Las nuevas tecnologías también nos pueden ayudar con la organización y gestión de nuestros almacenes gracias a la implantación en la empresa del llamado sistema ERP, un software que no solo nos permitirá conocer el estado de nuestro stock, sino también integrar la información con otros departamentos, como el de marketing.

Cuando nuestro negocio requiere del uso de un almacén para albergar tanto materiales necesarios para la elaboración de nuestros productos, como los productos que vendemos en sí, es evidente que también necesitamos organizar y gestionar dicho almacén. Es fácil pensar que podemos limitarnos a llevar un inventario del mismo, pero lo cierto es que gracias a las nuevas tecnologías de la información, ahora contamos con herramientas que no solo facilitan esta tarea, sino que aportan otros servicios y ventajas, que pueden llevar a nuestro negocio a un nuevo nivel de eficiencia. Estamos hablando de los sistemas ERP.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son sistemas de gestión transversal de la organización que pueden cubrir todos los departamentos de una empresa, incluidos los almacenes. Si bien, para estos últimos, existen softwares creados expresamente denominados SGA (sistemas de gestión de almacenes), que están enfocados a la completa organización y gestión de los almacenes, sin olvidar integrarlos con el resto del sistema ERP que estemos usando, porque esta es una de las características de dichos sistemas, que no funcionan como programas aislados para cada departamento, sino que se comunican entre sí.

Optimizar el almacén con el uso de un ERP

En una era en la que el comercio electrónico se impone a gran velocidad, dictando nuevos formas y ritmos, es evidente que aquellas empresas que quieran competir con los nuevos gigantes, tendrán que adaptarse a las nuevas reglas de juego, entre ellas adaptar la gestión de sus almacenes de manera que sea más eficiente, rápida y ayude a otros departamentos de la empresa a crear estrategias y adelantarse a situaciones.

¿Y cómo nos puede ayudar la integración de un ERP en la organización y gestión de nuestro almacén? Para responder a esta pregunta nos haría falta mucho más espacio del que disponemos en esta entrada, pero entre las funciones que un ERP puede optimizar encontramos las siguientes:

  • A través del intercambio de datos mediante el uso de protocolos comunes en el sector, como el EDI, el XML o el ASN, podremos automatizar los procesos de comunicación entre proveedores y clientes.
  • El espacio es uno de los bienes más importantes del almacén, saber cómo sacarle partido y evitar que las mercancías acaben dispersas y mal colocadas, es algo a lo que un sistema ERP también nos puede ayudar gracias a optimizar el espacio del almacén.
  • Los sistemas de radiofrecuencia (RFID) son herramientas muy útiles para la preparación de pedidos, la reposición de stock y la identificación de inventarios, entre otros.
  • Nos permitirá planificar de forma automática las tareas del almacén, tales como el control en la preparación de pedidos o “picking”, control de cargas o la expedición por rutas.
  • Reduce las tareas administrativas al tener procesos automatizados.
  • Gracias a la posibilidad de utilizar algoritmos podremos optimizar la gestión del almacén programando tareas que nos permitan prever pedidos, tendencias de consumo y cualquier aspectos relacionado con nuestra área de negocio.

El ERP trabaja en equipo

Uno de los principales atractivos de este tipo de programas es que, como dijimos antes, no trabajan en solitario, sino que se integran dentro de otros flujos de trabajo de la empresa, conectando áreas y equipos para mejorar el negocio en su totalidad. Por ejemplo, nos suministrará informes sobre los productos de nuestro almacén con los que podremos ver qué tendencias de consumo mandan, con lo que no solo podremos reabastecer el stock que necesitemos de determinados productos, adelantándonos a posibles desabastecimientos, sino que también puede servir al departamento de marketing para elaborar estrategias acordes. Incluso podría servirnos para dejar de vender algún determinado producto que no hace más que amontarse en nuestro almacén.

Una de las principales funciones del ERP para gestión de almacenes es la comunicación bidireccional con los sistemas de gestión empresariales, mediante la cual comunican la recepción de pedidos, los albaranes, la gestión de pedidos, el mantenimiento de los activos financieros actualizados, etc. Estos programas trabajan de manera conjunta para facilitar una mejor gestión del negocio a un nivel completo.

Algunas ventajas del ERP para nuestro almacén

Si finalmente nos decidimos por un implementar un sistema ERP para la organización y gestión de almacenes, vamos a poder disfrutar de algunas ventajas que harán más fácil del día a día de nuestro negocio y que a la larga incluso pueden ayudarnos a mejorar nuestras estrategias de ventas y compras.

Gracias al uso de la radiofrecuencia y un uso optimizado del espacio, nosotros o nuestros trabajadores podrán ahorrar tiempo a la hora de encontrar los productos en el almacén, algo que en un comercio, por ejemplo, puede traducirse en un aumento de la satisfacción del cliente. Además, un uso del espacio optimizado también liberará espacio para repartir nuestro inventario de forma más eficiente e incrementar nuestra capacidad de almacenaje.

Con el ERP tendremos un control prácticamente absoluto sobre el estado del inventario y nos ayudará a saber cómo afecta su gestión a administración o marketing. Con los informes que obtengamos podremos organizar áreas de la empresa a corto, medio y largo plazo, tanto para la gestión del almacén como para el resto del negocio, ya que podrá ayudarnos a reconocer tendencias de consumo y conocer mejor a nuestros clientes.

Si tienes dudas sobre la idoneidad de implementar un sistema ERP para la organización y gestión de almacenes, puedes recurrir a la ayuda de un buen asesor que pueda aconsejarte sobre el uso de estos sistemas.

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