Gestionar una comunidad de propietarios puede ser una tarea compleja, y no es nada fácil tener a todos los vecinos contentos. Por ello, se hace imprescindible que estos profesionales cuenten con ayuda especializada en el ejercicio de sus funciones. Una de las mejores soluciones es contar con un buen software de administración de fincas.

¿Qué es un software de administración de fincas?

Un administrador de fincas es aquella persona encargada, por voluntad de los propietarios de fincas rústicas o urbanas, de la gestión económica, técnica y legal de las mimas, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de propiedad horizontal.

Por extensión, un software para administración de fincas es un programa que ayuda a la gestión de una comunidad de propietarios, ofreciendo la ayuda tecnológica necesaria para facilitar y simplificar sus tareas.

Hay que tener en cuenta que la labor de estos profesionales abarca muchos ámbitos. Desde la gestión de inmuebles hasta la gerencia de la comunidad, pasando por todo tipo de asesoramiento. Los gestores de fincas también se encargan de alquileres, traspasos, peritajes, seguros, siniestros, valoraciones de inmuebles y un largo etcétera de funciones que un software de gestión de fincas debe ser capaz de resolver.

¿Qué debes tener en cuenta al elegir un software para tu despacho de administración de fincas?

Lo primero que hay que valorar a la hora de escoger un software de administración de fincas es que cuente con todas las funciones necesarias para la gestión de un comunidad vecinal o de propietarios.

Así, todo programa de gestión de fincas que se precie debe tener funcionalidades relacionadas con contabilidad, elaboración de presupuestos, control de ingresos y gastos, facturación y recibos, gestión documental, agendas para juntas y reuniones, relaciones con propietarios y proveedores, etc.

No solo esto, sino que un software de administración de comunidades vecinales debe tener otra serie de características deseables.

En la nube

Un software en la nube cuenta con importantes ventajas respecto a los programas que se ejecutan en equipos locales. Por ejemplo, en caso de que el equipo sufra algún fallo la información se mantendrá a salvo al estar almacenada en servidores externos. Por otra parte, los servicios cloud permiten acceder al programa desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, incluso en algunos casos en modo offline.

Módulos configurables

La mayoría de programa de administración de fincas se organizan por módulos. Lo interesante es que estos módulos sean configurables al gusto del administrador. No es lo mismo gestionar una pequeña comunidad de vecinos, que inmuebles de gran tamaño donde conviven gran número de propietarios. Esta es precisamente la razón por la que es tan importante que el software pueda adaptarse a las necesidades del gestor de la comunidad.

Integrable con otros programas informáticos del administrador de fincas

A veces, el software de administración de fincas no lo puede hacer todo. En ese caso es interesante que se pueda integrar con otros programas o aplicaciones que use el gestor, para facilitarle todavía más su trabajo.

Protección de datos

El administrador de fincas maneja diversa información personal, sobre todo de los propietarios de los inmuebles. En este sentido, es fundamental que el programa cuente con las características necesarias para asegurar la máxima seguridad de esta información, y garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).

Mejores programas para administración de fincas

A continuación de mostramos los que son, a nuestro juicio, los mejores software para administradores de fincas del momento.

IESA

No comenzamos hablando de un software, sino de una empresa de desarrollo de aplicaciones para la administración de fincas. IESA es una de las empresas más destacadas en este campo, con más de 35 años de experiencia ayudando a gestores de comunidades.

IESA cuenta con diversos productos en el mercado, entre los que destacan Gesfincas (en el cual profundizaremos más adelante), Gesinedi (administración de llamadas), Juntas W (gestión de reunuiones y juntas) o GDoc (gestión documental).

Además, la compañía cuenta con otros servicios relacionados con la protección de datos o la formación a despachos y profesionales en el uso de Gesfincas, en la obtención de certificados digitales o en prevención y coordinación de riesgos laborales.

TAAF

TAAF es un software ERP para la administración de fincas especializado en una gestión total de las tareas de despachos y gestores, con especial énfasis en los clientes y la contabilidad.

Entre las muchas opciones que ofrece se encuentran las siguientes:

  • CRM
  • Control de Comunidades
  • Contabilidad
  • Balances y liquidaciones
  • Auditorías
  • Incidencias
  • Gestión documental
  • Presupuestos
  • Facturas
  • Recibos y cobros
  • Control de morosidad
  • Etc
  • Descarga TAAF o consulta más información sobre este programa para expertos en gestión de fincas.

Adcomunidad

Adcomunidad es una aplicación para la gestión de fincas en la nube. Gracias a esto se puede disfrutar sin la necesidad de tener un servidor propio o de realizar un gran desembolso en equipos.

Se trata de un software ERP que incluye todos los módulos necesarios para la gestión integral de comunidades. Desde módulos para administración horizontal y vertical hasta contabilidad, pasando por agenda, juntas, contratos, comunicaciones, y avisos, etc.

