Errores contables – ¿Qué son? Subsanación, tipos y ejemplos

¿Qué son los errores contables? A la hora de llevar la contabilidad de una empresa se pueden cometer fallos, lo cual puede dar lugar a desfases en las cuentas. A continuación de contamos en qué consisten estos errores, qué tipos existen y te mostramos algunos ejemplos.

Información contable anual 

Primeramente, y para ponernos en situación, debemos recordar los criterios que debe cumplir la información que vamos a incorporar a nuestra contabilidad.

Así, el Plan General Contable comienza señalando que la aplicación sistemática y regular de los requisitos y principios contables deberá conducir a que las cuentas anuales muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Para ello, la información contable que se incluye en las Cuentas Anuales ha de ser:

  1. a) Pertinente: apta para la toma de decisiones
  2. b) Confiable: creíble para sus usuarios.
  3. c) Sistemática: presentada en forma ordenada y con uniformidad de criterio.
  4. d) Clara: de fácil comprensión.
  5. e) Comparable: preparada sobre bases uniformes.

Con dos restricciones; que sea:

  1. i) Oportuna: suministrada en tiempo oportuno de forma que tenga posibilidad de influir en la toma de decisiones.
  2. ii) Reclación coste-beneficio: que el beneficio de tener la información sea mayor que el coste de conseguirla.

Principios

Además, esta información debe seguir los siguientes principios:

1.- Empresa en funcionamiento: Se considera que la actividad de la empresa continúa en un futuro.

2.- Devengo: Los hechos económicos se han de registrar cuando ocurren con independencia de la fecha de su pago o cobro.

3.- Uniformidad: Que se mantenga un mismo criterio de contabilización en el tiempo y que se aplique a eventos similares.

4.- Prudencia: Ser prudente en las estimaciones en incertidumbre. Solo contabilizar los beneficios hasta el cierre del ejercicio. Tener en cuenta todos los riesgos tan pronto sean conocidos, y las amortizaciones y correcciones de valor independientemente del resultado del ejercicio.

5.- No compensación: No compensar activo con pasivo, ni gastos con ingresos.

6.- Importancia relativa: Es admisible la no aplicación de un principio cuando sea escasamente significativo y no altere la imagen fiel.

Y todo ello para alcanzar el principal objetivo de la contabilidad: que es suministrar información útil para los usuarios, tanto externos, como internos, que ayude a la toma de decisiones.

Una vez fijados los requisitos para la llevanza de una correcta contabilidad, vamos a señalar algunos errores contables habituales que provocan que se vulnere o distorsione la imagen fiel de la empresa; entendiendo por error contable todo acto u omisión no intencionado que altera la información contenida en las Cuentas Anuales, y que puede ocurrir por causas tales como: despistes, inexperiencia, fallos en la interpretación de la norma, o la aplicación incorrecta de los principios contables.

Errores contables más habituales en las empresas

Muchos de esos errores tienen que ver con aspectos formales, es decir: que no se sigue un protocolo de actuación correcto para la adecuada recopilación y mantenimiento de la documentación:

1.- Deficiente llevanza de los justificantes de ingresos: despistes u olvidos en la anotación de facturas simplificadas y planillas de resúmenes mensuales, que provocan la pérdida de información.

2.- Falta de contabilización de determinados gastos: por no pedir sus facturas.

3.- Un sistema de gestión documental y archivo inadecuado: lo que puede llevar a traspapelar facturas u otra documentación relevante.

4.- Desechar ciertos ingresos o gastos por tratarse de cantidades pequeñas: a la larga pueden suponer una suma importante.

5.- Falta de detalle sobre el contenido de remesas que aglutinen diversas operaciones: en el caso de que se agrupen diversas facturas y no se informe convenientemente de su desglose.

6.- Mezclar la cuenta bancaria de la actividad con la personal: es absolutamente recomendable separarlas, dado que de esa manera será más sencillo detectar los posibles errores de facturación, además de conocer mejor el estado de las cuentas de nuestro negocio.

Errores puramente contables

Además de estos, existen también otra serie de errores, que pueden considerarse puramente contables, y que acostumbran a ocurrir tanto en el momento en que se registra la información como durante el cierre del ejercicio. Algunos de los más comunes son:

1.- Errores aritméticos o en las cuentas de acreedores y deudores: confusiones de importes o entre cuentas.

2.- Contabilizar como gasto facturas rectificativas o de abono: en algunos casos, las facturas rectificativas sustituyen a la original. Si no nos damos cuenta, podría ocurrir que en vez de ello duplicáramos el gasto.

3.- Registrar íntegramente a un periodo el gasto de inmovilizado: que debiera amortizarse en varios años.

4.- Contabilizar como gasto del ejercicio los correspondientes a ejercicios anteriores: aún siendo plenamente deducibles a nivel fiscal, la norma contable deja claro que deben imputarse a Reservas.

5.- Descuadre en la conciliación: que provocará desajustes en el saldo real con los deudores o acreedores.

