Software ERP ¿Qué es y para qué sirve? tipos y ventajas de este sistema

¿Necesitas una herramienta que te permita gestionar todos los aspectos de la empresa y unificar procesos y criterios? Pues ese es precisamente el objetivo de los software ERP. Conoce las características de este tipo de programas y descubre las opciones más recomendables para tu empresa.

¿Qué es un ERP?

Un software ERP o Enterprise Resource Planning es un programa que se encarga de gestionar las distintas áreas de un negocio. Está compuesto por diferentes módulos que se destinan a cada uno de los departamentos de la empresa. La información interna se traspasa entre dichos módulos, de forma que se unifican criterios y se automatizan los procesos.

Como su propio nombre indica, un ERP se encarga de “planificar los recursos empresariales”. Es decir, funciona como un sistema integral que permite agilizar el flujo de la información dentro del back office de la empresa. La organización y registro de los datos permite, a su vez, establecer indicadores de rendimiento que registran el funcionamiento de cada área por separado, y del conjunto de la empresa.

Así, un software ERP posee módulos relacionados con compras, ventas, inventario, clientes, marketing, contabilidad, facturación, etc. Cada uno de los módulos tiene acceso a la información del resto, de forma que se facilita una comunicación en tiempo real dentro de la empresa. El objetivo final es coordinar la operativa global y gestionar los recursos de la empresa.

Principales características de los sistemas ERP

Un programa ERP es una herramienta muy completa, cuyo funcionamiento se apoya en las siguiente características:

• Es un software global, es decir, se integra en todas las áreas de una empresa
• Registra datos de forma automática
• Los datos se capturan en tiempo real
• Se organiza internamente por módulos, cada uno destinado a un departamento del negocio
• Recoge los datos en una base de datos común que permite la sincronización entre áreas.
• Son adaptables, es decir, se amoldan a las características y necesidades particulares de cada empresa
• También son escalables, se ajustan al tamaño de la empresa o a su crecimiento paulatino.

Funciones básicas de un ERP

Las funciones de un ERP abarcan todos los ámbitos de la empresa:

Organizar compras, ventas e inventario

• Agilizar relaciones con proveedores
• Establecer relaciones con clientes
• Gestionar los recursos humanos
• Controlar procesos de fabricación y distribución
• Llevar la contabilidad y facturación de la empresa
• Diseñar y desarrollar campañas de promoción y marketing
• Automatizar el flujo de información dentro de la empresa
• Unificar criterios entre departamentos

Los módulos que incluye un software de gestión ERP

La gran mayoría de software de gestión ERP incluyen una serie de módulos básicos, los cuáles se utilizan en distintos departamentos de la empresa.

Básicos

• Gestión de proyectos: definición del proyecto, fases, recursos asignados,
• Compras: planificación, tarifas, pedidos, proveedores, etc.
• Ventas: pedidos, líneas de pedidos, notas de entrega, gestión de notificaciones, precios y tarifas, etc.
• Logística: gestión de almacén, distribución, suministros, control de flotas, trazabilidad, etc.
• Inventario: entradas y salidas de almacén, productos en stock, espacio libre de almacenamiento, lotes de productos y números de serie, etiquetado, lotes de productos, reposición, movimientos internos en almacén, etc.
• Contabilidad: plan financiero, cuentas anuales, presupuestos, balances, cuentas de resultados, ingresos, gastos, importes por cobrar/pagar, etc.
• Facturación: elaboración de facturas, recepción y envío, facturas cobradas y pendientes, etc.
• Clientes: servicios, atracción, fidelización, contactos, actividad, perfiles, reclamaciones, consultas.
• Analítica: tasa de conversión, retorno de inversión, rendimiento de empleados, rentabilidad, etc.
• Marketing: diseño de campañas, anuncios, relaciones con medios, páginas web, redes sociales, seguimiento de resultados, etc.

Opcionales

Por otro lado, a los software ERP se les pueden añadir módulos opcionales, en función de las necesidades que va adquiriendo la empresa con el tiempo.

• Por ejemplo, un módulo destinado al email marketing porque la empresa quiere potenciar su departamento de promoción a través del correo electrónico.