El precio del programa es de 411,50 euros por una licencia anual que permite gestionar hasta 10 propiedades con un máximo de 400 componentes. La renovación de la licencia (también anual) tiene un precio de 394,00 euros.

  • Puedes obtener más información sobre Adcomunidad en su página web.

Fincaspro

Otro programa que permite llevar a cabo la gestión de propiedades en la nube, sin necesidad de descargar el programa en los equipos ni de hacer copias de seguridad. Además, no tiene límite de puestos ni de usuarios.

Entre sus características más agradecidas por los usuarios está que es un programa flexible y personalizable, con la posibilidad de ser traducido a diversos idiomas o elegir diferentes configuraciones regionales.

Otra de sus funciones más destacadas es que envía informes periódicos obre los accesos de los propietarios a la plataforma, de forma que puedes ver quién ha consultado qué información.

El precio del software oscila entre los 30,00 euros/mes de la versión One (una comunidad), hasta los 240,00 euros/mes de la versión Enterprise (hasta 96 comunidades).

FincasPlus

Un programa para administradores de fincas que funciona como software as a service (SaaS), que permite acceder desde diferentes dispositivos y no requiere de ninguna inversión inicial.

Entre sus funciones se encuentran la gestión integral de comunidades, facturación, avisos, gestión documental, juntas, consumos de la comunidad de vecinos, informes en PDF exportables a Excel y aplicación para dispositivos Android.

Se puede comprar FincasPlus desde 9,90 euros/mes (con dominio .com o .es incluido) para un usuario y una comunidad de propietarios. Esta es la versión más básica, pero se puede optar por diferentes versiones. La Premium ofrece número ilimitado de usuarios y comunidades por solo 49,90 euros/mes.

  • ¿Quieres saber más sobre FincasPlus? Haz clic aquí.

Gesfincas

Gesfincas es un software para la administración de fincas desarrollado por IESA sobre la plataforma Microsoft Visual.net.

Cuenta con diferentes módulos, como un CRM desde el que gestionar toda la actividad comercial del despacho. Incluye opciones de mensajería instantánea para facilitar la comunicación entre gestores o con los propietarios.

Por otro lado, este software permite múltiples licencias para la gestión de diversas oficinas, y se puede integrar con numerosas herramientas del paquete Office de Microsoft, véase Word, Excel o Power Point.

Además, en caso de que necesites más funcionalidades se le pueden añadir nuevos módulos, por ejemplo GDoc, Gesinedi o Juntas W.

Fincasoft

Fincasoft es un software administración de fincas online que ofrece posibilidades muy interesantes para la gestión de comunidades de propietarios.

Una de sus características más interesantes es que es un software para gestión de fincas gratis, siempre y cuando se trata de comunidades con menos de 50 componentes.

El programa está estructurado en diferentes niveles con distintos módulos en función de las necesidades de cada gestor. Entre los módulos disponibles están Ficheros, Contabilidad, Repartos, Recibos, Comunicados, Asambleas, y el más completo de todos, Mi Comunidad 24H.

Otra de sus opciones más útiles es que cuenta con una comunidad de propietarios “de prueba”, para que los administradores aprendan a usar el programa sin riesgos.

Como te decimos, la versión básica es gratis. Las versiones de pago oscilan entre 7,00 y 48,00 euros/mes dependiendo del número de componentes que permite gestionar y la versión elegida.

  • Todas las características y tarifas de Fincasoft en este link.

Finca3

Finca3 es un software de administración de fincas que se instala en red local y que permite administrar hasta 1.000 comunidades de vecinos.

Sus funciones principales son la gestión de fondos y gastos de la comunidad, el seguimiento de los copropietarios o la administración de juntas y reuniones.

Además, cuenta con otros módulos dedicados a la prevención de la morosidad, confección de balances y libros contables, recibos y facturación, elaboración de actas, generación de informes, etc.

Para darse de alta en el servicio se realiza un pago único de 360,00 euros, y se abonará una cuota semestral de 70,00 euros(para un usuario o despacho). En caso de querer añadir otros 3 usuarios el coste semestral será de otros 47,00 euros.

  • Para ver todas las funciones y precios de Finca3, pincha en este enlace.

Adminet

Adminet Comunidades es otro de los software de administración de fincas que pueden ser de gran ayuda para despachos y profesionales.

Permite gestionar de forma ágil y sencilla tanto comunidades que tengan cuenta bancaria propia como otras que operen con cuenta de administrador.

Permite llevar una contabilidad adaptada a la normativa SEPA europea, desde la contabilidad o conciliación de extractos bancarios (Norma 43) hasta el registro de facturas y su pago por transferencia o cheque (Norma 34).

