Las vacaciones son un derecho de los trabajadores establecido por la ley, recogido por el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 38 y amparado por la Constitución Española en su artículo 40.2. Su disfrute es obligatorio para el trabajador, como es obligatorio para el empleador concederlas. En esta guía os vamos a detallar cómo elaborar una carta notificando vacaciones y dejaros algunos modelos.
▷ Modelo de carta notificando vacaciones
Por norma general, es el trabajador quien decide cuándo disfrutar de los días de vacaciones que por ley le pertenecen. Este derecho se genera tras llevar un año trabajando para la empresa. Si bien es cierto que cada empresa puede tener sus propias políticas al respecto recogidas en el convenio colectivo.
Aquí os vamos a dejar unos modelos de solicitud de vacaciones a la empresa, para que podáis descargarlos y modificarlos según vuestras necesidades particulares.
Modelos de carta notificando vacaciones en Word
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Modelos de carta notificando vacaciones en PDF
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▷ Solicitud de vacaciones ¿Cómo hacerlo?
Aunque no existe un modelo estándar para solicitar las vacaciones para todas las empresas, sí presentan ciertas similitudes que podemos aplicar a todas. La mejor forma de hacerlo es mediante una carta de solicitud de vacaciones escrita y por duplicado.
Si os recomendamos este formato escrito de solicitud de vacaciones frente al verbal es porque de esta manera quedará constancia de la existencia de la petición y la preferencia de las fechas.
Ya hemos mencionado que es el trabajador quien decide qué días disfrutar las vacaciones y cuándo, aunque normalmente las empresas pueden sugerir en qué periodos es más conveniente que se cojan de acuerdo a la actividad económica que desarrollen (por ejemplo, a empresas dedicadas al sector turístico, preferirán que su trabajadores no cojan sus vacaciones en los periodos estivales).
También hay que tener en cuenta si la empresa cierra en algún periodo de tiempo determinado debido a motivos productivos, los trabajadores deberán coger esos días de vacaciones obligatoriamente, ya que hay una causa que lo justifica. Además, consultar el convenio colectivo no estaría de más, porque los hay que establecen las planificaciones de las vacaciones anuales según la rama de actividad.
En cualquier caso, de acuerdo con el Estatuto de los Trabajadores, los trabajadores deberán conocer las fechas de vacaciones que les correspondan con, al menos, dos meses antes del comienzo de las mismas. Así que podéis exigir el conocimiento del periodo de vuestras vacaciones con dos meses de antelación.
La solicitud de las vacaciones debe realizarse con tiempo suficiente. No es lo más recomendable, e incluso puede que la empresa no lo permita, pedir las vacaciones con poca antelación.
En la carta en sí debemos incluir: el tiempo total de las vacaciones, incluyendo la fecha de salida y la fecha de reincorporación.
Es recomendable el tono amable y cordial, pero no impositivo o demandante, consultando si está bien la fecha propuesta o existe algún inconveniente con ella, que obligue a reprogramarlas.
La carta también deberá ir dirigida la persona que encargada de gestionar o autorizar los permisos por vacaciones.
Elementos a incluir en la carta de solicitud de vacaciones
- Los datos del trabajador (nombre, apellidos y DNI)
- Los datos de la empresa
- El número de periodos de vacaciones que se desea solicitar (en caso de que el disfrute lo hagamos en más de un periodo)
- Los días disfrutados en cada periodo
- Fecha inicial y final de cada periodo de descanso
- Un mensaje final de agradecimiento y despedida
- La firma del trabajador que solicita las vacaciones al final
Tipos de modelos de carta notificando vacaciones
Aparte del modelo de carta estándar para notificar o solicitar las vacaciones que os hemos dejado al comienzo de esta guía, a continuación os vamos dejar otros tipos de modelos en función de algunas circunstancias en torno al periodo de vacaciones.
Solicitud de vacaciones adelantadas
La ley en este aspecto dice que no se pueden disfrutar de vacaciones por adelantado, ya que estas son un derecho generado en función de los días trabajados en la empresa; es decir, el trabajador tiene derecho a 30 días naturales (2,5 días al mes) o 23 días laborales (1,92 días al mes) por año trabajado.
Pero sin aún sí queréis solicitar vacaciones adelantas, que os las concedan o no dependerá de vuestro empleador. Aquí debéis tener en cuenta de que en caso de que os las concedan y si luego os vais de la empresa antes de haberlas generado legalmente, la empresa podrá descontar esos días de vacaciones disfrutados con antelación del finiquito.
Modelo en WORD
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Modelo en PDF
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Descarga el modelo en PDF Solicitud de vacaciones no disfrutadas
Puede ocurrir que dentro del año no hayamos podido disfrutar de nuestras vacaciones, quedando estas pendientes, como por ejemplo cuando la baja temporal coincide con el periodo de vacaciones que habíamos escogido. En este caso, podremos reclamar a la empresa esas vacaciones, siempre que lo hagamos dentro de los 18 meses siguientes al periodo de vacaciones no disfrutadas.