Verticales

Los ERP generalistas se organizan de forma horizontal, es decir, son herramientas estandarizadas destinadas a cumplir las necesidades básicas de cualquier empresa. En cambio, los software ERP verticales están compuestos por módulos especializados y diseñados para cubrir las necesidades de una empresa en particular o de un sector de negocio concreto.

• Ejemplo: un club de fútbol podría necesitar un módulo destinado a datos de ojeo de jugadores jóvenes.

¿Qué ventajas tiene implementar un sistema ERP en la empresa?

Los programas de gestión ERP son herramientas fundamentales para la empresa, ya que pueden proporcionar numerosos beneficios. Estas son las principales ventajas de un software ERP para un negocio.

Perfeccionar los procesos de gestión y de toma de decisiones

Los softwares ERP permite recoger información de forma automática. A su vez, dicha información es accesible desde diferentes departamentos, de forma que se agiliza la operativa intra e interdepartamental.

Ampliar la seguridad de datos

Estos programas se apoyan en la informatización de la información. Es decir, eliminan la necesidad de tener datos en soportes físicos, evitando así riesgos de pérdida de información.

Optimizar la modularidad y escalabilidad

Un software ERP controla toda la información de la empresa, pero esta se organiza en base a módulos, de forma que cada departamento pueda acceder de forma automática a los datos relevantes para su operativa.

De esta manera, resulta más fácil modificar cada módulo por deparado para adaptarse a las necesidades particulares de la empresa.

• Por ejemplo, una Pyme que ha aumentado su número de clientes y necesita que su módulo de compras o ventas permita más registros en su base de datos.

Progresar en el control y trazabilidad de los procesos

Tener todos los datos controlados y accesibles para los diferentes departamentos permite realizar un seguimiento de la evolución de las tareas o proyectos. De esta manera se puede saber el camino que ha seguido un producto desde el inicio y el papel que ha jugado cada departamento: adquisición de materias primas, producción, comercialización, eliminación, etc.

Optimizar la automatización de tareas

El software ERP es también un sistema informatizado que permite automatizar procesos y operativas dentro de la empresa. Cada módulo del ERP cuenta con funciones que permiten agilizar y automatizar tareas, por ejemplo dentro del área de contabilidad y finanzas del negocio.

Tipos de ERP

Existen diferentes tipos de software ERP en base a sus características, funciones, diseño u objetivos. A continuación vemos los principales criterios que se siguen para distinguir entre unos y otros.

Según su diseño

Hay quien piensa que todos los software ERP son iguales. Sin embargo, esto no es del todo cierto, aunque suelen compartir ciertas características básicas.

ERP predefinido

Es un software ERP genérico, diseñado de forma “cerrada” por una empresa desarrolladora. El cliente que adquiere este tipo de programas ERP no tiene ninguna exigencia particular sobre el programa y sabe que adquiere una herramienta predefinida. Este tipo de software se organizan a base a módulos horizontales. Si dos empresas distintas adquieren ese programa, ambas tendrán un programa idéntico en diseño y funciones.

ERP a medida

También hay empresas que diseñan software ERP a medida para cada cliente. En este caso, el software se adapta a las necesidades particulares de cada empresa. Es frecuente que estos programas se organicen en base a módulos verticales, es decir, enfocados a una actividad o sector concreto.

Según el lugar en el que está instalado

¿Dónde se instala un software ERP? ¿Desde qué dispositivos se puede acceder a él? A continuación vemos las opciones más comunes.

ERP en local

El software se instala en el centro de trabajo, de forma que los equipos informáticos se conectan en línea. Solo se puede acceder al programa desde las instalaciones de la empresa, ya que el programa se encuentra alojado en sus propios ordenadores. Todavía la mayor parte de empresas tienen el software ERP instalado en local.

ERP en la nube

Por su parte, el software ERP en la nube se aloja en servidores cloud de terceros. No es necesario instalar ningún programa en los equipos de la empresa, ya que todos los módulos o herramientas se encuentran en la nube. Se puede acceder a ellos en cualquier lugar y desde diferentes dispositivos (ordenadores teléfonos móviles, tablets, etc), siempre y cuando se tengan permisos para ello.