También ofrece la posibilidad de elaborar y presentar declaraciones a la Agencia Tributaria, en concreto los modelos 111, 190, 184 y 347.

  • Puedes descargar Adminet o ver más información en este enlace.

Netfincas

Un software de administración de fincas desarrollado por una empresa con más de 15 años de experiencia y que cuenta con más de 15.000 clientes.

Cuenta con la posibilidad de alojarse en la nube, en local o de descargar la propia aplicación del programa. Por tanto, una de sus virtudes es la versatilidad.

Utiliza un potente gestor que permite administrar un número ilimitado de comunidades. Aparte, tiene integrados módulos para el control de la contabilidad y los movimientos bancarios, gestión de proveedores y propietarios, lectura de contadores, etc.

Otra de sus ventajas es que tiene gestión directa con la AEAT para generar el modelo 347 de declaración de operaciones con terceras personas.

Sus versiones en local tienen un precio que oscila entre 120,00 (una comunidad) y 255,00 euros (comunidades ilimitadas), en un solo pago. Por su parte, la versión en la nube tiene un precio de 36,00 euros/mes.

PortalFincas

PortalFincas se publicita como un programa de gestión y administración de fincas gratis, pero en realidad no es gratuito, sino que su versión básica se paga solo una vez al año. Además, cuenta con versión de prueba que, como todas las Demos, sí es gratuita.

Los módulo de los que dispone son: el Portal del Propietario, Administración de fincas y Contabilidad. También cuenta con un módulo específico dedicado a soporte y ayuda técnica que se paga aparte, salvo en las versiones Profesional y Enterprise que ya viene incluido.

El precio de PortalFincas oscila entre los 90 euros anuales de la versión Entry (un usuario, comunidades ilimitadas) a los 1.000 euros anuales de la opción Enterprise (10 usuarios, comunidades ilimitadas).

  • Si quieres descargar PortalFincas o consultar más información, haz clic aquí.

Arteco

Arteco es un programa de administración de fincas gratis hasta 50 propiedades. Un software online como servicio fácil de manejar, versátil y muy económico.

Esta plataforma cuenta con un portal para el administrador y otro para el propietario. Además, es un software al que se puede acceder en cualquier lugar desde ordenadores, tablets o teléfonos móviles, que se actualiza de forma constante y no necesita ningún tipo de mantenimiento por parte del usuario.

El programa es gratuito hasta 50 propiedades. A partir de ahí se cobra según el número de propiedades que se quieran añadir. Gestionar 100 propiedades saldría por 4,00 euros/mes, 500 propiedades costarían 15,00 euros/mes y 1.000 propiedades serían solo 20,00 euros/mes.

  • Puedes consultar las tarifas y descargar Arteco en este enlace.

Fynkus

Fynkus es un software de gestión de fincas que se puede descargar de forma gratuita en su versión de prueba, aunque luego es necesario actualizar a una versión de pago para seguir utilizándolo.

Los módulos que ofrece a los administradores de comunidades vecinales son Proveedores y propietarios, Comunidad (próximo recibo a pagar, saldo de la cuenta, morosidad, próxima junta general, etc), Propiedades, Documentos (juntas, proveedores y contratos, seguro de la comunidad), Movimientos de saldo y Avisos.

Fynkus cuesta 24,00 euros anuales, pero a partir de 50 comunidades solo cobran 12,00 euros.

  • Descubre más opciones o descarga Fynkus en este link.

¿Cómo elegir el programa adecuado para administración de fincas?

A la hora de elegir el mejor software de gestión de fincas debes tener en cuenta una serie de factores.

El primero y más importante son las funciones que ofrece. La mayoría de estos programas comparten características, pero también tienen sus diferencias. Por ejemplo, si gestiones un gran número de comunidades y propiedades debes asegurarte de que la plataforma está preparada para administrarlas todas.

Otro punto que has de tener en cuenta es su versatilidad. Si lo vas a utilizar exclusivamente en la oficina, puede servir con un software de instalación local. En cambio, si lo quieres utilizar en diferentes ámbitos o en cualquier momento, deberías decidirte por un software online o en la nube.

Por supuesto, el precio es otro de los factores a considerar. Existen pocos software de gestión de fincas gratuitos, y los que hay, son bastante menos completos que los de pago. No se trata de elegir siempre o lo más completo o lo más barato, sino de valorar la relación calidad/precio.

Una buena manera de saber si se trata de un programa fiable es comprobar la reputación de la marca en internet, leer análisis en publicaciones especializadas o consultar las opiniones de los usuarios. Eso sí, no hagas caso de todo lo que leas, filtra toda esta información y saca tus propias conclusiones.

Con esto llegamos al final de nuestro artículo. Te recomendamos que, si quieres saber más sobre software y programas interesantes para tu negocio, consultes alguno de nuestros artículos.

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