Cierre contable

¿En qué consiste el cierre contable de una empresa? ¿Cómo y cuándo se ha de realizar? En este artículo te damos todas las claves para cumplir con este trámite de acuerdo a lo que establece el Plan General de Contabilidad.

¿Qué es el cierre contable?

El cierre del ejercicio contable consiste en la cancelación de las cuentas de la empresa en un ejercicio (ingresos, gastos, costes) y su traslado a las cuentas del balance (activo, pasivo y patrimonio).

Es un trámite obligatorio y que resulta imprescindible por varias razones. Por un lado, permite comprobar que las cuentas de la empresa están cuadradas. Por otro, es el método mediante el cual se traslada la información contable de la empresa a la Administración.

Es decir, cerrar el ejercicio contable no solo es necesario para llevar al día la contabilidad de la empresa y cumplir con el Plan General Contable, sino que es obligatorio realizarlo para cumplir las exigencias de la Agencia Tributaria.

Cierre del ejercicio contable en 2020-2021

Para realizar el cierre contable en 2021 es necesario cuadrar la cuentas del año 2020. Normalmente, la fecha del cierre contable es el 31 de diciembre, aunque hay empresas que pueden haber empezado el ejercicio en otra fecha distinta. En cualquier caso, el cierre se realizará 12 meses después de la apertura del ejercicio.

Una vez realizado el cierre contable de 2020, todavía quedan trámites que realizar en 2021 relativos a ese ejercicio.

Por ejemplo, hay 3 meses de plazo para la formación de las cuentas anuales (hasta el 31 de marzo de 2021).

Por otro lado, el plazo es de 6 meses para que los socios aprueben las cuentas (hasta e 30 de junio de 2021).

La presentación de las cuentas en el Registro Mercantil se debe hacer en un plazo de un mes desde la aprobación de las cuentas por los socios.

Cómo hacer el cierre contable paso a paso

¿Cuáles son los pasos a seguir para realizar este trámite? A continuación te explicamos las fases del cierre contable y lo que tienes que hacer en cada una de ellas.

Comprobar sumas y saldos

El primer paso es comprobar que no existen errores en la contabilidad de la empresa. Para ello, se comparan los datos contables con lo que se ha reflejado en el Libro Diario. Las cifras deben coincidir.

Revisar el cuadro de cuentas

El cuadro de cuentas es una lista de todos los conceptos que se tienen en cuenta a la hora de elaborar la contabilidad de la empresa. Todos ellos con indispensables para poder cuadrar las cuentas en el cierre contable:

• Financiación
• Activo corriente
• Existencias
• Deudores y acreedores
• Cuentas financieras
• Gastos (compras)
• Ingresos (ventas)
• Gastos de patrimonio neto
• Ingresos por patrimonio neto

Comprobar existencias

Hay que restar las existencias consumidas a las compras efectuadas durante el ejercicio. De esta manera, se obtiene el número de existencias que hay en la actualidad. Es muy importante para evitar desfases entre gastos por compras e ingresos por ventas.

Reclasificar deudas y créditos pendientes

Es posible que existan deudas pendientes de cobrar o pagar, así como créditos y otras operaciones financieras pendientes para el siguiente ejercicio. Todo esto debe quedar reflejado en el cierre contable.

Ajustar ingresos y gastos anticipados (ajustes por periodificación)

Hay determinados ingresos o gastos que no se tienen en cuenta para el ejercicio contable del ejercicio que se cierra, sino para el año siguiente.

Por ejemplo, si anticipamos el pago del alquiler del mes de enero de 2021 y lo hacemos en diciembre de 2020, este gasto no debe ser incluído en el cierre contable de 2020, sino en el de 2021. Esto es lo que se denomina ajuste por periodificación.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Para conocer el resultado en la cuenta de pérdidas y ganancias se han de restar los gastos generados durante el ejercicio a los ingresos del mismo período (Grupos 6 y 7).

También hay que poner en relación los ingresos generados del patrimonio neto, con los gastos derivados del mismo (Grupos 8 y 9).

Contabilizar amortizaciones e inmovilizado material

Otro de los pasos para realizar el cierre contable es calcular el valor de las amortizaciones y del inmovilizado material (aquellos elementos tangibles propiedad de la empresa, compuestos por bienes muebles e inmuebles).

Cerrar libros contables

Por último, se debe proceder al cierre de libros contables, es decir el libro de cuentas anuales y de inventarios.

Este será el último paso para el cierre del ejercicio contable. Pero ¿en qué fechas se ha de realizar cada trámite? Sigue leyendo para que no te pille el toro.

Plazos para efectuar el cierre contable

Como ya te hemos adelantado, las empresas deben realizar el cierre de sus cuentas al término del ejercicio contable, el cual puede coincidir o no con el final del año.

