¿Necesitas cancelar o finalizar un contrato de servicios? La mejor forma de hacerlo es a través de una carta de finalización de contrato de servicios. En esta guía vamos a ver en qué consiste realmente este documento, cómo componerlo y os dejaremos un modelo de carta de finalización de contrato se servicios para descargar de manera gratuita.
¿Qué es la carta de finalización de contrato de servicios profesionales?
La carta de terminación de contrato de servicios profesionales es un documento que nos sirve para informar a la prestador de servicio de nuestra intención de poner fin al contrato que teníamos firmado con él, por los motivos que creamos oportunos y que pueden ir desde la imposibilidad de seguir cumpliendo con los pagos correspondientes, porque queremos cambiar de proveedor o porque simplemente ya no necesitamos de ese servicio.
La elaboración de la carta de finalización de contrato de servicios nos podrá ahorrar en el futuro problemas legales y reclamaciones innecesarias, ya que los documentos postales gozan de validez legal, más aún si enviamos la carta a través de burofax.
Es recomendable revisar el contrato, porque en él seguramente figurará el tiempo de preaviso necesario antes de realizar la cancelación o finalización del contrato y el medio por el que debemos hacer llegar dicho aviso (carta, burofax, correo electrónico). Además, también hay que tener en consideración las posibles penalizaciones que podemos enfrentar por terminar un contrato antes de tiempo, si esto está suscrito en alguna de las cláusulas del contrato.
Modelos de carta de terminación de contrato prestación de servicios (para descargar)
Para que podáis elaborar vuestros propios documentos, os dejamos un modelo de carta de finalización de contrato de servicios para descargar, tanto en PDF como en Word.
Descárgate el modelo de carta de finalización de contrato en PDF.
Word
Descárgate el modelo de carta de terminación de servicios en Word y edítala según tus necesidades.
Ejemplo de una carta de no renovación de póliza de seguros
Elementos que debe incluir una carta de terminación de contrato
Hay una serie de elementos que todo modelo de carta de terminación de contrato de servicios incluye de manera imprescindible:
- Fecha
- Nombre y dirección
- Saludo, nombre y cargo de la persona o departamento al que va dirigida la carta
- Descripción de las causas por las que se desea dar por terminado el contrato, la fecha en la que dejará de tener validez y, si es posible, especificar la cláusula que nos permite rescindir el contrato
- Despedida formal
- Firma
- Fecha
▷ Cómo escribir una carta de cancelación de contrato de servicios a un proveedor
Como ya hemos dicho, lo primero que debes hacer antes de escribir la carta es revisar el contrato con el proveedor de servicios para ver si hay alguna particularidad que debas tener en cuenta a la hora de cancelar el contrato.
En el caso de contratos de servicios con renovación periódica (mensual o anual), deberás esperar hasta 30 días antes de la fecha de finalización del contrato para escribirle la carta en la que declaras tu deseo de terminar el contrato (o no renovarlo) y las razones que te llevan a ello.
La carta, incluso si la vamos a enviar por e-mail, debe ir acompañada del membrete y logo de la empresa, si somos uno particular, esto no sería necesario. Debe estar redactada en un lenguaje formal, pero cordial, abriendo con un saludo del tipo “Estimado” si va dirigida a una persona en concreto y no a un departamento en general.
Seguiremos con la explicación del propósito de la carta y ya en el primer párrafo dejaremos claro que queremos finalizar el contrato de prestación de servicios. Incluiremos la fecha de finalización exacta de los servicios, si estamos cancelando el contrato antes de su finalización o dela renovación.
No está de más incluir un agradecimiento por los servicios prestados, de manera que mostremos reconocimiento por la relación comercial desarrollada entre ambos, así como el deseo de mantener los buenos términos (especialmente recomendado para empresas que finalizan un contrato con un proveedor habitual). E indicaremos los motivos por los que ya no necesitamos del servicio que nos presta.
Incluiremos información de contacto por si tienen alguna pregunta o duda que consultarnos. Y tras finalizar con un “Atentamente”, firmaremos la carta, añadiendo fecha y lugar de su redacción (y sello si somos una empresa).
Finaliza los contratos correctamente con una carta formal
La utilización de una carta formal es la mejor forma de finalizar un contrato, no solo servirá para quedar bien con el proveedor (en el caso de una no renovación del servicio), sino que además, si se presentan reclamaciones en el futuro, podremos usar la carta como prueba de que, efectivamente, solicitamos la finalización del contrato de prestación de servicios e informamos de nuestra intención a nuestro proveedor.
¿La carta es la única vía para cancelar la prestación de un servicio?
No, la carta de finalización de contrato de servicios no es la única vía para cancelar la prestación de los mismos. Por un lado, tenemos las cláusulas de rescisión o cancelación que normalmente están redactadas en cualquier contrato y que nos dicen los pasos necesarios que se deben dar para terminar con la relación comercial, además de las posibles multas o penalizaciones que nos podemos ver obligados a pagar si estamos cancelando el contrato antes de tiempo.
Por otro lado, algunos servicios cuentan con direcciones en Internet o números de teléfono donde se puede gestionar la cancelación de contrato sin necesidad de enviar la consabida carta de cancelación.
También se pueden cancelar contratos de forma verbal, pero es desaconsejable, ya que no queda ningún tipo de prueba del hecho en sí.
En cualquier caso, muchos proveedores de servicios te pedirán que les remitas la carta de finalización de contrato para poner fin a la relación comercial. Y, como hemos dicho, el documento servirá como medio de prueba ante posibles problemas o reclamaciones futuras.
Esperamos que este artículo y los modelos de carta de finalización de contrato de servicios os hayan resultado de utilidad. Si necesitáis otros tipos de documentos, no dudéis en visitar nuestra sección de Recursos, donde encontraréis otros modelos y plantillas.
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