¿Sabes que existen muchos programas de gestión de proyectos que te pueden hacer la vida más fácil? Se trata de software de gran ayuda para los empleados o usuarios que lo utilizan, y que contribuyen a mejorar la operativa de cualquier proyecto. A continuación te mostramos algunas de las herramientas más recomendables y te contamos cómo pueden mejorar la organización y productividad en la empresa.

Las herramientas de gestión de proyectos ¿Qué son? ¿Por qué debería usarlas?

Un software para gestión de proyectos es una herramienta que permite tener una visión global de la empresa y establecer un marco de colaboración más fluido entre los trabajadores/usuarios. Básicamente, lo debes usar para saber cómo gestionar un proyecto.

Se trata de programas que permiten crear diferentes proyectos y asignar tareas a los usuarios dentro de ellos. El avance de dichas tareas se puede ver en tableros o en un calendario, para comprobar que se cumplen los plazos de entrega. Asimismo, los software más completos también permiten otras posibilidades como la asignación de recursos o el control presupuestario.

Gracias a todas estas opciones, los programas de gestión de proyectos ofrecen numerosas ventajas para las empresa:

  • Facilitan la comunicación entre usuarios y el intercambio de archivos.
  • Fomentan la colaboración interna en la empresa.
  • Permiten asignar tareas y realizar un seguimiento de las mismas.
  • Optimizan el flujo de trabajo y la productividad de los empleados.
  • Ofrecen una visión global del avance del proyecto y la consecución (o no) de las metas.
  • Reducen los costes de los proyectos.
  • Ayudan a generar análisis e informes de cara a futuros proyectos.

¿Qué características debe tener un software de gestión de proyectos para ser el mejor?

Un software para administración de proyectos debe contar con las siguientes funcionalidades:

software gestion proyectos

  • Separar entre diferentes proyectos. Cada proyecto debe poder diferenciarse del resto para una adecuada organización.
  • Crear tareas dentro de proyectos. Puede haber tareas en proceso, pendientes, a corto, medio o largo plazo, incluso tareas desechadas.
  • Asignar tareas a usuarios. Estos usuarios deben recibir una notificación (por ejemplo, a su correo electrónico) de que tienen una nueva tarea para realizar.
  • Compartir archivos. Por ejemplo, un Google Doc con información importante para realizar una tarea.
  • Ver el avance de las tareas. Estos avances se pueden comunicar en tiempo real y analizar en diagramas de Gantt, para ver el tiempo que cada empleado está gastando en cada tarea.
  • Calendario de tareas. Para tener una visión global del proyecto.
  • Asignar recursos. Sobre todo, los recursos humanos y económicos.

Aparte de esto, un buen software de gestión de tareas debe cumplir otros requisitos:

  • Ser sencillo de usar e intuitivo. Los mejores programas para gestionar proyectos son tan fáciles de dominar que apenas hacen falta tutoriales.
  • Poder integrarse con otras herramientas y aplicaciones, como sistema ERP que complementen sus funciones.
  • Ser escalable, es decir que se pueda adaptar al tamaño de la empresa y a su posible crecimiento en un futuro.
  • A poder ser, que tenga un coste reducido o, mejor todavía, que sea gratuito.

Top 10 programas para gestión de proyectos

A continuación te mostramos las mejores herramientas de project management. Nosotros te damos las opciones, pero la elección final depende de ti.

Asana

Asana es uno de los programas de gestión de proyectos más utilizados. Cuenta con una versión gratuita que tiene todo lo necesario para pequeñas y medianas empresas.

Es un software de gestión de proyectos en español que permite dividir a los usuarios en diferentes equipos. Asimismo, se pueden programar tareas en diferentes tableros y visualizarlas en el calendario. También tiene un sistema de alertas que avisa a los usuarios antes del vencimiento de una tarea.

Y si has trabajado con Asana, dinos una cosa: tú también has visto ya el unicornio al finalizar una tarea, ¿verdad?

Hubspot

Hubspot es una potentísima herramienta all in one con la que se puede gestionar el plan de marketing de cualquier empresa.

