¿Qué es la prevención de fraudes? ¿Cuáles son los fraudes más comunes que se producen dentro de las empresas? ¿Cuáles son las medidas de prevención más eficaces? En este artículo te damos la respuesta a estas y otras preguntas.
¿En qué consiste la prevención de fraudes?
El fraude interno es una de las grandes problemáticas a las que se enfrentan muchas empresas. Los comportamientos o actitudes ilícitas o ilegales en el seno de una organización no solo repercuten negativamente en el plano económico o financiero, sino que también afectan a su reputación y pueden ser motivo de multas y otras sanciones.
Así, la prevención de fraudes se define como todas aquellas medidas, herramientas, actuaciones o políticas internas encaminadas a evitar estos comportamientos fraudulentos en la empresa. El objetivo no es mitigar el fraude, sino crear un escenario ideal que evite que éste se produzca.
Para ello, resulta fundamental adoptar en la empresa unas políticas de compliance o cumplimiento normativo efectivas, en las que estén involucrados de forma activa todos los miembros de la organización, desde los altos directivos hasta el último empleado.
Diferencias entre prevención de fraude y detección de fraude
Se debe establecer una diferencia entre la prevención y detección de fraudes. Aunque ambas estrategias están encaminadas a luchar frente a estas prácticas, el modus operandi es distinto.
Prevenir fraudes implica actuar antes de que se produzca el delito o comportamiento fraudulento. Se establecen los mecanismos adecuados para crear un escenario en el que se eviten estas prácticas fraudulentas. Dicho de otro modo, se busca reducir el riesgo de que se produzcan futuros fraudes.
En cambio, la detección de fraudes ocurre durante el mismo intento de fraude, y su objetivo es mitigar sus consecuencias. A su vez, también funciona como una herramienta para reducir los falsos positivos.
Por lo tanto, las técnicas de prevención de fraudes están destinadas a evitar que el fraude se produzca, mientras que la detección de fraudes actúa cuando el fraude se produce.
Tipos de fraudes internos
Existen numerosos métodos o comportamientos que pueden ser considerados como fraudes internos en una empresa. A continuación vemos algunos de los que se producen con más frecuencia.
Falsedad documental
La falsedad documental o falsificación de documentos consiste en modificar las partes esenciales de un documento (por ejemplo, un contrato) con el objetivo de obtener algún tipo de beneficio. Se trata de un delito doloso que es considerado como muy grave por el Código Penal, y que es duramente castigado.
Fraude cronológico
Se produce cuando la fecha de una nota de pago no concuerda con el día en el que se efectuó el gasto. Por ejemplo, cuando un empleado cambia las fechas o el lugar de los gastos efectuados para dietas o alojamientos.
Falsificación de facturas o tickets de compra
Este tipo de fraude tiene como objetivo evitar que la empresa detecte que el empleado ha gastado más dinero del autorizado en una determinada partida. Normalmente, este tipo de excesos tienen que ver con viajes, dietas o alojamientos, pero también con otras partidas, como por ejemplo la compra de maquinaria o equipos electrónicos.
Compras sin autorización de la empresa
Este fraude se produce cuando el empleado no ha respetado las políticas o cauces internos de la empresa a la hora de efectuar compras. Es decir, cuando el empleado adquiere un determinado producto, por ejemplo un ordenador, sin contar con autorización de la empresa. A veces, este fraude se complementa con la falsificación de facturas o tickets de compra, por ejemplo, haciendo pasar la compra del ordenador por gastos de viaje o alojamiento.
Alteración de la contabilidad y los presupuestos
Es otro de los fraudes internos más comunes, y uno de los más penalizados por la ley. Se suele usar con el objetivo de minimizar las obligaciones tributarias y fiscales de la empresa. Por ejemplo, pasando partidas que debían reflejarse este año al ejercicio siguiente.
