Canales de denuncias gratis y de pago para empresas

A la hora de implantar el canal de denuncias en la empresa, es posible que encuentres canales de denuncias gratuitos y dudes entre escoger este tipo de soluciones y una de pago. En esta entrada enfrentamos al canal de denuncias gratis frente al de pago, para ayudarte a escoger la mejor opción para tu empresa.

La obligatoriedad del canal de denuncias para empresas

La Ley 2/2023 referente al canal de denuncias, que transpone la Directiva Whistleblowing de la UE al ordenamiento jurídico español, establece la obligatoriedad del canal de denuncias para empresas de 50 trabajadores o más.

Esta normativa regula, además, cómo deben ser los canales de denuncia en empresas y entidades públicas, siguiendo las mismas directrices para el canal de denuncias en la Directiva Whistleblowing, es decir, los canales de denuncias, o sistemas internos de información, deben ser accesibles y fáciles de usar, permitir la denuncia por escrito y verbal, permitir hacer denuncias anónimas, habilitar una vía de comunicación con los denunciantes y garantizar la confidencialidad y la protección de datos de los denunciantes, así como de los denunciados y cualquier otra persona mencionada en la denuncia.

Para cumplir con esta obligación, muchas empresas recurren a diferentes soluciones para tener un canal de denuncias, desde habilitar desde cero su propio canal (habitual en grandes empresas que disponen de recursos y personal con conocimientos para ello), hasta contratar un software whistleblowing, que puede o no estar acompañado de un servicio externo de gestión del canal (recepción, valoración y asesoramiento jurídico), normalmente una consultoría especializada en cumplimiento normativo o un despacho de abogados. Recordemos que entre las novedades para el canal de denuncias, la gestión a través de un proveedor externo está contemplada y permitida dentro de la Ley.

Entre esas soluciones, aunque las más numerosas son los canales de denuncia de pago, también es posible encontrar canales de denuncias gratuitos, decidirse por uno u otro va a depender en gran medida del tamaño de tu empresa, su actividad y de las leyes y normas que le afectan.

Canal de denuncias gratis vs. de pago ¿Cuál es la mejor opción?

Antes de analizar los pros y contras del canal de denuncias gratuito frente al canal de denuncias de pago, cabe señalar que no son muchas las soluciones auténticamente gratuitas que vais a encontrar en el mercado, puesto que en muchos casos lo que tenemos es una modalidad freemium, es decir, un canal de denuncias muy básico que para poder usar más opciones y funciones, requiere pasarse a una versión de pago.

También encontraréis versiones de prueba gratuita de varios días, que después pasará a ser de pago; lo bueno de estas versiones es que te permiten probar las funciones del canal y comprobar si se ajusta o no a lo que necesita tu empresa, antes de contratar la versión final.

Canal de denuncias gratuito

Sin duda, una de las ventajas del canal de denuncias gratis es su ahorro en costes, poder implantar el canal a coste cero es una característica que atraerá a la mayoría de las pymes, junto a la facilidad para su implementación, puesto que en la mayoría de los casos, el canal de denuncias gratuito es un software en la nube, que tiene ya todas las funciones preinstaladas y listas para usar.

Sin embargo, esta gratuidad implica en muchos casos unas funciones muy limitadas, por ejemplo, la versión free de Trusty Report solo está pensada para empresas que esperen recibir una denuncia al año a través del canal (algo que puede ser factible en algunas pymes, pero a la larga podría ser completamente insuficiente, especialmente en empresas con plantillas amplias y que por su actividad tengan una mayor regulación).

Otro de los factores en contra de los canales de denuncia gratis es que pueden no cumplir adecuadamente con las obligaciones que establece la normativa del canal de denuncias, especialmente en lo que se refiere a seguridad y confidencialidad, así como en su eficacia. Una solución gratuita para el canal de denuncias puede tener un menor mantenimiento que una de pago, lo que puede hacerla vulnerable ante posibles filtraciones de información, lo que afecta a la confidencialidad del canal y las denuncias (elemento clave y fundamental a proteger de acuerdo a la normativa). Así mismo, puede ofrecer solo herramientas estandarizadas, como en el caso del formulario del canal de denuncias, sin posibilidad de personalizarlo o de habilitar una vía para la denuncia anónima y la comunicación con este tipo de denunciantes.

Respecto a la eficacia, tener funciones limitadas, implica tener menos recursos para gestionar el canal y las propias denuncias; puede que no se disponga de funciones de automatización de algunas tareas, como el registro automático de las denuncias recibidas, el envío del acuse de recibo, la notificación de plazos, la generación de informes y estadísticas, etc., funciones todas ellas que ayudan a que la gestión del canal y las denuncias sea mucho más ágil para los responsables del sistema.

Canal de denuncias de pago

En contra del canal de denuncias de pago está el coste, aunque dependiendo de las características de tu empresa, de sus necesidades y del plan que quieras contratar, la horquilla para el precio del canal de denuncias es bastante amplia, pudiendo encontrarlos desde 50 euros al mes en adelante.

Sin embargo, un canal de denuncias de pago cuenta con más ventajas que uno gratuito. Entre ellas, y siendo las más importantes, son la seguridad y la confidencialidad. Los canales de denuncia de pago, generalmente creados sobre un software, que puede funcionar en la nube o de manera local, están hechos siguiendo las directrices de la normativa y, en la mayoría de los casos, estándares como la ISO 27001 de seguridad de la información, de manera que se garantiza una completa seguridad y confidencialidad tanto en la presentación de las denuncias como en su gestión (hablamos, entre otras medidas, de encriptación de las comunicaciones y bases de datos, de controles de acceso y asignación de roles, etc.).

Los canales de denuncias de pago también resultan más eficaces, porque cuentan con funciones que permiten automatizar un gran número de tareas, como, por ejemplo, emitir el acuse de recibo una vez recepcionada la denuncia, generar estadísticas, crear un registro de las denuncias recibidas, archivadas y tramitadas, enviar notificaciones a las partes, etc. También cuenta con características extra como la personalización de formularios, la posibilidad de crear diferentes categorías para las denuncias, habilitar varias vías para la presentación de denuncias e integrarlas en el mismo sistema, etc.

Así mismo, hay servicios para el canal de denuncias que van más allá de ofrecer un software o plataforma para el canal de denuncias, ofreciendo a sus clientes asistencia y asesoramiento jurídico en todo el proceso, desde la creación del canal y su implementación (incluyendo la elaboración de documentación necesaria, como el protocolo, el reglamento o el manual del canal de denuncias), pasando por la recepción y valoración de las denuncias, hasta el asesoramiento durante la investigación interna y la resolución de las mismas.

Esto convierte a algunos canales de denuncias de pago en servicios muy completos, que suponen una importante ayuda para aquellas empresas que están obligadas a cumplir con la Ley 2/2023, e incluso para aquellas que, no estando obligadas, deciden implantar de manera voluntaria el canal de denuncias, bien porque hayan decidido adoptar un plan de compliance, o bien porque quieran contar con esta herramienta para mejorar el cumplimiento normativo, ético y la transparencia dentro de la entidad.

Conclusiones (Tabla comparativa)

En definitiva, aunque es posible utilizar un canal de denuncias gratuito, es más recomendable optar por un canal de denuncias de pago, puesto que garantiza un cumplimiento más adecuado de la normativa del canal de denuncias y, además, cuenta con características y funciones que harán del sistema interno de información un sistema más eficaz y efectivo a la hora de presentar, recibir y gestionar las denuncias, siempre aplicando las correspondientes medidas de seguridad que garanticen el mantenimiento de la confidencialidad y la protección de datos.