Llevar al día el cumplimiento normativo y regulatorio en una empresa, especialmente en aquellas que tienen un cierto tamaño y cuyas actividades están sujetas a más normas, puede resultar complejo y consumir un tiempo que podría dedicarse a otras tareas. Para facilitar esta labor a los compliance officers o a los empleados encargados de ella, existen en el mercado los software de compliance.
En esta entrada recopilamos los mejores software de cumplimiento legal para empresas.
¿Qué es un software para la gestión de compliance?
Un software para la gestión de compliance es un programa diseñado para automatizar aquellas tareas que son necesarias para llevar a cabo la gestión de cumplimiento normativo de una empresa, de acuerdo a la actual Norma ISO 37301 (que sustituye a la ISO 19600).
Con estos software el compliance officer puede realizar sus funciones de una manera más sencilla, ya que cuentan con herramientas para la sincronización, coordinación, rastreo y trazabilidad de la información, así como la emisión de informes de cumplimiento. Gracias a ellas, el compliance officer puede tener una visión completa de la situación del propio sistema de gestión y de la empresa respecto al cumplimiento de las diferentes normativas que deban considerarse.
Para que el software de compliance sea efectivo, es necesario suministrarle una enorme cantidad de datos de todos los departamentos de la empresa, pero una vez se ha llevado a cabo esa tarea, el programa facilitará la obtención, la gestión y la disponibilidad de esa información en cualquier momento.
¿Por qué necesita tu empresa un software de gestión de compliance?
Como decíamos al comienzo de esta entrada, la gestión del cumplimiento normativo puede resultar una tarea compleja, capaz de consumir mucho tiempo, especialmente si no se dispone de un sistema que pueda agilizar los procesos de búsqueda de la información, su gestión o su comprobación.
Es por eso que un software de gestión de compliance puede ahorrar tiempo y recursos, al centralizar todas las tareas y funciones relacionadas con el compliance en un solo programa.
Gracias al software de gestión de compliance será más fácil realizar un análisis due diligence o elaborar un Plan de compliance, porque toda la información y datos necesarios para ello estarán disponibles en un solo sitio o se podrá acceder a ellos desde ahí, lo que ayudará, por un lado, al compliance officer a hacer mejor su trabajo, y por otro, a que la dirección de la empresa pueda conocer dónde se generan problemas de cumplimiento y dónde es necesario implementar medidas correctivas.
Ventajas de usar software para la gestión de compliance
Contar con un software para la gestión de compliance tiene varias ventajas para las empresas que se decanten por invertir en este tipo de herramientas, entre las que destacamos las siguientes:
- Gracias a los programas de compliance, las empresas pueden reducir su responsabilidad penal ante la comisión de un delito por uno de sus miembros; el software de compliance nos ayudará a tener un mayor control sobre las actividades o áreas de la empresa donde más riesgo de cumplimiento exista y poder así prevenir la comisión de posibles delitos o infracciones.
- Los datos e informes que se generan al emplear este software ayudan a monitorear todo el sistema, pudiendo llevar un mejor control sobre las acciones de la empresa.
- Disminuye los riesgos de incumplimiento, ya que el software ayudará a identificar posibles violaciones de normas.
- En ese sentido, ayuda con la prevención de fraudes.
- Permite integrar diferentes estándares de compliance en una misma plataforma, lo que facilita el acceso a la información a aquellas personas autorizadas a ello.
- Permite responder antes ante problemas de cumplimiento, puesto que es más fácil localizar el origen de un incumplimiento o disconformidad.
- A medio y largo plazo ahorra costes y puede suponer una ventaja competitiva, puesto que disminuirá la comisión de posibles delitos e infracciones, lo que significará menos sanciones, y ganar una mayor confianza tanto de los clientes como de la Administración.
- Los mejores software de compliance penal o normativo integran en el sistema un canal de denuncias interno, puesto que garantizan la integridad y seguridad de la información y cumple con una de las exigencias para las empresas que deben contar con este canal.