Los software ERP en cloud están ganando cada vez más terreno sobre los instalados en local ya que ofrecen muchas más facilidades de acceso y un menor coste de mantenimiento.

Según la versatilidad del software

Los software de gestión empresarial son programas que permiten organizar y coordinar todos los aspectos de una empresa. Pero, ¿hasta qué punto son versátiles? ¿Existen programas ERP destinados a empresas o sectores concretos?

ERP horizontal

Es una herramienta genérica y versátil, que se puede adaptar a cualquier negocio. Cuenta con módulos genéricos destinados a áreas o departamentos que están presentes en cualquier empresa.

ERP vertical

Se trata de una herramienta especializada. Probablemente tenga módulos genéricos que están presentes en cualquier otro ERP. Pero, además, cuenta con soluciones especializadas diseñadas para un tipo de negocio en particular.

Por ejemplo, un software ERP horizontal para una empresa de logística tendrá módulos relacionados con compras, ventas, clientes, inventario, facturación, etc. Sin embargo, un software ERP vertical para la misma empresa hará hincapié en la gestión de almacén, inventario, control de flotas y medios de transporte, entrada y salida de mercancías, etc.

Según el tipo de código utilizado

Dependiendo de la programación del software se puede hablar de programas de código privado o de código abierto. ¿En qué se diferencian?

ERP de código privado

Este tipo de programas ERP están programados por un desarrollador particular y no son modificables. Es decir, el cliente no puede entrar en el código del programa y cambiarlo para añadir, quitar o actualizar módulos. La inmensa mayoría de los software ERP de pago son de código privado.

ERP de código abierto

Por otro lado, los programas de código abierto, también llamados libres u open source, son software ERP más flexibles que permiten al usuario modificar el código para añadir nuevas funciones o adaptar la herramienta a sus necesidades. Obviamente, se necesitan conocimientos de programación. El uso de código abierto es mucho más habitual entre los software ERP gratuitos programados en base a GNU/Linux.

TOP programas ERP mas usados (Libres y Gratis)

En este epígrafe te mostramos algunos de los software ERP gratis más recomendables. Los programas de la lista también son libres/open source, con lo que se van actualizando con el tiempo gracias a las mejoras introducidas por los propios usuarios.

Dolibarr

Dolibarr es un programa ERP gratis que cuenta con todo lo que se le puede pedir a este tipo de software. Está diseñado como una herramienta todo en uno pensada especialmente para pymes.

Es un software libre que destaca por su sencilla interfaz y por las posibilidad de instalarse como una aplicación propia en el equipo o almacenarlo en servidores compartidos o dedicados. También se puede instalar en una máquina virtual para poder acceder al programa desde cualquier dispositivo.

Ofrece las funciones básicas de un software ERP, como gestión de inventario, facturación, pagos, gestión documental, coordinación de punto de venta, etc.

Idempiere

Idempiere Business Suite es un programa ERP gratuito que hace especial hincapié en su aspecto open source. Cuenta con una importante  comunidad a sus espaldas que diseñan continuamente nuevas herramientas y añaden nuevas funcionalidades.

Es un software que se puede utilizar desde cualquier dispositivo, desde ordenadores hasta teléfonos móviles, pasando por tablets. Tiene todas las funciones que se le pueden pedir a este tipo de programas, como gestión de clientes, coordinación de cadenas de producción o distribución, control de almacén, facturación, etc.

BlueSeer

Otro software ERP open source gratuito diseñado principalmente para pymes. No es la herramienta más completa del mercado, pero cuenta con funciones básicas que  lo  convierten en una alternativa interesante a las herramientas de pago más completas.

Cuenta con funciones básicas para departamentos de producción, almacenamiento y distribución, aunque se pueden añadir nuevas funcionalidades gracias a que es de código abierto. Y además, se puede usar totalmente gratis sin necesidad de registrarse.

