La correcta implantación e implementación del canal de denuncia requiere de realizar varios pasos, entre ellos, la elaboración del manual del canal de denuncias; en esta entrada os explicamos en qué consiste este manual, su contenido y cómo elaborarlo.
¿Qué es el manual del canal de denuncias?
El manual del canal de denuncias es un documento en el que se explican el objeto, funcionamiento y uso del canal de denuncias; esta información, de acuerdo con la Ley 2/2023 del canal de denuncias, debe ser accesible no solo a los empleados de la empresa, organización o entidad pública, sino también para cualquier persona que mantenga o haya mantenido algún tipo de relación con ella (laboral, comercial, etc.), es decir, que debe estar disponible para cualquier persona que pueda utilizarlo para denunciar una irregularidad dentro de la entidad de la que haya podido ser testigo.
Recordemos que la Ley del canal de denuncias, que transpone el texto del canal de denuncias de la Directiva europea al ordenamiento jurídico español, convierte esta herramienta obligatoria para entidades privadas de 50 o más empleados y para todas las entidades públicas, con independencia de su número de trabajadores.
Cabe señalar que no debemos confundir el manual del canal de denuncias con su protocolo o reglamento, aunque puedan compartir parte del mismo contenido, puesto que el manual se circunscribe a cómo usar el canal de denuncias, especialmente necesario cuando se usan soluciones para el canal de denuncias digitales (online u offline), como puede ser un software whistleblowing, a través del que se habilite una plataforma digital para la presentación de denuncias telemáticas.
Así mismo, también podríamos hablar de un manual del canal de denuncias para los Responsables del canal, si bien en este caso, las instrucciones serían referentes a cómo usar y gestionar las denuncias recibidas a través del canal y sobre el propio funcionamiento del sistema implementado. Por lo tanto, estaríamos hablando de un manual de uso interno y al que solo tendría acceso el Responsable del canal o las personas que formen parte del equipo del Responsable.
¿Para qué sirve el manual del canal de denuncias?
La finalidad del manual del canal de denuncias es indicar a los posibles denunciantes cómo acceder al canal de denuncias, facilitando para ello el correspondiente enlace, las modalidades en las que se puede hacer la denuncia (bien mediante identificación o bien de manera anónima) y cómo presentar la denuncia; cómo deben cumplimentar el formulario del canal de denuncias, si pueden adjuntar otro tipo de archivos (imágenes, textos, vídeos, etc.), cómo deben describir los hechos e incluso cómo darse de alta en el sistema, entre otros.
Por lo tanto, y dicho de otra manera, el manual de denuncias son las instrucciones de uso del sistema y sirve para explicar con detalle cómo debe usarse la plataforma escogida por la empresa para presentar las denuncias internas.
En el caso del manual del canal de denuncias para el Responsable del sistema, esté sirve para explicar cómo funciona cada apartado y característica del software o solución para el canal de denuncias escogida e implementada por la empresa, de manera que sepan manejar esta herramienta de manera adecuada.
¿Debe la empresa elaborar un manual para el canal de denuncias?
Puesto que entre las novedades del canal de denuncias introducidas por la Ley 2/2023 se establece que estos sistemas deben ser accesibles, elaborar el manual del canal de denuncias se convierte en un requisito más para las entidades obligadas a implantarlo y para aquellas que decidan hacerlo de manera voluntaria para poder así detectar gracias al canal de denuncias el acoso laboral y promover una cultura ética y del cumplimiento normativo.
El manual del canal de denuncias, por lo tanto, debe ser claro y comprensible para que cualquier persona pueda usar el canal de denuncias con facilidad. Esto también implica que el manual del canal de denuncias debe ser fácilmente localizable para los denunciantes, por lo que lo habitual será, en el caso de las soluciones digitales para el canal de denuncias, proporcionar un enlace al mismo desde la página de inicio del sistema y dentro de cada apartado, para que en cualquier momento el usuario pueda consultar el mismo.
Contenido del manual del canal de denuncias
La Ley no especifica cómo debe ser o qué contenido debe incluir el manual del canal de denuncias, por lo que las entidades tienen bastante libertad para decidir qué incluir en él. Ahora bien, tanto el manual para el canal de denuncias en la Administración Pública como para el canal de denuncias para empresas de más de 50 trabajadores deberá contener como mínimo los siguientes apartados:
- Introducción: Descripción del propósito y finalidad del canal de denuncias de la entidad (con referencia a la Ley 2/2023) y alcance del mismo. En esta pequeña sección también se puede incluir una descripción de los términos usados en el manual.
- Funcionamiento del canal: Descripción de cómo funciona el sistema y el procedimiento para hacer la denuncia, así como para consultar una denuncia hecha, detallando los pasos que sean necesarios según la plataforma escogida. Así mismo, se especificará aquí el enlace correspondiente al canal de denuncias.
- Modalidades de acceso al canal: Se explicará cómo acceder al canal en cada una de las modalidades de denuncia, con usuario registrado o de forma anónima, es decir, sin crear un usuario para el canal.
- Proceso para hacer la denuncia: Se describirán todos los pasos necesarios para realizar la denuncia, incluyendo qué tipo de archivos se pueden adjuntar y cómo hacerlo y qué datos e información se debe suministrar respecto al denunciante (en caso de que la denuncia se haga de manera nominal) y a los hechos denunciados, así como a la relación existente entre denunciante y entidad.
- Proceso para consultar el estado de una denuncia: Se explicará cómo consultar el estado de una denuncia presentada a través del canal, tanto para la modalidad de usuario registrado como para la modalidad de denuncia anónima.
Cómo hacer el manual del canal de denuncias
Lo cierto es que no existe una guía estandarizada para hacer el manual del canal de denuncias y su elaboración y redacción dependerá en gran medida de la solución para el canal de denuncias que haya implantado la entidad.
Esto implica que a la hora de implantar el canal de denuncias en los plazos que da la Ley para ello, los responsables del canal deberán estudiar y comprender cómo funciona el sistema escogido para poder elaborar el correspondiente manual para los futuros usuarios del canal. Además, es recomendable incluir en estos manuales imágenes que ilustren el proceso de registro de usuario y presentación de la denuncia.
Dado que esta labor implica conocer al detalle cómo funciona el canal de denuncias, lo más recomendable es solicitar al servicio del canal de denuncias o al proveedor del software contratado, que elabore el correspondiente manual. Por ejemplo, Grupo Atico34, dentro de su servicio del canal de denuncias, incluye manuales para el canal denunciadas personalizados y completamente adaptados a las necesidades de la empresa y a las características de su canal de denuncias, de manera que los responsables del canal solo tendrán que preocuparse de facilitárselo a los usuarios.
El manual del canal de denuncias es un elemento esencial del mismo, ya que si no se explica cómo puede usarse y cómo presentar las denuncias a través de él, la entidad no estaría cumpliendo con el requisito de accesibilidad y facilidad de uso que establece la Ley 2/2023.