El formulario para el canal de denuncias es un elemento fundamental para aquellas entidades que decidan implantar un canal de denuncias digital para cumplir con la normativa del canal de denuncias. En esta entrada explicamos en qué consiste el formulario del canal de denuncias, cómo debe ser y cómo hacerlo.
¿Qué es el formulario del canal de denuncias?
El formulario del canal de denuncias es, normalmente, un formulario web que deben cumplimentar los denunciantes para presentar su denuncia interna. Este formulario, que puede tomar diferentes formas e incluso facilitarse en formato PDF para poder descargarlo y enviarlo por email o imprimirlo y enviarlo por correo postal, es un elemento clave de cualquier software whistleblowing, puesto que a través de él, se recoge toda la información y datos necesarios para presentar una denuncia.
Ni la Directiva Whistleblowing ni las novedades del canal de denuncias introducidas por la Ley 2/2023 especifican cómo debe ser el método o sistema para la presentación de las denuncias, más allá de que el sistema implantado en la entidad debe permitir la denuncia por escrito y la denuncia verbal, además de garantizar la confidencialidad de denunciantes y denunciados, permitir la denuncia anónima y cumplir con la normativa de protección de datos.
Por ello, no podemos hablar de un formato estándar para el formulario del canal de denuncias, aunque sí, cómo veremos más adelante, de algunos elementos que son imprescindibles, si se quiere cumplir adecuadamente con la normativa del canal de denuncias.
¿Para qué sirve el formulario para el canal de denuncias?
El formulario del canal de denuncias sirve para que los denunciantes puedan hacer su denuncia de una manera ordenada y de forma sencilla, tal y como requiere la normativa del canal de denuncias.
Al habilitarse en formato digital, permite que el proceso de hacer la denuncia sea mucho más rápido y ágil, además de asegurar el registro y que ambas partes, denunciantes y Responsables del canal, puedan tener una copia de la denuncia (o el acceso a la copia de la denuncia, en el caso del denunciante).
Para los Responsables del canal, el formulario para el canal de denuncias permite recabar estas con una estructura estandarizada para todas las denuncias, incluyendo todos los campos que son necesarios para valorar la denuncia y determinar si debe ser archivada o tramitada, dando lugar a un proceso de investigación, dentro de los plazos del canal de denuncias.
Además, al formar parte del software del canal de denuncias, el formulario permite el registro de la denuncia en el sistema, haciendo que su gestión sea más sencilla.
¿Cómo debe ser el formulario para el canal de denuncias?
Cómo decíamos, no existe un modelo estándar ni oficial para el formulario del canal de denuncias, si bien es fundamental que este formulario admita tanto la denuncia nominal (aquella en la que el denunciante se identifica, dando sus datos personales) como la denuncia anónima.
En general, la plataforma del canal de denuncias implantada por la entidad contará con plantillas o modelos para que esta escoja un formulario para el canal de denuncias. Así mismo, se deberá explicar en el correspondiente manual del canal de denuncias cómo cumplimentar el formulario y enviarlo a la entidad.
Es posible tener un formulario web para el canal de denuncias y otro en formato PDF, disponible para aquellos denunciantes que prefieran enviar su denuncia por email o por correo postal (si el canal de denuncias de la entidad cuenta también con estas vías), aunque sin duda, el método más ágil y fácil de usar tanto para denunciantes como para Responsables del canal es el formulario digital implementado a través de una dirección web dependiente del canal de denuncias y del dominio principal de la entidad.
Es importante señalar que el formulario para el canal de denuncias también debe garantizar la confidencialidad y la protección de datos del denunciante y de la información que aparezca en la denuncia, por ello, la plataforma usada deberá contar con medidas de seguridad técnicas y organizativas que cumplan con estas obligaciones (medidas como el cifrado de las denuncias que se hacen a través del formulario, la asignación de un número de seguimiento para el denunciante o la creación de un canal confidencial bidireccional para comunicarse con el denunciante, son algunas de estas medidas).
Elementos del formulario del canal de denuncias
Los elementos que no pueden faltar en el formulario del canal de denuncias son los siguientes, en el caso de la denuncia nominal:
- Datos personales del informante (denunciante).
- Datos personales de las personas implicadas (denunciados, personas afectadas).
- En su caso, sociedad o entidad del grupo afectada (para grupos de empresas).
- Descripción de los hechos.
- Fecha en la que ocurrieron los hechos (aproximada).
- Si los hechos pueden afectar a terceros.
- En su caso, a qué terceros afectan los hechos.
- Habilitar una opción para adjuntar archivos (para aportar evidencias o pruebas en caso de tenerlas).
- Habilitar una casilla para aceptar la política de protección de datos, incluyendo un enlace a la política de privacidad del canal de denuncias. Así mismo, también se deberá incluir una información básica y general sobre protección de datos.
- De manera opcional se puede habilitar una casilla para que el denunciante manifieste que la denuncia la realiza de buena fe y que, salvo error u omisión, los datos consignados en el formulario son ciertos.
En el caso de la denuncia anónima, solo serán necesarios los apartados para la descripción de los hechos, la fecha, si los hechos pueden afectar a terceros y la opción para adjuntar archivos, además de las casillas de protección de datos y para manifestar la buena fe.
En muchos casos, lo habitual es presentar un único modelo de formulario y marcar qué casillas son obligatorias cumplimentar con un asterisco, señalando la posibilidad de hacer una denuncia anónima sin identificarse.
¿Cómo hacer el formulario para el canal de denuncias?
Para hacer el formulario para el canal de denuncias, es necesario tener clara la vía por la que se presentarán las denuncias y la plataforma o solución que se usará para implantar y gestionar el canal de denuncias. En el caso de los formularios web, salvo que se quiera diseñar un formulario desde cero, lo habitual es utilizar las plantillas que incluye el software whistleblowing.
Así mismo, en el caso de que se haya contratado un servicio de canal de denuncias externo, será el proveedor el que facilite el formulario para el canal de denuncias. Es el caso del servicio que ofrece Grupo Atico34 para el canal de denuncias, que no solo incluye el software para el canal de denuncias, sino también asesoramiento jurídico personalizado por abogados expertos. Grupo Atico34 diseña los formularios para el canal de denuncias según las necesidades de sus clientes y da mantenimiento a los mismos, actualizándolos cuando sea necesario hacerlo y asegurándose de que el sistema del canal de denuncias funciona adecuadamente.
Finalmente, recordamos que el canal de denuncias para empresas de más de 50 trabajadores y para todas las entidades públicas es obligatorio. Sin olvidar que el canal denuncias respecto al acoso laboral es una herramienta eficaz para su detección temprana y su prevención, así como para promover una cultura más ética en la empresa, por lo que incluso las empresas que no están obligadas a implantar el canal de denuncias, pueden obtener las ventajas de su uso en la empresa.