No se puede negar que vivimos una época en la que cada vez más se apuesta por lo digital, por la eliminación del soporte físico y el papel incluso a la hora de firmar y enviar documentos. Y no solo nos referimos a los trámites con las administraciones y autoridades, sino también en el día a día de cualquier empresa que quiere enviar o recibir documentación firmada de clientes y proveedores.
Con la firma digital teniendo la misma validez que la escrita, en esta entrada vamos a ver diferentes tipos de programa para firmar documentos PDF online.
▷ ¿Qué es un programa para firmar PDFs y por qué lo necesitamos?
Un programa para firmar PDF online es una herramienta que nos permite firmar este tipo de documentos sin necesidad de imprimirlos, bien desde nuestro ordenador, cuando tenemos un software instalado, bien desde el navegador web o bien desde nuestros dispositivos móviles a través de las diferentes aplicaciones que existen para ello basadas tanto en Android como en iOS.
Dependiendo del tipo de aplicación programa, podremos incluso utilizar nuestro certificado digital para firmar un PDF. Además, aparte de los de pago, podremos encontrar programas para firmar PDF gratis con opciones sencillas pero suficientes para cubrir nuestras necesidades administrativas.
Estos programas para firmar PDF resultan útiles porque en muchas ocasiones nos ahorrarán tiempo, envíos por correo y la ocasional pérdida de documentos en los envíos tradicionales por mensajería. Además, son un paso más hacia la digitalización de nuestra empresa y nuestro negocio.
A continuación vamos a ver algunas de los programas más conocidos y usados para firmar digitalmente documentos PDF.
Adobe Acrobat. El software para firmar documentos PDF, por excelencia
Quizás el más conocido y usado de todos, Adobe Acrobat Reader es el programa para firmar documentos PDF por excelencia. Su versión gratuita incluye esta opción y su uso es muy sencillo, tanto para firmas “manuscritas” digitales como para usar el certificado digital como nuestra firma.
En el caso de los certificados digitales, basta con tener estos instalados en el ordenador y actualizados en el propio programa, para que al abrir un documento en el lector, pinchando en herramientas, podamos escoger Certificados y pinchando en Firmar digitalmente, escoger la posición de la firma en el documento; se nos abrirá una ventana en la que podremos escoger el certificado digital que queremos usar.
Mientras que con la opción de Rellenar y Firmar podremos crear una especie de firma “manuscrita” (más de una) para colocarla en el documento. Podemos escribirla con el teclado o usar el ratón para hacerla “a mano”.
Podemos usar Adobe Acrobat tanto en el ordenador como en nuestros dispositivos móviles Android e iOS.
PDF Creator
PDF Creator es un programa para ordenador y sistemas operativos Windows, con el que podremos firmar con facilidad documentos en PDF (además de contar con otras funcionalidades, como convertir documentos a este formato o editarlos). Tiene una versión básica gratuita y otra Pro de pago pensada para empresas.
PDF Creator funciona como una impresora virtual y es un programa para firmar PDF con certificado digital; solo tendremos que acceder a su sección PDF/Signature para seleccionar el certificado digital que queremos usar. También permite incluir marca de agua y sellado de tiempo.
HelloSign
Con HelloSign podremos añadir nuestra firma y pedir que terceros añadan la suya a cualquier documento que tengamos almacenado en Google Drive. Su funcionamiento es sencillo, simplemente debemos cargar el documento a firmar, asignar el campo de firma y enviar la solicitud a aquellas personas cuya firma sea necesaria. Los destinatarios integran HelloSign en su unidad y nosotros recibimos una carpeta en nuestro Drive, en la que se almacenarán los documentos firmados y las solicitudes de firma.
HelloSign también se puede usar con Salesforce, Dropobox, Oracle y otros programas, por lo que es bastante versátil. Cuenta con versión gratuita muy limitada, puesto que solo permite enviar 3 documentos al mes para su firma, así que si necesitamos enviar más, tendremos que hacernos con una licencia de pago.
DocuSign
Otro de los programas con los que podremos solicitar a terceros firmar documentos PDF es DocuSign, así como rellenar formularios. Tiene una interfaz sencilla, en la que en unos pocos pasos podremos firmar o enviar cualquier documento para su firma desde Google Drive o Gmail.
Cuenta con versión para ordenador y para dispositivos móviles, en los que además permite firmar los documentos con el dedo o un lápiz digital sobre ellos.
Es un programa de pago, aunque cuenta con una prueba gratuita.
SigningHub
Dentro de la categoría de programa para firmar PDF gratis, tenemos SigningHub, una aplicación para Android a iOS con la que podremos firmar documentos digitalmente, así como evaluar las firmas que contienen dichos documentos. Podemos diseñar nuestra firma digital y añadirla a los PDF que deseemos firmar, dándoles validez.
Smallpdf
Entre los programas que nos permiten firmar documentos desde el navegador de nuestro ordenador sin necesidad de descargarlos e instalarlos, tenemos Smallpdf.
Este programa online para firmar PDF digitalmente nos permite desde la opción de Firmar PDF que aparece casi al final de su web, cargar dichos documentos y añadir en sus páginas un campo con nuestra firma, pudiendo crearla en el momento o cargarla desde nuestro equipo.
