La entrada en vigor de la Ley 2/2023 ha traído consigo varias novedades respecto al canal de denuncias obligatorio; en esta entrada repasamos cuáles son esas novedades del canal de denuncias y qué entidades están obligadas a implantarlo.

¿Cuáles son las novedades en el canal de denuncias?

La Ley 2/2023 del canal de denuncias, que entró en vigor el 13 de febrero de 2023, y que transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing, introdujo varias novedades para el canal de denuncias o sistema interno de información para entidades tanto públicas como privadas.

Si bien, los canales de denuncia no son algo nuevo para las empresas, ya que forman parte de cualquier sistema de gestión compliance, así como del protocolo para prevenir el acoso sexual o por razón de sexo en las empresas, la Ley 2/2023 sí que ha traído nuevas obligaciones para la implantación y funcionamiento de estas herramientas y respecto a la protección de las personas que los utilizan, es decir, los informantes (denunciantes o alertadores).

A continuación repasamos las principales novedades del canal de denuncias introducidas por la normativa vigente.

Obligatoriedad

Hasta la entrada en vigor de la Ley 2/2023, el canal de denuncias era, para la mayoría de empresas, opcional, implementándose cuando se adoptaba en la organización un programa o plan de compliance, ya que, cómo decíamos, es un elemento fundamental de estos.

Ahora, sin embargo, el canal de denuncias para empresas de 50 o más trabajadores es obligatorio, así como para todas las entidades públicas, ONG, las fundaciones, los partidos políticos, los sindicatos, las universidades y las empresas que, con independencia de su número de empleados, facturen más de 10 millones anuales.

Denuncia anónima

Otra de las novedades importantes es que el canal de denuncias o sistema interno de información debe permitir la denuncia anónima, es decir, las soluciones y plataformas del canal de denuncias deben contar con un formulario para el canal de denuncias que admita una denuncia en la que no sea necesario identificarse y que, además, permita al denunciante poder conocer el estado de la denuncia y recibir el correspondiente acuse de recibo.

La admisión de las denuncias anónimas (aunque siempre se recomienda la identificación de los denunciantes) tiene como objetivo animar a más personas a denunciar las posibles irregularidades que se estén cometiendo en la entidad, ya que al poder presentar la denuncia de manera anónima, se elimina el miedo a posibles represalias.

Protección de los informantes

Aparte de la denuncia anónima, la Ley del canal de denuncias también recoge la obligación para empresas y entidades públicas de proporcionar a los informantes medidas de protección y apoyo, con el objetivo de que estos no sufran ningún tipo de represalia por denunciar irregularidades que puedan suponer infracciones administrativas o penales.

La finalidad es animar y concienciar a los miembros de la organización sobre la transparencia, la ética y el cumplimiento normativo y que estos dependen también de denunciar aquellas conductas o acciones irregulares o ilícitas de las que se es testigo. Y que denunciar estos hechos no traerá para los denunciantes consecuencias negativas, como la degradación, la discriminación o la pérdida del puesto de trabajo.

Confidencialidad

La protección de los denunciantes no sería del todo factible si no se adoptarán medidas técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad de las denuncias, los denunciantes, denunciados y cualquier otra persona que pudiera ser mencionada en la denuncia.

Para ello, la normativa exige que las entidades adopten las medidas necesarias para asegurar el mantenimiento de la confidencialidad durante todo el proceso. Para lograr este fin, muchas entidades, especialmente pymes, recurren a la contratación de un software whistleblowing, lo que nos lleva a nuestro siguiente punto.

Gestión externa

La Ley 2/2023 permite la gestión externa del canal de denuncias, es decir, que las empresas y otras organizaciones pueden contratar el servicio del canal de denuncias a través de una consultoría o asesoría externa, que se encargará de implantar el canal de denuncias en la entidad, normalmente a través del ya mencionado software whistleblowing, y, según la modalidad contratada, también podrá recepcionar y valorar las denuncias, así como asesorar jurídicamente al Responsable del canal durante el resto del proceso de investigación interna y la resolución de las mismas, además de ofrecer otros servicios relacionados con el mantenimiento del canal y la elaboración de su correspondiente documentación (como, por ejemplo, el protocolo, el reglamento o el manual del canal de denuncias).

Designación de un Responsable del sistema

Si bien los canales de denuncia de los sistemas de gestión de compliance requieren estar gestionados por un responsable, esta figura no es obligatoria, aunque sí necesaria, y ese rol recae muchas veces en el compliance officer.

Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, es obligatorio designar a un Responsable del sistema interno de información, que se ocupará de gestionar y supervisar el canal de denuncias. Esta figura debe ser nombrada dentro de la empresa, con cargo directivo, y tener independencia, autonomía y capacidad para tomar decisiones.

La Ley permite que el Responsable pueda ser tanto una persona como un equipo u órgano colegiado. Así mismo, también se admite que este cargo lo asuma el compliance officer, si hay uno en la empresa.

Protección de datos

De acuerdo a la Ley, el canal de denuncias debe cumplir con la normativa de protección de datos personales y, como novedad, requieren de la designación de un Delegado de Protección de Datos, que podrá ser un empleado interno o contratarse a través de un servicio externo.

Régimen sancionador

Otra de las principales novedades del canal de denuncias es la creación de un régimen sancionador, que castigará con multas administrativas cualquiera de las infracciones contempladas en la Ley 2/2023, que giran en torno a cualquier tipo de obstaculización del funcionamiento del canal de denuncias, a la falta de medidas de protección para los denunciantes o a la falta de confidencialidad en los sistemas implementados.

Las sanciones, que se pueden imponer tanto a personas jurídicas como a personas físicas, pueden alcanzar el millón de euros en los casos más graves para las primeras, y los 300.000 euros para las segundas.

Creación de la Autoridad Independiente de Protección al Informante

Finalmente, la Ley 2/2023 también contempla la creación de la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.), un canal externo de denuncias, al que también podrán remitir los informadores sus denuncias, a la que se deberá informar de la designación del Responsable del sistema y que, entre otras funciones de supervisión, también tendrá potestad sancionadora.

Estas son las principales novedades del canal de denuncias, pero si queréis saber más sobre ellas, os invitamos a leer las entradas específicas que hemos dedicado al canal de denuncias, la Ley 2/2023 y la Directiva Whistleblowing.