6.- Contabilizar recibos como facturas: no olvidemos que la normativa de IVA señala que, para deducirse el impuesto, es imprescindible que se trate de una factura y que incluya, entre otros, el número de factura. Un recibo, aún siendo un justificante de la operación, difícilmente incluirá esos datos (puesto que no lo es).

7.- Errores en la valoración de las existencias.

8.- No periodificar las partidas referentes a varios ejercicios: incluyendo en un mismo periodo los referentes a varios. Esto suele ocurrir en el caso de intereses, seguros, publicidad…

9.- No regularizar ciertas cuentas de corto plazo al cierre de ejercicio, como las Partidas pendientes de aplicación (555) o la Cuenta corriente con socios o administradores (551). En este caso, deberíamos depurar las partidas pendientes o trasladar los saldos a cuentas de largo plazo o a Reservas.

Cuenta Corriente con socios y administradores

Es importante en este punto resaltar la problemática que existe con los saldos resultantes de esta Cuenta Corriente con socios y administradores (551): En algunos casos puede tratarse de operaciones de préstamo a corto plazo y en otros muchos de gastos personales en los que incurren los propios socios de la empresa y que no forman parte de la actividad.

En todo caso, sería muy muy conveniente su eliminación, bien sea a través de la formalización de esos préstamos, de su reparto como dividendos (con su consiguiente tributación) o de su incorporación al patrimonio de la empresa vía ampliación de capital o aportación de socios, según sea el caso.

Todo ello para evitar problemas con la Agencia Tributaria; más si cabe, ahora que recientemente se ha ampliado la obligación de información de estas operaciones vinculadas.

10.- Cuentas de tesorería negativa: esto es algo que debemos asegurarnos que no ocurre, porque conllevará, con toda seguridad, al rechazo directo de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. En primer lugar, habría que comprobar si se ha debido a un error o ha sido por otro motivo, como una línea de crédito, en cuyo caso debería reflejarse en la cuenta correspondiente.

Por supuesto, siempre se van a producir errores, pero el conocerlos y estar alerta de los que suelen darse de forma más habitual, seguramente nos ayude a detectarlos, corregirlos o minimizarlos, de manera que logremos alcanzar esa imagen fiel de la contabilidad de la empresa.

Errores contables de ejercicios anteriores y cómo subsanarlos

Algunos errores contables habituales que suelen darse en las empresas a lo largo de un ejercicio. En este nuevo, nos vamos a centrar en aquellos que se producen en ejercicios anteriores, pero que detectamos en el momento actual, y en cómo actuar, teniendo en cuenta que la contabilidad ya está cerrada y depositada.

El Plan General de Contabilidad (en base a la Norma Internacional de Contabilidad nº 8) señala que, a estos efectos, se entiende por errores contables las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas.

Además, la Norma de Registro y Valoración 22º del PGC establece que cuando se produzca un error contable, se aplicará de forma retroactiva desde el ejercicio más antiguo del que se tenga información. Y el ingreso o gasto correspondiente a ejercicios anteriores derivado de dicha aplicación dará lugar, en el ejercicio en que se detecta, a un ajuste por el acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, que se imputará directamente al patrimonio neto, en concreto en una cuenta de reservas.

A modo de ejemplo, en el caso de no haber aplicado correctamente una amortización en los años anteriores, se debería de comenzar a amortizar la cantidad correcta desde este momento, y corregir, mediante un asiento de ajuste, el error de los años anteriores llevándolo a reservas voluntarias.

También, en la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores habrá que incorporar la correspondiente información en la memoria de las cuentas anuales.

En otro orden de cosas, desde una perspectiva fiscal decir que no supone, en principio, ninguna limitación. El artículo 11.3. de la Ley del Impuesto sobre Sociedades señala que los ingresos y los gastos imputados contablemente a una cuenta de reservas en un período impositivo distinto de aquel en el que proceda su imputación temporal, se  reflejarán en el período impositivo en el que se haya realizado la imputación contable, siempre que de ello no se derive una tributación inferior.

A partir de aquí, la base imponible del Impuesto sobre Sociedades se calculará corrigiendo el resultado contable con los ajustes necesarios para adecuar la normativa contable a la fiscal.

Para finalizar, señalar que no debemos confundir un error de ejercicios anteriores con un cambio de criterio o de estimación contable:

Los cambios en los criterios contables implican la adopción de un cambio de criterio aceptado pero diferente al utilizado con anterioridad.

En este caso seguirán las mismas reglas que para los errores contables. Es decir: se aplicará de forma retroactiva desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información, y el ingreso o gasto que corresponda a esos ejercicios anteriores motivará, en el ejercicio actual, un ajuste en una partida de reservas. Luego se reflejará en la memoria.

Y por cambios de estimaciones contables se entiende aquellos ajustes de valor en activos o pasivos que se producen como consecuencia de la obtención de información adicional, de una mayor experiencia o del conocimiento de nuevos hechos.

Se aplicará de forma prospectiva, es decir,  desde el momento en que se efectúe el cambio de estimación y se imputará, según la naturaleza de la operación, como ingreso o gasto o, si procede, como patrimonio neto. El efecto sobre ejercicios futuros se irá imputando en el transcurso de los mismos. Igualmente, se informará en la memoria.