Además, podremos instalarlo como una extensión de Google Drive, para usarla de forma más rápida con los documentos que tengamos almacenados ahí.
ClickSign
Clicksign cuenta con una version gratruita básica con la que podremos firmar nuestros documentos en PDF de forma digital, incluyendo también marca de agua. Pero le sacaremos más partido a su versión Pro, que es de pago, ya que nos permite firmar de forma masiva varios documentos a la vez, una opción para ahorrarnos tiempo.
Signaturit
Otra aplicación de firma a través de navegador la encontramos en Signaturit, que permite firmar contratos y documentos de forma online y segura, incluidos documentos en PDF. Tiene una interfaz intuitiva y sencilla de usar, además contar con plena validez legal.
Tiene una versión gratuita con la que podemos firmar hasta 5 documentos al mes, así como suscripciones mensuales para aquellas empresas que necesiten firmar volúmenes de documentos más amplios.
ViaFirma
ViaFirma es una aplicación de firmas muy completa, que podremos usar tanto en nuestros ordenador como en nuestros dispositivos móviles y que cuenta con diferentes recursos de firma: biométrica, electrónica con certificados, electrónica desatendida, OTP SMS (tipo de firma asociada al envío de un código OTP mediante SMS) y OTP email. Además de contar con todas las garantías legales y de seguridad.
Xolido Sign
Si lo que buscamos es un programa gratuito que opciones de firma muy completas, tenemos XolidoSign Desktop. Este programa, que debemos instalar en nuestro ordenador, permite firmar, verificar y sellar documentos de manera electrónica de manera sencilla.
Entre sus características, nos permite firmar documentos con certificados electrónicos, autenticar los documentos firmados y trabajar con todo tipo de documentos sin límite de tamaño.
SignNow
Tras cambiar su nombre de CuidaSign a SignNow, esta aplicación cuenta con versión para Android e iOS y permite crear plantillas de los documentos que necesitemos firmar para poder volverlos a usar más adelante, así como exportarlos y usarlos en otras aplicaciones, recopilar la firma de varias personas, enviando el documento a través del correo electrónico una vez haya sido firmado por todos.
Nos permite una prueba gratis con 3 documentos, después deberemos hacernos con una suscripción de pago.
Sign Easy
Sign Easy es otra solución de firma digital que podemos encontrar en el mercado; aparte de PDF, permite firmar otros tipos de documentos, incluidas imágenes JPG. También permite guardar los documentos más usados como plantillas para poder utilizarlos cuando quieras, ahorrando tiempo. Además, se pueden agregar textos a mano o notas en los documentos abiertos.
Tiene una prueba gratuita de 14 días, después tendremos que pagar alguna de las suscripciones que tienen disponibles. Tiene aplicación para ordenadores, así como para dispositivos Android e iOS.
SIGNificant (app)
Si lo que necesitáis es una completa aplicación para firmar con vuestros dispositivos móviles, SIGNificant es la aplicación que puede resultaros útil. Permite completar y firmar documentos PDF, pudiendo añadir archivos adjuntos, además de enviar documentos por correo electrónico y el almacenamiento en la nube. También se pueden escribir notas mediante escritura con el teclado, el dedo o el lápiz óptico.
Tiene una versión gratuita limitada, pero para poder aprovechar todas sus opciones necesitamos pagar una suscripción mensual.
Firma Documentos
Firma Documentos es otra aplicación de firma electrónica para móviles versátil y sencilla de usar, pensada para pymes y grandes empresas. Permite comprobar los documentos a firmar por los destinatarios, adjuntar información adicional que se le haya podido requerir, firmar el documento o rechazarlo indicando el motivo. Los documentos quedan almacenados en la aplicación de forma ordenada por contratos.
Tiene una versión gratuita con un límite de 5 documentos y diferentes planes de suscripción, según las necesidades de cada empresa.
PDFelement (iOS)
En su versión para sistemas iOS, PDFelement es una aplicación pensada para la edición y conversión de archivos a PDF y entre sus funciones cuenta con la de rellenar y firmar formularios, permitiendo añadir nuestra firma hecha “manuscrita”, incluso insertando una imagen de ella.
Yousign
Con Yousign podremos utilizar la firma electrónica cara a cara o de forma remota, desde cualquier dispositivo. Esta pensada como una herramienta B2B SaaS que permite desmaterializar las firmas y digitalizar y automatizar los procesos. Su sencillo, es pues bastante intuitivo, basta con seleccionar los firmantes, arrastrar los documentos a firmar y las personas designadas podrán colocar la firma en los documentos.
Resumen
Estos son solo algunos de los programas y aplicaciones para firmar documentos PDF (y también en otras extensiones) que existen en el mercado, lo cierto es que hay muchas más opciones entre las que elegir. Cualquier por el que os decantéis contribuirá a la transformación digital de vuestra empresa y negocio, reducirá tiempos y algunos costes y asegurará que los documentos importantes no se pierdan en el correo ordinario. Además, las firmas digitales tienen plena validez legal y vinculante, así que un documento en el que estampéis vuestra rubrica digital tendrá tanta validez como uno impreso en papel.
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