Metasfresh

Metasfresh es uno de los software de gestión empresarial gratuitos más recomendables. Está desarrollado en base a una arquitectura en Java y cuenta con una importante comunidad que desarrolla nuevos módulos y add-on de forma constante desde hace cuatro años. Una muestra de su éxito es que ha sido nombrado como una de las herramientas open source más innovadoras en los prestigiosos premios Mittelstand.

EasyERP

Es un software ERP libre y gratuito que pone especial hincapié en la gestión de clientes. Por ejemplo, tiene módulos relacionados con los flujos de venta, seguimiento de contactos, conversiones, etc. Esto no quiere decir que no cuente con otras funciones típicas de los programas de gestión empresarial, como demuestran sus módulos de compras, ventas, inventario o análisis de resultados.

TOP programas ERP mas usados (de pago)

Los software anteriores suelen tener funciones limitadas y suelen ser usados por empresas con un presupuesto limitado, o por aquellas que prefieren un software más básico pero actualizable gracias a las aportaciones de la comunidad.

Sin embargo, la mayoría de empresas importantes o con cierta envergadura se decantan por software ERP de pago. Algunas se conforman con programas estándar o “cerrados”, mientras que otras están dispuestas a pagar más por programas diseñados “a la carta”.

En cualquier caso, a continuación te mostramos algunos de los mejores software ERP de pago. Todos ellos son una apuestas segura.

Microsoft Dynamics

Dynamics 365 es un software ERP de Microsoft que cuenta con funciones de gestión de recursos empresariales (ERP) y de manager de relaciones con clientes (CRM).

Cuenta con herramientas enfocadas a los canales de venta, distribución y suministro, marketing, finanzas, comercio electrónicos o departamentos de recursos humanos.

Además, ofrece la seguridad de estar diseñado por una empresa tan importante como Microsoft, y la confianza que genera que sea el ERP usado por compañías tan importantes como HP, Tesla o LEGO, entre muchas otras.

Eso sí, es una herramienta de pago en la que se paga por cada módulo instalado (cuestan menos si ya se tiene algún otro módulo de Dynamics instalado).

Netsuite

Netsuite es un software ERP de Oracle que ofrece una enorme cantidad de funciones y herramientas. Entre sus opciones está la posibilidad de realizar una planificación y gestión financiera, control de pedidos, gestión de almacenes y cadenas de suministro y un largo etcétera de funciones.

El único punto  negativo no tiene que ver con el software en sí, sino en la falta de información sobre su precio. En la web oficial no aparece ningún tipo de tarifa, así que para saber precios tendrás que ponerte en contacto con su departamento comercial.

Fiserv

Es un software ERP enfocado sobre todo a los servicios financieros. Está presente en más de 100 países y tiene más de 44.000 asociados. Cuenta con módulos verticales enfocados la coordinación y optimización de procesos en bancos, cajas de ahorro o entidades de crédito.

Permite realizar numerosas funciones relacionadas con el ámbito financiero, desde gestión de clientes hasta minimización de los riesgos para la empresa, pasando por servicios como consultas del rating financiero.

Sage Business Cloud

Sage Business Cloud es el software ERP de Sage para la gestión de empresas. Sus principales programas son Sage 50cloud o Sage 200cloud, que están diseñados sobre la base del antiguo Sage Contaplus. Se trata de programas en la nube que permiten llevar el control organizativo y financiero en todo tipo de empresas, tanto minoristas como mayoristas.

Además, Sage cuenta con otras soluciones en la nube específicas para contabilidad, facturación, nóminas o control horario de trabajadores. Y si necesitas un software ERP a medida de una gran empresa, el producto estrella es Sage X3.

Syspro

Syspro es otro de los software ERP más potentes, que cuenta con funciones orientadas hacia las empresas del sector industrial, manufactureras y distribuidoras.

Permite a la empresa decidir qué módulos quiere añadir a su suite, así como elegir una instalación on-premise o en la nube.

Otra de sus grandes ventajas es que es un ERP flexible y escalable, capaz de adaptarse a las necesidades de una empresa a medida que ésta va creciendo.

Comparativa de software ERP

Si decido comprar un programa ERP ¿Cuánto cuesta?