Es una plataforma pensada especialmente para diseñar y ejecutar campañas de marketing online, ya que cuenta con numerosas funcionalidades. Redacción de artículos, subida de archivos, visualización de métricas, elaboración de estrategias de email marketing, control del flujo de los canales de venta… Nada escapa al control de esta herramienta que, eso sí, es de pago.

Trello

Trello es un software de gestión de proyectos parecido a Asana. También se gestiona mediante tableros y que permite mejorar la colaboración en la realización de cualquier tarea, ya sea en el trabajo, para organizar viajes o incluso en el hogar.

En el board de Trello las tareas se ordenan por listas que se pueden nombrar a gusto de los usuarios. Por ejemplo, puedes crear diferentes tableros con “tareas en proceso”, “tareas finalizadas” o “tareas que me gustaría realizar algún día”. Dentro de esas listas hay diferentes tareas denominadas cards, que funcionan a modo de post-it y que se pueden mover de una a otra lista en función de su avance dentro del proyecto.

Microsoft Project

En este caso hablamos de un software de gestión de proyectos de pago diseñado por Microsoft. Es una herramienta bastante potente, pero que requiere que el usuario tenga una licencia para poder usarlo.

Gracias a Microsoft Project se pueden asignar y visualizar tareas, asignar recursos a cada una de ellas, ver el avance de los proyectos, seleccionar las cargas de trabajo y gestionar el presupuesto disponible.

Primavera Enterprise Project

Primavera P6 Enterprise Project es una solución en la nube diseñada por Oracle para la gestión de proyectos. Es una herramienta similar a Asana o Trello, y ofrece la posibilidad de gestionar por igual grandes cuentas o pequeños proyectos personales.

No es un programa gratuito para siempre, pero como usuario te puedes aprovechar de las ofertas de suscripción de Oracle, entre las que se incluyen dos máquinas virtuales para almacenamiento en la nube de Oracle Cloud Infraestructure, y una prueba gratuita de 30 días de Primavera P6 Project.

Basecamp

Otro de los software para gestión de proyectos gratis más conocidos. Del mismo modo que Asana o Trello, su gran ventaja es que cuenta con un dashboard desde el que manejar todos los parámetros de cada proyecto: tareas, tiempos de entrega, recursos asignados, resultados obtenidos, etc.

Además, es una herramienta gratuita, aunque también tiene versión de pago para los usuarios más exigentes. La versión gratuita cuenta con numerosas funciones y es multiusuario, aunque no permite compartir determinados tipos de archivos.

Wrike Projects

Se trata de un software para gestión de proyectos que vio la luz en el año 2006 y, desde entonces, se ha convertido en uno de los proferidos de los usuarios.

D nuevo, estamos ante un programa parecido a otros como Trello y Asana, y que cuenta con 6 versiones distintas en función de las necesidades de la empresa: Gratuita (la menos completa y que acepta solo 5 usuarios), Profesional, Business, Marketing, Professional Services, Enterprise,

Además, se puede integrar con muchas herramientas, como Google Apps, Google Drive o Dropbox, e incluso con otros software de gestión de proyectos como Microsoft Project.

Slack

Slack es un programa para gestión de proyectos un poco distinto a los demás. También puede servir para asignar tareas y ayuda en la gestión de flujo productivo. Sin embargo, Slack funciona más como una herramienta para realizar reuniones de trabajo a distancia.

Chatea con tus compañeros de trabajo, envía archivos, encuentra información de mensajes anteriores y mucho más gracias a este programa. Combínalo con Asana o Trello y te aseguramos que tendrás el control total sobre tus proyectos.

Redmine

Pasamos a uno de los mejores software open source para gestión de proyectos. Redmine tiene la ventaja de que permite más flexibilidad al usuario a la hora de gestionar sus proyectos, al no ser un programa de pago ni gestionado por una empresa externa.

Aparte de las funciones clásicas como la asignación de tareas, creación de flujos de trabajo o elaboración de diagramas de Gantt también cuenta con otras opciones muy interesantes, como ayuda en foros y wikis especializadas o un control de acceso basado en el rol del usuario dentro de la empresa. Ideal para pymes o emprendedores sin muchas capacidad de inversión.