7 software para la gestión de compliance
Ahora que ya sabes qué es un software para la gestión de compliance y qué ventajas puede ofrecerte, te dejamos una lista con 7 software de gestión de compliance para empresas, para que los estudies y compares y puedas elegir aquel que más se ajuste a las necesidades y actividad de tu empresa.
Cabe señalar que en esta lista no encontrarás un software de compliance gratuito, porque las mejores soluciones son de pago y si lo que quieres es un programa que te ofrezca todas las ventajas que hemos mencionado antes, necesitarás hacer esa inversión.
Aranzadi Fusión
Con el software de Aranzadi Fusión se podrán realizar varias tareas de cumplimiento normativo, tanto de ámbito penal como administrativo, atendiendo a la protección de datos, la prevención de riesgos laborales, etc. Así mismo, permite conocer los requisitos para cumplir en materia tributaria de acuerdo a la Norma UNE 19602.
Compligest
Basado en la nube, el software de compliance de Compligest permite implantar, gestionar y mantener los sistemas de prevención de delitos en la empresa. Con él también es posible desarrollar el ciclo completo de aparición del riesgo, es decir, identificación, análisis y evaluación.
Además, también permite llevar un ciclo de mejora continua en el cumplimiento normativa, la detención de responsabilidades y la gestión de incidencias y denuncias.
Complylaw
Wolters Kluwer presenta CompyLaw, una herramienta web con la que las empresas y sus compliance officers podrán identificar los riesgos de cumplimiento que puede enfrentar la empresa respecto a la normativa penal. Está más orientado al compliance penal, lo que puede ayudar con la responsabilidad penal de la empresa, ayudando a atenuarla.
Compaas
De la mano de UBT Legal & Compliance tenemos Compaas, un software de gestión de compliance con una gran capacidad de escalabilidad y de adaptación a cualquier sector o actividad de la empresa o grupo de empresas.
Este software está más orientado para su uso en grupos de empresas, puesto que permite llevar un seguimiento integrado en cuanto a cumplimiento de todas ellas.
Compaas tiene tres soluciones diferentes, aunque integrables; una para privacidad y protección de datos, otra para la prevención del blanqueo de capitales y una de compliance propiamente dicho. Además, también permite integrar un canal de denuncias en el sistema.
GlobalSuite
GlobalSuite compliance es un software basado en la ISO 19600 para poder gestionar el cumplimiento legal, contractual y normativo de cualquier tipo de organización.
Gracias a este programa podrás establecer planes de cumplimiento normativo en función de los requisitos establecidos previamente, llevar a cabo análisis de riesgos y análisis de impacto dentro de cualquier marco normativo, y hacer un seguimiento con control de alertas.
Innova CMS
Innova CMS ofrece seis módulos interconectados que cuentan con las herramientas necesarias para poder llevar a cabo una gestión integral de diferentes tipos de programas de compliance, incluida un canal de denuncias.
Su módulo de gestión integral de riesgos nos ayudará a identificar, analizar, evaluar, controlar y monitorear todo el ciclo de riesgo.
e-CAS
E-CAS es la solución de compliance de eCompliance y Borak. Se trata de un software propio basado en la UNE 19600 con el que se puede controlar y seguir el cumplimiento normativo de cada departamento de la empresa y sus miembros, creando un programa para la prevención de comisión de delitos por parte del personal.
El mejor software para la gestión de compliance
Lo cierto es que los siete software de compliance que hemos dejado listados en el punto anterior están entre las mejores opciones disponibles en el mercado, elegir el mejor dependerá, como ya hemos dicho, de qué necesite tu empresa, su área o sector de actividad y las normativas que le afecten, así como de su tamaño y número de centros de trabajo y empleados.
Nuestro consejo, una vez más, es que compares lo que ofrecen cada uno de ellos, algunos incluso cuenta con una versión de demo que puedes probar, y ver cuál se ajusta más a lo que estás buscando.