Por un lado, tienes la opción de los software ERP gratuitos. Suelen ser programas de código abierto que te permiten gestionar la empresa a coste cero. Es obvio que no cuenta con funciones avanzadas ni están hecho a la medida del cliente.

Luego hay soluciones para pequeñas empresas o emprendedores con negocios particulares que se pueden adquirir desde 500-5.000 euros al año, aproximadamente.

Si se necesita un software de cierta envergadura para empresas o almacenes de tamaño medio, el precio oscila entre 5.000-50.000 euros al año.

Sin embargo, si quieres una herramienta all in one, el precio a pagar es alto. Los programas ERP para grandes empresas cuestan a partir de 50.000 euros anuales.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que en el precio se suele incluir los gastos de consultoría, es decir, el apoyo que presta la compañía a la hora de implantar el software en la empresa y ofrecer formación a los empleados.

¿Merece la pena pagar por un sistema de ERP?

Depende de los ingresos, necesidades o tamaño del negocio. Si tienes un negocio local o familiar, no merece la pena gastarse tanto dinero en un software de gestión empresarial. En cualquier caso, siempre se pueden decantar por un programa gratuito para usar algunos módulos básicos de facturación o contabilidad.

En cambio, resultan prácticamente imprescindibles para empresas con un importante volumen de negocio. Las empresas con mayores tasas de ingresos podrán amortizar la inversión mucho antes y, lo que es mejor, aumentar la rentabilidad de cara al futuro.

¿Quienes son los mejores proveedores?

Hay una enorme cantidad de proveedores de software ERP para empresas. Algunos de los más importantes son:

• Oracle
• Microsoft
• Sage
• SAP
• Microsoft
• Odoo
• Eìcor
• FinancialForce
• Blueface
• SoftDoIt
• Distrito K

¿En qué departamentos y procesos se puede implementar un sistema ERP? Ejemplos

Un software ERP se puede instalar en cualquier área de la empresa. Es más, están pensados para que así sea. De hecho, su función es agilizar la operativa entre departamentos y automatizar los procesos dentro de la empresa.

Producción

Un software ERP ayuda al departamento de producción a organizar mejor los recursos y agilizar la operativa en la fabricación de productos.

• Por ejemplo, es capaz de detectar en qué fechas o momentos del día se producen bajadas en el ritmo de fabricación, para detectar las causas y buscar una solución.

Cadena de suministro

Un software ERP permite un funcionamiento más fluido de la cadena de suministro y evita las sobrecargas o en el departamento de producción o en el almacén.

• Por ejemplo, permite saber si la empresa tiene necesidades de suministro en base a las existencias o al volumen de pedidos.

Gestión de inventarios

Estos programas también permiten tener controlado en todo momento el inventario y la existencia de mercancías en el almacén. Esto está íntimamente ligado a otras áreas como el transporte, logística o control de flotas de vehículos.

• Por ejemplo, saber en qué lugar está almacenada una determinada mercancía o el número de unidades existentes.

Compras y Ventas

Compras y ventas tienen una gran influencia en el apartado de gastos e ingresos de la empresa. Con el software ERP se puede saber en todo momento en qué compras se gasta el presupuesto de la empresa, y dónde se sitúa el volumen de ventas.

• Por ejemplo, conocer cuáles han sido las ventas de este mes y compararlas con las del mes anterior, o con el mismo mes del año pasado.

Gestión financiera

Otra de las funciones de estas herramientas es controlar todos los aspectos contables y financieros de la empresa. Ingresos, gastos, nóminas, facturación, inversiones, créditos y préstamos, etc.

• Por ejemplo, detectar si una inversión puede ser rentable para la empresa o no.

Recursos humanos

Un ERP de recursos humanos tiene la finalidad de captar miembros para el equipo de profesionales, analizar su eficacia, medir el progreso de su rendimiento o motivarlos para aumentar su eficiencia en el trabajo.

• Por ejemplo, saber cuántos trabajadores hay dentro de la empresa, el tiempo que llevan trabajando o la fecha en que se terminan sus contratos.

