En esta entrada vamos a explicar qué es la provisión de fondos y para qué sirve, puesto que, normalmente, es un tipo de adelanto de dinero por la prestación de servicios, muy habitual en profesiones como la abogacía, la asesoría, los notarios o los bancos a la hora de contratar una hipoteca.
Es importante no confundir la provisión de fondos con el anticipo o pago a cuenta, aunque guarden similitudes entre ellos, principalmente porque el tratamiento contable y fiscal es diferente.
Así que la provisión de fondos tiene como finalidad cubrir los gastos y contingencias del profesional o empresa que presta el servicio. Lo habitual es solicitar el 50% del total de los honorarios, aunque no es raro que algunas empresas o profesionales cobren la cuantía completa de los honorarios o muy cercano a ellos, de manera que al finalizar el trabajo, cuando se emita la factura final, no sea necesario hacer ningún otro pago.
Cabe señalar que aunque generalmente se paguen el 100% de los honorarios finales a través de la provisión de fondos, esto no es un precio cerrado, ya que se tiene en cuenta la posibilidad de incurrir en más gastos por parte de la empresa o profesional contratos y existe la posibilidad poder completar esa provisión de fondos inicial con una cuantía adicional que termine por completar el pago del servicio.
▷ ¿Cómo contabilizar una provisión de fondos?
Tanto si es para cobrar los servicios de un abogado o los de una notaria, será necesario emitir una factura de previsión de fondos. Esta factura, en principio tendrá la forma de un anticipo, tal y como estableció la Dirección General de Tributos en la consulta vinculante V1944-09. Así que en lo que respecta a la contabilidad la provisión de fondos debe registrarse en cuentas parecidas a la de los anticipos de remuneración y anticipos a proveedores (417).
En cuanto al tratamiento fiscal, debemos distinguir entre si la provisión de fondos se hace para pagar los honorarios o para cubrir gastos.
Para pagar los honorarios
Cuando una empresa o profesional pide cobrar por avanzado sus servicios, es decir, sus honorarios, emitirá una factura por la cuantía que quiera cobrar como concepto de provisión de fondos (puede ser una parte o el total de los honorarios), que debe incluir el IVA correspondiente y, si se trata de un profesional, el IRPF.
De esta factura, el cliente (siempre que sea empresa o profesional), podrá deducirse el IVA de la operación, puesto que constituye un gasto. Por ejemplo, los servicios que nos cobra una notaría son deducibles.
Para cubrir los gastos
Sin embargo, si la empresa o el profesional emite una factura de provisión de fondos para cubrir los gastos en los que puede incurrir para prestarnos sus servicios, estaremos ante un gasto suplido y por tanto, no podremos proceder a la deducción de su IVA, puesto que no es un gasto para nosotros. Igual que tampoco se le aplican retenciones en caso de ser un profesional. Además, los suplidos no se deben considerar como provisión de fondos.
4 ejemplos sobre la provisión de fondos
Veamos 4 ejemplos para ilustrar mejor cómo funciona la provisión de fondos.
Ejemplo 1:
Contratamos los servicios de un abogado para que nos represente en un proceso judicial. El abogado nos enviará un presupuesto en el recoge el coste total de sus servicios, 5.000 euros, que constan como:
- Honorarios 5.000 € + IVA
El abogado nos solicitará un adelanto en concepto de provisión de fondos del 50% del total, para lo que emitirá una factura para cobrar este anticipo:
- Provisión de fondos 2.500 € + IVA
Así, cuando termine el proceso, tendremos una factura de provisión de fondos y una factura final de 2.500 € + IVA.
Ejemplo 2:
Vamos a constituir una empresa y contratamos los servicios de un gestor para que nos lleve todo el proceso. Nos pide al comienzo 2.000 euros de previsión de fondos para ocuparse de todos los trámites. Esta provisión irá acompañada de su correspondiente factura. Sin embargo, cuando finaliza el proceso, solo ha gastado 1.800 euros de los 2.000 adelantados, por lo que nos deberá 200 euros, que nos tendrá que devolver a través una factura rectificativa o de abono.
Ejemplo 3:
Una empresa ha recibido de un cliente el visto bueno a su presupuesto, pero antes de empezar los trabajos, como necesita comprar los materiales necesarios y no quiere correr riesgos, emite una factura de provisión de fondos (en este caso para acopio de materiales) a su cliente por el valor de compra de dichos materiales. Esta factura debe incluir el IVA correspondiente de los materiales.
Ejemplo 4:
El profesional o empresa pueden prever los gastos en los que van a incurrir para prestarnos sus servicios y pedirnos que lo pagamos emitiendo una factura de provisión de fondos para cubrirlos por anticipado.
Modelo de factura de provisión de fondos
Como ya hemos comentado, la provisión de fondos se factura como cualquier otro servicio, por lo tanto recurriremos al modelo de factura ordinaria para realizarlo, teniendo en cuenta que se debe aplicar el IVA correspondiente y el IRPF si se contrata a un profesional. En el concepto de la factura bastará con poner “Provisión de fondos” (aunque podéis añadir los detalles que creáis oportunos).
Diferencias entre provisión fondos y pago de cuenta
Aunque su finalidad es la misma, adelantar un dinero para la realización de un cargo, la provisión de fondos y el pago a cuenta no son lo mismo y tienen un tratamiento fiscal y legal diferente, de manera que es importante saber cuándo estamos entregando o cobrando dinero a cuenta y cuando es una provisión de fondos.
Mientras que la provisión de fondos es un pago efectuado como anticipo de los honorarios totales fijados por los servicios a prestar, el pago a cuenta es un pago parcial de los honorarios medida que estos se van devengando, es decir, que estos se pagan una vez ha comenzado el trabajo, y la provisión de fondos se suele realizar antes de iniciar la prestación del servicio.