tengamos que hacer un recibo por cada cliente o un ingreso o transferencia por cada proveedor. Lo que las hace muy útiles para cobros o pagos por servicios periódicos.
También permiten una mejor gestión de impagos o devoluciones, ya que los programas de gestión nos permiten saber en todo momento el estado de un recibo.
▷ ¿Cómo hacer una remesa bancaria?
Para hacer remesas bancarias y que el banco procese estos documentos, deben incluir la siguiente información sobre nosotros:
- Nombre y datos personales del emisor de la remesa
- Fecha de vencimiento (qué día se efectuarán los cargos)
- Sufijo acreedor
- Datos de la cuenta donde se va a gestionar la remesa: IBAN y BIC
Y por cada uno de los cargos que incluimos en la remesa bancaria debemos facilitar la siguiente información:
- Datos de la factura (mínimo número y fecha)
- Datos del cliente: nombre, NIF, domicilio
- Concepto de la factura
- Importe a cobrar (o pagar si es una remesa de pago)
- Datos bancarios dónde cargar el cobro (IBAN y BIC)
- Declarar expresamente que tenemos autorización para hacer el cobro
Generar remesas bancarias y subirlas a tu banco
Para generar y gestionar remesas bancarias que se ajusten a la normativa SEPA, lo más recomendable, como ya dijimos más arriba, es utilizar un software de gestión que permita la gestión de remesas. Estos programas ya vienen preparados para que nosotros solo debamos preocuparnos de introducir los datos necesarios para generar las remesas y después enviarlas a nuestro banco, ya que generarán las remesas en formato XML, el estándar aprobado por la normativa.
El propio programa se encargará de numerar los documentos que creemos, por lo que contabilizar las remesas bancarias no será un problema, ya que será un proceso automatizado.
Softwares de creación de remesas bancarias
Estos algunos programas gestión y contabilidad, que también cuentan con la opción de crear remesas bancarias, que os pueden interesar echar un vistazo:
Consulta de remesas generadas
Los softwares de creación y gestión de remesas también nos permitirán consular las remesas generadas, de manera que podremos descargar el fichero para poder subirlo a nuestro banco, hacer copia de la remesa, lo que nos permite añadir nuevos recibos o modificar/eliminar los ya existentes de procesarla. También podremos ver el detalle del procesado de la remesa y ver los recibos que la componen.
Normas 19, 34, 58 SEPA (fichero XML)
Estos programas de gestión de remesas, así como las aplicaciones de los propios bancos, generarán, ficheros XML de las llamadas Normas 19, 34 y 58 en formato SEPA. Todos ellos cuentan con instrucciones que nos indicarán paso a paso como realizar estas remesas.
Estas normas, que también se conocer como cuadernos bancarios, establecen los procedimientos automáticos a través de los cuales se realiza el tratamiento de la información relativa a los productos y servicios bancarios utilizados habitualmente en el ámbito empresarial.
La norma 19 se corresponde con el adeudo por domiciliaciones en soporte magnético, lo normal es que se realice una remesa del tipo CORE. Requiere de una autorización previa por parte del deudor para que todas las operaciones puedan ser imputadas a su cuenta sin preaviso.
La norma 34 se corresponde a la emisión de transferencias, tanto para pagar a proveedores como para las nóminas, por lo que este fichero solicita datos como el NIF, dirección y datos bancarios de los beneficiarios.
La norma 58 se corresponde con el anticipo de créditos comerciales, que sirve para poder obtener financiación a través del anticipo de los créditos comerciales, es decir, de aquellas facturas cuyo pago es aplazado. Actualmente, ha pasado la llamarse norma 19 descuento.
Cómo subirlas a tu entidad bancaria
Para subir las remesas a nuestro banco, deberemos seguir los pasos indicados por el programa que estemos utilizando. La mayoría permiten exportar el archivo en formato XML para enviarlo directamente al banco.
Si contamos con un sistema ERP o un programa de facturación podremos realizar todo el proceso a través de él, siempre que cuenta con la opción de generar archivos en formato XML y lo tengamos vinculado a nuestro banco.
Gestión de impagos y devoluciones de remesas
Los programas de creación y gestión de remesas bancarias también permiten gestionar los impagos y las devoluciones de los recibos, ya que llevan un registro de qué recibos han sido pagados y cuáles han sido devueltos, por lo que siempre sabremos qué cliente nos ha dejado de pagar un recibo o nos ha devuelto un recibo, pudiendo tomar las decisiones que creamos oportunas para intentar cobrar el recibo impagado o solucionar algún posible problema en los datos o en las cantidades.
Esperamos que esta entrada sobre remesas bancarias os haya resultado de utilidad, son un tipo de documento que os ahorrará bastante tiempo si tenéis que realizar cobros o pagos periódicos.
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