Modelo en Word
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Modelo en PDF
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¿Es necesario que realice la solicitud de vacaciones por escrito?
Lo dijimos un poco más arriba, aunque no es obligatorio realizar la solicitud de vacaciones por escrito (podemos hacerlo de forma verbal, algo que seguramente ocurre con más frecuencia en empresas pequeñas de pocos trabajadores), el procedimiento más de adecuado es hacerlo mediante un carta.
La carta será un documento escrito, que además quedará firmado (y de manera recomendable, sellado por la empresa), con el que podremos dejar constancia de la notificación o solicitud de las mismas y de las fechas que hemos escogido de cara a evitar futuros problemas con otros compañeros o con la misma dirección de la empresa.
También podremos enviar esta carta por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido o por e-mail con acuse de recibo.
¿Tengo que ceñirme a un preaviso? ¿Con cuánto tiempo?
Como dijimos más arriba, es necesario solicitar las vacaciones a la empresa con antelación. El tiempo mínimo de preaviso para pedir las vacaciones laborales está reglamentado en casi todas las empresas. Por un lado, para que los encargados o superiores del empleado puedan planificar su ausencia. Y por otro lado, para que el trabajador se pueda organizar su tiempo para finalizar el trabajo pendiente y dejar todo cerrado antes de su partida, algo que además tendrá sus beneficios a la vuelta, con un periodo de re-adaptación más suave.
En caso de que no estuviera reglado, el periodo recomendable es con al menos dos meses de antelación a la fecha en la que pretendemos comenzar su disfrute.
¿A quién debo presentar la carta de solicitud de vacaciones?
La carta de solicitud de vacaciones se la presentaremos al departamento de Recursos Humanos, que serán los encargados de tramitarla. Esto en el caso de medianas y grandes empresas, porque para las más pequeñas, muchas veces se prescinde de la carta y la solicitud de se lleva a cabo de manera verbal, hablando directamente con el jefe.
Algunas empresas, sobre todo aquellas de mayor tamaño, cuenta con un formulario de solicitud de vacaciones que los trabajadores solo tendrán que rellenar y dejar en Recursos Humanos.
La respuesta de la empresa
Una vez que la empresa haya recibido la carta de solicitud de vacaciones, solo quedará esperar su respuesta, que solo puede ser de dos formas.
Respuesta positiva
Si la empresa está de acuerdo con nuestra solicitud de periodos y días de vacaciones, no tendremos que hacer nada más que esperar a que lleguen y disfrutarlos.
Respuesta negativa
Pero también pueden negarse a concedernos los días que hemos solicitado. Y es que las empresas tienen derecho a negar el periodo vacacional solicitado, aunque eso no signifique que puedan imponer ellas las fechas.
Para que puedan negar el periodo escogido por el trabajador, deberán justificarlo como necesidades de servicio. Esto puede estar recogido en el convenio colectivo, si este establece en qué fechas se pueden coger las vacaciones. O bien porque nuestras fechas escogidas coincidan con las de otro compañero del mismo puesto o nivel.
Tras la negación, lo más seguro es que la empresa trate de negociar un periodo nuevo con los trabajadores. Pero en caso de que no estemos de acuerdo con la negación, podremos demandar a la empresa ante el Juzgado de lo Social y dejar que sea un juez quien decida, sin necesidad de celebrar antes el acto de conciliación previa, ya que es un procedimiento rápido y “preferente”, cuya sentencia no admite recurso.
EN RESUMEN:
“Todos los trabajadores tienen el derecho y la obligación de disfrutar del periodo de vacaciones que reconoce la Ley y el Estatuto de los Trabajadores. Para solicitarlo, es recomendable presentar una carta por escrito en la que especifiquemos periodo y fechas deseadas”
¿Qué hago si envié mi carta para notificar las vacaciones y no me contestan?
Puede ocurrir que hayáis enviado vuestra carta de notificación de vacaciones y la empresa no os haya contestado ni positiva ni negativamente. Si bien no hay un desarrollo legal al respecto, sí que existen sentencias judiciales en las que se reconoce que la falta de autorización de la empresa no siempre significa una negativa, siendo posible el reconocimiento tácito del periodo escogido.
Las sentencias que así lo han recogido (Tribunal Superior de Justicia de Extremadura en su sentencia de 16 de julio 2015 y Tribunal Superior de Justicia de Andalucía en octubre de 2012) se basan sobre todo en la no oposición explícita de la empresa y en la comunicación de las vacaciones con al menos dos meses de antelación.
En cualquier caso y si os queréis ahorrar una visita a los tribunales, lo mejor que podéis hacer es preguntar al responsable de la gestión de las vacaciones cómo va vuestra solicitud (es mejor recordarles que les has presentado la carta de notificación de vacaciones con tiempo, que terminar despedido por no acudir al trabajo de manera injustificada y tener que demandar a la empresa por despido improcedente).
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