Pero, ¿cuándo es el cierre contable de una empresa? Estos son los plazos del cierre contable de 2021, suponiendo que el ejercicio de tu empresa termina el dia 31 de diciembre de 2020:

31 de diciembre:

• Elaboración del inventario

31 de marzo:

• Formulación de cuentas anuales
• Informe de gestión
• Consolidación de las cuentas y el informe

30 de abril:

• Cierre de las cuentas (un mes tras su formalización)
• Legalización del libro diario
• Balance de sumas y saldos
• Balance de pérdidas y ganancias
• Memoria

30 de junio:

• Aprobación de las cuentas por los socios

31 de julio:

• Comunicación al Registro Mercantil de la aprobación de las cuentas y confirmación de los resultados.

Modelos de cuentas exigibles

En función del tipo de empresa y sus cifras operativas se pueden exigir cuatro tipos de modelos contables: normal, abreviado, modelo para pymes y microempresas

Microempresas

Se deben cumplir dos de los siguientes tres requisitos:

• Total de activo menor a 1.000.000 de euros
• Cifra de negocio inferior a 2.000.000 de euros
• Menos de 10 trabajadores

Las empresas que cumplan estos requisitos deben presentar:

• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Informes sobre el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
• Memoria

Pymes

Se deben cumplir dos de los siguientes tres requisitos:

• Total de activo menor a 2.850.000 de euros
• Cifra de negocio inferior a 5.700.000 de euros
• Menos de 50 trabajadores

Las empresas que cumplan estos requisitos deben presentar:

• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Informes sobre el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
• Memoria

Abreviado

Se puede presentar dos tipos de modelo abreviado.

Modelo 1

Se deben cumplir dos de los siguientes tres requisitos:

• Total de activo menor a 4.000.000 de euros
• Cifra de negocio inferior a 8.000.000 de euros
• Menos de 50 trabajadores

Las empresas que cumplan estos requisitos deben presentar:

• Balance
• Informes sobre el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

Modelo 2

Se deben cumplir dos de los siguientes tres requisitos:

• Total de activo menor a 11.400.000 de euros
• Cifra de negocio inferior a 22.800.000 de euros
• Menos de 250 trabajadores

Las empresas que cumplan estos requisitos deben presentar:

• Cuenta de pérdidas y ganancias

Normal

El resto de empresas han de presentar el modelo normal, que incluye:

• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Informes sobre el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
• Balance
• Estado de flujos de efectivo
• Memoria

¿Qué es y cómo hacer el asiento de regularización

El asiento de regularización se calcula comparando la diferencia entre ingresos y gastos. Es la manera de saber si la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas durante el ejercicio contable.

• Si el resultado es positivo, significa que la empresa ha obtenido ganancias
• Si es negativo, ha cerrado el año con pérdidas

Asientos de cierre y apertura

El asiento de cierre es el momento en el que se dejan de registrar las operaciones relativas a un año. Se cierre la contabilidad de un ejercicio para dar paso al siguiente.

Por su parte, el asiento de apertura indica el inicio del nuevo ejercicio contable. Para ello es necesario que primero hayan quedado registradas las cuentas del ejercicio anterior.

Se cambian las posiciones de los datos del asiento de cierre. Lo que iba en el Debe, pasará al apartado de Haber, y viceversa. Puedes verlo mejor en nuestro artículo sobre Debe y Haber.

Cierre fiscal

Una vez obtenido el resultado del ejercicio contable, también es necesario realizar el ejercicio fiscal. Es también un trámite anual que grava los resultados operativos del ejercicio anterior (normalmente del 1 de enero al 31 de diciembre aunque, de nuevo, el ejercicio fiscal no ha de coincidir con el inicio y final de año).

En base a los resultados contables, se aplican una serie de ajustes, por ejemplo en base a las deducciones a las que tenga derecho la empresa o diferencias de amortizaciones. Por ejemplo, una empresa podría deducirse gastos por la contratación de personas con discapacidad o por invertir en proyectos de Investigación y Desarrollo.

Trámites y documentación a presentar

Entre los trámites a realizar y la documentación a presentar para el cierre del ejercicio fiscal están:

• Pago del Impuesto de Sociedades
• Cumplimentación de los modelos anuales (por ejemplo, el 390)
• Amortización o depreciación de activos fijos

Programas de contabilidad para hacer el cierre contable

Existen herramientas y aplicaciones que te pueden ayudar a la hora de realizar los cierre contables. Entre los más destacados podemos citar a Sage, Oficonta, Contasol, Alegra o Contamoney, entre muchos otros. Si quieres saber más te aconsejamos leer nuestro artículo sobre los mejores programas de contabilidad.

Si necesitas ayuda, puedes contactar con nuestros expertos para que te ayuden con algún ejemplo de cierre contable, o para recomendarte alguna asesoría contable en tu provincia.