 

 

Relaciones con los clientes (CRM)

Un ERP también puede funcionar como CRM, es decir, encargarse de gestionar las relaciones con los usuarios, orientándolas a mejorar el proceso de venta o aumentar su satisfacción.

• Por ejemplo,  gestionar altas de nuevos clientes, realizar un seguimiento de su comportamiento en el flujo de venta y recoger datos de interés para elaborar campañas de marketing.

Marketing

Los ERP también pueden incluir módulos avanzados, por ejemplo orientados al marketing online. Los datos recogidos serán fundamentales para el departamento de ventas.

• Por ejemplo, incluir herramientas para la elaboración de campañas de email marketing o de promoción en redes sociales.

Business intelligence

El Business Intelligence está orientado a la recogida de información para para transformarla en procesos que ayuden a mejorar la operativa de la empresa. Tienes más información en nuestro artículo sobre herramientas de Business Intelligence.

• Por ejemplo, una empresa que recoge datos sobre la diferencia de ingresos entre unos meses y otros, para descubrir la razón de esta desviación e iniciar acciones para mejorar el rendimiento en los meses más flojos.

Project management

La gestión de proyectos consiste en planificar, organizar, administrar y controlar los recursos de un proyecto para alcanzar los objetivos deseados.

• Por ejemplo, el análisis y planificación de estos recursos permiten establecer cambios o novedades en los proyectos, como diferentes estilos de packaging según el país donde se vaya a comercializar un producto.

Servicios de TI

Un software ERP es fundamental para los departamentos relacionados con tecnologías de la información. Los profesionales de estas áreas esperan que el ERP ofrezca mejoras en materia de seguridad, configuración, versatilidad, innovación o minimización de errores informáticos.

• Por ejemplo, que el programa tenga una opción para introducir contraseñas seguras o gestionar de forma efectiva los accesos a otras aplicaciones.

Gestión de activos

La gestión de activos empresariales se encarga de realizar un seguimiento de los recursos de la empresa, con el fin de conseguir que se amorticen y tengan una vida útil lo más longeva posible.

• Por ejemplo, registrar datos sobre la explotación de un determinado activo, su período de vida útil y la fecha en que será necesario reemplazarlo.

E-commerce

El comercio electrónico es cada día más importante para las empresas. En 2018 el eCommerce facturó en España alrededor de 40.000 millones de euros.

• Muchos software ERP permiten la integración con plataformas de eCommerce como Prestashop, Woocommerce, Shopify o Magento, entre otras.

Preguntas frecuentes:

¿Hay alternativas a los software ERP?

En términos de funcionalidades globales, no. Existen otros programas y software que cuentan con funciones que se incluyen dentro de un software ERP, y que se pueden contratar por separado. Es decir, se puede optar por adquirir por separado un programa de facturación, otro de contabilidad, otro para marketing, etc. Sin embargo, el ERP lo integra todo en la misma plataforma.

Por otro lado, hay quien confunde los software de gestión ERP con los CRM. Sin embargo, los ERP se encargan de la gestión integral de la empresa, así como de la automatización y centralización de la operativa. Sin embargo, los CRM están orientados a la gestión de clientes y a aumentar las ventas.

¿Qué diferencia existe entre un sistema ERP y SAP?

Un sistema ERP es la denominación genérica que tienen los software encargados de la planificación de recursos de la empresa, y SAP simplemente es uno de los proveedores de software ERP más conocidos.

Si decido comprar un ERP, ¿Cuándo recuperaré la inversión?

Depende de factores como la inversión realizada, el éxito de la implantación y los ingresos o beneficios de la empresa.

La empresa de desarrollo de software ERP realizó un estudio que arrojaba los siguientes datos. El 5% de empresas afirman recuperar la inversión en un plazo de 1 a 3 semanas; el 14% lo hacen a los 1-3 meses; el 21% tardan de 3 a 6 meses; el 31% entre 6 meses y un año; el 22% entre 1 y 2 años; por último, un 5% afirman que tardaron más de 2 años en recuperar la inversión.

De estos datos se arroja que 3 de cada 4 empresas recuperan la inversión en un plazo de tiempo que oscila entre 3 meses y 2 años.