OpenProj

OpenProj es un software libre que es una especie de versión gratuita de Microsoft Project, de hecho está diseñado específicamente para abrir archivos de dicho programa.

El hecho de ser un programa open source y que, además, se ejecuta en Java (lo que le permite correr sobre casi cualquier sistema operativo) hace que sea uno de los mejores software control de tiempos de trabajo gratis y que haya sido descargado por más de 2 millones de usuarios.

Estos son, a nuestro juicio, los mejores programas de gestión de proyectos. Puedes comparar sus características y funciones en la siguiente tabla.

Tabla comparativa de los mejores software de gestión de proyectos

 Precio Funciones Instalación Soporte Multi idioma
 

 

 

 

 

Asana

 

 

 

 

 

Gratis

 

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

 

 

 

Nube

SaaS

Web

Windows

Android

Mac

iOS

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hubspot

 

 

 

Versión gratuita

Starter: desde 46 euros

PRO:desde 740 euros

Enterprise: desde 2.944 euros

 

 

 

 

 

Edición de contenidos

Gestión de redes sociales

Email marketing

Seguimiento de clientes

Informes y métricas

 

 

 

 

Nube

SaaS

Web

Android

iOS

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Trello

 

 

 

 

Gratis

 

Creación y asignación de tareas

Diagramas de Gantt

Calendario

Planificación

Seguimiento de KPI`s

 

 

 

Nube

SaaS

Web

Android

iOS

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Project

 

 

 

Plan 1: 8,40 euros por usuario al mes

Profesional: 25,30 euros por usuarios al mes

Premium: 46,40 euros por usuarios al mes

*Compromiso anual

 

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

Control de no conformidades

 

 

 

 

 

 

 

Windows

 

 

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Oracle Primavera

 

 

 

 

 

 

2.750 dólares

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

Control de no conformidades

 

 

 

 

 

 

Nube

Saas

Web

 

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Basecamp

 

 

 

 

 

 

Gratis

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

 

 

 

 

Nube

SaaS

Web

Windows

Android

Mac

iOS

 

 

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

x

 

 

 

 

 

 

Wrike

 

 

 

Versión gratuita

Profesional: 9,80 euros por usuarios al mes

Business: 24,80 euros por usuarios al mes

Resto de versiones: Consultar

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

Control de no conformidades

 

 

 

 

 

Nube

SaaS

Web

Android

iOS

 

 

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Slack

 

 

 

Gratis

 

Creación y asignación de tareas

Planificación de proyectos

Lista de tareas

 

 

 

Nube

SaaS

Web

 

 

 

 

Correo electrónico

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Redmine

 

 

 

 

 

 

Gratis

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Alertas y fechas límite

Seguimiento de KPI`s

Control de no conformidades

 

 

 

 

 

 

Nube

SaaS

Web

 

 

 

 

 

 

 

Foros de ayuda

 

 

 

 

 

 

x

 

 

 

 

 

OpenProj

 

 

 

 

 

Gratis

 

Creación y asignación de tareas

Prioridad de tareas

Calendario

Diagramas de Gantt

Planificación de proyectos

Seguimiento de KPI`s

Control de no conformidades

 

 

 

 

Nube

SaaS

Web

 

 

 

 

 

 

Chat

 

 

 

 

 

x

Conclusión: ¿Cuál es la Mejor Herramienta/software de Gestión de Proyectos para tu empresa?

Es difícil elegir un solo programa, teniendo en cuenta la variedad existente. Si nos obligan a decantarnos por uno, ese sería Asana, por la sencillez de uso y por la gran cantidad de opciones que ofrece en su versión gratuita. Además, es recomendable integrarlo con Slack para que la colaboración dentro de la empresa sea total.

Después de Asana, consideramos que el mejor programa de gestión de proyectos es Trello. En todo caso, puedes utilizarlos de forma gratuita, así que no pierdes nada por comprobar tú mismo cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Además de programas de gestión de proyectos, en nuestra web puedes encontrar mucha más INFO de ayuda, por ejemplo en nuestro artículo sobre software HelpDesk.

mÁS SOFTWARE RECOMENDADO PARA EMPRESAS