Blanqueo de capitales
Consiste en ocultar el dinero obtenido en actividades ilícitas, para después, volver a introducirlo en el sistema financiero como si se tratase de dinero obtenido de forma lícita. Para saber más te recomendamos consultar nuestro artículo sobre el blanqueo de capitales.
Presentación de gastos fuera de plazo
Las empresas estipulan un plazo de tiempo para que los empleados presenten sus notas de gasto en viajes, dietas o alojamientos. Este plazo puede ser muy variable y depende de cada empresa, por ejemplo 15 días, un mes o tres meses. En caso de que estas partidas sean presentadas fuera del plazo marcado por la empresa, no se considerarán como gastos reembolsables y será el propio trabajador quien deba asumirlos.
Recomendaciones para implantar una estrategia para prevenir fraudes efectiva
A continuación vemos algunas de las medidas de prevención de fraudes que debes implantar en tu empresa para crear un plan de compliance efectivo.
Iniciativa de la alta dirección
Lo primero es el compromiso de la alta dirección de la empresa en materia de prevención del fraude. Los altos directivos han de estar comprometidos con la elaboración de una estrategia efectiva para prevenir el fraude, y deben ser los primeros en dar ejemplo al resto de miembros de la organización.
Contar con un compliance officer
Otra de las medidas de control interno para evitar fraudes es el nombramiento de un compliance officer o jefe de cumplimiento normativo. Esta figura se encargará, entre otras funciones, de analizar los riesgos a los que se enfrenta la organización, proponer medidas de prevención y detección del fraude, actuar de interlocutor con la directiva, o de formar a los empleados.
Establecer canales de denuncias internos
Desde la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing, la creación de canales de denuncia internos es obligatoria para todas las organizaciones con más de 50 trabajadores. Estos canales de denuncia internos deben ser accesibles a todos los miembros de la empresa. Además, la normativa estipula que se debe garantizar el anonimato del denunciante, y que no se podrán tomar represalias contra aquellos que denuncien las prácticas internas fraudulentas.
Formar a los empleados
Otra medida imprescindible es la formación de todos los empleados de la compañía. Desde el primer trabajador hasta los altos directivos deben conocer las políticas internas de prevención de fraudes, así como los mecanismos a utilizar. Esta formación se debe impartir de forma periódica, para asegurar que todos los miembros de la organización se adapten lo más rápido posible a los cambios en las políticas de la empresa o a las actualizaciones de la normativa.
Auditorías internas
También se deben llevar a cabo auditorías internas periódicas que determinen cuáles son los principales riesgos a los que se enfrenta la organización. El objetivo de estas auditorías es detectar los fraudes más frecuentes en la empresa, o aquellos que pueden tener consecuencias más graves. En base a los resultados de las auditorías se establecerán las medidas pertinentes para reducir el riesgo de fraude.
Software de prevención de fraude
También es recomendable contar con el apoyo de la tecnología y de los programas informáticos. Existen diversos software que permiten prevenir posibles comportamientos fraudulentos y actuar frente a ellos con la máxima rapidez. Algunos de los programas para prevención de fraudes más efectivos son ThreatMark o Alessa.
¿Por qué el compliance es tan eficaz para la prevención de fraudes internos?
El compliance es imprescindible a la hora de prevenir fraudes en la empresa, ya que establece una serie de medidas encaminadas a garantizar el cumplimiento normativa dentro de una organización.
Estas medidas se han de implantar de forma transversal, esto es, han de formar parte de su estructura básica y ser extensibles a toda la organización, sirviendo como uno de sus pilares fundamentales.
De esta manera, el compliance no consiste tan solo en la aplicación de medidas aisladas, sino que busca la creación de una ética empresarial basada en la responsabilidad, la integridad y la transparencia.
Gracias a ello, el compliance contribuye a evitar sanciones, optimiza la operativa interna de la empresa y mejora su reputación de cara a clientes, inversores o autoridades y administraciones públicas.
Y tú, ¿ya has adoptado políticas internas de compliance? ¿Qué medidas has implantado en tu empresa para la prevención de fraudes?